Czy program do faktur jest konieczny?

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z wieloma obowiązkami, a jednym z nich jest prawidłowe dokumentowanie sprzedaży. Wielu przedsiębiorców, szczególnie na początku swojej drogi, zastanawia się, czy konieczne jest posiadanie specjalistycznego programu do fakturowania. Czy aby wystawić fakturę, musimy inwestować w dodatkowe oprogramowanie? Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna i zależy od kilku czynników.

Ręczne wystawianie faktur - tradycyjna metoda wciąż aktualna

Dobra wiadomość jest taka, że na chwilę obecną, polskie przepisy nie nakładają obowiązku korzystania z programów do fakturowania. Dla wielu przedsiębiorców, szczególnie tych prowadzących mniejszą działalność, alternatywą pozostaje tradycyjne, ręczne wystawianie faktur. W sklepach papierniczych nadal dostępne są gotowe bloczki faktur, które wystarczy ręcznie wypełnić. To rozwiązanie ma swoje korzenie w czasach, gdy komputery i specjalistyczne oprogramowanie nie były powszechnie dostępne.

Zalety ręcznego wystawiania faktur:

• Niski koszt początkowy: Bloczek faktur to niewielki wydatek, dostępny praktycznie od ręki.
• Prostota: Wypełnienie faktury ręcznie wydaje się proste i intuicyjne, szczególnie dla osób przyzwyczajonych do tradycyjnych metod.
• Brak konieczności posiadania komputera i internetu: Do wystawienia faktury papierowej nie potrzebujemy żadnych urządzeń elektronicznych.

Wady ręcznego wystawiania faktur:

• Ryzyko błędów: Ręczne przepisywanie danych zwiększa ryzyko pomyłek, co może skutkować koniecznością wystawiania not korygujących i problemami z rozliczeniami.
• Problemy z dostarczaniem: Wysyłka papierowych faktur pocztą tradycyjną jest czasochłonna i generuje dodatkowe koszty, szczególnie w przypadku sprzedaży online i kontrahentów oddalonych geograficznie.
• Brak elektronicznej kopii: Konieczność przechowywania papierowych kopii faktur zajmuje miejsce i utrudnia archiwizację dokumentów.
• Brak automatyzacji: Ręczne wystawianie faktur jest czasochłonne, szczególnie przy większej liczbie transakcji. Nie ma możliwości automatycznego numerowania faktur, podsumowań sprzedaży czy generowania raportów.
• Brak możliwości generowania JPK_FA: Na żądanie urzędu skarbowego przedsiębiorca może zostać zobowiązany do przekazania Jednolitego Pliku Kontrolnego dla faktur (JPK_FA). Ręczne wystawianie faktur nie umożliwia automatycznego generowania takiego pliku, co może być problematyczne i czasochłonne.

Wykorzystanie szablonów faktur w programach biurowych (Excel, Word)

Alternatywą dla ręcznego wystawiania faktur, a jednocześnie krokiem w stronę cyfryzacji, jest korzystanie z gotowych szablonów faktur dostępnych w popularnych programach biurowych, takich jak Excel czy Word. Wiele darmowych szablonów można znaleźć w Internecie lub stworzyć własny szablon, dostosowany do indywidualnych potrzeb.

Zalety korzystania z szablonów faktur:

• Niższy koszt niż program do fakturowania: Wykorzystanie programów, które już posiadamy (Excel, Word) i darmowych szablonów minimalizuje koszty.
• Elektroniczna forma faktury: Faktury w formie elektronicznej można łatwo zapisywać, archiwizować i przesyłać kontrahentom drogą elektroniczną (np. e-mailem).
• Większa czytelność i przejrzystość: Szablony faktur w programach biurowych zazwyczaj są bardziej czytelne i przejrzyste niż ręcznie wypełnione dokumenty.
• Możliwość personalizacji: Szablony można dostosować do własnych potrzeb, dodając logo firmy, zmieniając kolorystykę czy formatowanie.

Wady korzystania z szablonów faktur:

• Ryzyko błędów (choć mniejsze niż przy ręcznym wystawianiu): Wprowadzanie danych ręcznie do szablonu nadal niesie ryzyko pomyłek, szczególnie przy braku automatycznej walidacji danych.
• Ograniczona funkcjonalność: Szablony w Excelu czy Wordzie nie oferują zaawansowanych funkcji programów do fakturowania, takich jak automatyczne numerowanie, generowanie raportów, integracja z bazami danych kontrahentów czy generowanie JPK_FA.
• Brak integracji z systemami księgowymi: Dane z faktur wystawianych w szablonach trzeba zazwyczaj ręcznie wprowadzać do systemów księgowych, co jest czasochłonne i zwiększa ryzyko błędów.
• Problemy z numeracją faktur: Należy pamiętać o zachowaniu ciągłości numeracji faktur i ręcznie kontrolować numery, co przy większej liczbie dokumentów może być uciążliwe.
• Brak możliwości generowania JPK_FA (bez dodatkowych narzędzi): Podobnie jak w przypadku ręcznego wystawiania faktur, standardowe szablony w Excelu i Wordzie nie generują automatycznie pliku JPK_FA. Możliwe jest jednak wykorzystanie dodatkowych, często płatnych, narzędzi lub makr do Excela, które to umożliwiają, ale wymaga to dodatkowej wiedzy i nakładu pracy.

