Termin płatności podatku od wynagrodzeń

Zatrudnienie pracownika to nie tylko korzyści, ale i szereg obowiązków, w tym kluczowy aspekt finansowy – podatek dochodowy od wynagrodzeń. Każdy przedsiębiorca, niezależnie od formy zatrudnienia, czy to umowa o pracę, czy umowa zlecenie, musi pamiętać o prawidłowym naliczaniu i terminowym odprowadzaniu zaliczek na podatek dochodowy pracowników. Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi i prawnymi.

Kto jest płatnikiem zaliczki na podatek dochodowy od pensji?

Ustawa Ordynacja podatkowa jasno określa, kto pełni rolę płatnika. Jest to pracodawca – osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która na mocy przepisów prawa podatkowego jest zobowiązana do obliczenia, pobrania i wpłacenia zaliczki na podatek dochodowy od podatnika, czyli pracownika. To na pracodawcy spoczywa odpowiedzialność za prawidłowe rozliczenie z urzędem skarbowym.

Jak obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy od wynagrodzenia?

Prawidłowe wyliczenie zaliczki wymaga kilku kroków. Kluczowe jest ustalenie przychodu pracownika ze stosunku pracy. Do przychodów zalicza się nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale również:

• wynagrodzenia za nadgodziny,
• dodatki i premie,
• ekwiwalent za urlop,
• świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika,
• wartość świadczeń nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych.

Przychód powstaje w miesiącu, w którym wynagrodzenie jest wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika.

Kroki do wyliczenia zaliczki:

1. Ustalenie podstawy opodatkowania: Od przychodu należy odjąć:
• Koszty uzyskania przychodów: standardowo 250 zł lub 300 zł miesięcznie.
• Składki na ubezpieczenia społeczne: potrącone z wynagrodzenia pracownika w danym miesiącu.
2. Obliczenie zaliczki według skali podatkowej: Od ustalonej podstawy opodatkowania (zaokrąglonej do pełnych złotych) oblicza się zaliczkę według progresywnej skali podatkowej:
• 12% – dla dochodów nieprzekraczających 120 000 zł rocznie.
• 32% – dla dochodów powyżej 120 000 zł rocznie.
3. Pomniejszenie o kwotę zmniejszającą podatek: Obliczoną kwotę można pomniejszyć o kwotę zmniejszającą podatek (300 zł, 150 zł lub 100 zł, w zależności od oświadczenia pracownika PIT-2) i zaokrąglić do pełnych złotych.

Kto jest zwolniony z podatku dochodowego od wynagrodzenia?

Istnieją pewne grupy osób, które korzystają ze zwolnienia z PIT do kwoty 85 528 zł rocznie. Zwolnienie to dotyczy:

• Osób młodych: do 26 roku życia.
• Osób powracających z zagranicy: które przeniosły miejsce zamieszkania do Polski po co najmniej 3 latach pracy za granicą.
• Rodzin wielodzietnych 4+: rodziców lub opiekunów prawnych co najmniej czwórki dzieci.
• Pracujących emerytów: osób, które osiągnęły wiek emerytalny, ale zrezygnowały z pobierania emerytury.

W przypadku pracowników spełniających warunki do zwolnienia, pracodawca nie pobiera zaliczki na podatek dochodowy.

Termin płatności zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzeń

Zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzeń pracowników należy wpłacać do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Jeśli termin ten przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.

Przykład: Za wynagrodzenia wypłacone w marcu, zaliczkę należy wpłacić do 20 kwietnia.

Jak opłacać zaliczki na podatek dochodowy? Mikrorachunek podatkowy

Od 1 stycznia 2020 roku, wpłaty zaliczek na podatek dochodowy dokonuje się na indywidualny mikrorachunek podatkowy. Jest to rachunek przypisany do płatnika, służący do wpłat z tytułu PIT, CIT i VAT.

Ważne! Pracodawca nie wpłaca zaliczki za pracownika na jego mikrorachunek. Wpłata dokonywana jest na mikrorachunek podatkowy pracodawcy, ustalony na podstawie numeru NIP firmy.

Mikrorachunek można wygenerować bezpłatnie za pomocą generatora mikrorachunku podatkowego dostępnego na stronie internetowej Ministerstwa Finansów, podając NIP jako identyfikator podatkowy.

Deklaracje podatkowe – PIT-4R i PIT-11

Obowiązki związane z rozliczeniem podatku dochodowego od wynagrodzeń obejmują również składanie deklaracji. Obecnie nie ma obowiązku składania miesięcznych deklaracji PIT-4R. Jedynie do 20. dnia miesiąca należy ustalić wysokość zaliczki i wpłacić ją na mikrorachunek.

Natomiast po zakończeniu roku podatkowego, pracodawca ma obowiązek złożyć roczną deklarację PIT-4R. Należy ją wysłać elektronicznie do urzędu skarbowego do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym. W deklaracji PIT-4R wykazuje się sumę należnych zaliczek za cały rok.

Dodatkowo, po zakończeniu roku, pracodawca sporządza informacje PIT-11 dla każdego pracownika, prezentujące wysokość ich dochodów i pobranych zaliczek. PIT-11 należy przekazać:

• Urzędowi skarbowemu: w formie elektronicznej do końca stycznia.
• Pracownikom: w formie papierowej lub elektronicznej do końca lutego.

Konsekwencje nieterminowej wpłaty zaliczki na podatek dochodowy

Niedotrzymanie terminu płatności zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzeń lub nieprawidłowe rozliczenie podatku wiąże się z poważnymi konsekwencjami. Pracodawca, jako płatnik, odpowiada za podatek niepobrany lub pobrany, a niewpłacony do urzędu skarbowego. Odpowiedzialność ta obejmuje cały majątek przedsiębiorcy.

Zgodnie z Kodeksem karnym skarbowym, nieterminowa wpłata zaliczki jest traktowana jako czyn zabroniony i podlega karze grzywny, a nawet karze pozbawienia wolności do lat 3. W skrajnych przypadkach, obie kary mogą być orzeczone łącznie.

W przypadku braku pobrania zaliczek lub pobrania ich w zaniżonej wysokości, pracodawcy grozi kara grzywny. Jednak, jeśli przed rozpoczęciem postępowania, pracodawca ureguluje zaległości podatkowe, kary mogą zostać anulowane.

Warto pamiętać! Terminowe i prawidłowe rozliczanie podatku dochodowego od wynagrodzeń pracowników to fundamentalny obowiązek każdego pracodawcy. Unikanie konsekwencji finansowych i prawnych jest możliwe dzięki świadomości terminów i rzetelnemu prowadzeniu dokumentacji podatkowej.

Przechowywanie dokumentacji podatkowej

Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji związanej z poborem podatku dochodowego przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jest to okres przedawnienia zobowiązania podatkowego. Prawidłowe przechowywanie dokumentacji jest kluczowe w przypadku kontroli skarbowej.

Przykład: Dokumentacja dotycząca podatku za 2023 rok (termin płatności zaliczki upływa w kwietniu 2024 roku) powinna być przechowywana do końca 2029 roku.

Podsumowanie

Pamiętaj, terminowe wpłacanie zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń pracowników to kluczowy obowiązek każdego pracodawcy. Znajomość terminów, zasad obliczania i konsekwencji niedopełnienia obowiązków pozwoli uniknąć problemów z urzędem skarbowym i zapewni spokój prowadzenia działalności.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Termin płatności podatku od wynagrodzeń, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.