Księgowość a zawieszenie działalności gospodarczej

Zawieszenie działalności gospodarczej to popularne rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy z różnych przyczyn, takich jak sezonowość branży, problemy finansowe czy plany osobiste, decydują się na czasowe wstrzymanie operacji firmy. Jednak zawieszenie działalności nie zawsze oznacza całkowite uwolnienie od obowiązków. Jednym z kluczowych aspektów, który budzi wątpliwości, jest kwestia księgowości. Czy w okresie zawieszenia trzeba prowadzić księgi rachunkowe? Jakie obowiązki podatkowe pozostają aktualne? W niniejszym artykule odpowiemy na te i inne pytania, rozwiewając wątpliwości związane z księgowością w okresie zawieszenia działalności gospodarczej.

Czy zawieszona działalność zwalnia z prowadzenia księgowości?

Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna i zależy od formy opodatkowania oraz rodzaju prowadzonej księgowości. Co do zasady, zawieszenie działalności nie zwalnia całkowicie z obowiązków księgowych. Przedsiębiorcy, którzy prowadzą Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR) lub Ewidencję Przychodów (ryczałt), nadal mają pewne obowiązki w tym zakresie, choć są one znacznie ograniczone w porównaniu do okresu aktywnej działalności.

Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) w okresie zawieszenia

Mimo zawieszenia działalności, przedsiębiorcy prowadzący KPiR nie są zwolnieni z obowiązku jej prowadzenia. W okresie zawieszenia należy ewidencjonować wszelkie przychody i wydatki, które miały miejsce w tym czasie. Jakie to mogą być transakcje?

• Przychody: mogą wynikać z należności za usługi lub towary sprzedane przed zawieszeniem działalności, sprzedaży środków trwałych, odsetek od środków na firmowym rachunku bankowym.
• Wydatki: najczęściej są to koszty stałe, takie jak opłaty za wynajem lokalu, abonamenty za usługi (np. telefon, internet), ubezpieczenie majątku firmy. Są to wydatki związane z umowami zawartymi jeszcze przed zawieszeniem działalności.

Ważne jest, aby pamiętać, że odpisy amortyzacyjne środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych nie są dokonywane w okresie zawieszenia. Amortyzację wstrzymuje się od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono działalność. Wznawia się ją od miesiąca, w którym działalność zostanie wznowiona.

Ewidencja Przychodów (ryczałt) w okresie zawieszenia

Podobnie jak w przypadku KPiR, przedsiębiorcy rozliczający się ryczałtem również nie są zwolnieni z obowiązku prowadzenia Ewidencji Przychodów w okresie zawieszenia. W ewidencji tej należy zapisywać przychody osiągnięte w okresie zawieszenia, które mogą pochodzić np. z należności za usługi wykonane przed zawieszeniem.

Obowiązki podatkowe w okresie zawieszenia działalności

Zawieszenie działalności gospodarczej wpływa na obowiązki podatkowe przedsiębiorcy. Oto najważniejsze aspekty:

Podatek dochodowy

W okresie zawieszenia działalności przedsiębiorca nie ma obowiązku obliczania i wpłacania zaliczek na podatek dochodowy za pełne miesiące zawieszenia. Jednak uzyskane w tym czasie przychody (np. ze sprzedaży majątku) będą podlegać opodatkowaniu. Przychody te należy uwzględnić w zeznaniu rocznym za rok, w którym działalność została wznowiona, lub, jeśli nie zostanie wznowiona do końca roku podatkowego, w zeznaniu rocznym za rok zawieszenia.

Zeznanie roczne należy złożyć nawet wtedy, gdy działalność była zawieszona przez cały rok podatkowy. Termin składania zeznań rocznych to od 15 lutego do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym.

Podatek VAT

Czynni podatnicy VAT, którzy zawiesili działalność na pełny okres rozliczeniowy (miesiąc lub kwartał), nie mają obowiązku składania plików JPK_V7 za te okresy. Jeśli jednak zawieszenie nastąpiło w trakcie okresu rozliczeniowego, plik JPK_V7 należy złożyć za ten okres.

Mimo zawieszenia, przedsiębiorca ma prawo do odliczenia podatku VAT od zakupów związanych z czynnościami opodatkowanymi, np. od faktur za koszty stałe. Podatek VAT z faktur kosztowych można odliczyć w miesiącu otrzymania faktury lub w kolejnych okresach rozliczeniowych. Co ważne, podatek VAT naliczony w okresie zawieszenia można odliczyć w pierwszym pliku JPK_V7 składanym po wznowieniu działalności.

Przedsiębiorca, który zawiesił działalność na co najmniej 6 kolejnych miesięcy, może zostać wykreślony z rejestru podatników VAT z urzędu. Po wznowieniu działalności może zostać przywrócony do rejestru bez konieczności ponownej rejestracji.

