Elektroniczne podpisywanie sprawozdań finansowych

W dzisiejszych czasach, kiedy cyfryzacja obejmuje coraz więcej aspektów działalności gospodarczej, elektroniczne podpisywanie dokumentów staje się standardem. Nie inaczej jest w przypadku sprawozdań finansowych, które od 2018 roku w Polsce składane są wyłącznie w formie elektronicznej. Prawidłowe podpisanie sprawozdania finansowego jest kluczowe dla jego ważności i akceptacji przez odpowiednie organy. W tym artykule kompleksowo omówimy proces elektronicznego podpisywania sprawozdań finansowych, rodzaje podpisów, formaty plików oraz najczęstsze problemy, które mogą się pojawić.

Czym jest sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe to najważniejszy dokument podsumowujący roczną działalność przedsiębiorstwa. Zawiera ono kluczowe informacje o kondycji finansowej firmy, takie jak aktywa, pasywa, przychody i koszty. Sporządza się je na koniec roku obrotowego, czyli na dzień bilansowy, w celu zamknięcia ksiąg rachunkowych. Obowiązek sporządzania rocznego sprawozdania finansowego spoczywa na podmiotach prowadzących pełną księgowość, co reguluje Ustawa o rachunkowości. Do sporządzania sprawozdań finansowych zobowiązane są:

• Przedsiębiorstwa, które muszą prowadzić księgi rachunkowe ze względu na swój status prawny lub osiągane przychody.
• Przedsiębiorstwa, które dobrowolnie prowadzą księgi rachunkowe.

Niezależnie od formy prawnej działalności, kluczowa jest metoda ewidencji przychodów i kosztów. Sprawozdanie finansowe może dotyczyć zarówno spółek kapitałowych (np. spółki z o.o.), osobowych (np. spółki komandytowe), jak i jednoosobowych działalności gospodarczych.

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe KRS?

Podpisanie sprawozdania finansowego to formalność prawna, która potwierdza jego wiarygodność i zgodność z przepisami. W przypadku sprawozdań składanych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), dokumenty w formie elektronicznej podpisują:

• Osoba reprezentująca dany podmiot (np. członek zarządu, właściciel).
• Osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. główny księgowy).

W sytuacji, gdy przedsiębiorstwem zarządza zarząd wieloosobowy, wszyscy członkowie zarządu muszą podpisać sprawozdanie finansowe. Nie ma możliwości upoważnienia tylko jednego członka zarządu do złożenia podpisu elektronicznego w imieniu wszystkich.

Jak podpisać sprawozdanie finansowe krok po kroku?

Sprawozdanie finansowe musi być przygotowane w formacie XML i podpisane elektronicznie. Dostępne są dwa główne rodzaje podpisów elektronicznych akceptowane w Polsce:

• Kwalifikowany podpis elektroniczny: Jest to podpis komercyjny, uznawany w całej Unii Europejskiej, dostępny dla obywateli Polski i innych narodowości. Charakteryzuje się wysokim poziomem bezpieczeństwa i jest równoważny podpisowi własnoręcznemu.
• Podpis zaufany (Profil Zaufany): Bezpłatny podpis elektroniczny oparty na Profilu Zaufanym, dostępny dla osób posiadających numer PESEL. Jest on powszechnie akceptowany w kontaktach z administracją publiczną w Polsce.

Wybór rodzaju podpisu nie jest ściśle określony przepisami, jednak zaleca się stosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, zwłaszcza w kontekście sprawozdań finansowych, ze względu na jego uniwersalność i pewność prawną.

