Rozliczenia księgowe po zmarłym pracowniku

Śmierć pracownika jest zawsze trudnym i delikatnym momentem, nie tylko dla współpracowników, ale również dla działu księgowości i kadr. W tych okolicznościach pojawia się szereg obowiązków związanych z prawidłowym rozliczeniem należności wobec zmarłego pracownika oraz jego rodziny. Konieczność uregulowania wynagrodzenia, ekwiwalentu za urlop, a także wypłaty odprawy pośmiertnej, wymaga od księgowych precyzyjnej wiedzy i znajomości przepisów. Prawidłowa ewidencja księgowa tych zdarzeń jest nie tylko wymogiem prawnym, ale również wyrazem szacunku dla zmarłego i jego bliskich.

Jak zaksięgować wynagrodzenie po zmarłym pracowniku?

W przypadku śmierci pracownika, stosunek pracy automatycznie wygasa. Pracodawca ma jednak obowiązek rozliczyć i wypłacić wszystkie należności, które przysługiwały pracownikowi do dnia jego śmierci. Do tych należności zalicza się przede wszystkim:

• Wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca.
• Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
• Zasiłek chorobowy (jeśli pracownik był na zwolnieniu lekarskim w momencie śmierci).
• Inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy (premie, dodatki itp.).

Księgowanie tych należności powinno nastąpić na kontach kosztów rodzajowych – najczęściej konto 404 "Wynagrodzenia", w korespondencji z kontem 240 "Pozostałe rozrachunki". Zapis księgowy będzie wyglądał następująco:

Wn konto 404 "Wynagrodzenia"
Ma konto 240 "Pozostałe rozrachunki"

Konto 240 w tym przypadku staje się kontem zobowiązań wobec spadkobierców zmarłego pracownika. Ważne jest, aby w analityce konta 240 odpowiednio zidentyfikować to zobowiązanie, np. "Wynagrodzenie po zmarłym pracowniku Jan Kowalski".

Konto depozytowe – rozwiązanie w przypadku braku spadkobierców?

Pojawia się pytanie, co zrobić w sytuacji, gdy pracodawca nie ma wiedzy o spadkobiercach lub spadkobiercy nie zgłaszają się po odbiór należności. Jedną z opcji jest przekazanie środków na konto depozytowe jednostki. Takie konto (często w ramach konta 240) służy do przechowywania środków, do których prawo własności nie jest jednoznacznie ustalone. Przekazanie środków na konto depozytowe nie zwalnia pracodawcy z zobowiązania, ale zabezpiecza środki do czasu ustalenia i zgłoszenia się uprawnionych osób. Zapis księgowy przekazania na konto depozytowe:

Wn konto 240 "Pozostałe rozrachunki" (analityka: Wynagrodzenie po zmarłym pracowniku Jan Kowalski)
Ma konto 130 "Rachunek bieżący" (lub konto depozytowe)

W przypadku zgłoszenia się spadkobierców, wypłata środków następuje z konta depozytowego na podstawie prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku.

Odprawa pośmiertna – księgowanie i rozliczenie

Oprócz niewypłaconego wynagrodzenia, w wielu przypadkach pracodawca zobowiązany jest do wypłaty odprawy pośmiertnej. Jest to świadczenie jednorazowe, przysługujące rodzinie zmarłego pracownika, jeśli śmierć nastąpiła w trakcie trwania stosunku pracy lub w okresie pobierania zasiłku chorobowego po jego rozwiązaniu. Wysokość odprawy pośmiertnej zależy od stażu pracy zmarłego pracownika i wynosi:

Osobami uprawnionymi do odprawy pośmiertnej są w kolejności:

1. Małżonek.
2. Inni członkowie rodziny spełniający warunki do uzyskania renty rodzinnej (np. dzieci, rodzice).

Odprawa pośmiertna, w przeciwieństwie do wynagrodzenia, nie jest księgowana na koncie 404 "Wynagrodzenia", lecz na koncie 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe". Jest to związane z faktem, że nie jest to świadczenie należne bezpośrednio pracownikowi, lecz jego rodzinie. Zapis księgowy wypłaty odprawy pośmiertnej:

Wn konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe"
Ma konto 240 "Pozostałe rozrachunki" (analityka: Odprawa pośmiertna dla rodziny Jana Kowalskiego)

Dodatkowo, koszty odpraw pośmiertnych mogą być również ujmowane w zespole 5 kont, w zależności od przyjętej polityki rachunkowości jednostki. W takim przypadku, równolegle do zapisu Wn 40-6, Ma 240, należy dokonać zapisu:

Wn odpowiednie konto zespołu 5 (np. konto kosztów działalności podstawowej)
Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów"

Aspekty podatkowe i ZUS

Rozliczenie wynagrodzenia po zmarłym pracowniku różni się od rozliczenia odprawy pośmiertnej również w kontekście podatkowym i składek ZUS.

