Jak złożyć UPL-1 online do Urzędu Skarbowego?

W dzisiejszych czasach, kiedy cyfryzacja usług publicznych postępuje w szybkim tempie, coraz więcej spraw urzędowych możemy załatwić online. Dotyczy to również kwestii podatkowych. Przedsiębiorcy, którzy cenią sobie wygodę i oszczędność czasu, z pewnością docenią możliwość składania pełnomocnictw do podpisywania deklaracji podatkowych drogą elektroniczną. Jednym z kluczowych dokumentów w tym procesie jest formularz UPL-1, czyli Urzędowe Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Czym jest UPL-1 i dlaczego jest ważny?

Formularz UPL-1 to oficjalny dokument, za pomocą którego przedsiębiorca może upoważnić inną osobę, fizyczną lub prawną, do podpisywania i wysyłania deklaracji podatkowych w jego imieniu. W praktyce oznacza to, że zamiast samodzielnie zajmować się wysyłką dokumentów do Urzędu Skarbowego, przedsiębiorca może powierzyć to zadanie swojemu pracownikowi, księgowemu, biuru rachunkowemu, a nawet serwisowi internetowemu, takiemu jak ifirma.pl.

Dlaczego warto złożyć UPL-1? Przede wszystkim dla wygody. Ustanowienie pełnomocnika pozwala na sprawniejsze zarządzanie obowiązkami podatkowymi, szczególnie w dynamicznie rozwijających się firmach. Ponadto, w przypadku korzystania z zewnętrznych usług księgowych lub serwisów online, złożenie UPL-1 jest często warunkiem koniecznym do prawidłowej współpracy i zapewnienia ciągłości w terminowym składaniu deklaracji.

Jak złożyć UPL-1 online? Dwie ścieżki

Obecnie istnieją dwie główne metody złożenia UPL-1 online, obie wykorzystujące Profil Zaufany, czyli bezpłatne narzędzie potwierdzania tożsamości w internecie, umożliwiające załatwianie spraw urzędowych online.

Metoda 1: Bezpośrednio przez stronę obywatel.gov.pl

Najprostszym i najbardziej intuicyjnym sposobem jest skorzystanie ze strony obywatel.gov.pl, rządowego portalu, który gromadzi usługi publiczne dostępne online.

Krok 1: Wejście na stronę usługi i logowanie

Pierwszym krokiem jest przejście na dedykowaną stronę usługi: „Ustanowienie pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej (UPL-1)” na portalu obywatel.gov.pl. Następnie należy kliknąć przycisk „Załatw sprawę”. System przekieruje nas na stronę logowania do Profilu Zaufanego. Możemy zalogować się za pomocą nazwy użytkownika i hasła, bankowości elektronicznej, lub innego dostawcy tożsamości.

Krok 2: Wypełnienie formularza UPL-1

Po pomyślnym zalogowaniu, na ekranie pojawi się elektroniczny formularz UPL-1. Należy go dokładnie wypełnić, wprowadzając wymagane dane. Kluczowe pola do uzupełnienia to:

• Pole 4: Wybór Naczelnika Urzędu Skarbowego właściwego w sprawach ewidencji podatników i płatników. Z rozwijanej listy należy wybrać urząd skarbowy, do którego ma trafić pełnomocnictwo.
• Dane identyfikujące mocodawcę: Czyli dane przedsiębiorcy składającego pełnomocnictwo (imię, nazwisko, NIP, adres).
• Dane pełnomocnika: Dane osoby lub firmy, która ma być upoważniona do podpisywania deklaracji (imię, nazwisko/nazwa firmy, PESEL/NIP, adres).
• Pole D: Termin obowiązywania pełnomocnictwa: Można zaznaczyć opcję „bezterminowo”, jeśli pełnomocnictwo ma obowiązywać do odwołania, lub określić konkretny termin ważności.

Ważne jest, aby wszystkie dane zostały wprowadzone poprawnie i bez błędów.

Krok 3: Podpisanie formularza Profilem Zaufanym

Po wypełnieniu formularza, należy wybrać opcję „Zapisz”. System wyświetli podgląd wypełnionego dokumentu. Po upewnieniu się, że wszystkie dane są poprawne, można przejść do etapu podpisywania. Należy wybrać opcję „Podpisz”, a następnie „Podpisz Profilem Zaufanym”. System przekieruje nas ponownie na stronę logowania Profilu Zaufanego w celu potwierdzenia podpisu.

Krok 4: Wysyłka UPL-1

Po ponownym zalogowaniu i pomyślnym podpisaniu dokumentu, na ekranie pojawi się komunikat o prawidłowym podpisie. Ostatnim krokiem jest wysłanie UPL-1 do Urzędu Skarbowego. Należy wybrać opcję „Wyślij”. Po wysyłce, na ekranie powinien pojawić się komunikat potwierdzający, że dokument został pomyślnie przekazany do urzędu.

Metoda 2: Wysyłka UPL-1 jako załącznik do pisma ogólnego przez ePUAP

Druga metoda polega na wykorzystaniu platformy ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej). Jest to bardziej uniwersalna platforma, która umożliwia wysyłanie pism do różnych urzędów, w tym również Urzędu Skarbowego.

