Dokumenty księgowe: Przegląd najważniejszych typów

Prowadzenie księgowości w każdej firmie wiąże się z koniecznością dokumentowania operacji gospodarczych. Prawidłowe dokumenty księgowe są fundamentem rzetelnej i zgodnej z przepisami ewidencji. W tym artykule przyjrzymy się najważniejszym rodzajom dokumentów księgowych obowiązujących w Polsce, omawiając ich charakterystykę i zastosowanie.

Faktury VAT

Faktura VAT to podstawowy dokument sprzedaży w Polsce. Regulacje dotyczące faktur VAT szczegółowo określa Ustawa o podatku od towarów i usług oraz Rozporządzenie Ministra Finansów. Faktury VAT wystawiają podatnicy VAT czynni, a w określonych przypadkach również podatnicy VAT zwolnieni.

Kto ma obowiązek wystawiania faktur VAT?

• Podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer NIP.
• Podatnicy dokonujący wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu.
• Podatnicy dokonujący czynności opodatkowanych poza Polską, ale w innym kraju UE lub kraju trzecim, dla których nie są zidentyfikowani dla celów VAT w danym kraju.

Obowiązek wystawienia faktury VAT powstaje również w przypadku otrzymania zaliczki przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi. Co ważne, co do zasady, podatnicy nie mają obowiązku wystawiania faktur VAT osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, chyba że osoba ta tego zażąda.

Dane obowiązkowe na fakturze VAT

Prawidłowo wystawiona faktura VAT musi zawierać szereg obowiązkowych danych, w tym:

• Imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy.
• Numery identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy i nabywcy.
• Numer kolejny faktury z oznaczeniem „FAKTURA VAT”.
• Datę wystawienia faktury i datę sprzedaży (jeśli są różne).
• Nazwę (rodzaj) towaru lub usługi.
• Miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług.
• Cenę jednostkową netto towaru lub usługi.
• Wartość sprzedaży netto.
• Stawki podatku VAT.
• Sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na stawki VAT i zwolnienia.
• Kwotę podatku VAT z podziałem na stawki.
• Kwotę należności ogółem (wartość brutto).

Fakturę VAT wystawia się zazwyczaj do 7 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Faktury za paliwo do baku pojazdów powinny zawierać numer rejestracyjny pojazdu.

Faktury VAT RR

Faktura VAT RR (Rolnik Ryczałtowy) jest specyficznym rodzajem faktury, wystawianym przez podatnika VAT czynnego nabywającego produkty rolne od rolnika ryczałtowego. Rolnik ryczałtowy to rolnik zwolniony z VAT, który dostarcza produkty rolne podatnikowi VAT czynnemu. Fakturę VAT RR wystawia nabywca produktów rolnych w dwóch egzemplarzach, oryginał przekazywany jest rolnikowi.

Faktury VAT MP

Faktury VAT MP (Mały Podatnik) wystawiają mali podatnicy rozliczający VAT metodą kasową. Faktury te różnią się od standardowych faktur VAT oznaczeniem – zamiast „FAKTURA VAT” zawierają zwrot „FAKTURA VAT-MP”. Dodatkowo, faktura VAT MP musi zawierać termin płatności należności.

Faktury VAT marża

Faktury VAT marża stosuje się w specyficznych sytuacjach, gdzie podstawą opodatkowania jest marża. Dotyczy to m.in. usług turystyki oraz dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków. Podatek VAT jest naliczany od różnicy między kwotą należności od nabywcy a ceną nabycia towarów lub usług, pomniejszonej o kwotę podatku.

Faktura VAT marża ma ograniczony zakres danych. Nie musi zawierać ceny jednostkowej netto, wartości sprzedaży netto, stawki podatku, sumy wartości sprzedaży z podziałem na stawki, ani kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na stawki podatku. Podatnicy wystawiający faktury VAT marża nie muszą wyszczególniać na niej marży, wystarczy kwota należności ogółem. Kupujący nie może odliczyć VAT z faktury VAT marża.

