Znaczenie audytu sprzedaży w księgowości

W dzisiejszym dynamicznym świecie handlu detalicznego, gdzie transakcje są realizowane z niespotykaną dotąd prędkością, audyt sprzedaży wyłania się jako kluczowy element zapewnienia dokładności i integralności danych finansowych. Jest to proces, który wykracza poza zwykłe sumowanie liczb, zagłębiając się w szczegóły każdej transakcji, aby zapewnić, że każda sprzedaż jest prawidłowo zarejestrowana i odzwierciedlona w księgach rachunkowych. Zrozumienie znaczenia audytu sprzedaży jest niezbędne dla każdej firmy, niezależnie od jej wielkości, która dąży do optymalizacji operacji, minimalizacji strat i podejmowania świadomych decyzji biznesowych.

Co to jest audyt sprzedaży?

Audyt sprzedaży w kontekście handlu detalicznego to proces weryfikacji dokładności danych transakcyjnych pochodzących z punktów sprzedaży (POS) i systemów zarządzania zamówieniami (OMS). Funkcja ta ma na celu uproszczenie procesu audytu sprzedaży, przy jednoczesnym zachowaniu integralności audytowanych danych i płynnej integracji z innymi aplikacjami detalicznymi. W praktyce, audyt sprzedaży umożliwia zrównoważenie kasjerów, kas fiskalnych lub całego dnia pracy sklepu. Proces ten polega na porównaniu sum z systemów POS i OMS z obliczonymi sumami transakcji. W przypadku rozbieżności, różnica ta jest raportowana jako nadwyżka lub niedobór.

Audyt sprzedaży stanowi integralną część grupy produktów Merchandise Operations Management (MOM), która wspiera sprzedawców detalicznych w redukcji strat, obniżaniu kosztów integracji, poprawie kontroli wewnętrznej, zwiększaniu produktywności i poprawie widoczności sprzedaży. Wykorzystując informacje o zapasach w czasie rzeczywistym, system ten oblicza zapotrzebowanie na podstawie ustalonych parametrów dla każdego produktu, sklepu lub innej kategorii. Zarządza on również danymi podstawowymi, zakupami i kosztami, zapasami, cenami i procesami finansowymi.

Cel i korzyści z audytu sprzedaży

Głównym celem audytu sprzedaży jest zapewnienie dokładnych i wiarygodnych danych transakcyjnych, które mogą być wykorzystane przez inne systemy i aplikacje w przedsiębiorstwie. Audyt sprzedaży przyjmuje dane z systemów POS i OMS, a następnie dostarcza audytowane dane do aplikacji niższego szczebla, takich jak Retail Management System (RMS), Retail Analytics (RA), Retail Store Inventory Management (SIM) i aplikacji General Ledger. Umożliwia to pojedynczy punkt wejścia dla danych sprzedażowych z systemów zewnętrznych do aplikacji Oracle Retail i innych systemów finansowych.

Do kluczowych korzyści płynących z wdrożenia audytu sprzedaży należą:

• Poprawa dokładności danych: Audyt sprzedaży akceptuje i waliduje dane transakcyjne, wykrywając i korygując błędy zgodnie z predefiniowanymi regułami, zarówno systemowymi, jak i zdefiniowanymi przez użytkownika. Użytkownicy mają możliwość przeglądania i audytowania danych na poziomie sklepu/dnia lub kasjera/kasy fiskalnej, co zapewnia kontrolę na różnych poziomach szczegółowości. Wynikiem tego procesu są poprawne dane, które mogą być eksportowane do innych aplikacji.
• Redukcja strat: Audyt sprzedaży przyczynia się do redukcji strat poprzez regularne porównywanie poziomów zapasów i sprzedaży. Umożliwia to izolowanie nieprawidłowości w punkcie sprzedaży, co pozwala na szybką identyfikację i rozwiązanie problemów, takich jak kradzieże, błędy kasjerów czy nieprawidłowości w zarządzaniu zapasami.
• Obniżenie kosztów integracji: Wdrożenie audytu sprzedaży obniża koszty integracji funkcjonalności audytu sprzedaży z innymi aplikacjami, takimi jak Oracle Retail Merchandising System (RMS) i Oracle Retail Analytics (ORA). Audytowane dane POS i OMS, eksportowane z audytu sprzedaży, stanowią jednolitą wersję danych w rozwiązaniach niższego szczebla, co eliminuje potrzebę wielokrotnej integracji i konwersji danych.
• Poprawa kontroli wewnętrznej: Audyt sprzedaży wzmacnia kontrolę wewnętrzną poprzez ustanowienie przejrzystego i ustrukturyzowanego procesu weryfikacji danych sprzedażowych. Automatyzacja audytu i możliwość definiowania reguł audytu przez użytkownika zapewniają spójność i obiektywność procesu kontroli.
• Zwiększenie produktywności: Automatyzacja procesu audytu sprzedaży i możliwość szybkiego identyfikowania i korygowania błędów znacznie zwiększają produktywność personelu odpowiedzialnego za księgowość i finanse. Audytorzy mogą skupić się na analizie danych i identyfikacji trendów, zamiast na ręcznym przeszukiwaniu danych w poszukiwaniu błędów.
• Poprawa widoczności sprzedaży: Audyt sprzedaży zapewnia lepszą widoczność sprzedaży poprzez dostarczanie dokładnych i aktualnych danych sprzedażowych. Dane te mogą być wykorzystane do raportowania i analiz, co pomaga w podejmowaniu świadomych decyzji biznesowych, prognozowaniu sprzedaży i optymalizacji strategii marketingowych.

