Księgowanie wypłat gotówki i płatności kartą

W dzisiejszych czasach płatności bezgotówkowe zyskują na popularności, a karty płatnicze stały się nieodłącznym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. Firmy korzystają z kart firmowych do regulowania różnorodnych wydatków, od drobnych zakupów biurowych po większe transakcje. Prawidłowe księgowanie wypłat gotówki z bankomatu oraz płatności dokonywanych kartami jest kluczowe dla zachowania przejrzystości finansowej i zgodności z przepisami. W tym artykule szczegółowo omówimy, jak ewidencjonować te operacje w księgach rachunkowych, prezentując praktyczne przykłady i wskazówki.

Jak księgować wypłatę gotówki z bankomatu?

Wypłata gotówki z bankomatu firmową kartą to powszechna praktyka. Należy jednak pamiętać, że data obciążenia rachunku bankowego często różni się od daty faktycznej wypłaty pieniędzy. Dlatego w księgach rachunkowych operację tę zazwyczaj ujmuje się za pomocą dwóch dowodów księgowych.

Pierwszym krokiem jest udokumentowanie przyjęcia pobranej gotówki do kasy firmy. Służy do tego dowód kasowy „KP – Kasa przyjmie”, wystawiany przez kasjera. Równocześnie, w księgach rachunkowych, operację wypłaty gotówki z bankomatu, do momentu otrzymania wyciągu bankowego, wskazane jest ewidencjonować za pośrednictwem konta 13-9 „Środki pieniężne w drodze”.

Ewidencja księgowa przyjęcia gotówki do kasy:

• Wn konto 10 „Kasa” – zwiększenie stanu gotówki w kasie
• Ma konto 13-9 „Środki pieniężne w drodze” – przeksięgowanie środków pieniężnych w drodze do kasy

Po otrzymaniu wyciągu bankowego, na którym odnotowano wypłatę, saldo konta 13-9 „Środki pieniężne w drodze” zostaje rozliczone. Obciążenie rachunku bankowego wypłaconą kwotą ewidencjonuje się na podstawie wyciągu bankowego.

Ewidencja księgowa obciążenia rachunku bankowego:

• Wn konto 13-9 „Środki pieniężne w drodze” – rozliczenie środków pieniężnych w drodze
• Ma konto 13-0 „Rachunek bieżący” – zmniejszenie stanu środków na rachunku bankowym

Ważne jest, aby pamiętać, że jeśli wypłata gotówki przypada na przełomie roku, a bank nie dokona obciążenia rachunku bankowego do dnia bilansowego, saldo konta 13-9 „Środki pieniężne w drodze” wykazywane jest w bilansie po stronie aktywów jako zmniejszenie środków pieniężnych.

Księgowanie płatności kartą firmową

Płatności dokonywane kartą firmową za towary i usługi są traktowane jako uregulowanie zobowiązania w dniu transakcji, podobnie jak płatności gotówkowe. Sposób ewidencji księgowej zależy od wartości zakupu oraz przyjętej polityki rachunkowości firmy.

Małe zakupy i drobne usługi

W przypadku niewielkich zakupów, takich jak materiały biurowe czy drobne usługi, można uprościć ewidencję księgową i pominąć konto rozrachunkowe kontrahenta. Fakturę zakupu można zaksięgować bezpośrednio na konto rozrachunkowe związane z płatnościami kartami.

Ewidencja księgowa faktury zakupu (uproszczona):

1. Wartość brutto zobowiązania:
   • Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”
   • Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami) lub konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami)
2. VAT naliczony podlegający odliczeniu:
   • Wn konto 22-2 „VAT naliczony i jego rozliczenie”
   • Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”
3. Wartość netto:
   • Wn różne konta kosztowe, np. konto 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Zużycie materiałów i energii lub Usługi obce)
   • Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”

Zakupy o istotnej wartości

Gdy zakupy dotyczą większych dostaw lub usług o istotnej wartości, zaleca się ewidencjonowanie zobowiązania na koncie rozrachunkowym kontrahenta (konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”). Ułatwia to uzgadnianie sald, rozliczanie niezgodności dostaw i ewentualne reklamacje. Po dokonaniu płatności kartą, zobowiązanie z konta rozrachunkowego dostawcy przeksięgowuje się na konto rozrachunkowe związane z płatnościami kartami.

Ewidencja księgowa faktury zakupu (przy uwzględnieniu konta dostawcy):

1. Faktura zakupu:
   • Wn konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” (lub konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”)
   • Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” (lub konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”)
2. Zapłata kartą firmową:
   • Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”
   • Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami) lub konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami)

Rozliczenie salda konta 24 lub 23-4 następuje na podstawie wyciągu bankowego dokumentującego transakcję kartą. Obciążenie rachunku bankowego kwotą uregulowanego zobowiązania ewidencjonuje się następująco:

Ewidencja księgowa obciążenia rachunku bankowego:

• Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami) lub konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami)
• Ma konto 13-0 „Rachunek bieżący”

Jeśli na dzień bilansowy saldo konta 24 lub 23-4 nie zostanie rozliczone, może być wykazane w bilansie po stronie pasywów jako inne zobowiązanie krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek.

