FINN EZD: Elektroniczny Obieg Dokumentów

W dzisiejszych czasach, efektywne zarządzanie dokumentacją jest kluczowe dla sprawnego funkcjonowania każdej organizacji, a w szczególności urzędów administracji publicznej. Tradycyjne, papierowe metody archiwizacji i obiegu dokumentów często okazują się czasochłonne, nieefektywne i podatne na błędy. W odpowiedzi na te wyzwania, coraz więcej polskich urzędów decyduje się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Jednym z systemów, który zyskuje na popularności, jest FINN EZD. Artykuł ten przybliży Państwu, czym jest system FINN EZD, jakie korzyści niesie jego wdrożenie, a także jak sprawdził się w praktyce, na przykładzie Urzędu Gminy Sieciechów.

Czym jest system FINN EZD?

EZD FINN to zaawansowany system teleinformatyczny, zaprojektowany z myślą o elektronicznym zarządzaniu dokumentacją w urzędach i instytucjach. Jego głównym celem jest usprawnienie i zautomatyzowanie czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych. System ten wykracza poza zwykłą rejestrację korespondencji, oferując kompleksowe rozwiązanie obejmujące pełen obieg dokumentów, od momentu ich wpływu do archiwizacji.

Wyzwania małych urzędów i odpowiedź FINN EZD

Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów może być szczególnie korzystne dla mniejszych urzędów, gdzie zasoby ludzkie i finansowe są często ograniczone. Urząd Gminy Sieciechów, stając przed wyzwaniem usprawnienia swojej pracy, zdecydował się na przetestowanie systemu FINN EZD. Specyfika małych organizacji, charakteryzująca się przenikaniem ról pomiędzy różnymi komórkami, stanowiła pewne utrudnienie we wdrożeniu standardowych rozwiązań. System FINN EZD okazał się jednak elastyczny i dostosowany do indywidualnych potrzeb urzędu.

Personalizacja i dostosowanie do potrzeb urzędu

Jednym z kluczowych aspektów, który wyróżnia system FINN EZD, jest wysoki poziom personalizacji usługi. Firma wdrożeniowa, LTC, podjęła się zadania dostosowania programu bezpośrednio do specyficznych wymagań Urzędu Gminy Sieciechów. Dzięki temu, system idealnie wpasował się w istniejące procedury i procesy, minimalizując potrzebę rewolucyjnych zmian w organizacji pracy. Początkowe obawy związane z czasochłonnością wprowadzania danych do systemu szybko ustąpiły, gdy okazało się, że oszczędność czasu wynikająca z łatwości wyszukiwania i obiegu dokumentów jest nieporównywalnie większa.

Funkcjonalności systemu FINN EZD

System FINN EZD oferuje szeroki wachlarz funkcjonalności, które znacząco usprawniają pracę urzędu. Do najważniejszych z nich należą:

• Elektroniczna rejestracja korespondencji: System umożliwia szybką i sprawną rejestrację zarówno korespondencji tradycyjnej, jak i elektronicznej.
• Obieg dokumentów: FINN EZD automatyzuje proces obiegu dokumentów w urzędzie, kierując je do odpowiednich osób i działów, zgodnie z ustalonymi ścieżkami.
• Integracja z ePUAP: System jest zintegrowany z platformą ePUAP, co umożliwia automatyczną rejestrację pism wpływających tą drogą, a także wysyłkę dokumentów elektronicznych do obywateli i innych instytucji.
• Automatyczna rejestracja maili: System pozwala na automatyczną rejestrację wiadomości e-mail, co ułatwia zarządzanie korespondencją elektroniczną i zapewnia jej spójność.
• Ujednolicenie adresów mailowych: FINN EZD umożliwia ujednolicenie adresów e-mail do korespondencji zewnętrznej, co wpływa na profesjonalny wizerunek urzędu i ułatwia komunikację.
• Archiwizacja dokumentów elektronicznych: System umożliwia bezpieczne i uporządkowane przechowywanie dokumentów elektronicznych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
• Wyszukiwanie dokumentów: Dzięki zaawansowanym mechanizmom wyszukiwania, odnalezienie potrzebnego dokumentu zajmuje zaledwie kilka chwil, co znacząco przyspiesza pracę.
• Generowanie raportów i statystyk: System pozwala na generowanie różnorodnych raportów i statystyk dotyczących obiegu dokumentów, co ułatwia analizę i optymalizację procesów.