Automatyczny proces audytu

Automatyczny audyt w systemie Sales Audit jest realizowany za pomocą programów wsadowych. Celem automatycznego procesu audytu jest przyjęcie danych transakcyjnych z aplikacji punktów sprzedaży (POS/OMS) i przeprowadzenie ich przez szereg procesów, których kulminacją są czyste dane. Sales Audit wykorzystuje kilka modułów przetwarzania wsadowego do wykonywania następujących czynności:

• Import danych transakcyjnych POS/OMS z RTLog. RTLog (Retail Transaction Log) jest miejscem przechowywania danych transakcyjnych z systemów POS i OMS. Import danych z RTLog jest pierwszym krokiem w procesie automatycznego audytu.
• Wstępna walidacja danych podczas przesyłania danych z RTLog do Sales Audit. Podczas importu danych, system Sales Audit przeprowadza wstępną walidację danych, aby upewnić się, że dane są poprawne i kompletne.
• Generowanie sum przy użyciu zdefiniowanych przez użytkownika reguł obliczania sum, które są weryfikowane przez użytkownika podczas audytu interaktywnego. System Sales Audit umożliwia definiowanie reguł obliczania sum, które są wykorzystywane do generowania sum transakcji. Reguły te mogą być dostosowane do specyficznych potrzeb firmy.
• Walidacja transakcji i danych sumarycznych za pomocą zdefiniowanych przez użytkownika reguł audytu i generowanie błędów, gdy dane nie spełniają kryteriów. Użytkownik przegląda te błędy podczas audytu interaktywnego. Reguły audytu są kluczowym elementem automatycznego audytu, ponieważ definiują kryteria poprawności danych.
• Tworzenie i eksport plików czystych danych w formatach odpowiednich do przesyłania do innych aplikacji. Po zakończeniu automatycznego audytu, system Sales Audit generuje pliki czystych danych, które mogą być eksportowane do innych aplikacji, takich jak systemy księgowe czy systemy analizy danych.
• Aktualizacja bazy danych Sales Audit o korekty otrzymane z systemów zewnętrznych dotyczące wcześniej eksportowanych danych. System Sales Audit umożliwia aktualizację danych o korekty otrzymane z systemów zewnętrznych, co zapewnia spójność danych w całym przedsiębiorstwie.

Interaktywny proces audytu

Interaktywny proces audytu jest wykorzystywany przez audytorów do przeglądania i korygowania błędów. Proces ten jest przeprowadzany po zakończeniu audytu automatycznego. Umożliwia on audytorom przeglądanie błędów na poziomie sumarycznym lub szczegółowym, naprawianie lub nadpisywanie błędów, aktualizację sum i zamykanie sklepu/dnia. Ponadto, możliwe jest również przeglądanie i edycja danych brakujących transakcji lub transakcji, które przeszły automatyczny audyt, dodawanie transakcji oraz usuwanie nieprawidłowych lub brakujących transakcji. Interaktywny audyt zapewnia elastyczność i kontrolę nad procesem audytu, umożliwiając audytorom ręczne korygowanie błędów i dostosowywanie procesu do specyficznych potrzeb.

Zrozumienie procesu audytu sprzedaży

Proces audytu sprzedaży obejmuje następujące procedury:

• Konfiguracja audytu sprzedaży – Konfiguracja systemu Sales Audit jest pierwszym krokiem w procesie audytu sprzedaży. Obejmuje ona definiowanie parametrów systemu, reguł audytu i innych ustawień.
• Generowanie sum – Definiowanie sum, które będą generowane przez system Sales Audit. Sumy te są wykorzystywane do porównywania danych z systemów POS i OMS.
• Definiowanie reguł audytu – Ustalanie reguł, które będą wykorzystywane do walidacji danych transakcyjnych. Reguły te mogą być dostosowane do specyficznych potrzeb firmy.
• Importowanie danych – Przesyłanie danych transakcyjnych z systemów POS i OMS do systemu Sales Audit.
• Audytowanie danych transakcyjnych – Przeprowadzanie audytu danych transakcyjnych przy użyciu zdefiniowanych reguł audytu.
• Eksportowanie danych – Przesyłanie audytowanych danych do innych systemów i aplikacji.