Płatności kartą prywatną

Zdarza się, że zobowiązania firmy regulowane są z użyciem prywatnych kart płatniczych należących do właścicieli lub pracowników. W takim przypadku transakcję traktuje się analogicznie jak uregulowanie płatności gotówką przez te osoby. Fakturę dokumentującą transakcję księguje się na zasadach ogólnych, a zapłaconą kwotę można zaksięgować jako zobowiązanie wobec właściciela lub pracownika.

Ewidencja księgowa zapłaty kartą prywatną:

• Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”
• Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z właścicielem lub Imienne konto wspólnika) lub konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce: Imienne konto pracownika)

Drobne kwoty można księgować z pominięciem konta rozrachunkowego dostawcy, podobnie jak w przypadku płatności firmowymi kartami. Następnie należy dokonać zwrotu wydatkowanej kwoty osobie, która uregulowała płatność.

Ewidencja księgowa zwrotu wydatków:

• Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z właścicielem lub Imienne konto wspólnika) lub konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce: Imienne konto pracownika)
• Ma konto 13-0 „Rachunek bieżący” lub konto 10 „Kasa”

Karty kredytowe w księgowości

Karty kredytowe działają na zasadzie przyznanego limitu kredytowego. Transakcje dokonywane kartami kredytowymi mogą być ewidencjonowane podobnie jak kredyt obrotowy, na koncie 13-4 „Kredyty bankowe” (w analityce: Karta kredytowa). Podstawą ewidencji jest zestawienie operacji przekazywane przez bank.

Uregulowane kartą kredytową zobowiązania ujmuje się na koncie rozrachunkowym kontrahenta, a następnie przeksięgowuje na konto 24 lub 23-4. Można również odnosić je bezpośrednio na konto służące do rozliczania transakcji kartami kredytowymi, pomijając konto dostawcy.

Ewidencja księgowa uregulowania zobowiązania kartą kredytową:

• Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami) lub konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami)
• Ma konto 13-4 „Kredyty bankowe” (w analityce: Karta kredytowa)

Saldo karty kredytowej niespłacone na dzień bilansowy prezentuje się w pasywach bilansu jako zobowiązanie krótkoterminowe z tytułu kredytów i pożyczek.

Opłaty i prowizje związane z kartami

Opłaty za wydanie karty oraz prowizje bankowe za jej używanie księguje się w ciężar kosztów działalności operacyjnej firmy. Ewidencja księgowa pobrania opłaty lub prowizji przez bank jest następująca:

Ewidencja księgowa opłat i prowizji:

• Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Usługi obce)
• Ma konto 13-0 „Rachunek bieżący”

Równolegle:

• Wn konto 55 „Koszty zarządu”
• Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”

Podsumowanie

Prawidłowe księgowanie płatności kartami, zarówno firmowymi, prywatnymi, jak i kredytowymi, oraz wypłat gotówki z bankomatu, jest niezbędne dla rzetelności ksiąg rachunkowych i prawidłowego obrazu sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Kluczowe jest zrozumienie zasad ewidencji poszczególnych typów transakcji i konsekwentne stosowanie przyjętych rozwiązań w polityce rachunkowości firmy. W razie wątpliwości, zawsze warto skonsultować się z księgowym lub audytorem, aby upewnić się, że wszystkie operacje są prawidłowo zaewidencjonowane.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Jak zaksięgować wypłatę gotówki z bankomatu firmową kartą?

Wypłatę gotówki z bankomatu księguje się dwuetapowo. Najpierw, na podstawie dowodu KP, przyjmuje się gotówkę do kasy (Wn Konto 10, Ma Konto 13-9). Następnie, po otrzymaniu wyciągu bankowego, rozlicza się konto 13-9, księgując obciążenie rachunku bankowego (Wn Konto 13-9, Ma Konto 13-0).

Czy można pominąć konto dostawcy przy księgowaniu faktury opłaconej kartą firmową?

Tak, w przypadku drobnych zakupów i usług, polityka rachunkowości firmy może dopuszczać uproszczoną ewidencję, pomijając konto rozrachunkowe dostawcy i księgując fakturę bezpośrednio na konto rozrachunków z tytułu płatności kartami (konto 24 lub 23-4).

Jak księgować płatności dokonane prywatną kartą pracownika?

Płatności prywatną kartą traktuje się jako uregulowanie zobowiązania gotówką przez pracownika. Księguje się zobowiązanie wobec pracownika (Ma konto 23-4) w korespondencji z kontem rozrachunkowym dostawcy (Wn konto 21). Następnie dokonuje się zwrotu wydatków pracownikowi (Wn konto 23-4, Ma konto 13-0 lub 10).

Gdzie w bilansie wykazywane jest saldo karty kredytowej?

Saldo karty kredytowej niespłacone na dzień bilansowy wykazywane jest w pasywach bilansu jako zobowiązanie krótkoterminowe z tytułu kredytów i pożyczek.

Jak księgować opłaty i prowizje związane z kartami płatniczymi?

Opłaty i prowizje bankowe za karty płatnicze księguje się jako koszty działalności operacyjnej (Wn konto 40, Ma konto 13-0) i równolegle na kontach zespołu 5 (Wn konto 55, Ma konto 49).

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Księgowanie wypłat gotówki i płatności kartą, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.