Podpisywanie sprawozdania finansowego podpisem kwalifikowanym EuroCert – krok po kroku:

1. KROK 1: Przygotuj sprawozdanie finansowe w formacie XML.
2. KROK 2: Uruchom aplikację do podpisywania elektronicznego (np. SecureDoc od EuroCert) i ustaw format podpisu na „XAdES” oraz typ podpisu na „Otoczony”.
3. KROK 3: Dodaj plik XML sprawozdania finansowego do aplikacji.
4. KROK 4: Kliknij „Podpisz”, wybierz swój certyfikat kwalifikowany i wprowadź kod PIN.
5. KROK 5: Przekaż podpisany plik kolejnej osobie, która również musi złożyć podpis. Plik po podpisaniu zawiera zarówno podpis, jak i dane sprawozdania. Kolejna osoba, posiadająca podpis kwalifikowany EuroCert, powtarza procedurę. Użytkownicy podpisów od innych dostawców również wybierają format „XAdES Otoczony”.

Podpisywanie sprawozdania finansowego profilem zaufanym i podpisem kwalifikowanym:

W przypadku, gdy sprawozdanie finansowe podpisują osoby z różnymi rodzajami podpisów (np. podpisem zaufanym i kwalifikowanym), kluczowa jest kolejność podpisywania. Najpierw podpis składają osoby z podpisem zaufanym, a następnie osoby z podpisem kwalifikowanym. Jest to istotne, ponieważ podpis kwalifikowany, w przeciwieństwie do podpisu zaufanego, nie powinien umożliwiać ingerencji w strukturę pliku po jego złożeniu.

Procedura podpisywania w kolejności:

1. KROK 1: Przygotuj sprawozdanie finansowe w formacie XML.
2. KROK 2: Poproś o podpisanie pliku osoby posiadające podpis zaufany. Po podpisaniu, przekazuj plik kolejnym osobom z podpisem zaufanym.
3. KROK 3: Po podpisaniu przez wszystkie osoby z podpisem zaufanym, plik przekazywany jest osobie z podpisem kwalifikowanym, która podpisuje go zgodnie z instrukcją dla formatu XAdES – Otoczony.

Jak przesłać dodatkowe pliki PDF do sprawozdania?

Często do sprawozdania finansowego w formacie XML należy dołączyć dodatkowe dokumenty w formacie PDF. Również te pliki muszą zostać podpisane elektronicznie.

Podpisywanie plików PDF podpisem kwalifikowanym EuroCert:

1. KROK 1: Przygotuj plik PDF.
2. KROK 2: Uruchom aplikację SecureDoc i ustaw format podpisu na „PAdES” oraz typ podpisu na „Otoczony”.
3. KROK 3: Dodaj plik PDF do aplikacji.
4. KROK 4: Kliknij „Podpisz”, wybierz certyfikat kwalifikowany i wprowadź PIN.
5. KROK 5: Przekaż podpisany plik PDF kolejnej osobie do podpisania. Kolejna osoba, posiadająca podpis kwalifikowany EuroCert, powtarza proces. Użytkownicy podpisów od innych dostawców również wybierają format „PAdES Otoczony”.

Podpisywanie plików PDF profilem zaufanym i podpisem kwalifikowanym:

1. KROK 1: Przygotuj plik PDF.
2. KROK 2: Poproś o podpisanie pliku osoby z podpisem zaufanym. Po podpisaniu, przekazuj plik kolejnym osobom z podpisem zaufanym.
3. KROK 3: Po podpisaniu przez wszystkie osoby z podpisem zaufanym, plik przekazywany jest osobie z podpisem kwalifikowanym, która podpisuje go zgodnie z instrukcją dla formatu „PAdES”.

E-sprawozdania finansowe – najczęstsze problemy

Podczas elektronicznego podpisywania sprawozdań finansowych mogą wystąpić pewne problemy. Do najczęstszych należą:

