Jak usprawnić zamknięcie roku w firmie?

Przełom roku w każdej firmie to okres związany ze zwiększoną ilością pracy. Oprócz standardowych obowiązków, ściganiem się z własnym kalendarzem (aby zdążyć przed Świętami i do końca roku!), dodatkowo konfrontujemy się z księgowym zamknięciu roku. Często w tym miejscu zadajemy sobie pytanie- jak usprawnić zamknięcie roku?

Jak się jednak okazuje, można dobrze przygotować się do tego zadania! A to, co jawi się nam jako „problem”, stanie się po prostu punktem do realizacji na naszej „checkliście”. Musimy tylko pamiętać o odpowiednich narzędziach.

Przełom starego i nowego roku jest bardzo absorbujący, w szczególności dla działów księgowych. Realizowane na ostatni dzwonek zamówienia i ich rozliczenie, a do tego widmo kończącego się roku i zamknięcia spraw księgowych. Analizy i podsumowania kalkulacji związanych z kontraktami długoterminowymi, sprawdzenie bieżących rozliczeń firmowych i ewentualna windykacja nieopłaconych faktur, czy cały proces uzgadniania sald z kontrahentami – jest tego naprawdę sporo!

Końcówka roku bardzo często przez pracowników działów księgowości nazywana jest „sezonem audytowym. Pracownicy odpowiedzialni za księgowość czy audyt w firmach, większość czasu spędzają na dokładnym sprawdzeniu i uzgodnieniu treści danych dokumentów. Najczęściej także na korygowaniu dokumentacji za miniony okres. Do tego dochodzi ciągle zmieniający się stan prawny, który – mimo zapowiedzi uproszczeń – staje się przyczyną kolejnych komplikacji.

Optymalizacje i usprawnienia procesu zamknięcia miesiąca

To wszystko brzmi dość ponuro i rysuje raczej nieciekawy scenariusz na końcówkę roku. Ale czy tak musi być zawsze? Jak możemy usprawnić zamknięcie miesiąca? Ciągle przecież słyszymy o optymalizacji, narzędziach usprawniających procesy zarządzania, czy po prostu … lepszej organizacji pracy. Czy można wdrożyć takie rozwiązania także w tym obszarze i raz na zawsze usystematyzować i uprościć prace związane z zamknięciem roku?

Zanim zmierzymy się z tym zagadnieniem, spróbujmy odpowiedzieć sobie na pytanie, czego potrzebowalibyśmy, aby ten żmudny proces usprawnić?

Pierwsza, fundamentalna rzecz: poprawa komunikacji między pracownikami, ewentualnie między działami merytorycznymi. Druga kwestia, to system, który pomoże nam w odpowiednim momencie (najlepiej z wyprzedzeniem!) wychwycić potencjalne błędy, zaniedbania czy pominięcia. Trzecia sprawa to obranie takiego rozwiązania, które zapewni nam stałą zgodność naszych działań (np. raportowania) z ogólnie przyjętymi procedurami – zarówno tymi zewnętrznymi, jak i własnymi regulacjami wewnętrznymi i przyjętą polityką rachunkowości. I na koniec, coś co ucieszy w szczególności pracowników księgowych z długim stażem pracy, czyli pełna dokumentacja potwierdzająca poprawność naszej ewidencji księgowej. Brzmi całkiem sensownie, prawda? Więc może faktycznie da się zorganizować ten odcinek pracy naszego przedsiębiorstwa w taki sposób, aby końcówka roku nie wiązała się z dodatkowym stresem i nadgodzinami?

Jak usprawnić zamknięcie miesiąca? -Pomoc FlexiClosing

Tu przechodzimy wreszcie do sedna, bowiem z nieocenioną pomocą przychodzi FlexiClosing – produkt, który wdrażamy u naszych Klientów. Po wdrożeniu FlexiClosing zaobserwowaliśmy u nich: znaczące usprawnienie procesów księgowych, w szczególności zamykania poszczególnych okresów i badania sprawozdań finansowych.

FlexiClosing to program opracowany przez specjalistów od księgowości i IT, który w sposób intuicyjny porządkuje cały proces księgowego zamknięcia miesiąca, a w konsekwencji również roku. Dzięki FlexiClosing cały nasz merytoryczny zespół ma stały wgląd do poszczególnych postępów prac. Widzimy także z poziomu zarządczego, jak wygląda koordynacja i wykonanie poszczególnych zadań. Nawet nowy pracownik, który dopiero wdraża się w obowiązki, z łatwością szybko „wskoczy” do tak uporządkowanego systemu księgowych obowiązków. Na starcie otrzyma bowiem cały zestaw potrzebnych informacji, łącznie z pełną dokumentacją potwierdzającą, że nasze działania są zgodne z normami.

Można śmiało powiedzieć, że praca z FlexiClosing to usprawnianie komunikacji, lepszy przepływ informacji, skuteczniejsze wdrażanie w każdy z etapów prac księgowych a także… doskonałe narzędzie „prewencyjne”, które uchroni naszą firmę przed jakimikolwiek wpadkami przy kontroli.
FlexiClosing jest więc dobrym zabezpieczeniem pracy i swego rodzaju „gwarantem spokoju” –  zapewni  w naszej firmie to cenne poczucie „porządku w papierach”. Cennego, zwłaszcza pod koniec roku!

Jeśli widzisz potrzebę wdrożenia takich innowacji w Twojej firmie, skontaktuj się z nami. Z chęcią opowiemy o wszystkich korzyściach, jakie niesie za sobą system FlexiClosing! Może początek nowego roku to dobra okazja na zmiany na lepsze, także w kwestii rachunkowości w Twojej firmie? Zapraszamy do kontaktu.