Faktura bez VAT: Jak prawidłowo zaksięgować?

Prowadzenie księgowości w firmie wiąże się z koniecznością prawidłowego ewidencjonowania różnego rodzaju dokumentów, w tym faktur zakupu. Często zdarza się, że otrzymujemy faktury, od których podatek VAT nie podlega odliczeniu. Jak w takiej sytuacji prawidłowo zaksięgować taki dokument, aby uniknąć błędów i zapewnić zgodność z przepisami?

Kiedy VAT nie podlega odliczeniu?

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, nie zawsze przedsiębiorca ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupu. Istnieje szereg sytuacji, w których odliczenie VAT jest niemożliwe lub ograniczone. Do najczęstszych przypadków należą:

• Usługi gastronomiczne i hotelowe: Co do zasady, VAT od usług gastronomicznych i hotelowych nie podlega odliczeniu. Wyjątek stanowią usługi noclegowe nabyte w celu ich odsprzedaży oraz gotowe posiłki dla pasażerów w usługach przewozu osób.
• Wydatki na cele prywatne: Jeżeli zakupiony towar lub usługa jest przeznaczona na cele prywatne przedsiębiorcy, a nie na potrzeby działalności gospodarczej, odliczenie VAT nie jest możliwe. Przykładem może być zakup pralki do prywatnego domu przedsiębiorcy, nawet jeśli faktura jest wystawiona na firmę.
• Działalność zwolniona z VAT: Przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT (ze względu na nieprzekroczenie limitu obrotów) lub przedmiotowego (ze względu na rodzaj działalności) nie mają prawa do odliczenia VAT naliczonego z faktur zakupu związanych z tą działalnością.
• Działalność mieszana (opodatkowana i zwolniona): W przypadku przedsiębiorców prowadzących działalność opodatkowaną VAT i zwolnioną z VAT, odliczenie VAT naliczonego jest możliwe tylko w części proporcjonalnie przypisanej do działalności opodatkowanej.
• Wydatki na eksploatację samochodów osobowych: W przypadku samochodów osobowych wykorzystywanych w działalności mieszanej (firmowo i prywatnie), odliczenie VAT od wydatków eksploatacyjnych jest ograniczone do 50%. Pozostałe 50% VAT nie podlega odliczeniu.
• Brak związku z działalnością opodatkowaną: Jeżeli dany zakup nie ma bezpośredniego związku z działalnością opodatkowaną VAT przedsiębiorcy, odliczenie podatku nie jest możliwe.

Jak zaksięgować fakturę bez odliczenia VAT krok po kroku?

Prawidłowe księgowanie faktury, od której nie można odliczyć VAT, jest kluczowe dla zachowania porządku w księgach rachunkowych i prawidłowego rozliczenia podatków. Istnieją dwa główne sposoby księgowania takich faktur:

1. Księgowanie poprzez moduł "Zakup" (w programach księgowych)

Większość programów księgowych oferuje moduł dedykowany do ewidencji faktur zakupu. Księgowanie faktury bez odliczenia VAT w tym module zazwyczaj wygląda następująco:

1. Wybierz moduł "Zakup" lub "Faktury zakupu".
2. Dodaj nową fakturę, wybierając odpowiednią kategorię zakupu (np. "Zakup usług", "Zakup towarów").
3. Wprowadź dane kontrahenta, numer faktury i datę wystawienia.
4. Przejdź do sekcji "Pozycje na dokumencie zakupowym" lub podobnej.
5. Wprowadź pozycje z faktury, koncentrując się na kwotach brutto. W polu "wartość netto" oraz "wartość brutto" wpisz tę samą kwotę brutto z faktury.
6. Pomiń pole VAT lub wybierz dowolną stawkę VAT (np. 0% lub "NP" - nie podlega). Stawka VAT w tym przypadku nie ma znaczenia, ponieważ VAT nie będzie księgowany do rejestru VAT.
7. Zapisz fakturę.
8. Zaksięguj fakturę. W niektórych programach księgowanie może być automatyczne. Jeśli nie, odszukaj fakturę na liście i wybierz opcję "Zaksięguj dokument" lub podobną.
9. Po przejściu do księgowania (edycji zapisu księgowego), w sekcji "Rejestr VAT" upewnij się, że kwota netto i brutto jest taka sama, a VAT pominięty.
10. W sekcji "Księgowania" sprawdź, czy zapis na kontach po stronie WN (Winien) i MA (Ma) jest zrównoważony i odzwierciedla całkowity koszt brutto.
11. Opcjonalnie, w sekcji "Rejestr VAT" usuń zapis, klikając krzyżyk, a następnie w nagłówku sekcji zaznacz "NIE" i zapisz księgowanie. To dodatkowo upewni się, że faktura nie zostanie ujęta w rejestrach VAT.

