Rozliczenie Erasmus+ na WPiA UW: Krok po Kroku

Program Erasmus+ to nie tylko niezapomniana przygoda i możliwość studiowania za granicą, ale również szereg formalności, które należy dopełnić po powrocie. Jednym z kluczowych etapów jest rozliczenie wyjazdu, które pozwala na oficjalne uznanie osiągnięć akademickich zdobytych podczas wymiany. Dla studentów Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego (WPiA UW) proces ten jest jasno określony i wymaga kilku kroków. W tym artykule szczegółowo omówimy, jak krok po kroku przejść przez proces rozliczenia Erasmus+ na WPiA UW, aby wszystko przebiegło sprawnie i bezproblemowo.

Krok 1: Wizyta w Biurze Współpracy z Zagranicą UW (BWZ UW)

Pierwszym i najważniejszym krokiem po powrocie z wymiany Erasmus+ jest zgłoszenie się do Biura Współpracy z Zagranicą UW (BWZ UW). Należy to zrobić niezwłocznie po przyjeździe do Polski. BWZ UW jest centralną jednostką na Uniwersytecie Warszawskim odpowiedzialną za obsługę programów wymiany międzynarodowej, w tym Erasmus+. To właśnie tam rozpoczyna się formalny proces rozliczenia Twojego wyjazdu.

W BWZ UW uzyskasz informacje dotyczące ogólnych formalności związanych z rozliczeniem Erasmusa na poziomie uczelni. Pracownicy BWZ UW poinformują Cię o konieczności dopełnienia formalności na Wydziale Prawa i Administracji, co jest kolejnym etapem procesu rozliczenia.

Krok 2: Dyżur Koordynatora ds. Mobilności na WPiA UW

Po wizycie w BWZ UW, kolejnym krokiem jest udanie się na dyżur stacjonarny Koordynatora ds. Mobilności na Wydziale Prawa i Administracji UW. Koordynator ds. mobilności jest osobą odpowiedzialną za sprawy związane z wymianą studencką na WPiA UW. Dyżury Koordynatora są zazwyczaj regularnie organizowane, a informacje o terminach i miejscach dyżurów można znaleźć na stronie internetowej WPiA UW lub uzyskać w Dziekanacie Wydziału.

Na dyżur Koordynatora ds. Mobilności należy zabrać ze sobą niezbędne dokumenty, które są kluczowe do rozpoczęcia procesu rozliczenia. Dokumenty te to:

• Podanie o rozliczenie wyjazdu – jest to formalny dokument, który student składa w celu rozpoczęcia procedury rozliczenia wyjazdu Erasmus+. Formularz podania zazwyczaj dostępny jest na stronie internetowej WPiA UW lub można go pobrać z Dziekanatu. Ważne jest, aby wypełnić podanie starannie i kompletnie, z wyjątkiem kolumny „oceny WPiA”, która zostanie uzupełniona przez Koordynatora. Podanie należy podpisać i zeskanować przed przyniesieniem na dyżur.
• Wykaz zaliczeń („Transcript of Records”) – jest to oficjalny dokument wydany przez uczelnię zagraniczną, w której studiowałeś w ramach programu Erasmus+. Transcript of Records zawiera listę przedmiotów, które zaliczyłeś podczas wymiany, wraz z uzyskanymi ocenami i liczbą punktów ECTS. Jest to kluczowy dokument, na podstawie którego Koordynator ds. Mobilności przeliczy Twoje oceny na system oceniania obowiązujący na WPiA UW. Upewnij się, że posiadasz oryginalny Transcript of Records lub jego uwierzytelnioną kopię.

Krok 3: Przeliczenie Ocen przez Koordynatora ds. Mobilności

Podczas dyżuru Koordynator ds. Mobilności dokona przeliczenia stopni z zagranicznej uczelni na system oceniania WPiA UW. Proces przeliczania stopni jest zazwyczaj oparty na tabelach konwersji ocen lub wytycznych obowiązujących na WPiA UW. Koordynator, na podstawie Transcript of Records i obowiązujących zasad, wpisze przeliczone oceny do systemu e-LA (Electronic Learning Agreement). e-LA to system elektroniczny, w którym przechowywane są informacje o programie studiów studenta, w tym również o przedmiotach zaliczonych podczas wymiany Erasmus+.

Warto pamiętać, że system oceniania w różnych krajach i uczelniach może się różnić. Koordynator ds. Mobilności ma doświadczenie w przeliczaniu ocen i zapewni, że proces ten zostanie przeprowadzony sprawiedliwie i zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące przeliczania ocen, warto zapytać o nie Koordynatora podczas dyżuru.

