02/03/2024
Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością gromadzenia i przechowywania ogromnej ilości dokumentów. Faktury, umowy, sprawozdania finansowe – to tylko niektóre z przykładów dokumentacji, która musi być archiwizowana przez określony czas. Co jednak zrobić, gdy termin przechowywania dokumentów upłynie? Czy można je po prostu wyrzucić? Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna i zależy od kategorii dokumentacji.
Kategorie dokumentów i ich okresy przechowywania
W Polsce dokumenty dzieli się na kategorie archiwalne, które określają, jak długo i w jaki sposób należy je przechowywać. Podstawowy podział obejmuje kategorie A i B. Kategoria A dotyczy materiałów archiwalnych, czyli dokumentacji o trwałej wartości historycznej, która jest przechowywana wieczyście. Kategoria B odnosi się do dokumentacji niearchiwalnej, o czasowym znaczeniu praktycznym. W ramach kategorii B wyróżnia się podkategorie, oznaczone dodatkowo cyframi, które wskazują na okres przechowywania w latach.
Oto szczegółowe wyjaśnienie poszczególnych kategorii:
- Kategoria A – materiały archiwalne, dokumentacja o trwałej wartości historycznej, przechowywana wieczyście. Przykłady: dokumentacja o znaczeniu historycznym ze względu na datę powstania lub zakres informacji.
- Kategoria BE (np. BE5, BE10, BE50) – dokumentacja niearchiwalna, która po upływie określonego terminu przechowywania (wskazanego cyfrą) podlega ekspertyzie archiwalnej. Archiwum państwowe ocenia, czy dokumentacja ma wartość historyczną i powinna być przekazana do archiwum, czy może zostać zniszczona. Przykłady: akta osobowe pracowników (BE50).
- Kategoria B (np. B2, B3, B5, B10, B20, B25, B50) – dokumentacja niearchiwalna o czasowym znaczeniu praktycznym. Po upływie terminu przechowywania (wskazanego cyfrą) podlega brakowaniu, czyli zniszczeniu. Przykłady: większość dokumentacji księgowej (B5), sprawozdania finansowe (B25), dokumentacja medyczna (B20).
- Kategoria Bc – dokumentacja niearchiwalna o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym, która może być zniszczona po całkowitym wykorzystaniu. Przykłady: notatki robocze, dokumentacja wtórna, jeśli zachowały się oryginały.
Poniższa tabela przedstawia przykładowe okresy przechowywania dla różnych kategorii dokumentów:
| Kategoria dokumentu | Okres przechowywania | Przykłady |
|---|---|---|
| A | Wieczyste | Dokumentacja o znaczeniu historycznym |
| BE50 | 50 lat + ekspertyza archiwalna | Akta osobowe pracowników (sprzed 1999 i 1999-2018 dla niektorych przypadkow) |
| B50 | 50 lat | Akta osobowe pracowników (prywatne firmy, i 1999-2018 dla niektorych przypadkow), zbiorcza dokumentacja płacowa |
| B25 | 25 lat | Sprawozdania finansowe, dokumentacja założycielska |
| B20 | 20 lat | Indywidualna dokumentacja medyczna |
| B10 | 10 lat | Dokumentacja ubezpieczeniowa, BHP, świadczeń rodzinnych |
| B5 | 5 lat | Większość dokumentacji księgowej, dokumentacja podatkowa |
| B3 | 3 lata | Dokumentacja dofinansowań UE (nie pomoc publiczna), listy obecności |
| B2 | 2 lata | Grzbiety książeczek czekowych, niewykorzystane skierowania lekarskie |
| Bc | Po całkowitym wykorzystaniu | Notatki robocze, oferty niezamówione |
Proces brakowania dokumentacji
Brakowanie dokumentacji to proces usuwania dokumentów kategorii B i Bc po upływie ich okresu przechowywania. Nie oznacza to jednak, że można je po prostu wyrzucić do kosza. Brakowanie dokumentacji podlega określonym procedurom, mającym na celu ochronę danych osobowych i informacji poufnych.
