Faktura od kontrahenta zagranicznego z polskim NIP

Otrzymywanie faktur od zagranicznych kontrahentów, szczególnie tych posiadających polski numer NIP, może budzić wątpliwości księgowe. Prawidłowe zaksięgowanie i rozliczenie podatku VAT od takich transakcji jest kluczowe dla uniknięcia problemów z Urzędem Skarbowym. W tym artykule wyjaśnimy, jak postępować w przypadku faktury od zagranicznego kontrahenta z polskim NIP, skupiając się na transakcjach Wewnątrzwspólnotowego Nabycia Towarów (WNT).

Czym jest Wewnątrzwspólnotowe Nabycie Towarów (WNT)?

WNT to pojęcie z zakresu podatku VAT, odnoszące się do sytuacji, gdy towar jest przemieszczany z terytorium jednego państwa członkowskiego Unii Europejskiej na terytorium innego państwa członkowskiego. Kluczowym elementem jest tutaj fizyczne przemieszczenie towaru. Zgodnie z polską ustawą o VAT, WNT ma miejsce, gdy spełnione są następujące warunki:

• Nabywcą towarów jest podatnik VAT, podatnik podatku od wartości dodanej lub osoba prawna niebędąca podatnikiem.
• Dostawcą towarów jest podatnik VAT lub podatnik podatku od wartości dodanej działający w takim charakterze.
• Towary są przemieszczane z terytorium jednego państwa członkowskiego UE na terytorium innego państwa członkowskiego UE.

W przypadku WNT, obowiązek rozliczenia podatku VAT spoczywa na nabywcy towarów, zgodnie z mechanizmem odwrotnego obciążenia.

Faktura od kontrahenta zagranicznego z polskim NIP – co to oznacza?

Sytuacja, w której kontrahent zagraniczny wystawia fakturę z polskim numerem NIP, może wydawać się nietypowa. Zazwyczaj, w transakcjach WNT, kontrahent z innego kraju UE powinien posługiwać się numerem VAT UE, a nie polskim NIP. Posiadanie polskiego NIP przez zagranicznego kontrahenta może wskazywać na kilka możliwości:

• Kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT w Polsce. Może to być spowodowane prowadzeniem działalności gospodarczej na terenie Polski, posiadaniem magazynu, oddziału firmy, lub przekroczeniem limitu sprzedaży na odległość do Polski.
• Polski NIP został użyty omyłkowo. Warto zweryfikować z kontrahentem, czy numer NIP na fakturze jest prawidłowy i czy nie powinien to być numer VAT UE.

Niezależnie od przyczyny posiadania polskiego NIP przez kontrahenta, istotne jest prawidłowe rozliczenie transakcji.

Czy informacja VAT UE jest konieczna przy fakturze z polskim NIP kontrahenta zagranicznego?

Zasadniczo, w transakcjach WNT, kluczowy jest numer VAT UE kontrahenta. Numer VAT UE służy do identyfikacji podatników w transakcjach wewnątrzwspólnotowych i jest niezbędny do prawidłowego wykazania transakcji w informacji podsumowującej VAT UE.

Jednak, w przypadku, gdy kontrahent zagraniczny posługuje się polskim NIP, a towar jest przemieszczany z innego kraju UE do Polski, transakcja nadal może być traktowana jako WNT. W takiej sytuacji, informacja VAT UE nie jest bezpośrednio wymagana na fakturze, ponieważ kontrahent identyfikuje się polskim NIP-em.

Należy jednak pamiętać, że informacja podsumowująca VAT UE dotyczy transakcji z kontrahentami posiadającymi numer VAT UE. Jeżeli kontrahent posługuje się wyłącznie polskim NIP, transakcja WNT nie będzie wykazywana w informacji podsumowującej VAT UE.

Jak zaksięgować fakturę WNT od kontrahenta z polskim NIP?

Księgowanie faktury WNT od kontrahenta zagranicznego z polskim NIP nie różni się zasadniczo od standardowego księgowania WNT. Należy pamiętać o następujących krokach:

1. Ustalenie obowiązku podatkowego: Obowiązek podatkowy w WNT powstaje z chwilą wystawienia faktury przez dostawcę, nie później jednak niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy towarów.
2. Przeliczenie wartości faktury na PLN: Jeżeli faktura jest wystawiona w walucie obcej, należy ją przeliczyć na złote polskie zgodnie z zasadami przeliczania walut obcych na potrzeby VAT (zazwyczaj jest to kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego).
3. Księgowanie w księgach rachunkowych: Transakcja WNT jest księgowana w księgach rachunkowych po stronie kosztów (zakup towarów) oraz po stronie zobowiązań (zobowiązanie z tytułu VAT).
4. Deklaracja VAT-7/VAT-7K: Transakcję WNT należy wykazać w deklaracji VAT-7 lub VAT-7K (w zależności od okresu rozliczeniowego) w części C (Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów) oraz w części D.2 (Podatek naliczony do odliczenia).

