17/06/2024
W dzisiejszych czasach digitalizacji, wiele firm zastanawia się nad koniecznością drukowania dokumentów księgowych. Czy w dobie komputerów i programów księgowych nadal musimy gromadzić sterty papierowych faktur i ksiąg? Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna i zależy od kilku czynników, które omówimy w tym artykule. Zrozumienie przepisów dotyczących dokumentacji księgowej jest kluczowe dla każdej firmy, niezależnie od jej wielkości.
Czy dokumenty księgowe muszą być drukowane?
Zgodnie z polskimi przepisami, jednostki prowadzące księgi rachunkowe są zobowiązane do przechowywania dokumentacji księgowej. Ważne jest jednak, że dokumentacja rachunkowa może być przechowywana zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Ustawa o rachunkowości dopuszcza prowadzenie ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, co znacząco wpływa na formę przechowywania dokumentów.
Obecnie, zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie elektronicznych zbiorów danych, są traktowane na równi z tradycyjnymi księgami. Kluczowym warunkiem jest jednak posiadanie oprogramowania, które umożliwia uzyskanie czytelnych informacji z zapisów księgowych, na przykład poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na nośnik danych.
Zatem, samo drukowanie dokumentów księgowych nie jest obligatoryjne, o ile system księgowy spełnia określone wymogi. Jednak, w pewnych sytuacjach, wydruk staje się konieczny.
Jakie dokumenty księgowe należy przechowywać?
Dokumentacja rachunkowa obejmuje szeroki zakres dokumentów, które są podstawą prowadzenia księgowości. Do najważniejszych z nich należą:
- Księgi rachunkowe: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald, inwentarz.
- Dowody księgowe: faktury, rachunki, noty księgowe, wyciągi bankowe.
- Dokumenty inwentaryzacyjne: arkusze spisowe, protokoły inwentaryzacji.
- Sprawozdania finansowe: bilans, rachunek zysków i strat, rachunek przepływów pieniężnych, zestawienie zmian w kapitale własnym (obecnie tylko w formie elektronicznej).
- Dokumentacja opisująca zasady (politykę) rachunkowości.
Wszystkie wymienione dokumenty, niezależnie od formy, muszą być przechowywane w sposób uporządkowany i bezpieczny, chroniący je przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub nieuprawnionym dostępem.
Przechowywanie dokumentacji elektronicznej a papierowej
Wybór formy przechowywania dokumentacji – papierowej czy elektronicznej – zależy od możliwości i preferencji jednostki, ale musi być zgodny z przepisami. Przy elektronicznej formie, kluczowe jest zapewnienie:
- Czytelności danych: system musi umożliwiać łatwe odczytanie i wydrukowanie dokumentów.
- Bezpieczeństwa danych: ochrona przed nieuprawnionym dostępem, zmianami, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
- Trwałości zapisu: używanie odpornych nośników danych i regularne tworzenie kopii zapasowych (backup).
- Ochrony programów i danych: stosowanie odpowiednich środków programowych i organizacyjnych.
Jeżeli jednostka nie jest w stanie zagwarantować tych warunków dla formy elektronicznej, księgi rachunkowe muszą być wydrukowane nie później niż na koniec roku obrotowego.
Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne, co do zasady, przechowuje się w oryginale. Jednak, jeżeli jednostka posiada odpowiednie urządzenia, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych, a wydruk takiego dokumentu jest równoważny z oryginałem. Należy jednak pamiętać, że pewne dokumenty, takie jak dotyczące praw majątkowych do nieruchomości czy znaczące umowy, nie mogą być przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.
Jak długo przechowywać dokumenty księgowe?
Okres przechowywania dokumentacji księgowej jest ściśle określony przepisami prawa, zarówno ustawy o rachunkowości, jak i Ordynacji podatkowej. Minimalne okresy przechowywania różnią się w zależności od rodzaju dokumentu.
Poniższa tabela przedstawia minimalne okresy przechowywania dokumentacji księgowej wynikające z ustawy o rachunkowości:
| Nazwa zbioru | Okres przechowywania |
|---|---|
| Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe | 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym zostały zatwierdzone |
| Księgi rachunkowe | 5 lat* |
| Karty wynagrodzeń pracowników lub ich odpowiedniki | Przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat* |
| Dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej | Do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną |
| Dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów, umów handlowych, roszczeń, postępowań | 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione |
| Dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych (polityka rachunkowości) | Przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności |
| Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji | 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji |
| Dokumenty inwentaryzacyjne | 5 lat* |
| Pozostałe dowody księgowe i sprawozdania | 5 lat* |
* licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą
Należy pamiętać, że przepisy podatkowe, a konkretnie Ordynacja podatkowa, mogą wydłużać okres przechowywania dokumentacji księgowej. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W praktyce, dla celów podatkowych, dokumenty księgowe często trzeba przechowywać o rok dłużej niż dla celów bilansowych.