Wyjątek od braku obowiązku składania JPK_V7 stanowią sytuacje, gdy przedsiębiorca dokonuje wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, importu usług lub nabywa towary, w zakresie których jest podatnikiem.

Składki ZUS

Za okres zawieszenia działalności przedsiębiorca nie ma obowiązku opłacania składek ZUS (składki społeczne i składka zdrowotna) za pełne miesiące zawieszenia. Jeśli zawieszenie nastąpiło w trakcie miesiąca, składki społeczne za ten miesiąc ulegają proporcjonalnemu obniżeniu. Składkę zdrowotną, w przypadku ryczałtowców, płaci się w pełnej wysokości, jeśli zawieszenie obejmuje niepełny miesiąc, a nie płaci się, jeśli trwa cały miesiąc. W przypadku przedsiębiorców na skali i liniowym PIT, składka zdrowotna za miesiąc zawieszenia liczona jest proporcjonalnie do liczby dni prowadzenia działalności w miesiącu, ale nie może być niższa niż minimalna.

Za pełne miesiące zawieszenia nie trzeba składać deklaracji ZUS. Konieczność pojawia się, gdy zawieszenie następuje w trakcie miesiąca – wówczas należy złożyć deklarację ZUS DRA za miesiąc, w którym działalność została zawieszona.

Remanent (spis z natury)

Co do zasady, zawieszenie działalności nie wiąże się z obowiązkiem sporządzenia remanentu. Remanent na koniec roku podatkowego jest obowiązkowy, niezależnie od tego, czy działalność była zawieszona, czy prowadzona. Jednak przedsiębiorcy, którzy zawiesili działalność na co najmniej 10 miesięcy i w tym czasie nie wykonywali czynności opodatkowanych VAT, nie mają obowiązku sporządzania remanentu likwidacyjnego VAT.

Czy w okresie zawieszenia trzeba płacić księgowej/biuru rachunkowemu?

Decyzja o korzystaniu z usług księgowej lub biura rachunkowego w okresie zawieszenia działalności jest indywidualna. Z jednej strony, zakres obowiązków księgowych jest ograniczony, z drugiej strony, nadal mogą pojawić się transakcje, które wymagają ewidencji. Ponadto, biuro rachunkowe może pomóc w prawidłowym rozliczeniu rocznym i doradzić w kwestiach podatkowych związanych z zawieszeniem działalności. Jeśli przedsiębiorca czuje się pewnie w zakresie samodzielnej księgowości, może zrezygnować z usług księgowej na czas zawieszenia. Warto jednak pamiętać, że koszty usług księgowych mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, nawet w okresie zawieszenia, jeśli są związane z zachowaniem źródła przychodów.

Podsumowanie

Zawieszenie działalności gospodarczej to okres, w którym obowiązki księgowe przedsiębiorcy są znacznie ograniczone, ale nie znikają całkowicie. Należy pamiętać o prowadzeniu ewidencji przychodów i kosztów w KPiR lub Ewidencji Przychodów, rozliczeniu rocznym podatku dochodowego, ewentualnym składaniu JPK_V7 (w specyficznych sytuacjach) oraz o składkach ZUS. Dokładne zrozumienie tych zasad pozwoli uniknąć problemów z urzędem skarbowym i ZUS oraz prawidłowo zarządzać finansami firmy w okresie zawieszenia działalności.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy muszę prowadzić KPiR podczas zawieszenia działalności?

Tak, nadal masz obowiązek prowadzić KPiR i ewidencjonować przychody i wydatki powstałe w okresie zawieszenia.

Czy muszę płacić podatek dochodowy w okresie zawieszenia?

Nie musisz płacić zaliczek na podatek dochodowy za pełne miesiące zawieszenia, ale przychody uzyskane w tym czasie podlegają opodatkowaniu w zeznaniu rocznym.

Czy muszę składać JPK_V7 podczas zawieszenia działalności?

Nie, jeśli zawieszenie trwało pełny okres rozliczeniowy. W przeciwnym wypadku, a także w specyficznych sytuacjach (WNT, import usług), obowiązek składania JPK_V7 może wystąpić.

Czy muszę płacić składki ZUS podczas zawieszenia działalności?

Nie, za pełne miesiące zawieszenia nie płacisz składek ZUS. W przypadku zawieszenia w trakcie miesiąca, składki społeczne ulegają proporcjonalnemu obniżeniu, a składka zdrowotna jest regulowana na specyficznych zasadach.

Czy muszę robić remanent na koniec roku, jeśli działalność była zawieszona?

Tak, remanent na koniec roku podatkowego jest obowiązkowy, niezależnie od tego, czy działalność była zawieszona, czy prowadzona.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Księgowość a zawieszenie działalności gospodarczej, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.