Jakie pliki JPK wysyłać do urzędu skarbowego?

Jednolity Plik Kontrolny (JPK) to kluczowy element cyfryzacji polskiego systemu podatkowego. Wprowadzony w celu uszczelnienia systemu i usprawnienia kontroli, JPK stał się nieodłącznym obowiązkiem dla wielu przedsiębiorców. Ale jakie dokładnie pliki JPK należy wysyłać i kiedy? W tym artykule odpowiemy na te pytania, szczegółowo omawiając struktury JPK, terminy składania oraz potencjalne konsekwencje niedopełnienia obowiązków.

Czym jest Jednolity Plik Kontrolny?

Definicję Jednolitego Pliku Kontrolnego znajdziemy w art. 193a Ordynacji podatkowej. Mówi on, że JPK to księgi i dokumenty księgowe prowadzone za pomocą programów komputerowych, przekazywane organom podatkowym w określonym formacie elektronicznym na ich żądanie. Kluczowe jest tutaj używanie programów komputerowych – obowiązek JPK dotyczy podmiotów, które prowadzą księgi rachunkowe, ewidencje lub sporządzają dokumenty księgowe w formie elektronicznej, nawet przy użyciu arkusza kalkulacyjnego takiego jak MS Excel.

Artykuł 193a § 1 Ordynacji podatkowej precyzuje:

W przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w § 2, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą.

Struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego

Jak wynika z art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej, JPK składa się ze struktur logicznych ksiąg podatkowych i dowodów księgowych. Obecnie wyróżniamy dwie główne grupy JPK:

Każda struktura JPK, wysyłana na żądanie, składa się z trzech sekcji:

• Sekcja nagłówkowa – zawiera dane identyfikujące podmiot oraz informacje o samym JPK (data utworzenia, zakres dat, cel złożenia, dane firmy, NIP, adres).
• Sekcja merytoryczna – zawiera dane dotyczące zdarzeń gospodarczych, specyficzne dla danej struktury JPK.
• Sekcja kontrolna – zawiera sumy kontrolne, które pozwalają na weryfikację poprawności odczytania danych (liczba wierszy, sumy kwot).

Struktury logiczne JPK można pobrać ze strony Ministerstwa Finansów.

Obowiązkowy Jednolity Plik Kontrolny z deklaracją JPK_V7, czyli JPK_V7M oraz JPK_V7K

Wprowadzenie JPK_V7 miało na celu uproszczenie obowiązków sprawozdawczych w VAT. JPK_V7 łączy dotychczas oddzielnie składane informacje z JPK_VAT oraz deklaracji VAT-7/VAT-7K. Zmiany są jednak bardziej rozległe niż tylko połączenie dwóch obowiązków w jeden.

Od kiedy i kogo obowiązuje JPK_V7?

JPK_V7 obowiązuje wszystkich czynnych podatników VAT od rozliczeń za lipiec 2020 roku. Dotyczy to mikro-, małych, średnich i dużych przedsiębiorstw. Warto podkreślić, że JPK_V7 nie zastępuje deklaracji VAT-UE, VAT-12, VAT-8, VAT-9M, VAT-10 czy VAT-14.

Budowa nowego JPK_V7

Nowy JPK_V7 składa się z dwóch części:

• Część ewidencyjna JPK_V7 – zawiera dane o sprzedaży i zakupach w danym okresie rozliczeniowym (miesiącu lub kwartale) oraz szczegółowe dane informacyjne (obowiązkowe i opcjonalne).
• Część deklaracyjna JPK_V7 – zawiera pozycje z dotychczasowej deklaracji VAT, ale w zmodyfikowanej formie.

Jakie dodatkowe obowiązki wprowadza JPK_V7?