Dokumenty celne

Dokumenty celne, w szczególności SAD (Single Administrative Document), są podstawą księgowania operacji związanych z importem i eksportem towarów spoza Unii Europejskiej. Dokument SAD potwierdza przepływ towarów między UE a krajami trzecimi. Na podstawie dokumentu SAD księguje się cło i podatek VAT w dacie wystawienia deklaracji.

Podatek VAT od importu obliczany jest od wartości celnej towaru powiększonej o cło, koszty transportu i opakowania. Kwota podatku VAT znajduje się w polu 47 deklaracji SAD, w linijce B. Cło księguje się również na podstawie deklaracji SAD, w polu 47 – podpunkt A.

Rachunki

Rachunki są dokumentami księgowymi wystawianymi przez podatników VAT zwolnionych z podatku VAT, którzy nie są zobowiązani do wystawiania faktur VAT. Rachunek, podobnie jak faktura, dokumentuje sprzedaż towarów lub usług, ale nie zawiera wyodrębnionego podatku VAT. Dla kupującego rachunek jest dokumentem księgowym, ale nie uprawnia do odliczenia VAT.

Dokumenty korygujące: Faktury korygujące i Noty korygujące

Dokumenty korygujące służą do poprawiania błędów na wystawionych już fakturach. Wyróżniamy dwa główne rodzaje dokumentów korygujących: faktury korygujące i noty korygujące.

Faktury korygujące

Faktury korygujące wystawia sprzedawca w celu poprawienia błędów merytorycznych na fakturze pierwotnej, takich jak zmiana ceny, ilości, rabatu, stawki VAT, czy też zwrot towaru. Faktura korygująca musi zawierać:

• Numer kolejny i datę wystawienia.
• Nazwy, adresy i numery NIP sprzedawcy i nabywcy.
• Datę wystawienia i numer faktury korygowanej.
• Nagłówek „Faktura korygująca VAT” lub „korekta”.
• Treść faktury przed i po skorygowaniu.
• Przyczynę wystawienia faktury korygującej.

Sprzedawca musi posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę, aby móc obniżyć podatek należny. Potwierdzeniem może być podpis nabywcy na kopii faktury korygującej, faks, czy potwierdzenie odbioru pocztą.

Noty korygujące

Noty korygujące wystawia nabywca, gdy stwierdzi błędy formalne na fakturze, które nie dotyczą kwot (np. pomyłka w adresie, nazwie firmy, NIP). Noty korygujące nie korygują wartości sprzedaży ani podatku VAT. Nota korygująca powinna zawierać:

• Numer kolejny i datę wystawienia oraz nazwę „NOTA KORYGUJĄCA”.
• Nazwy, adresy i numery NIP wystawcy noty i wystawcy faktury korygowanej.
• Dane z faktury korygowanej (nazwy, adresy, numery NIP, data i numer faktury).
• Wskazanie treści korygowanej i treści prawidłowej.

Nabywca wysyła dwa egzemplarze noty korygującej do sprzedawcy, który, jeśli akceptuje korektę, podpisuje jeden egzemplarz i zwraca go nabywcy.

Inne dowody księgowe

Oprócz wymienionych faktur i rachunków, podstawą wpisów księgowych mogą być również inne dowody, takie jak:

• Dzienne zestawienia dowodów sprzedaży.
• Noty księgowe (korygujące zapisy).
• Dowody przesunięć.
• Dowody opłat pocztowych i bankowych.
• Inne dowody opłat, w tym książeczki opłat.

Każdy inny dowód księgowy powinien zawierać:

• Wiarygodne określenie wystawcy i stron operacji gospodarczej.
• Datę wystawienia i datę operacji gospodarczej.
• Przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość (ilość, jeśli wymierna).
• Podpisy osób uprawnionych.
• Oznaczenie umożliwiające powiązanie dowodu z zapisami księgowymi.