Krok 4: Przekazanie Dokumentów do Dziekanatu i Weryfikacja

Po przeliczeniu stopni i wprowadzeniu ich do systemu e-LA, Koordynator ds. Mobilności przekazuje dokumenty wraz z przeliczonymi stopniami do Dziekanatu Wydziału Prawa i Administracji. Dziekanat jest jednostką administracyjną odpowiedzialną za obsługę studentów i prowadzenie dokumentacji studenckiej.

Pracownicy Dziekanatu sprawdzają poprawność wpisanych stopni oraz weryfikują, czy wszystkie formalności zostały dopełnione. Po pozytywnej weryfikacji, Dziekanat „oflagowuje” przedmioty w systemie USOSweb jako zaliczone. „Oflagowanie” przedmiotów oznacza, że zostały one oficjalnie uznane za zaliczone w ramach programu studiów na WPiA UW.

Proces weryfikacji w Dziekanacie może zająć pewien czas, dlatego warto być cierpliwym. W przypadku jakichkolwiek problemów lub niejasności, Dziekanat skontaktuje się z Koordynatorem ds. Mobilności lub bezpośrednio ze studentem.

Krok 5: Potwierdzenie Zaliczenia w USOSweb i Informacja dla BWZ UW

Ostatnim krokiem w procesie rozliczenia Erasmus+ jest sprawdzenie w systemie USOSweb, czy stopnie zostały zatwierdzone. USOSweb (Uniwersytecki System Obsługi Studiów) to system informatyczny, z którego korzystają studenci Uniwersytetu Warszawskiego do zarządzania swoimi studiami. Po zatwierdzeniu stopni przez Dziekanat, w USOSweb przy zaliczonych przedmiotach pojawi się komunikat „Porozumienie o programie zajęć jest zatwierdzone”.

Pojawienie się tego komunikatu w USOSweb jest potwierdzeniem, że proces rozliczenia na WPiA UW został zakończony sukcesem, a przedmioty zaliczone podczas wymiany Erasmus+ zostały oficjalnie uznane. Po upewnieniu się, że stopnie zostały zatwierdzone w USOSweb, należy poinformować o tym fakcie Biuro Współpracy z Zagranicą UW (BWZ UW). Informację można przekazać mailowo lub osobiście, w zależności od preferencji BWZ UW. Potwierdzenie od studenta jest ważne dla BWZ UW w celu zamknięcia formalności związanych z wyjazdem Erasmus+ na poziomie uczelni.

Podsumowanie i Ważne Wskazówki

Rozliczenie wyjazdu Erasmus+ na WPiA UW to proces składający się z kilku jasno określonych kroków. Kluczowe jest niezwłoczne zgłoszenie się do BWZ UW po powrocie oraz przygotowanie niezbędnych dokumentów na dyżur Koordynatora ds. Mobilności. Pamiętaj o wypełnieniu podania o rozliczenie wyjazdu i dostarczeniu oryginalnego Transcript of Records.

Proces przeliczania ocen i zatwierdzania zaliczeń odbywa się przy współpracy Koordynatora ds. Mobilności i Dziekanatu WPiA UW. Regularnie sprawdzaj system USOSweb, aby upewnić się, że stopnie zostały zatwierdzone. Na koniec, poinformuj BWZ UW o zakończeniu procesu rozliczenia.

Kilka dodatkowych wskazówek:

• Zacznij rozliczenie jak najszybciej po powrocie – im szybciej rozpoczniesz proces, tym szybciej zostanie on zakończony. Nie odkładaj formalności na później.
• Miej ze sobą wszystkie niezbędne dokumenty – upewnij się, że masz ze sobą Podanie o rozliczenie wyjazdu (wypełnione i zeskanowane) oraz oryginalny Transcript of Records. Brak dokumentów opóźni proces rozliczenia.
• Bądź w kontakcie z Koordynatorem ds. Mobilności i Dziekanatem – w razie pytań lub wątpliwości, nie wahaj się kontaktować z Koordynatorem ds. Mobilności lub Dziekanatem. Szybka komunikacja pomoże rozwiązać ewentualne problemy.
• Sprawdzaj regularnie USOSweb – monitoruj status rozliczenia w systemie USOSweb. Pomoże Ci to upewnić się, że proces przebiega prawidłowo i terminowo.

Dopełnienie wszystkich formalności związanych z rozliczeniem Erasmus+ jest ważnym etapem po powrocie z wymiany. Dzięki temu Twoje osiągnięcia akademickie zostaną oficjalnie uznane, a Ty będziesz mógł w pełni cieszyć się korzyściami płynącymi z udziału w programie Erasmus+.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Rozliczenie Erasmus+ na WPiA UW: Krok po Kroku, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.