Nota korygująca: Jak samodzielnie poprawić błędy na fakturze?

Pomyłki na fakturach zdarzają się każdemu przedsiębiorcy. Błędna nazwa firmy, adres, NIP – to tylko niektóre z problemów, które mogą opóźnić płatność i wprowadzić zamieszanie w księgowości. Zamiast tracić czas na uciążliwe prośby o korektę, poznaj notę korygującą – narzędzie, które pozwala nabywcy samodzielnie poprawić drobne błędy na fakturze. Czy wiesz, kiedy możesz wystawić notę korygującą i jakie dane powinna zawierać? Ten artykuł rozwieje Twoje wątpliwości i pokaże, jak sprawnie radzić sobie z błędnymi fakturami.

Kiedy możemy wystawić notę korygującą?

Podstawowym sposobem poprawiania błędów na fakturze jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę. Jednak w przypadku mniej istotnych pomyłek, ustawodawca przewidział możliwość działania nabywcy – wystawienia noty korygującej. Wybór metody korekty zależy od rodzaju błędu i często od porozumienia stron. Pamiętaj, że wszystkie błędy, które można poprawić notą korygującą, można również skorygować fakturą korygującą, ale nie zawsze działa to w drugą stronę.

Mówiąc najprościej, nota korygująca służy do poprawiania błędów mniejszej wagi, które nie mają istotnego wpływu na samą transakcję. Ale co to znaczy „błędy mniejszej wagi”? Odpowiedź znajdziemy w przepisach ustawy o VAT, które precyzują, czego nie można poprawić notą korygującą. Są to błędy dotyczące:

• miary i ilości towarów lub usług,
• ceny jednostkowej netto,
• kwot rabatów,
• wartości sprzedaży netto,
• stawki podatku,
• sumy wartości sprzedaży netto,
• kwoty podatku,
• kwoty należności ogółem.

Jeśli więc sprzedawca pomylił się w ilości towaru lub zastosował złą stawkę VAT, nota korygująca nie wystarczy. W takich przypadkach konieczny jest kontakt ze sprzedawcą i prośba o wystawienie faktury korygującej.

Jakie dane powinna zawierać nota korygująca?

Ustawa o VAT ściśle określa, jakie dane muszą znaleźć się na nocie korygującej (art. 106k ust. 3). Są to:

• wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”,
• numer kolejny i data wystawienia noty,
• dane sprzedawcy i nabywcy (nazwy, adresy, NIP),
• dane z korygowanej faktury (numer, data wystawienia i data sprzedaży jeśli jest inna niż data wystawienia, nazwy i adresy sprzedawcy i nabywcy),
• wskazanie korygowanej treści i treści prawidłowej.

Pamiętaj, aby wszystkie te elementy znalazły się na dokumencie, aby został on uznany za notę korygującą zgodnie z przepisami.

Czy nota korygująca może zawierać dodatkowe informacje?

Przepisy określają minimalny zakres danych, ale nie zakazują dodawania dodatkowych informacji. Możesz więc umieścić na nocie korygującej np. dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za wyjaśnienia. Podobnie jest z fakturami – mogą one zawierać dodatkowe informacje poza wymaganymi przepisami. Potwierdza to interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) z dnia 27.06.2019 r., znak 0114-KDIP1-3.4012.187.2019.1.KP, która dotyczy co prawda faktur, ale analogiczne wnioski można wyciągnąć również w odniesieniu do not korygujących.

Czy wystawienie noty korygującej to obowiązek?

Nie, wystawienie noty korygującej to prawo, a nie obowiązek nabywcy. Potwierdza to art. 106k ust. 1 ustawy o VAT, który mówi, że nabywca „może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą”. Podobne stanowisko znajdziemy w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 30.11.2015 r., znak IPPP1/4512-979/15-3/AŻ.

Po co nota korygująca, skoro mogę poprosić sprzedawcę o fakturę korygującą?

W idealnym świecie, prośba o fakturę korygującą byłaby najprostszym rozwiązaniem. Niestety, w praktyce nie zawsze współpraca z kontrahentami układa się idealnie. Często trudno jest „doprosić się” sprzedawcy o korektę, szczególnie gdy błąd wydaje się mu mało istotny. Sprzedawca może uważać, że korekta to dodatkowe formalności i niepotrzebne angażowanie czasu. W takich sytuacjach nota korygująca jest bardzo wygodnym rozwiązaniem dla nabywcy. Jedyne, czego potrzebujemy od sprzedawcy, to akceptacja noty, która w wielu przypadkach może być „milcząca”.

Czy możliwa jest „milcząca akceptacja” noty korygującej?

Przepisy wymagają akceptacji noty korygującej przez wystawcę błędnej faktury (art. 106k ust. 2). Tradycyjnie akceptacja polega na przesłaniu dwóch egzemplarzy noty, podpisaniu jednego i odesłaniu go do nabywcy. Ale co, jeśli kontrahent nie chce współpracować? Na szczęście, przepisy nie precyzują formy akceptacji. Dopuszczalna jest więc „milcząca akceptacja”. Brak sprzeciwu ze strony sprzedawcy w określonym terminie może być uznany za akceptację.

Potwierdza to interpretacja Dyrektora KIS z dnia 13.04.2017 r., znak 2461-IBPP4.4512.21.2017.1.LG, która stwierdza, że brak sprzeciwu kontrahenta oznacza akceptację noty. Aby uniknąć wątpliwości, warto w nocie korygującej lub w osobnym piśmie wyznaczyć termin na zgłoszenie ewentualnego sprzeciwu. Przykładowy zapis:

W przypadku braku wyrażenia sprzeciwu odnośnie akceptacji niniejszej noty korygującej w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania uznaje się, że niniejsza nota korygująca została zaakceptowana.