Pełna księgowość a drukowanie dokumentów
Prowadzenie pełnej księgowości wiąże się z większą ilością dokumentacji niż w przypadku księgowości uproszczonej. Pełna księgowość wymaga prowadzenia ksiąg rachunkowych, wykazu aktywów i pasywów, sporządzania zestawienia obrotów i sald oraz bilansu i rachunku zysków i strat. Jednak, zasady dotyczące drukowania i przechowywania dokumentów są takie same, niezależnie od rodzaju prowadzonej księgowości.
Firmy prowadzące pełną księgowość, podobnie jak te na księgowości uproszczonej, mogą korzystać z elektronicznej formy dokumentacji, pod warunkiem spełnienia wymogów dotyczących bezpieczeństwa i dostępności danych. Wydruk dokumentów jest opcją, a nie obowiązkiem, chyba że system księgowy nie gwarantuje wymaganych standardów dla formy elektronicznej.
Czy można nie drukować KPiR?
W kontekście księgowości uproszczonej, często pojawia się pytanie o konieczność drukowania Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR). Od kwietnia 2016 roku, nie ma obowiązku drukowania KPiR, jeśli jest ona prowadzona elektronicznie, a program księgowy zapewnia jej wydruk zgodny z wzorem określonym w przepisach. Aby elektroniczna KPiR była uznana za prawidłową, program musi spełniać określone warunki, takie jak:
- Posiadanie szczegółowej instrukcji obsługi.
- Zapewnienie bezzwłocznego wglądu w zapisy i umożliwienie wydruku danych w porządku chronologicznym.
- Umożliwienie przechowywania danych na nośnikach elektronicznych w sposób chroniący je przed zniszczeniem, zniekształceniem i nieuprawnioną modyfikacją (backup danych).
Dlatego, jeśli korzystasz z programu księgowego online, który spełnia te warunki, nie musisz drukować KPiR. Warto jednak regularnie wykonywać kopie zapasowe danych i przechowywać je w bezpiecznym miejscu.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania
- Czy muszę drukować faktury VAT?
- Nie, faktury VAT mogą być przechowywane elektronicznie, o ile system księgowy spełnia wymogi dotyczące bezpieczeństwa i dostępności danych. Wydruk jest opcjonalny, chyba że potrzebujesz go do celów wewnętrznych lub kontroli.
- Jak przechowywać elektroniczne dokumenty księgowe?
- Elektroniczne dokumenty księgowe należy przechowywać na bezpiecznych nośnikach danych, z regularnie wykonywanymi kopiami zapasowymi. System powinien zapewniać ochronę przed nieuprawnionym dostępem, zmianami i uszkodzeniem danych.
- Czy mogę skorzystać z archiwum zewnętrznego do przechowywania dokumentów księgowych?
- Tak, dokumentacja rachunkowa może być przechowywana poza siedzibą firmy przez podmiot świadczący usługi archiwizacji dokumentów. Należy jednak powiadomić urząd skarbowy o miejscu przechowywania ksiąg i zapewnić dostęp do dokumentacji organom kontrolnym.
- Jak długo muszę przechowywać dokumenty płacowe pracowników?
- Karty wynagrodzeń pracowników lub ich odpowiedniki należy przechowywać przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych i podatkowych, ale nie krócej niż 5 lat.
- Co zrobić z dokumentacją księgową po likwidacji firmy?
- W przypadku likwidacji firmy, dokumentację księgową przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka. Należy poinformować sąd lub organ rejestrujący działalność oraz urząd skarbowy o miejscu przechowywania dokumentacji.
Podsumowując, drukowanie dokumentów księgowych nie jest bezwzględnym obowiązkiem w dzisiejszych czasach. Przepisy dopuszczają elektroniczną formę przechowywania dokumentacji, pod warunkiem zapewnienia odpowiedniego bezpieczeństwa i dostępności danych. Wybór formy – papierowej czy elektronicznej – zależy od możliwości i preferencji firmy, ale zawsze musi być zgodny z obowiązującymi przepisami prawa.
Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Drukowanie Dokumentów Księgowych: Obowiązek czy Opcja?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.