Programy do fakturowania - wygoda i funkcjonalność

Rozwiązaniem, które eliminuje większość wad ręcznego wystawiania faktur i korzystania z szablonów, jest inwestycja w program do fakturowania. Na rynku dostępnych jest wiele programów, zarówno darmowych, jak i płatnych, o różnym stopniu zaawansowania i funkcjonalności. Programy te dedykowane są przedsiębiorcom, którzy cenią sobie wygodę, oszczędność czasu i minimalizację ryzyka błędów.

Zalety programów do fakturowania:

• Automatyzacja procesów: Programy do fakturowania automatyzują wiele czynności, takich jak numerowanie faktur, obliczanie kwot, generowanie podsumowań sprzedaży, wysyłka faktur e-mailem, czy generowanie JPK_FA.
• Minimalizacja ryzyka błędów: Programy często posiadają funkcje walidacji danych, co pomaga uniknąć pomyłek i nieścisłości w fakturach.
• Szybkość i wygoda: Wystawianie faktur w programie jest szybkie i wygodne, szczególnie przy wykorzystaniu funkcji automatycznego uzupełniania danych kontrahentów i produktów/usług.
• Łatwość archiwizacji i wyszukiwania: Faktury w programach są przechowywane elektronicznie, co ułatwia ich archiwizację i szybkie wyszukiwanie.
• Profesjonalny wygląd faktur: Programy oferują zazwyczaj profesjonalne szablony faktur, które można dostosować do wizerunku firmy.
• Generowanie JPK_FA: Większość programów do fakturowania umożliwia automatyczne generowanie Jednolitego Pliku Kontrolnego dla faktur (JPK_FA), co jest dużym ułatwieniem w przypadku kontroli skarbowej.
• Integracja z systemami księgowymi i bankowymi: Wiele programów do fakturowania oferuje integrację z systemami księgowymi i bankowymi, co usprawnia przepływ danych i eliminuje konieczność ręcznego przepisywania informacji.
• Dostęp online: Wiele programów działa w chmurze, co umożliwia dostęp do faktur z dowolnego miejsca i urządzenia z dostępem do internetu.

Wady programów do fakturowania:

• Koszty: Programy do fakturowania, szczególnie te bardziej zaawansowane, wiążą się z kosztami zakupu licencji lub abonamentu. Istnieją jednak również darmowe programy o podstawowej funkcjonalności.
• Konieczność nauki obsługi: Korzystanie z programu do fakturowania, szczególnie na początku, może wymagać poświęcenia czasu na naukę obsługi i poznanie wszystkich funkcji.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) a przyszłość fakturowania

Przyszłość fakturowania w Polsce rysuje się w kierunku cyfryzacji i elektronizacji. Kluczową zmianą będzie wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Choć na moment pisania tego artykułu KSeF nie jest jeszcze obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, to planowane jest jego obligatoryjne wprowadzenie. KSeF to platforma, za pośrednictwem której przedsiębiorcy będą wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane w formie elektronicznej.

Wprowadzenie KSeF oznacza rewolucję w fakturowaniu i może wpłynąć na konieczność korzystania z programów do fakturowania. System KSeF wymaga bowiem, aby faktury były wystawiane w określonym formacie elektronicznym (faktura ustrukturyzowana) i przesyłane do systemu. Ręczne wystawianie faktur papierowych, a nawet korzystanie z szablonów w Excelu czy Wordzie, może okazać się niewystarczające lub bardzo utrudnione w kontekście KSeF.

Wpływ KSeF na wybór metody fakturowania:

• Obowiązek e-fakturowania: Po obligatoryjnym wprowadzeniu KSeF, dla większości przedsiębiorców e-fakturowanie stanie się obowiązkowe.
• Konieczność dostosowania systemów: Przedsiębiorcy będą musieli dostosować swoje systemy fakturowania do wymagań KSeF, co w praktyce dla wielu może oznaczać konieczność wdrożenia programu do fakturowania, który jest zintegrowany z KSeF.
• Ułatwienia i korzyści KSeF: KSeF ma przynieść wiele korzyści, takich jak automatyzacja procesów, oszczędność czasu i kosztów, minimalizacja ryzyka oszustw podatkowych, szybszy zwrot VAT, czy łatwiejsza archiwizacja faktur.

Podsumowanie - co wybrać?

Czy program do faktur jest konieczny? Na dzień dzisiejszy, odpowiedź brzmi: nie, nie jest konieczny, ale jest wysoce rekomendowany, szczególnie w perspektywie KSeF. Dla małych firm, wystawiających sporadycznie faktury, ręczne wystawianie faktur lub korzystanie z szablonów może być rozwiązaniem tymczasowym. Jednak w miarę rozwoju działalności, wzrostu liczby transakcji i w kontekście nadchodzącego KSeF, inwestycja w program do fakturowania staje się coraz bardziej uzasadniona i wręcz niezbędna. Program do fakturowania to nie tylko wygoda i oszczędność czasu, ale przede wszystkim gwarancja prawidłowości wystawianych dokumentów, minimalizacja ryzyka błędów, automatyzacja procesów i przygotowanie na przyszłe zmiany w przepisach. W dłuższej perspektywie, program do fakturowania to inwestycja, która z pewnością się zwróci, oszczędzając czas, nerwy i potencjalne problemy z urzędem skarbowym.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Czy program do faktur jest konieczny?, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.