Kroki procesu brakowania:
- Ustalenie terminów przechowywania: Należy dokładnie określić, kiedy upływa termin przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentacji. Okres przechowywania liczy się od 1 stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została ostatecznie załatwiona.
- Wydzielenie dokumentacji przeznaczonej do brakowania: Należy oddzielić dokumenty, których termin przechowywania upłynął, od dokumentacji nadal aktywnej lub podlegającej dłuższemu przechowywaniu.
- Sporządzenie spisu dokumentacji brakowanej: Należy przygotować spis dokumentów przeznaczonych do zniszczenia, zawierający ich rodzaj, daty skrajne i kategorię archiwalną.
- Uzyskanie zgody archiwum państwowego (dla kategorii BE i niektórych przypadków kategorii B): W przypadku dokumentacji kategorii BE oraz niektórych kategorii B (np. B50, B25, B20 w zależności od przepisów), konieczne jest uzyskanie zgody właściwego archiwum państwowego na brakowanie. Archiwum może przeprowadzić ekspertyzę i zdecydować o ewentualnym przekazaniu dokumentacji do archiwum. W przypadku kategorii B o krótszych okresach przechowywania (np. B5, B3, B2) zgoda archiwum państwowego zazwyczaj nie jest wymagana, ale warto to zweryfikować w lokalnych przepisach.
- Komisyjne zniszczenie dokumentacji: Dokumentacja przeznaczona do brakowania powinna być zniszczona w sposób uniemożliwiający odczytanie danych, np. poprzez zniszczenie mechaniczne (cięcie, mielenie) lub chemiczne (rozpuszczanie). Zniszczenie powinno być przeprowadzone komisyjnie, a z czynności sporządzony protokół.
W przypadku dokumentacji elektronicznej, proces brakowania obejmuje trwałe usunięcie danych z systemów informatycznych i fizyczne zniszczenie nośników danych (np. dysków twardych, płyt CD/DVD).
FAQ – Najczęściej zadawane pytania
- Jak zmierzyć metr bieżący dokumentów?
- Metr bieżący dokumentów to jednostka miary objętości dokumentacji. Mierzy się go, ustawiając dokumenty jeden za drugim na półce i mierząc długość zajmowanego miejsca. Służy do szacowania ilości dokumentacji, szczególnie w archiwach.
- Co oznacza kategoria archiwalna A?
- Kategoria archiwalna A oznacza materiały archiwalne, czyli dokumentację o trwałej wartości historycznej, która jest przechowywana wieczyście.
- Co oznacza kategoria archiwalna BE50?
- Kategoria archiwalna BE50 oznacza dokumentację niearchiwalną, która po 50 latach przechowywania podlega ekspertyzie archiwum państwowego. Archiwum decyduje, czy dokumentacja ma wartość historyczną i powinna być przekazana do archiwum, czy może zostać zniszczona.
- Co oznacza kategoria archiwalna B5?
- Kategoria archiwalna B5 oznacza dokumentację niearchiwalną, która jest przechowywana przez 5 lat, a następnie podlega brakowaniu (zniszczeniu).
- Czy zawsze muszę uzyskiwać zgodę archiwum państwowego na brakowanie dokumentacji?
- Nie zawsze. Zgoda archiwum państwowego jest wymagana przede wszystkim dla dokumentacji kategorii BE i niektórych kategorii B o dłuższych okresach przechowywania. Dla dokumentacji kategorii B o krótszych okresach przechowywania zgoda zazwyczaj nie jest wymagana, ale warto to zweryfikować w lokalnych przepisach.
Podsumowanie
Prawidłowe postępowanie z dokumentacją po upływie terminu przechowywania jest istotne z punktu widzenia przepisów prawa, ochrony danych i efektywnego zarządzania przestrzenią biurową. Zrozumienie kategorii dokumentów, okresów przechowywania i procedur brakowania pozwala na uniknięcie błędów i zapewnienie zgodności z obowiązującymi regulacjami. W razie wątpliwości zawsze warto skonsultować się z archiwistą lub specjalistą ds. zarządzania dokumentacją.
Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Co zrobić z dokumentami po upływie terminu przechowywania?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.