• Wynagrodzenie (wraz z ekwiwalentem za urlop i zasiłkiem chorobowym) wypłacone po śmierci pracownika, podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, ale nie podlega składkom ZUS. Pracodawca ma obowiązek naliczyć i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy. Na koniec roku, pracodawca wystawia dla uprawnionych osób informację PIT-11, w której wykazuje wypłacone wynagrodzenie.
• Odprawa pośmiertna jest zwolniona zarówno z podatku dochodowego od osób fizycznych, jak i ze składek ZUS. W związku z tym, pracodawca nie nalicza i nie odprowadza żadnych danin publicznych od wypłaconej odprawy pośmiertnej. Nie ma również obowiązku wystawiania informacji PIT-11 w odniesieniu do odprawy pośmiertnej.

Obowiązki pracodawcy po śmierci pracownika – krok po kroku

Śmierć pracownika generuje szereg obowiązków dla pracodawcy, wykraczających poza kwestie księgowe. Do najważniejszych należą:

1. Ustalenie osób uprawnionych do odbioru wynagrodzenia i odprawy pośmiertnej. Pracodawca powinien skontaktować się z rodziną zmarłego i poprosić o przedstawienie dokumentów potwierdzających pokrewieństwo oraz ewentualne prawo do renty rodzinnej.
2. Wypłata należności uprawnionym osobom. Należy pamiętać o prawidłowym rozliczeniu podatkowo-składkowym wynagrodzenia.
3. Wystawienie świadectwa pracy zmarłego pracownika. W świadectwie pracy, jako przyczynę rozwiązania stosunku pracy, należy wskazać wygaśnięcie umowy z powodu śmierci pracownika.
4. Wyrejestrowanie pracownika z ZUS. Wyrejestrowania należy dokonać na formularzu ZUS ZWUA z kodem przyczyny wyrejestrowania 500 – zgon osoby ubezpieczonej.
5. Sporządzenie i przekazanie informacji PIT-11 dla osób, które otrzymały wynagrodzenie po zmarłym pracowniku.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy muszę wypłacić odprawę pośmiertną, jeśli pracownik był ubezpieczony na życie przez pracodawcę?

Tak, co do zasady pracodawca jest zobowiązany do wypłaty odprawy pośmiertnej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracodawca ubezpieczył pracownika na życie z własnych środków, a odszkodowanie wypłacone przez ubezpieczyciela jest co najmniej równe wysokości odprawy pośmiertnej. Jeśli odszkodowanie jest niższe, pracodawca musi wypłacić różnicę.

Komu wypłacamy wynagrodzenie i odprawę pośmiertną, jeśli nie ma małżonka ani dzieci?

W pierwszej kolejności należy ustalić, czy są inni członkowie rodziny spełniający warunki do renty rodzinnej (np. rodzice). Jeśli takich osób nie ma, odprawa pośmiertna nie jest wypłacana i nie wchodzi do masy spadkowej. Natomiast wynagrodzenie i inne należności ze stosunku pracy wchodzą do masy spadkowej i powinny zostać wypłacone spadkobiercom po przedstawieniu prawomocnego postanowienia sądu o nabyciu spadku.

Jak zaksięgować wypłatę wynagrodzenia i odprawy pośmiertnej z konta depozytowego spadkobiercom?

Wypłata z konta depozytowego będzie księgowana jako zmniejszenie zobowiązania wobec spadkobierców i wypływ środków z rachunku bankowego. Zapis księgowy: Wn konto 240 "Pozostałe rozrachunki" (analityka: Wynagrodzenie po zmarłym pracowniku Jan Kowalski - konto depozytowe), Ma konto 130 "Rachunek bieżący".

Czy muszę wystawiać PIT-11 dla każdego spadkobiercy?

PIT-11 wystawia się dla osoby (lub osób), która faktycznie otrzymała wynagrodzenie po zmarłym pracowniku. Jeśli wynagrodzenie jest dzielone pomiędzy kilku spadkobierców, należy wystawić PIT-11 dla każdego z nich, proporcjonalnie do otrzymanej kwoty.

Podsumowanie

Rozliczenia księgowe związane ze śmiercią pracownika wymagają szczególnej uwagi i precyzji. Kluczowe jest rozróżnienie zasad ewidencji i rozliczeń podatkowo-składkowych wynagrodzenia i odprawy pośmiertnej. Pamiętanie o obowiązkach informacyjnych wobec ZUS i urzędu skarbowego oraz właściwa komunikacja z rodziną zmarłego pracownika, pozwolą na sprawne i zgodne z przepisami przeprowadzenie tych trudnych rozliczeń. Właściwa ewidencja księgowa to nie tylko aspekt formalny, ale również ważny element wsparcia dla rodziny zmarłego pracownika w tym trudnym czasie.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Rozliczenia księgowe po zmarłym pracowniku, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.