Faktura pro forma a faktura VAT: kluczowe różnice i księgowanie

W świecie biznesu, dokumenty księgowe odgrywają kluczową rolę w prawidłowym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Wśród nich często pojawiają się faktury pro forma i faktury VAT. Choć na pierwszy rzut oka mogą wydawać się podobne, pełnią zupełnie różne funkcje i mają odmienne znaczenie w procesach księgowych. Zrozumienie różnic między nimi jest niezbędne dla zachowania porządku w dokumentacji i uniknięcia potencjalnych problemów z rozliczeniami.

Czym jest faktura pro forma?

Faktura pro forma, często nazywana fakturą prognozą lub ofertową, to dokument nie będący dowodem księgowym. Służy ona przede wszystkim jako wstępna oferta handlowa, informująca potencjalnego nabywcę o warunkach transakcji. Zawiera ona szczegóły dotyczące oferowanych towarów lub usług, ich cen, ilości, warunków płatności oraz danych sprzedawcy i nabywcy. Pod względem wizualnym, faktura pro forma może przypominać standardową fakturę VAT, jednak jej status prawny i księgowy jest zupełnie inny.

Głównym celem faktury pro forma jest przedstawienie oferty i umożliwienie klientowi podjęcia decyzji o zakupie. Działa ona jako potwierdzenie warunków transakcji przed jej finalizacją i zapłatą. Można ją porównać do niezobowiązującego zaproszenia do zakupu, które nie generuje żadnych zobowiązań podatkowych ani księgowych.

Faktura pro forma a dowód księgowy

Kluczową różnicą między fakturą pro forma a fakturą VAT jest ich status jako dowodu księgowego. Faktura VAT jest dokumentem księgowym, który potwierdza dokonanie transakcji sprzedaży i stanowi podstawę do rozliczeń podatkowych, w tym podatku VAT. Natomiast faktura pro forma, jak już wspomniano, nie jest dowodem księgowym. Nie dokumentuje ona faktycznej sprzedaży, a jedynie przedstawia ofertę. Z tego powodu, faktury pro forma nie księguje się w księgach rachunkowych i nie można na jej podstawie odliczyć podatku VAT.

Dopiero po zaakceptowaniu oferty zawartej w fakturze pro forma i dokonaniu płatności przez klienta, sprzedawca powinien wystawić prawidłową fakturę VAT. To właśnie faktura VAT jest dokumentem, który należy zaksięgować i który stanowi podstawę do rozliczeń podatkowych.

Jak wystawić fakturę VAT do faktury pro forma?

Proces przekształcenia faktury pro forma w fakturę VAT jest zazwyczaj prosty i intuicyjny, szczególnie w programach do fakturowania. Zazwyczaj, z poziomu wystawionej wcześniej faktury pro forma, należy wybrać opcję "Zmień na fakturę" lub "Wystaw fakturę do pro formy". System automatycznie przeniesie dane z pro formy do faktury VAT, co znacznie przyspiesza proces i minimalizuje ryzyko błędów.

Warto zwrócić uwagę, że w uwagach do faktury VAT, która powstała na podstawie pro formy, warto umieścić numer faktury pro forma. Ułatwi to identyfikację dokumentów i zachowanie porządku w dokumentacji. Informacja o numerze pro formy może być dodawana automatycznie przez program do fakturowania lub wpisywana ręcznie.

Rozliczanie faktury pro forma w księgach rachunkowych

Jak już zostało podkreślone, faktura pro forma nie podlega księgowaniu jako samodzielny dokument. Nie jest ona traktowana jako przychód ani koszt w księgach rachunkowych. Jej rola ogranicza się do przedstawienia oferty i ułatwienia procesu sprzedaży.

Księgowaniu podlega dopiero faktura VAT wystawiona na podstawie faktury pro forma, po dokonaniu płatności przez klienta. W momencie wystawienia faktury VAT, transakcja zostaje formalnie zarejestrowana w księgach rachunkowych, a przychód i ewentualny koszt zostają zaksięgowane zgodnie z obowiązującymi zasadami rachunkowości.

Różnice między fakturą pro forma a fakturą VAT - tabela porównawcza

Aby jeszcze lepiej zobrazować różnice między tymi dwoma dokumentami, warto zestawić je w tabeli porównawczej:

Kiedy stosować fakturę pro forma?

Faktura pro forma jest szczególnie przydatna w sytuacjach, gdy:

• Klient potrzebuje formalnej oferty przed podjęciem decyzji o zakupie.
• Sprzedawca chce potwierdzić warunki transakcji i kwotę do zapłaty przed realizacją zamówienia.
• Płatność ma nastąpić przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi (płatność zaliczkowa, przedpłata).
• Transakcja jest nietypowa lub wymaga indywidualnych ustaleń (np. duża wartość zamówienia, negocjacje cenowe).
• Klient jest nowy lub zagraniczny, a sprzedawca chce zabezpieczyć się przed ryzykiem braku zapłaty.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy faktura pro forma jest fakturą?

Nie, faktura pro forma nie jest fakturą VAT w rozumieniu przepisów podatkowych. Jest to jedynie oferta handlowa.

Czy muszę wystawić fakturę VAT po fakturze pro forma?

Tak, jeśli klient zaakceptuje ofertę i dokona płatności, należy wystawić fakturę VAT, która będzie dowodem sprzedaży.

Czy fakturę pro forma można anulować?

Tak, fakturę pro forma można anulować, ponieważ nie jest ona dowodem księgowym. Anulowanie pro formy nie wymaga formalnych procedur.

Czy faktura pro forma musi mieć numer?

Faktura pro forma nie musi mieć numeru, ale zaleca się numerowanie dla lepszej organizacji dokumentacji. Numeracja pro form może być odrębna od numeracji faktur VAT.

Czy faktura pro forma jest wiążąca?

Faktura pro forma nie jest wiążąca prawnie w takim stopniu jak umowa. Jest to oferta, która może być wycofana lub zmieniona przez sprzedawcę przed jej akceptacją przez klienta.

Podsumowanie

Faktura pro forma jest cennym narzędziem w biznesie, ułatwiającym proces sprzedaży i komunikację z klientami. Jednak kluczowe jest zrozumienie, że nie jest ona dowodem księgowym i nie zastępuje faktury VAT. Prawidłowe rozróżnienie tych dwóch dokumentów i ich właściwe stosowanie jest niezbędne dla zachowania porządku w dokumentacji księgowej i uniknięcia potencjalnych problemów z rozliczeniami podatkowymi. Pamiętaj, że faktura pro forma to oferta, a faktura VAT to potwierdzenie transakcji. Stosując je świadomie i zgodnie z ich przeznaczeniem, usprawnisz procesy księgowe w swojej firmie.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Faktura pro forma a faktura VAT: kluczowe różnice i księgowanie, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.