2. Księgowanie bezpośrednio w module "Księgowość"

Bardziej doświadczeni księgowi mogą zaksięgować fakturę bezpośrednio w module "Księgowość", pomijając moduł "Zakup". Ten sposób jest szybszy, ale wymaga większej precyzji:

1. Przejdź do modułu "Księgowość" lub "Dziennik księgowań".
2. Dodaj nowy zapis księgowy.
3. Wprowadź datę księgowania i numer dokumentu (np. numer faktury).
4. W sekcji "Księgowania" utwórz dwa przeciwstawne zapisy:
• Strona WN (Winien): Wybierz konto kosztowe odpowiednie do rodzaju zakupu (np. "Usługi obce", "Materiały"). Wpisz kwotę brutto z faktury.
• Strona MA (Ma): Wybierz konto rozrachunkowe z dostawcami (np. "Rozrachunki z dostawcami"). Wpisz kwotę brutto z faktury.
5. Upewnij się, że kwoty po stronie WN i MA są równe.
6. W sekcji "Rejestr VAT" zaznacz "NIE" lub pomiń tę sekcję, aby upewnić się, że faktura nie zostanie ujęta w rejestrach VAT.
7. Zapisz zapis księgowy.

VAT niepodlegający odliczeniu jako koszt uzyskania przychodu

Ważną kwestią jest fakt, że VAT niepodlegający odliczeniu często staje się kosztem uzyskania przychodu w podatku dochodowym (PIT lub CIT). Oznacza to, że kwota VAT, której nie mogliśmy odliczyć, może obniżyć nasz dochód do opodatkowania, a tym samym zmniejszyć podatek dochodowy.

Zgodnie z przepisami, aby VAT niepodlegający odliczeniu mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione ogólne warunki zaliczenia wydatków do kosztów, czyli wydatek musi:

• Być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
• Nie znajdować się na liście wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów.
• Być prawidłowo udokumentowany.

W przypadku VAT niepodlegającego odliczeniu, warunki te są zazwyczaj spełnione, szczególnie jeśli zakup dotyczy bezpośrednio działalności gospodarczej (np. usługa gastronomiczna podczas podróży służbowej w celach biznesowych). W takim przypadku kwota brutto z faktury (łącznie z nieodliczonym VAT) stanowi koszt uzyskania przychodu.

Przykłady księgowań VAT niepodlegającego odliczeniu

Przykład 1: Usługa gastronomiczna

Firma XYZ otrzymała fakturę za usługę gastronomiczną podczas spotkania biznesowego na kwotę brutto 123 zł. VAT nie podlega odliczeniu.

Księgowanie w module "Księgowość":

Przykład 2: Zakup towarów handlowych przez firmę zwolnioną z VAT

Firma ABC, zwolniona z VAT, zakupiła towary handlowe na kwotę brutto 2460 zł. VAT nie podlega odliczeniu.

Księgowanie w module "Księgowość":

Często zadawane pytania (FAQ)

Czy muszę usuwać VAT z rejestru VAT, jeśli nie podlega odliczeniu?

Nie jest to obligatoryjne, ale zalecane dla zachowania przejrzystości i uniknięcia pomyłek. Usunięcie zapisu z rejestru VAT i zaznaczenie "NIE" w sekcji "Rejestr VAT" w księgowaniu jednoznacznie wskazuje, że VAT z danej faktury nie został odliczony.

Czy zawsze VAT niepodlegający odliczeniu jest kosztem uzyskania przychodu?

Zazwyczaj tak, ale należy upewnić się, że wydatek spełnia ogólne warunki zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu, tj. jest związany z działalnością gospodarczą i ma na celu osiągnięcie przychodów.

Czy mogę odliczyć VAT od faktury za obiad biznesowy z klientem?

Co do zasady, nie. Usługi gastronomiczne nie podlegają odliczeniu VAT. Wyjątkiem są gotowe posiłki dla pasażerów w usługach przewozu osób.

Jak zaksięgować fakturę, jeśli program księgowy automatycznie dodaje VAT do rejestru VAT?

Należy edytować zapis księgowy i usunąć VAT z rejestru VAT. W większości programów księgowych jest możliwość ręcznej edycji zapisu i modyfikacji sekcji "Rejestr VAT".

Podsumowanie

Księgowanie faktur bez odliczenia VAT wymaga uwagi i precyzji, ale jest kluczowe dla prawidłowej księgowości firmy. Pamiętaj, że kwota brutto z faktury (łącznie z nieodliczonym VAT) zazwyczaj stanowi koszt uzyskania przychodu. W razie wątpliwości, zawsze warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym, aby upewnić się, że księgowanie jest zgodne z aktualnymi przepisami.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Faktura bez VAT: Jak prawidłowo zaksięgować?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.