Przepływ procesu audytu

Proces audytu przebiega w następujących krokach:

1. Na koniec dnia lub metodą trickle-poll, transakcje są przesyłane ze sklepu do centrali. Dane te obejmują transakcje inicjacji zamówienia, realizacji zamówienia i zwrotu zamówienia zarówno z OMS, jak i POS.
2. Zduplikowane rekordy otrzymane z OMS i POS są filtrowane w ramach Sales Audit. System Sales Audit automatycznie eliminuje zduplikowane transakcje, aby zapewnić dokładność danych.
3. Przesłane transakcje są ładowane do bazy danych, sumowane, audytowane i weryfikowane. Proces ten obejmuje automatyczną i interaktywną weryfikację danych.
4. Wszelkie błędy wygenerowane w ramach procesu walidacji muszą zostać skorygowane lub nadpisane. Audytorzy mają możliwość ręcznego korygowania błędów i dostosowywania danych.
5. Po zakończeniu audytu, dane są eksportowane. Audytowane dane są przesyłane do innych systemów i aplikacji w przedsiębiorstwie.

Dlaczego audyt sprzedaży jest ważny?

Podsumowując, audyt sprzedaży jest niezbędny dla zapewnienia integralności danych, zapobiegania oszustwom i podejmowania świadomych decyzji biznesowych. Regularny audyt sprzedaży pozwala na:

• Wykrywanie i korygowanie błędów w danych transakcyjnych, co prowadzi do dokładniejszych raportów finansowych.
• Identyfikację i minimalizację strat wynikających z kradzieży, błędów kasjerów lub nieprawidłowości w zarządzaniu zapasami.
• Poprawę efektywności operacyjnej poprzez automatyzację procesów i eliminację ręcznej pracy.
• Wzmocnienie kontroli wewnętrznej i zapewnienie zgodności z przepisami.
• Umożliwienie podejmowania świadomych decyzji biznesowych na podstawie dokładnych i wiarygodnych danych sprzedażowych.

Wdrożenie skutecznego audytu sprzedaży to inwestycja, która przynosi wymierne korzyści dla każdej firmy, przyczyniając się do jej stabilności finansowej i długoterminowego sukcesu. Regularny i dokładny audyt sprzedaży to fundament solidnych podstaw finansowych i operacyjnych każdego przedsiębiorstwa handlowego.

Często zadawane pytania (FAQ)

Jak często należy przeprowadzać audyt sprzedaży?

Częstotliwość audytu sprzedaży zależy od wielkości i specyfiki firmy. W większości przypadków zaleca się przeprowadzanie audytu sprzedaży co najmniej raz dziennie, aby zapewnić bieżącą kontrolę nad danymi transakcyjnymi. W większych firmach z dużą liczbą transakcji, audyt może być przeprowadzany częściej, nawet kilka razy dziennie.

Jakie systemy są zazwyczaj objęte audytem sprzedaży?

Audyt sprzedaży zazwyczaj obejmuje systemy punktów sprzedaży (POS) i systemy zarządzania zamówieniami (OMS). Systemy te są głównymi źródłami danych transakcyjnych w handlu detalicznym. W zależności od specyfiki firmy, audyt może obejmować również inne systemy, takie jak systemy zarządzania zapasami czy systemy księgowe.

Kto jest odpowiedzialny za przeprowadzanie audytu sprzedaży?

Za przeprowadzanie audytu sprzedaży zazwyczaj odpowiedzialny jest dział księgowości lub dział audytu wewnętrznego firmy. W mniejszych firmach, audyt sprzedaży może być przeprowadzany przez właściciela firmy lub menedżera odpowiedzialnego za finanse. W większych firmach, audyt sprzedaży jest zazwyczaj przeprowadzany przez wyspecjalizowanych audytorów sprzedaży.

Jakie korzyści przynosi automatyzacja audytu sprzedaży?

Automatyzacja audytu sprzedaży przynosi wiele korzyści, w tym zwiększenie dokładności danych, redukcję kosztów pracy, przyspieszenie procesu audytu, poprawę kontroli wewnętrznej i lepszą widoczność danych sprzedażowych. Automatyzacja audytu sprzedaży pozwala na eliminację błędów ludzkich i skupienie się personelu na analizie danych i podejmowaniu decyzji biznesowych.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Znaczenie audytu sprzedaży w księgowości, możesz odwiedzić kategorię Audyt.