Przelewy bankowe w księgowości: Jak prawidłowo księgować?

Przelewy bankowe to codzienna czynność w każdej firmie, jednak ich prawidłowe księgowanie może sprawiać trudności. Często popełniane błędy prowadzą do niejasności w dokumentach księgowych i problemów z rozliczeniami. W tym artykule wyjaśnimy krok po kroku, jak prawidłowo księgować przelewy bankowe, aby uniknąć pomyłek i zachować przejrzystość finansową.

Czym jest przelew bankowy w księgowości?

Przelew bankowy w kontekście księgowości to nic innego jak przesunięcie środków pieniężnych pomiędzy dwoma kontami bankowymi należącymi do tego samego podmiotu. Kluczowe jest zrozumienie, że przelew bankowy sam w sobie nie generuje przychodów ani kosztów. Jest to jedynie wewnętrzny transfer środków pomiędzy różnymi rachunkami firmy. Dotyczy to zarówno przelewów między rachunkami firmowymi, jak i np. przelewów z konta PayPal na rachunek firmowy.

Najczęstsze błędy przy księgowaniu przelewów bankowych

Błędy w księgowaniu przelewów bankowych są zaskakująco powszechne. Oto kilka najczęstszych pomyłek:

• Księgowanie przelewu wychodzącego jako koszt, a przychodzącego jako przychód. Jest to fundamentalny błąd, który całkowicie zaburza obraz finansowy firmy. Przelew to tylko przesunięcie środków, a nie transakcja handlowa.
• Duplikowanie przelewu poprzez księgowanie go osobno na każdym koncie bankowym. Prawidłowy przelew dotyczy zawsze dwóch kont, a księgowanie powinno być pojedyncze i odzwierciedlać ruch środków pomiędzy tymi kontami.
• Duplikowanie przelewu poprzez ręczne wprowadzenie i ponowne księgowanie z wyciągu bankowego. Jeśli korzystasz z importu wyciągów bankowych, upewnij się, że nie wprowadzasz transakcji ręcznie, a następnie nie księgujesz jej ponownie z importowanego wyciągu.
• Próby naprawiania błędów poprzez kolejne, nieprawidłowe księgowania. Naprawa błędów powinna polegać na korekcie pierwotnego zapisu, a nie na tworzeniu kolejnych, nieprawidłowych transakcji.

Rodzaje przelewów bankowych i ich księgowanie

Różne typy przelewów bankowych wymagają konsekwentnego i poprawnego podejścia księgowego:

Przelew z PayPal

PayPal, podobnie jak tradycyjny bank, jest kontem bankowym. Częstym błędem jest księgowanie wpływów z PayPal jako przychodów dopiero w momencie przelewu środków na firmowe konto bankowe. Prawidłowo, przychody i związane z nimi opłaty powinny być księgowane bezpośrednio na konto bankowe PayPal w momencie ich wystąpienia na platformie PayPal. Przelew środków z PayPal na firmowe konto bankowe to wyłącznie transfer między dwoma kontami, a nie nowy przychód.

Aby zaksięgować przelew z PayPal, w programie księgowym (np. wFirma, QuickBooks) należy skorzystać z funkcji "Przelew" lub podobnej. Wskazujemy konto bankowe PayPal jako konto źródłowe, a firmowe konto bankowe jako konto docelowe. Data przelewu powinna odpowiadać dacie zainicjowania przelewu w systemie PayPal. Po zrealizowaniu przelewu i zaimportowaniu wyciągu bankowego, transakcję z wyciągu należy sparować z wcześniej wprowadzonym przelewem.

Przelew między rachunkami bankowymi (bez czeków)

Przelewy elektroniczne między firmowymi kontami bankowymi, realizowane online, przelewem natychmiastowym lub innymi metodami bez użycia czeków, księgujemy analogicznie do przelewów z PayPal. Używamy funkcji "Przelew", wskazując konto źródłowe i docelowe, bez angażowania kont przychodów lub kosztów.

Przelew między rachunkami bankowymi (czekiem)

Jeśli przelew realizowany jest za pomocą czeku, wystawionego z jednego konta bankowego na drugie, w innym banku, księgowanie polega na wprowadzeniu czeku jako dokumentu księgowego. W programie księgowym, w oknie wprowadzania czeku, zamiast konta kosztowego, wybieramy konto bankowe, na które środki są przelewane. Zaksięgowanie czeku automatycznie zarejestruje wypływ środków z konta bankowego, z którego czek został wystawiony, i wpływ na docelowe konto bankowe. Nie jest konieczne dodatkowe księgowanie wpłaty.