Nowa struktura JPK_VAT wymaga stosowania szczególnych oznaczeń, które dzielimy na trzy grupy:

Kody GTU sprzedawanych towarów i usług

Podatnik musi przypisywać kody GTU do niektórych typów towarów i usług na dokumentach sprzedaży. Kody GTU dotyczą całej faktury. W części ewidencyjnej JPK_V7, w polach GTU_01 do GTU_13, zaznacza się „1” dla towarów i usług objętych kodami GTU. Brak kodu GTU oznacza pozostawienie pola pustym. Oznaczenia GTU nie dotyczą zbiorczych informacji o sprzedaży z kas rejestrujących.

Przykładowe kody GTU:

• GTU_01 – Napoje alkoholowe
• GTU_02 – Towary, o których mowa w art. 103 ust. 5aa ustawy
• GTU_05 – Odpady
• GTU_07 – Pojazdy oraz części
• GTU_12 – Usługi niematerialne (doradcze, rachunkowe, prawne, zarządcze, marketingowe, badawcze, edukacyjne)
• GTU_13 – Usługi transportowe i gospodarki magazynowej

Kody procedur transakcji

Szczególne transakcje (sprzedaż wysyłkowa, usługi turystyki VAT marża, transakcje z podmiotami powiązanymi) muszą być oznaczone kodami procedur transakcji w części ewidencyjnej JPK_VAT. Pola WSTO_EE, IED, TP, TT_WNT, TT_D, MR_T, MR_UZ, I_42, I_63, B_SPV, B_SPV_DOSTAWA, B_MPV_PROWIZJA wypełnia się „1” dla dokumentów, których dotyczą.

Przykładowe kody procedur transakcji:

• WSTO_EE – Wewnątrzwspólnotowa sprzedaż na odległość towarów
• IED – Dostawa towarów przez podatnika ułatwiającego tę dostawę
• TP – Powiązania między nabywcą a dostawcą
• MR_T – Usługi turystyki opodatkowane na zasadach marży
• I_42 – Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów po imporcie w procedurze celnej 42

Kody typów dokumentów

Opcjonalne oznaczenie dokumentów sprzedaży kodami typów dokumentów w części ewidencyjnej JPK_VAT. Kody: RO, WEW, FP. Brak oznaczenia – pole puste.

Kody typów dokumentów:

• RO – Dokument zbiorczy wewnętrzny sprzedaży z kas rejestrujących
• WEW – Dokument wewnętrzny (np. nieodpłatne przekazanie towarów)
• FP – Faktura, o której mowa w art. 109 ust. 3d ustawy o VAT

Terminy składania nowego JPK_V7

Część ewidencyjna JPK_V7 jest wysyłana co miesiąc, niezależnie od częstotliwości rozliczeń VAT. Część deklaracyjna – zgodnie z częstotliwością rozliczeń (miesięcznie lub kwartalnie). Termin składania JPK_V7 za dany okres to 25. dzień miesiąca za miesiąc poprzedni. Jeśli 25. dzień przypada na weekend lub święto, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.

Przykład: Podatnik rozliczający VAT kwartalnie za III kwartał 2024 r.:

• Za lipiec 2024 r. – część ewidencyjna JPK_V7K do 25 sierpnia.
• Za sierpień 2024 r. – część ewidencyjna JPK_V7K do 25 września.
• Za wrzesień 2024 r. – część ewidencyjna i deklaracyjna JPK_V7K za III kwartał do 25 października.

Jak wysłać JPK_V7?

JPK można wysłać na trzy sposoby:

• Podpisem kwalifikowanym (polskim lub UE) – swoim lub osoby upoważnionej.
• Profilem zaufanym ePUAP.
• Danymi autoryzującymi (kwotą przychodu).

Po poprawnym przesłaniu JPK można pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

Korekta JPK_V7

W przypadku błędów w JPK_V7, należy złożyć korektę JPK_V7, obejmującą część ewidencyjną lub deklaracyjną, lub obie.

