Jak księgować odzież roboczą w firmie?

W wielu branżach odzież robocza stanowi nieodzowny element wyposażenia pracowników. Od kombinezonów ochronnych na budowie, przez uniformy w gastronomii, po eleganckie garnitury w korporacjach – specyfika zawodu często wymaga odpowiedniego ubioru. Koszty związane z zakupem odzieży roboczej mogą być znaczące, dlatego istotne jest, aby przedsiębiorcy wiedzieli, jak prawidłowo zaksięgować te wydatki i czy mogą one stanowić koszt uzyskania przychodu. W tym artykule kompleksowo omówimy zasady księgowania odzieży roboczej, rozróżniając jej rodzaje i przedstawiając praktyczne wskazówki.

Kto może zaliczyć odzież roboczą do kosztów uzyskania przychodu?

Zarówno jednoosobowe działalności gospodarcze, jak i spółki prawa handlowego mogą zaliczyć wydatki na zakup odzieży roboczej do kosztów uzyskania przychodu. Podstawą prawną są tutaj przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) oraz ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT). Kluczowym warunkiem jest jednak związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Oznacza to, że zakup odzieży roboczej musi być uzasadniony charakterem wykonywanej pracy i potrzebami firmy.

Aby wydatek na odzież roboczą mógł zostać uznany za koszt podatkowy, musi spełniać następujące przesłanki:

• Musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
• Musi być prawidłowo udokumentowany (np. fakturą VAT).
• Nie może znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.

Przykładowo, firma budowlana bez problemu zaliczy do kosztów zakup kasków ochronnych, butów roboczych czy odzieży odblaskowej dla swoich pracowników. Natomiast programista kupujący specjalistyczną odzież BHP prawdopodobnie spotka się z negatywną oceną organów podatkowych. Mimo że praca informatyka może wymagać specyficznego ubioru (np. ze względów ergonomicznych), to zazwyczaj nie jest to odzież ochronna w rozumieniu przepisów BHP.

Rodzaje odzieży roboczej a koszty podatkowe

Rozróżnienie rodzajów odzieży roboczej jest kluczowe dla zrozumienia zasad zaliczania wydatków na nią do kosztów podatkowych. Możemy wyróżnić dwa główne typy:

1. Odzież robocza BHP (bezpieczeństwa i higieny pracy)

Ten rodzaj odzieży jest obligatoryjny w wielu zawodach i wynika bezpośrednio z przepisów Kodeksu pracy oraz rozporządzeń dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy. Do odzieży BHP zaliczamy m.in.:

• Kaski ochronne
• Buty robocze (ze wzmocnionymi noskami, antypoślizgowe, antyprzebiciowe)
• Rękawice robocze (ochronne, ocieplane)
• Okulary ochronne
• Kombinezony robocze
• Odzież odblaskowa (kamizelki, kurtki)
• Fartuchy ochronne

Wydatki na zakup odzieży BHP, jeśli jest ona wymagana przepisami prawa dla danego stanowiska pracy, zawsze stanowią koszt uzyskania przychodu. Nie ma tutaj wątpliwości interpretacyjnych, ponieważ obowiązek zapewnienia pracownikom odzieży BHP leży po stronie pracodawcy.

Tabela porównawcza: Odzież BHP a odzież reprezentacyjna

2. „Zwykła” odzież robocza (w tym odzież reprezentacyjna)

Ten rodzaj odzieży nie wynika bezpośrednio z przepisów BHP, ale jest nabywany przez przedsiębiorców w celu wykonywania działalności gospodarczej. Często chodzi tutaj o odzież reprezentacyjną, taką jak garnitury, garsonki, koszule, uniformy pracownicze. Problem pojawia się w przypadku próby zaliczenia do kosztów zakupu „zwykłej” odzieży, która potencjalnie może być używana również prywatnie.

Organy podatkowe, jak potwierdza interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (KIS), z reguły negatywnie podchodzą do zaliczania do kosztów wydatków na zakup standardowej odzieży, nawet jeśli jest ona używana wyłącznie w pracy. Argumentacja opiera się na założeniu, że taka odzież ma charakter osobisty i może być wykorzystywana również poza działalnością gospodarczą. Przykładowo, garnitur, choć noszony tylko w pracy, nadal jest uznawany za element garderoby osobistej.

Odzież robocza z logo firmy – wyjątek potwierdzający regułę?