Taki zapis zabezpieczy Cię przed ewentualnymi problemami z organami podatkowymi.

Czy notą korygującą można poprawić pomyłki związane z danymi nabywcy na fakturze?

Korekta danych nabywcy na fakturze za pomocą noty korygującej to delikatna kwestia. Przepisy nie zabraniają wprost korygowania danych nabywcy notą, ale trzeba pamiętać o ważnej zasadzie: nota korygująca nie może powodować zmiany nabywcy. Można poprawić pomyłkową nazwę, adres czy NIP, jeśli nabywca pozostaje ten sam. Jeśli jednak faktura została wystawiona na zupełnie inny podmiot, konieczna jest faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę.

Praktyka podatkowa potwierdza, że notą korygującą nie można zmienić nabywcy. Potwierdzają to liczne interpretacje, np. interpretacja Dyrektora IS w Warszawie z dnia 22.05.2015 r., znak IPPP2/4512-187/15-4/MAO. Dlatego, korygując dane nabywcy notą, upewnij się, że poprawiasz jedynie błędy w danych tego samego podmiotu, a nie zmieniasz nabywcę.

Przykład ryzykownej sytuacji:

Dwie spółki o podobnych nazwach (OMEGA I Sp. z o.o. i OMEGA II Sp. z o.o.) działają pod tym samym adresem. OMEGA I Sp. z o.o. zakupiła materiały budowlane, ale na fakturze, oprócz prawidłowej nazwy i adresu OMEGA I, omyłkowo wpisano NIP spółki OMEGA II. W tym przypadku bezpieczniejszym rozwiązaniem dla OMEGA I będzie poproszenie dostawcy o wystawienie faktury korygującej, ze względu na ryzyko wątpliwości organów podatkowych co do tego, na którą spółkę faktycznie wystawiono fakturę.

Jednak w większości przypadków, poprawienie notą korygującą drobnych błędów w nazwie, adresie czy NIP nabywcy nie powinno stanowić problemu. Organy podatkowe generalnie dopuszczają taką możliwość, o ile nie dochodzi do zmiany nabywcy. Potwierdza to interpretacja Dyrektora KIS z dnia 22.12.2017 r. znak 0111-KDIB3-1.4012.687.2017.1.WN.

Czy pierwszeństwo ma faktura korygująca, czy nota korygująca?

Jeśli błąd można poprawić zarówno fakturą korygującą, jak i notą korygującą, przepisy nie określają, która metoda ma pierwszeństwo. Strony transakcji mają w tym zakresie dowolność. Nie musisz pytać sprzedawcy, czy wystawi fakturę korygującą, zanim wystawisz notę.

Jaki jest termin na wystawienie noty korygującej?

Przepisy nie określają terminu na wystawienie noty korygującej. Teoretycznie możesz ją wystawić w dowolnym momencie po zauważeniu błędu. Jednak z praktycznego punktu widzenia, termin ten ograniczony jest terminem przedawnienia zobowiązania podatkowego, którego dotyczy faktura. Trudno też oczekiwać akceptacji noty korygującej do faktury, której sprzedawca nie ma już obowiązku przechowywać (art. 112 ustawy o VAT).

Czy można wystawić notę korygującą do duplikatu faktury?

Tak, notę korygującą można wystawić również do duplikatu faktury. Duplikat faktury, w przypadku zaginięcia oryginału, traktowany jest na równi z oryginałem. Pamiętaj jednak, aby w nocie korygującej odnieść się do danych duplikatu, np. daty jego wystawienia.

Często Zadawane Pytania (FAQ)

Czym różni się nota korygująca od faktury korygującej?

Faktura korygująca jest wystawiana przez sprzedawcę i służy do poprawiania błędów dotyczących m.in. cen, ilości, stawek VAT. Nota korygująca jest wystawiana przez nabywcę i służy do poprawiania mniej istotnych błędów, np. w nazwie firmy, adresie, NIP (o ile nie powoduje zmiany nabywcy).

Czy muszę wysyłać notę korygującą w dwóch egzemplarzach?

Tradycyjnie tak, wysyła się dwa egzemplarze noty korygującej do sprzedawcy, aby jeden egzemplarz został podpisany i odesłany. Jednak dopuszczalna jest również „milcząca akceptacja” i inne formy akceptacji, np. elektroniczna.

Czy mogę poprawić numer konta bankowego na fakturze notą korygującą?

Numer konta bankowego nie jest daną obligatoryjną faktury, a więc teoretycznie błąd w numerze konta można poprawić notą korygującą. Jednak w praktyce, ze względu na istotność numeru konta dla płatności, bezpieczniej jest poprosić sprzedawcę o wystawienie faktury korygującej lub skontaktować się ze sprzedawcą w celu wyjaśnienia i potwierdzenia prawidłowego numeru konta.

Co zrobić, jeśli sprzedawca nie chce zaakceptować noty korygującej?

Jeśli sprzedawca nie akceptuje noty korygującej, a uważasz, że nota została wystawiona prawidłowo, warto skontaktować się ze sprzedawcą i spróbować wyjaśnić sytuację. W przypadku braku porozumienia, pozostaje faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę jako jedyny sposób korekty. Pamiętaj, że nota korygująca wymaga akceptacji sprzedawcy, aby była ważna.

Mamy nadzieję, że ten artykuł pomógł Ci zrozumieć zasady wystawiania not korygujących i ułatwi radzenie sobie z błędnymi fakturami. Pamiętaj, że nota korygująca to cenne narzędzie, które pozwala zaoszczędzić czas i uniknąć niepotrzebnych problemów w relacjach z kontrahentami.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Nota korygująca: Jak samodzielnie poprawić błędy na fakturze?, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.