Jednolity Plik Kontrolny na żądanie – charakterystyka poszczególnych struktur

JPK na żądanie organów podatkowych jest przekazywany tylko wtedy, gdy urząd skarbowy o to poprosi. Obejmuje różne struktury, w zależności od rodzaju ksiąg i dokumentów.

Jednolity Plik Kontrolny dla ksiąg rachunkowych – JPK_KR

JPK_KR zawiera dane z ksiąg rachunkowych:

• Zestawienia obrotów i sald (konta, bilanse, obroty, salda).
• Dziennik – księga główna (dowody księgowe, daty, numery, osoby odpowiedzialne).
• Zapisy na kontach księgi głównej i ksiąg pomocniczych (powiązanie z zapisami w dzienniku).

JPK_KR nie dotyczy przedsiębiorców prowadzących uproszczoną księgowość (KPiR, ewidencja przychodów).

Jednolity Plik Kontrolny dla wyciągów bankowych – JPK_WB

JPK_WB zawiera informacje z wyciągów bankowych:

• Numer IBAN rachunku.
• Salda (początkowe i końcowe).
• Wyciąg (data operacji, kwoty Winien/Ma, nazwa kontrahenta, opis operacji).

Kwestia przekazywania informacji z prywatnych rachunków bankowych używanych w firmie wymaga doprecyzowania. Prawdopodobnie konieczne będzie filtrowanie transakcji firmowych.

Jednolity Plik Kontrolny dla magazynu – JPK_MAG

JPK_MAG dotyczy ruchu towarów w magazynie, obejmuje dokumenty magazynowe:

• PZ (przyjęcie zewnętrzne): dane dokumentu, dostawca, wartość, wiersze z pozycjami towarowymi.
• WZ (wydanie zewnętrzne): dane dokumentu, odbiorca, wartość, wiersze z pozycjami towarowymi.
• RW (rozchód wewnętrzny) i MM (przesunięcie międzymagazynowe): dane dokumentu, wartość, miejsca wydania i przeznaczenia, wiersze z pozycjami towarowymi.

Obowiązek JPK_MAG dotyczy podmiotów prowadzących gospodarkę magazynową komputerowo, nawet jeśli nie są do tego zobligowane przepisami.

Jednolity Plik Kontrolny dla faktur – JPK_FA

JPK_FA obejmuje faktury sprzedaży (w rozumieniu ustawy o VAT):

• Rodzaj faktury (VAT, KOREKTA, ZAL).
• Szczegółowe pozycje faktury (waluta, daty, numery, dane nabywcy i sprzedawcy, sumy sprzedaży netto i VAT wg stawek).

Dla faktur korygujących podaje się dodatkowo numer i przyczynę korekty.

Jednolity Plik Kontrolny dla faktur VAT RR – JPK_FA_RR

JPK_FA_RR dotyczy faktur VAT RR w formie elektronicznej, obejmuje:

• Dane szczegółowe (dane dostawcy i nabywcy, daty, numer faktury, kwoty podatku i należności, oświadczenie dostawcy).
• Zestawienie oświadczeń (opcjonalne).

JPK_FA_RR nie obejmuje faktur VAT RR w formie papierowej.

Jednolity Plik Kontrolny dla księgi przychodów i rozchodów – JPK_PKPIR

JPK_PKPIR jest dla podatników prowadzących KPiR komputerowo, zawiera:

• PKPIR info (wartość spisu z natury, koszty, dochód).
• PKPIR wiersze (numer wpisu, data zdarzenia, numer dowodu, dane kontrahenta, opis, przychód, zakupy, wydatki).

Jednolity Plik Kontrolny dla ewidencji przychodów – JPK_EWP

JPK_EWP jest dla ryczałtowców prowadzących ewidencję przychodów, zawiera:

• Ewidencja Przychodów (wiersze) (numer wpisu, daty, numer dowodu, kwoty przychodów wg stawek).