Dowody wewnętrzne

Dowody wewnętrzne są sporządzane wewnątrz firmy w celu udokumentowania określonych operacji gospodarczych, dla których nie uzyskano dowodów zewnętrznych. Przykłady dowodów wewnętrznych:

• Dowody zakupu produktów rolnych od krajowych producentów.
• Dowody zakupu surowców zielarskich, jagód, owoców leśnych i grzybów od ludności.
• Dowody wartości produktów roślinnych i zwierzęcych z własnej uprawy/hodowli.
• Dowody zakupu materiałów pomocniczych w detalu.
• Dowody kosztów diet i podróży służbowych pracowników i przedsiębiorców.
• Dowody zakupu odpadów poużytkowych stanowiących surowce wtórne.
• Dowody wydatków na czynsz, energię, telefon, wodę, gaz, CO (część na działalność).
• Dowody opłat skarbowych, sądowych i notarialnych.
• Dowody wydatków na parkowanie (na podstawie biletów z parkometru).

Dowody wewnętrzne powinny zawierać datę, podpisy osób dokonujących wydatków, nazwę towaru/usługi, ilość, cenę jednostkową, wartość lub przedmiot operacji i wysokość kosztu.

Paragony

Paragony fiskalne, pod pewnymi warunkami, mogą stanowić uproszczoną formę dokumentowania zakupów. Zakup materiałów biurowych, środków czystości i BHP w jednostkach handlu detalicznego może być dokumentowany paragonami, pod warunkiem, że paragon zawiera datę, stempel jednostki wydającej, ilość, cenę jednostkową i wartość zakupu. Na odwrocie paragonu należy dopisać nazwę firmy, adres i rodzaj zakupionego towaru. Wydatki na paliwo za granicą również mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi, spełniającymi podobne wymogi.

Umowy kupna-sprzedaży jako dowody księgowe

W niektórych przypadkach umowy kupna-sprzedaży mogą być traktowane jako dowody księgowe, szczególnie przy zakupach od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Warunkiem jest, aby umowa zawierała dane wymienione dla innych dowodów księgowych (§ 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia). Umowy kupna-sprzedaży są często stosowane przy zakupach od osób prywatnych, np. samochodów. Należy pamiętać o podatku od czynności cywilnoprawnych (PCC), który może wystąpić przy umowach kupna-sprzedaży, jeśli wartość transakcji przekracza 1000 zł i nie jest objęta VAT.

Podsumowanie

Prawidłowe dokumentowanie operacji gospodarczych jest kluczowe dla prowadzenia rzetelnej księgowości. Znajomość rodzajów dokumentów księgowych i zasad ich wystawiania pozwala na uniknięcie błędów i zapewnia zgodność z przepisami. W artykule omówiliśmy najważniejsze typy dokumentów, od faktur VAT, przez rachunki, dokumenty celne, aż po dowody wewnętrzne i paragony. Pamiętajmy, że każdy dokument księgowy musi być rzetelny, prawidłowy i kompletny, aby mógł stanowić podstawę wpisu do ksiąg rachunkowych.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Zasadniczo dokumenty księgowe należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku, w którym wystawiono dokument.

Czy faktura VAT w formie elektronicznej jest ważna?

Tak, faktury VAT mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Co zrobić, gdy na fakturze VAT jest błąd?

W przypadku błędu na fakturze należy wystawić fakturę korygującą lub, w przypadku błędów formalnych nie dotyczących kwot, można wystawić notę korygującą.

Czy paragon fiskalny zawsze może być dowodem księgowym?

Nie, paragon fiskalny może być dowodem księgowym tylko w określonych przypadkach, np. przy zakupie materiałów biurowych w detalu, i musi spełniać określone wymogi (dane na paragonie, dopisek na odwrocie).

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Dokumenty księgowe: Przegląd najważniejszych typów, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.