Istnieje jednak pewien wyjątek, który może pozwolić na zaliczenie do kosztów podatkowych wydatków na zakup „zwykłej” odzieży roboczej. Chodzi o sytuację, gdy odzież ta zostanie trwale oznaczona logo firmy lub innymi elementami identyfikującymi przedsiębiorstwo. Dyrektor KIS w przywołanej wcześniej interpretacji wskazał, że opatrzenie odzieży cechami charakterystycznymi firmy może spowodować, że utraci ona charakter osobisty i stanie się odzieżą roboczą w kontekście podatkowym.

Przykładem mogą być uniformy pracowników supermarketów, restauracji, hoteli, czy firm usługowych, na których umieszczone jest logo firmy. Takie ubrania są zazwyczaj noszone wyłącznie w pracy i trudno przypisać im charakter osobisty. Dlatego też, wydatki na ich zakup mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu.

Jak księgować zakup odzieży roboczej?

Sposób księgowania odzieży roboczej zależy od tego, czy przedsiębiorca sam dokonuje zakupu, czy wypłaca pracownikom ekwiwalent za zakup odzieży. W obu przypadkach, wydatki te mogą stanowić koszty uzyskania przychodu.

1. Zakup odzieży roboczej przez pracodawcę

W przypadku zakupu odzieży roboczej bezpośrednio przez przedsiębiorcę, wydatek ten księguje się na koncie 40-5 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”. W ewidencji księgowej, na podstawie faktury zakupu, dokonuje się zapisu:

• Dt Konto 40-5 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” (wartość brutto zakupu)
• Ct Konto 20-XX „Rozrachunki z dostawcami” (wartość brutto zakupu)

Jeśli przedsiębiorca jest płatnikiem VAT, to podatek VAT naliczony przy zakupie odzieży roboczej może zostać odliczony na zasadach ogólnych.

2. Wypłata ekwiwalentu za odzież roboczą

Pracodawca może również zdecydować się na wypłatę pracownikom ekwiwalentu pieniężnego za zakup odzieży roboczej. W takim przypadku, wypłacony ekwiwalent księguje się na koncie 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”. Zapis w ewidencji księgowej wygląda następująco:

• Dt Konto 40-5 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” (wartość wypłaconego ekwiwalentu)
• Ct Konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (wartość wypłaconego ekwiwalentu)

Wypłacony ekwiwalent za odzież roboczą stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz składkom na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Podsumowanie

Księgowanie odzieży roboczej w firmie wymaga uwzględnienia rodzaju odzieży, przepisów prawa oraz interpretacji organów podatkowych. Odzież BHP, wymagana przepisami, zasadniczo zawsze stanowi koszt uzyskania przychodu. W przypadku „zwykłej” odzieży roboczej, sytuacja jest bardziej skomplikowana i organy podatkowe podchodzą do zaliczania tych wydatków do kosztów z dużą ostrożnością. Wyjątkiem może być odzież oznakowana logo firmy, która w pewnych okolicznościach może zostać uznana za koszt podatkowy. Prawidłowe księgowanie odzieży roboczej jest istotne dla optymalizacji podatkowej i uniknięcia potencjalnych sporów z urzędem skarbowym. Warto dokładnie przeanalizować specyfikę działalności firmy i rodzaj nabywanej odzieży, aby prawidłowo zaksięgować te wydatki.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy garnitur można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

Zasadniczo nie. Garnitur jest uznawany za odzież o charakterze osobistym, nawet jeśli jest noszony tylko w pracy. Wyjątkiem może być garnitur z trwale umieszczonym logo firmy.

Czy odzież BHP zawsze można zaliczyć do kosztów?

Tak, jeśli jest to odzież wymagana przepisami BHP dla danego stanowiska pracy i jest prawidłowo udokumentowana.

Jak udokumentować zakup odzieży roboczej?

Podstawowym dokumentem jest faktura VAT wystawiona na firmę.

Czy wypłata ekwiwalentu za odzież roboczą jest kosztem?

Tak, wypłacony ekwiwalent stanowi koszt uzyskania przychodu, ale jest również przychodem pracownika i podlega opodatkowaniu.

Gdzie księgować zakup odzieży roboczej?

Zakup odzieży roboczej księguje się na koncie 40-5 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”, a wypłatę ekwiwalentu na koncie 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Jak księgować odzież roboczą w firmie?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.