Wsparcie techniczne i merytoryczne – klucz do sukcesu wdrożenia

Sukces wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów w dużej mierze zależy od wsparcia technicznego i merytorycznego ze strony dostawcy. Urząd Gminy Sieciechów szczególnie docenił zaangażowanie firmy LTC w tym zakresie. Przy każdym problemie i wyzwaniu, firma proponowała indywidualne rozwiązania, dostosowane do konkretnej sytuacji. Takie podejście budowało zaufanie i poczucie bezpieczeństwa wśród pracowników urzędu, co miało kluczowe znaczenie dla pomyślnego wdrożenia systemu.

Korzyści wdrożenia systemu FINN EZD

Wdrożenie systemu FINN EZD przyniosło Urzędowi Gminy Sieciechów szereg wymiernych korzyści. Do najważniejszych z nich należą:

Szkolenia i transfer wiedzy – inwestycja w przyszłość

Firma LTC, oprócz wdrożenia systemu, zaoferowała Urzędowi Gminy Sieciechów kilkudniowe szkolenie przeprowadzone w siedzibie urzędu. Transfer wiedzy był kluczowym elementem tego szkolenia, skupiając się na tym, aby pracownicy urzędu byli w stanie samodzielnie doszkalać siebie nawzajem w przyszłości. Co istotne, firma LTC służy Gminie doradztwem również po zakończeniu okresu wdrożeniowego, co świadczy o długoterminowym zaangażowaniu i dbałości o klienta.

Podsumowanie i perspektywy

System EZD FINN okazał się skutecznym narzędziem w usprawnieniu pracy Urzędu Gminy Sieciechów. Dzięki niemu, urząd zaczął oszczędzać czas i zasoby, które wcześniej były pochłaniane przez powtarzalne zadania i archiwizację dokumentów. Częste aktualizacje systemu, odpowiedź na potrzeby zgłaszane przez urzędy, świadczą o ciągłym rozwoju programu i jego adaptacji do zmieniających się wymagań samorządów. Po zakończeniu okresu próbnego, Gmina Sieciechów zdecydowała się na kontynuowanie współpracy z firmą LTC, co jest najlepszym dowodem na sukces wdrożenia i zadowolenie z systemu FINN EZD. Elektroniczny obieg dokumentów to przyszłość administracji publicznej, a system FINN EZD jest przykładem rozwiązania, które skutecznie wspiera urzędy w tej transformacji.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Co to jest system FINN EZD?

FINN EZD to system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją, usprawniający obieg dokumentów i archiwizację elektroniczną w urzędach.

Jakie korzyści przynosi wdrożenie systemu FINN EZD?

Wdrożenie systemu przynosi korzyści takie jak usprawnienie pracy, oszczędność czasu, redukcja kosztów druku, łatwiejszy dostęp do dokumentów i lepsza organizacja pracy.

Czy system FINN EZD jest trudny w obsłudze?

Nie, system FINN EZD charakteryzuje się intuicyjnym interfejsem i jest łatwy w obsłudze, co minimalizuje potrzebę długotrwałych szkoleń.

Czy system FINN EZD integruje się z ePUAP?

Tak, system FINN EZD jest zintegrowany z platformą ePUAP, co umożliwia automatyczną obsługę korespondencji elektronicznej.

Czy firma LTC zapewnia wsparcie po wdrożeniu systemu?

Tak, firma LTC zapewnia wsparcie techniczne i merytoryczne, a także doradztwo po wdrożeniu systemu, co gwarantuje długoterminową pomoc i rozwój systemu w urzędzie.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do FINN EZD: Elektroniczny Obieg Dokumentów, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.