Egzekwowanie zasad rachunkowości: od czego zacząć?

Ważnym elementem sprawnej organizacji pracy w spółkach jest sprecyzowana polityka rachunkowości. Najczęściej jest częścią całego zbioru instrukcji, dokumentów i zasad związanych z rozliczeniami i finansami w firmie. Prawdziwym wyzwaniem okazuje się nie same stworzenie takiego zbioru dobrych praktyk, ale przejście od teorii do praktyki i właściwe egzekwowanie założonych zasad rachunkowości. Jak tego dokonać?

Wszystko, co gwarantuje nam ujednolicenie, regularność i cykliczność pewnych procesów, okazuje się cennym wsparciem, które poprawia jakość pracy i zwiększa wiarygodność finansową naszego przedsiębiorstwa. Swoistym testem i „papierkiem lakmusowym” sprawności wewnętrznych w egzekwowaniu zasad rachunkowości (oprócz kontroli i audytów) jest na przykład zmiana pracownika na danym stanowisku. To, czy jesteśmy w stanie szybko wdrożyć go w przyjęte przez nas zasady i czy zmiana kadrowa nie jest dla przedsiębiorstwa paraliżującym czynnikiem, świadczy o skuteczności obranego kierunku w zakresie rozliczeń i finansów w firmie. Istnieją pewne sposoby (i konkretne narzędzia), które nam w tym pomogą.

Świetnym narzędziem wspierającym pracę księgową oraz gwarantującym egzekwowanie naszych wewnętrznych instrukcji i zasad oraz polityki rachunkowości, może być FlexiClosing – program dedykowany sprawnemu zamykaniu miesiąca.

FlexiClosing wspomaga pracę księgowych

Księgowi pracujący z FlexiClosing podczas bieżącego wykonywania cyklicznych procesów księgowych, równolegle do wykonanej pracy tworzą szczegółowe opisy danych czynności – czyli tworzą zbiory zasad i instrukcji. Opisy te automatycznie odsyłają pracownika do zapisów odpowiednich dokumentów prawnych, instrukcji i również do polityki rachunkowości firmy. A zatem, wykonując swoje obowiązki, stale widzimy z czego wynika dana czynność i procedura oraz w każdym możliwym momencie możemy zweryfikować nasze działania z wzorcem ujętym w dokumentach. To okazuje się pomocne, na przykład przy zapewnieniu poprawności dekretacji, przy wszelkich kalkulacjach czy prognozach finansowych.

Program FlexiClosing opiera się na prostej i intuicyjnej nawigacji, ale zmusza nas również do pewnych, celowo określonych wymogów pracy. Takim wymogiem jest na przykład narzucony system opisu wykonania każdego z elementów danego zadania. Dla pracownika okazuje się być to bardzo porządkującym pracę nawykiem, zaś dla przełożonego – kierownika działu, głównego księgowego czy dyrektora finansowego – jest to narzędzie służące przede wszystkim weryfikacji potencjalnych opóźnień czy błędów.

Daje to możliwość identyfikacji „słabszego ogniwa” w cyklu naszej pracy po to, by wyłapywać ewentualne błędy (w tym rozbieżności z przyjętą polityką rachunkowości i innymi wewnętrznymi zasadami) – zanim zrobi to później audyt czy kontrola.  W ten sposób tworzymy kompletną dokumentację, która właśnie w razie kontroli, będzie najlepszym dowodem i potwierdzeniem, że nasze czynności są poprawne, zgodne z przepisami i uwzględniające instrukcje przyjęte w naszej firmie. Dzięki temu wszystkiemu zyskujemy pewność, że działamy poprawnie i skutecznie.

Centralizacja działań, pod kontrolą

Ale to nie koniec pozytywnych stron korzystania z FlexiClosing, zwłaszcza w kontekście egzekwowania zasad rachunkowości. Program ten tworząc podstawę do szybkiej i sprawnie przeprowadzonej archiwizacji, jest także dla nas centralnym rejestrem podejmowanych działań. W każdym momencie możemy sprawdzić, zbadać i zweryfikować czy dana czynność znajduje swoje odzwierciedlenie w polityce rachunkowości przedsiębiorstwa.

Dzięki wdrożeniu odpowiednich narzędzi, jesteśmy w stanie skutecznie wdrożyć i nadzorować przyjęte zasady w obszarze rozliczeń i finansów. Takim narzędziem jest system FlexiClosing, który wspomaga działy księgowe w rachunkowym zamknięciu miesiąca. System wspomaga również inne działy we wdrożeniu nowych pracowników w proces rozliczeniowy w firmie.