Uwaga! Przed skorzystaniem z tej metody, warto skontaktować się z właściwym Urzędem Skarbowym i upewnić się, czy akceptuje on przesyłanie UPL-1 w formie załącznika do pisma ogólnego podpisanego Profilem Zaufanym. Praktyka urzędów w tym zakresie może być różna.

Krok 1: Podpisanie plików UPL-1 Profilem Zaufanym

W pierwszym kroku należy wygenerować formularz UPL-1 (można go pobrać ze strony Ministerstwa Finansów lub serwisu ifirma.pl) i zapisać go w formacie PDF. Następnie, należy wejść na stronę służącą do podpisywania dokumentów Profilem Zaufanym (link w tekście źródłowym). Na tej stronie, pojedynczo wgrywamy pliki UPL-1 i podpisujemy je Profilem Zaufanym. Po podpisaniu każdego pliku, należy go pobrać na komputer.

Krok 2: Wysyłka podpisanych plików UPL-1 przez ePUAP

Następnie, przechodzimy na stronę ePUAP i logujemy się za pomocą Profilu Zaufanego. Po zalogowaniu, w „Katalogu spraw” wybieramy „Sprawy ogólne”, a następnie „Pisma do urzędu”. Z rozwijanej listy spraw wybieramy „Pismo ogólne do podmiotu publicznego”. Klikamy „Załatw sprawę”.

W formularzu pisma ogólnego, należy wypełnić następujące pola:

• Rodzaj pisma: Z listy wybieramy „Inne pismo”, a w polu „Inny rodzaj pisma” wpisujemy np. „Załączenie UPL-1”.
• Wybierz urząd lub instytucję, do której składasz pismo: Zaczynamy wpisywać nazwę Urzędu Skarbowego, do którego chcemy wysłać UPL-1 i wybieramy go z listy.
• Tytuł pisma i Treść pisma: Nadajemy tytuł, np. „Załączenie pełnomocnictw UPL-1” i wpisujemy treść, np. „W załączeniu przesyłam podpisane elektronicznie pełnomocnictwa UPL-1 dla [nazwa serwisu/biura rachunkowego]”.

Następnie, załączamy podpisane wcześniej pliki UPL-1. Klikamy ikonę spinacza, wgrywamy plik, a w opisie załącznika wpisujemy np. „UPL-1 – [imię i nazwisko pełnomocnika]”. Jeśli mamy więcej plików UPL-1, dodajemy kolejne załączniki, klikając „+Dodaj kolejny załącznik”.

Po załączeniu wszystkich plików, klikamy „DALEJ”. System wyświetli podgląd pisma. Po sprawdzeniu poprawności danych i załączników, klikamy „Przejdź do podpisu”. Uwaga! Podpisanie pisma na ePUAP jest równoznaczne z jego wysyłką do urzędu. Po podpisaniu, pismo zostanie automatycznie przekazane do wybranego Urzędu Skarbowego.

Ważne informacje i dodatkowe wskazówki

• Termin złożenia UPL-1:UPL-1 należy złożyć przed przesłaniem pierwszej deklaracji podpisanej przez pełnomocnika. Zaleca się złożyć pełnomocnictwo z kilkudniowym wyprzedzeniem, aby uniknąć ewentualnych opóźnień w systemie.
• Odwołanie pełnomocnictwa: W każdej chwili przedsiębiorca ma prawo odwołać udzielone pełnomocnictwo UPL-1. W tym celu należy złożyć „Zawiadomienie o odwołaniu pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej (OPL-1)”.
• Wsparcie techniczne ePUAP: W przypadku problemów technicznych z platformą ePUAP, należy kontaktować się bezpośrednio z centrum pomocy Użytkowników ePUAP.
• Aktualność danych: Należy upewnić się, że dane mocodawcy i pełnomocnika wprowadzone w formularzu UPL-1 są aktualne i poprawne. Błędy w danych mogą skutkować odrzuceniem pełnomocnictwa.
• Bezpieczeństwo danych: Zarówno Profil Zaufany, jak i platforma ePUAP, są bezpiecznymi systemami, które chronią dane użytkowników. Należy jednak zachować ostrożność i nie udostępniać danych logowania osobom trzecim.

Podsumowanie

Złożenie UPL-1 online to wygodny i szybki sposób na upoważnienie innej osoby do podpisywania deklaracji podatkowych w imieniu przedsiębiorcy. Dostępne są dwie metody: bezpośrednio przez obywatel.gov.pl oraz przez platformę ePUAP jako załącznik do pisma ogólnego. Obie metody wymagają posiadania Profilu Zaufanego. Pamiętajmy o terminowym złożeniu UPL-1 i o możliwości odwołania pełnomocnictwa w razie potrzeby. W razie wątpliwości, warto skonsultować się z Urzędem Skarbowym lub skorzystać z pomocy specjalistów.

Pytania i odpowiedzi (FAQ)

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Jak złożyć UPL-1 online do Urzędu Skarbowego?, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.