Przykład księgowania faktury WNT:

Załóżmy, że otrzymaliśmy fakturę na zakup towarów od kontrahenta z Niemiec, który na fakturze podaje polski NIP. Wartość netto faktury wynosi 1000 EUR, VAT 23%, kurs EUR/PLN na dzień powstania obowiązku podatkowego to 4,5 PLN.

Wyliczenia:

• Wartość netto w PLN: 1000 EUR * 4,5 PLN/EUR = 4500 PLN
• VAT należny i naliczony: 4500 PLN * 23% = 1035 PLN
• Wartość brutto w PLN: 4500 PLN + 1035 PLN = 5535 PLN

Zapisy księgowe:

W deklaracji VAT-7 transakcja zostanie wykazana w:

• Część C, poz. 23 (Wartość netto WNT): 4500 PLN
• Część C, poz. 24 (Podatek należny z tytułu WNT): 1035 PLN
• Część D.2, poz. 43 (Wartość netto nabyć): 4500 PLN
• Część D.2, poz. 44 (Podatek naliczony z tytułu nabyć): 1035 PLN

Informacja podsumowująca VAT UE a kontrahent z polskim NIP

Jak wspomniano wcześniej, informacja podsumowująca VAT UE składana jest w przypadku transakcji WNT i WDT (Wewnątrzwspólnotowa Dostawa Towarów) oraz wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług, dokonywanych na rzecz kontrahentów posiadających numer VAT UE. Jeżeli kontrahent z zagranicy posługuje się wyłącznie polskim NIP, transakcja WNT nie będzie wykazywana w informacji podsumowującej VAT UE.

Warto jednak zweryfikować z kontrahentem, czy nie posiada on numeru VAT UE. Być może polski NIP jest używany tylko w określonych okolicznościach, a w transakcjach WNT powinien posługiwać się numerem VAT UE. W przypadku wątpliwości, najlepiej skontaktować się z kontrahentem i wyjaśnić sytuację.

Podsumowanie

Faktura od zagranicznego kontrahenta z polskim NIP w kontekście WNT może być prawidłowo zaksięgowana i rozliczona. Kluczowe jest ustalenie, czy doszło do przemieszczenia towarów z innego kraju UE do Polski, co jest podstawowym warunkiem WNT. Należy pamiętać o mechanizmie odwrotnego obciążenia i prawidłowym wykazaniu transakcji w deklaracji VAT-7/VAT-7K. W przypadku wątpliwości dotyczących numeru VAT UE kontrahenta i informacji podsumowującej VAT UE, zaleca się kontakt z kontrahentem w celu wyjaśnienia szczegółów transakcji.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

1. Czy fakturę od kontrahenta z UE z polskim NIP muszę traktować jako import usług?
   Nie, jeśli doszło do fizycznego przemieszczenia towarów z innego kraju UE do Polski, a kontrahent działa jako podatnik VAT, transakcja jest traktowana jako WNT, a nie import usług. Import usług dotyczy usług świadczonych przez zagranicznego kontrahenta na rzecz polskiego podatnika.
2. Co zrobić, jeśli kontrahent nie posiada numeru VAT UE, a tylko polski NIP?
   W przypadku transakcji WNT można rozliczyć transakcję na podstawie polskiego NIP kontrahenta, jednak transakcja nie zostanie wykazana w informacji podsumowującej VAT UE. Warto skontaktować się z kontrahentem i zapytać o numer VAT UE, szczególnie jeśli regularnie dokonujesz transakcji WNT z tym kontrahentem.
3. Do kiedy należy wykazać transakcję WNT w deklaracji VAT-7?
   Transakcję WNT należy wykazać w deklaracji VAT-7 za okres rozliczeniowy, w którym powstał obowiązek podatkowy, czyli zazwyczaj w miesiącu wystawienia faktury (nie później niż 15. dnia następnego miesiąca). Aby zachować neutralność podatkową, podatek naliczony od WNT należy wykazać w deklaracji VAT w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym powstał obowiązek podatkowy.
4. Czy muszę składać informację podsumowującą VAT UE, jeśli faktura jest od kontrahenta z polskim NIP?
   Nie, informacja podsumowująca VAT UE dotyczy transakcji z kontrahentami posiadającymi numer VAT UE. Jeśli kontrahent posługuje się wyłącznie polskim NIP, transakcja WNT nie jest wykazywana w tej informacji.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Faktura od kontrahenta zagranicznego z polskim NIP, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.