Podmioty zobowiązane do stosowania JPK

Obowiązek JPK zależy od wielkości przedsiębiorstwa. Ustawodawca dzieli podmioty na:

• Mikroprzedsiębiorców
• Małych przedsiębiorców
• Średnich przedsiębiorców
• Dużych przedsiębiorców

Definicje przedsiębiorców określa ustawa Prawo przedsiębiorców:

Mikro-, mali i średni przedsiębiorcy są zobowiązani do przekazywania JPK na żądanie od 1 lipca 2018 r.

Sankcje za naruszenie obowiązków związanych z JPK

Niezłożenie JPK w terminie lub podanie nieprawdziwych informacji grozi sankcjami z art. 80 Kodeksu karnego skarbowego. Kara grzywny może wynosić do 120 stawek dziennych, a za złożenie nieprawdziwej informacji – do 240 stawek dziennych. W przypadku mniejszej wagi – kara grzywny za wykroczenie skarbowe.

Ustawa o VAT przewiduje sankcję 500 zł za każdy błąd w JPK_V7, który uniemożliwia weryfikację transakcji. W przypadku wielu błędów, kara jest ich wielokrotnością.

Jednolity Plik Kontrolny a narzędzia do prowadzenia księgowości

Profesjonalny program do księgowości jest niezbędny do prawidłowego generowania i wysyłki JPK. Księgowość „na kolanie” czy arkusze kalkulacyjne stają się niewystarczające. Dobre programy księgowe online umożliwiają generowanie i wysyłkę wszystkich typów JPK, w tym JPK_V7.

JPK i e-Urząd Skarbowy

e-Urząd Skarbowy oferuje aplikację e-mikrofirma, która umożliwia wystawianie faktur, prowadzenie ewidencji VAT oraz generowanie plików JPK_VAT i JPK_FA. Dostęp do e-mikrofirmy jest możliwy poprzez login.gov.pl lub aplikację mObywatel. Nie można korzystać z e-mikrofirmy logując się danymi podatkowymi.

Podsumowanie

Znajomość struktur i obowiązków związanych z Jednolitym Plikiem Kontrolnym jest kluczowa dla każdego przedsiębiorcy. Prawidłowe i terminowe przesyłanie JPK to nie tylko wymóg prawny, ale także sposób na uniknięcie potencjalnych sankcji i usprawnienie współpracy z organami podatkowymi. Wybór odpowiedniego programu księgowego, który wspiera generowanie i wysyłkę JPK, jest inwestycją w bezpieczeństwo i efektywność prowadzenia działalności gospodarczej.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

1. Jakie są rodzaje plików JPK?
   Wyróżniamy JPK obowiązkowe (JPK_V7M, JPK_V7K) wysyłane miesięcznie oraz JPK na żądanie organów podatkowych (JPK_KR, JPK_WB, JPK_MAG, JPK_FA, JPK_FA_RR, JPK_PKPIR, JPK_EWP).
2. Kiedy należy wysyłać JPK_V7M i JPK_V7K?
   JPK_V7M i JPK_V7K należy wysyłać co miesiąc do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.
3. Jakie są sankcje za błędy w JPK?
   Za błędy w JPK_V7 grozi kara 500 zł za każdy błąd. Za niezłożenie JPK lub podanie nieprawdziwych informacji grożą kary grzywny z Kodeksu karnego skarbowego.
4. Czy muszę wysyłać JPK_MAG, jeśli prowadzę magazyn, ale nie mam takiego obowiązku?
   Tak, jeśli prowadzisz gospodarkę magazynową przy użyciu programów komputerowych, obowiązek JPK_MAG dotyczy Cię, nawet jeśli przepisy nie nakładają na Ciebie obowiązku prowadzenia magazynu.
5. Czy mogę pobrać plik JPK_VAT z e-Urzędu Skarbowego?
   Tak, e-Urząd Skarbowy oferuje aplikację e-mikrofirma, która umożliwia generowanie plików JPK_VAT i JPK_FA.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Jakie pliki JPK wysyłać do urzędu skarbowego?, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.