Przelew z konta bankowego na spłatę karty kredytowej

Zakupy dokonywane kartą kredytową zwiększają zobowiązanie na koncie karty kredytowej. Spłata karty kredytowej to kolejny przykład przelewu bankowego. Podobnie jak w przypadku przelewów między kontami, dotyczy to tylko dwóch kont bilansowych: konta bankowego i konta zobowiązań z tytułu kart kredytowych. Księgowanie spłaty karty kredytowej realizujemy analogicznie do przelewów między kontami, korzystając z funkcji "Przelew" lub księgując czek, jeśli spłata dokonywana jest czekiem.

Rozliczenie wyciągów bankowych - klucz do kontroli

Regularne rozliczenie wyciągów bankowych jest kluczowe dla wykrywania i korygowania błędów, w tym błędów w księgowaniu przelewów bankowych. Wyciąg bankowy stanowi potwierdzenie transakcji i umożliwia porównanie zapisów księgowych z rzeczywistymi operacjami na kontach bankowych.

W programach księgowych, takich jak wFirma, wyciągi bankowe można wprowadzać na kilka sposobów: ręcznie, poprzez import pliku lub poprzez bezpośrednią integrację z bankiem. Bezpośrednia integracja z bankiem, dostępna w wielu systemach, znacząco ułatwia i automatyzuje proces导入 wyciągów bankowych.

Typy transakcji na wyciągu bankowym

Wyciąg bankowy zawiera różne typy transakcji, które wymagają odpowiedniego księgowania:

• WB - wpływ: Oznacza wpływ środków na konto bankowe. Może to być przychód ze sprzedaży, spłata należności, lub np. przelew z innego konta bankowego.
• WB - wypływ: Oznacza wypływ środków z konta bankowego. Może to być wydatek, spłata zobowiązań, lub np. przelew na inne konto bankowe.
• Przepływ VAT: Dotyczy transakcji związanych z rachunkiem VAT.
• Prowizje i koszty bankowe, przychody odsetkowe: Transakcje związane z opłatami i prowizjami bankowymi, a także przychodami z odsetek, wymagają księgowania jako koszty lub przychody finansowe.

Zbiorcze księgowanie transakcji

W przypadku dużej ilości jednorodnych transakcji na wyciągu bankowym, programy księgowe często oferują funkcję zbiorczego dekretowania. Pozwala to na zaksięgowanie wielu transakcji jednocześnie, na podstawie zdefiniowanego schematu księgowego, co znacząco przyspiesza pracę.

Podgląd salda banku

Większość programów księgowych, w tym wFirma, umożliwia szybki podgląd salda banku bezpośrednio w module bankowym. Aktualne saldo jest istotne dla bieżącej kontroli stanu środków i planowania finansowego.

Eksport wyciągów bankowych

Funkcja eksportu wyciągów bankowych do Excela umożliwia analizę danych poza systemem księgowym, tworzenie raportów i archiwizację danych.

Serie numeracji dekretacji wyciągu bankowego

Możliwość zdefiniowania serii numeracji dekretacji wyciągów bankowych pozwala na lepszą organizację i identyfikację dokumentów księgowych.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

1. Czy można dodać płatność w walucie obcej do dokumentu w PLN? W systemach księgowych często występują ograniczenia w bezpośrednim łączeniu płatności walutowych z dokumentami w PLN. W takich przypadkach konieczne może być zastosowanie dokumentów PK (polecenie księgowania) i ręczne rozliczenie różnic kursowych.
2. Jak wprowadzić płatność, gdy wartość netto płacona jest w walucie obcej, a VAT w PLN? W takiej sytuacji konieczne jest wprowadzenie dwóch oddzielnych płatności: jednej w walucie obcej (dla wartości netto) i drugiej w PLN (dla VAT). Następnie należy sparować te płatności z odpowiednimi pozycjami na wyciągu bankowym.

Podsumowanie

Prawidłowe księgowanie przelewów bankowych jest fundamentem rzetelnej księgowości. Zrozumienie istoty przelewu jako transferu środków między kontami, unikanie typowych błędów, regularne rozliczenie wyciągów bankowych i korzystanie z funkcji programów księgowych to klucz do zachowania porządku w finansach firmy i uniknięcia problemów w przyszłości. Pamiętaj, że przelewy to proste transakcje wpływające tylko na konto bankowe i inne konto bankowe lub konto bilansowe. “Widzisz” transakcję w swojej głowie, a następnie zaksięguj ją w ten sposób w programie księgowym.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Przelewy bankowe w księgowości: Jak prawidłowo księgować?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.