• Korzystanie z niewłaściwych formatów i parametrów podpisu: Różne aplikacje do podpisywania mogą oferować różne nazewnictwo formatów. Ważne jest, aby upewnić się, że stosowany jest właściwy format (XAdES dla XML, PAdES dla PDF) i typ podpisu („Otoczony”). Należy również zachować spójność formatów i parametrów podpisu przez wszystkie osoby podpisujące dokument. Mieszanie formatów jest błędem.
• Brak zachowania kolejności składania podpisu: Jak wspomniano wcześniej, w przypadku kombinacji podpisu zaufanego i kwalifikowanego, kluczowa jest kolejność: najpierw podpis zaufany, potem kwalifikowany.
• Brak informacji o podpisach stosowanych przez wszystkich podpisujących: Przed rozpoczęciem procesu podpisywania warto zebrać informacje o rodzajach podpisów, którymi dysponują poszczególne osoby, aby uniknąć problemów z kolejnością i formatami.
• Podpisywanie niezależnych plików zamiast pracy na jednym dokumencie: Prawidłowe podpisywanie polega na dodawaniu kolejnych podpisów do już podpisanego pliku. Nie należy podpisywać oddzielnych kopii pliku. Ważne jest, aby cały proces podpisywania odbywał się na jednym, wspólnym dokumencie.
• Ingerowanie w strukturę podpisanego pliku: Po złożeniu podpisu elektronicznego nie wolno wprowadzać żadnych zmian w treści sprawozdania. Jakakolwiek modyfikacja po podpisaniu spowoduje negatywną weryfikację i odrzucenie dokumentu. W przypadku konieczności zmian, należy je wprowadzić w czystym pliku i ponowić całą procedurę podpisywania.
• Różnica pomiędzy datą w dokumencie a datą faktycznego podpisania: Należy zadbać o spójność dat. Sprawozdanie finansowe powinno być podpisane przez wszystkie osoby w tym samym dniu, aby uniknąć niejasności i problemów z akceptacją dokumentu.

Gdzie składać sprawozdania finansowe?

Sprawozdania finansowe składa się elektronicznie. Dostępne są dwa główne sposoby:

• Portal eKRS: Jest to bezpłatna platforma Ministerstwa Sprawiedliwości. Wymaga założenia konta z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego. Dokumenty finansowe zgłasza się w specjalnym systemie RDF.
• System S24: Uproszczony system dla spółek zakładanych online. Składanie sprawozdań finansowych przez S24 wiąże się z opłatą sądową i opłatą za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Sprawozdanie finansowe – terminy 2025

Dla spółek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, terminy składania sprawozdań finansowych za 2024 rok w 2025 roku są następujące:

• 31 marca 2025 r. – termin na sporządzenie sprawozdania finansowego.
• 30 czerwca 2025 r. – termin na zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego (6 miesięcy od dnia bilansowego).
• 15 lipca 2025 r. – termin na złożenie sprawozdania w odpowiednim rejestrze sądowym.

Jak uzyskać podpis kwalifikowany dla cudzoziemca do podpisu sprawozdania finansowego?

Cudzoziemcy, którzy są członkami zarządu polskich spółek i nie posiadają numeru PESEL, nie mają dostępu do podpisu zaufanego. Jedyną opcją dla nich jest kwalifikowany podpis elektroniczny.

Najlepszym rozwiązaniem jest zakup podpisu kwalifikowanego u polskiego certyfikowanego dostawcy usług zaufanych, takiego jak EuroCert. Podpis kwalifikowany dla cudzoziemca bez numeru PESEL może być wydany na podstawie zagranicznego dokumentu tożsamości lub paszportu.

Warto pamiętać, że próba podpisania sprawozdania finansowego podpisem kwalifikowanym od zagranicznego dostawcy może być problematyczna, ponieważ polskie urzędy mogą mieć trudności z jego weryfikacją. Może to skutkować odrzuceniem sprawozdania przez system.

Podsumowując, elektroniczne podpisywanie sprawozdań finansowych to proces, który wymaga dokładności i znajomości przepisów. Wybór odpowiedniego rodzaju podpisu, formatu pliku oraz zachowanie prawidłowej kolejności podpisywania są kluczowe dla uniknięcia problemów i zapewnienia akceptacji dokumentu przez odpowiednie organy. Korzystanie z usług zaufanego dostawcy podpisu kwalifikowanego, takiego jak EuroCert, może znacznie ułatwić ten proces i zapewnić pewność prawną.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Elektroniczne podpisywanie sprawozdań finansowych, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.