Podpis sprawozdania przez głównego księgowego i prezesa

Sporządzanie i podpisywanie sprawozdania finansowego to kluczowy element obowiązków każdej jednostki prowadzącej księgi rachunkowe. W praktyce pojawiają się pytania dotyczące tego, kto konkretnie jest zobowiązany do złożenia podpisu pod tym ważnym dokumentem, zwłaszcza w sytuacjach, gdy role w firmie są połączone. Jednym z częstych dylematów jest sytuacja, w której główny księgowy pełni jednocześnie funkcję członka zarządu, a nawet prezesa. Czy w takim przypadku konieczne są dwa podpisy, czy wystarczy jeden? Niniejszy artykuł ma na celu wyjaśnienie tych kwestii w świetle obowiązujących przepisów.

Kto jest zobowiązany do podpisania sprawozdania finansowego?

Ustawa o rachunkowości precyzyjnie określa, kto jest odpowiedzialny za podpisanie sprawozdania finansowego. Zgodnie z art. 52 ust. 2 tej ustawy, sprawozdanie finansowe podpisują:

• osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz
• kierownik jednostki.

W przypadku, gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy (np. zarząd), sprawozdanie finansowe podpisują wszyscy członkowie tego organu. Istnieje jednak możliwość, aby sprawozdanie podpisała tylko jedna osoba wchodząca w skład organu wieloosobowego, pod warunkiem że pozostałe osoby złożą oświadczenia, iż sprawozdanie finansowe spełnia wymogi ustawy o rachunkowości. Alternatywnie, mogą one odmówić złożenia takich oświadczeń.

Warto podkreślić, że zarówno odmowa złożenia oświadczenia, jak i odmowa podpisu sprawozdania finansowego, wymagają pisemnego uzasadnienia. Jest to istotne zabezpieczenie transparentności i odpowiedzialności w procesie sporządzania sprawozdań finansowych.

Główny księgowy jako osoba odpowiedzialna za księgi rachunkowe

Ustawa o rachunkowości nie definiuje wprost, kto jest „osobą, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych”. Jednakże, w praktyce najczęściej za taką osobę uznaje się głównego księgowego. Ustawa wskazuje, że jednostka może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych:

1. Przedsiębiorcy, w tym przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w tym zakresie z innego państwa członkowskiego.
2. W przypadku jednostek sektora finansów publicznych – innej jednostce sektora finansów publicznych.

Kierownik jednostki, co do zasady, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym nadzoru. Nawet w sytuacji, gdy obowiązki te zostaną powierzone innej osobie (np. głównemu księgowemu) lub przedsiębiorcy, kierownik jednostki nadal ponosi odpowiedzialność, z wyjątkiem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone na piśmie.

Zatem, osobą odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych może być:

• Główny księgowy, który pisemnie przyjął odpowiedzialność w tym zakresie.
• Przedsiębiorca zajmujący się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych (biuro rachunkowe).
• Jednostka sektora finansów publicznych w określonych przypadkach.

W konsekwencji, jeśli główny księgowy pisemnie przyjął odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych, to obok kierownika jednostki jest on zobowiązany do podpisania sprawozdania finansowego.

Czy główny księgowy może być jednocześnie członkiem zarządu?

Kodeks spółek handlowych (K.s.h.) zawiera pewne ograniczenia dotyczące łączenia funkcji. Przykładowo, główny księgowy zatrudniony w spółce z o.o. nie może być jednocześnie członkiem rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej. Jednakże, K.s.h. nie zawiera zakazu pełnienia funkcji członka zarządu przez głównego księgowego.

Powołanie danej osoby do zarządu powoduje nawiązanie stosunku organizacyjnego między nią a spółką kapitałową, regulowanego przepisami K.s.h. Zatem, główny księgowy może być jednocześnie członkiem zarządu, a nawet prezesem zarządu, o ile nie istnieją inne wewnętrzne regulacje spółki, które by tego zabraniały.

Podpisanie sprawozdania finansowego w przypadku pełnienia podwójnej funkcji

W sytuacji, gdy główny księgowy pełni jednocześnie funkcję członka zarządu (lub prezesa), pojawia się pytanie, jak prawidłowo podpisać sprawozdanie finansowe. Zgodnie z przepisami, sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki. W takim przypadku, gdy jedna osoba łączy obie te funkcje, sprawozdanie finansowe może być podpisane tylko raz.

Istotne jest jednak, aby informacja o pełnieniu podwójnej funkcji przez osobę podpisującą sprawozdanie finansowe została ujawniona w dodatkowych informacjach i objaśnieniach do sprawozdania finansowego. W sekcji dotyczącej podstawowych informacji o organach jednostki i pracownikach, należy wskazać, że dana osoba pełniła zarówno funkcję członka zarządu (prezesa), jak i głównego księgowego w okresie, za który sporządzane jest sprawozdanie finansowe.

Forma podpisu sprawozdania finansowego

Obecnie, sprawozdania finansowe sporządza się w postaci elektronicznej. Zgodnie z przepisami, sprawozdanie finansowe musi być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Takie same wymogi dotyczą dodatkowych dokumentów, takich jak:

• Oświadczenie o spełnieniu przez sprawozdanie finansowe wymogów ustawy.
• Odmowa złożenia oświadczenia o spełnieniu wymogów ustawy.
• Odmowa podpisu sprawozdania finansowego.

Te dokumenty mogą być sporządzane w postaci elektronicznej i podpisywane elektronicznie lub w postaci papierowej i podpisywane własnoręcznie. W przypadku formy papierowej, osoba podpisująca sprawozdanie finansowe, jeśli jednostką kieruje organ wieloosobowy, jest odpowiedzialna za sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów.

Dodatkowe informacje i objaśnienia w sprawozdaniu finansowym

Jak już wspomniano, informacja dodatkowa jest integralną częścią sprawozdania finansowego. Obejmuje ona wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia. Wśród informacji, które należy ujawnić w dodatkowych informacjach i objaśnieniach, znajdują się m.in. podstawowe informacje dotyczące pracowników i organów jednostki. To właśnie w tej części sprawozdania należy zamieścić informację o pełnieniu podwójnej funkcji przez osobę podpisującą sprawozdanie, jeśli taka sytuacja miała miejsce.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Podsumowanie

Podpisanie sprawozdania finansowego to obowiązek zarówno kierownika jednostki, jak i osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg rachunkowych, najczęściej głównego księgowego. Przepisy prawa dopuszczają sytuację, w której główny księgowy pełni jednocześnie funkcję członka zarządu. W takim przypadku, sprawozdanie finansowe może być podpisane tylko raz, ale istotne jest ujawnienie faktu pełnienia podwójnej funkcji w dodatkowych informacjach i objaśnieniach. Prawidłowe podpisywanie sprawozdań finansowych, zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości, jest kluczowe dla zapewnienia wiarygodności i rzetelności informacji finansowej prezentowanej przez jednostkę.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Podpis sprawozdania przez głównego księgowego i prezesa, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.