Nota księgowa w stowarzyszeniu: kiedy i jak wystawić?

Prowadzenie księgowości w stowarzyszeniu, choć może wydawać się zadaniem prostym, w rzeczywistości wymaga precyzji i znajomości przepisów. Jednym z narzędzi, które może okazać się niezbędne w codziennej praktyce księgowej, jest nota księgowa. Czy stowarzyszenie może wystawiać noty księgowe? Odpowiedź brzmi: tak, i w wielu sytuacjach jest to wręcz wskazane, a nawet konieczne.

Czym jest nota księgowa i kiedy stowarzyszenie powinno ją wystawić?

Nota księgowa, nazywana również notą korygującą lub dokumentem księgowym, jest dokumentem służącym do korygowania błędów lub uzupełniania braków w już wystawionych dokumentach księgowych, takich jak faktury, rachunki, czy wyciągi bankowe. Nie jest to nowy dokument transakcji, a raczej narzędzie do uaktualnienia istniejącej dokumentacji.

Stowarzyszenie może potrzebować wystawić notę księgową w różnych sytuacjach, najczęściej w celu:

• Korekty błędów rachunkowych: Pomyłki w kwotach, stawkach VAT, datach, czy opisach transakcji na fakturach lub innych dokumentach.
• Uzupełnienia brakujących informacji: Dodanie brakującego numeru NIP, adresu, czy innych danych identyfikacyjnych na fakturze.
• Storna faktury: Choć nota księgowa nie jest typowym dokumentem do storna faktury, w pewnych specyficznych przypadkach, szczególnie wewnętrznych, może być wykorzystana do skorygowania błędnie zaksięgowanej faktury. W relacjach zewnętrznych, z kontrahentami, zazwyczaj stosuje się fakturę korygującą.
• Dokumentowania operacji wewnętrznych: Na przykład, przeksięgowanie środków między kontami bankowymi stowarzyszenia, rozliczenie delegacji pracowniczych, czy amortyzacja środków trwałych. W tych przypadkach nota księgowa może pełnić funkcję dokumentu źródłowego, potwierdzającego i opisującego operację.

Jak prawidłowo wystawić notę księgową w stowarzyszeniu?

Wystawienie noty księgowej, choć nie jest regulowane tak ściśle jak faktury, wymaga zachowania pewnych standardów i zasad. Prawidłowo wystawiona nota księgowa powinna zawierać:

• Numer kolejny i datę wystawienia: Ułatwia to identyfikację i chronologiczne uporządkowanie dokumentów.
• Nazwę i adres stowarzyszenia: Dane identyfikacyjne stowarzyszenia, jako wystawcy noty.
• Opis korekty lub operacji: Jasne i zwięzłe wyjaśnienie, czego dotyczy nota księgowa. Należy wskazać, jaki dokument jest korygowany (np. numer i data faktury), oraz na czym polega korekta (np. błędna kwota, brakujące dane). W przypadku operacji wewnętrznych, opis powinien jasno określać charakter operacji (np. przeksięgowanie środków na fundusz statutowy).
• Kwoty korygujące (jeśli dotyczy): W przypadku korekty błędów rachunkowych, należy precyzyjnie określić kwoty, o które ma być skorygowana pierwotna wartość. Warto podać zarówno wartość błędną, jak i prawidłową, oraz różnicę.
• Podpisy osób upoważnionych: Nota księgowa powinna być podpisana przez osobę odpowiedzialną za księgowość w stowarzyszeniu (np. księgowego, skarbnika) oraz osobę uprawnioną do reprezentowania stowarzyszenia (np. prezesa).

Ważne jest, aby nota księgowa była sporządzona w dwóch egzemplarzach – jeden dla księgowości stowarzyszenia, drugi jako załącznik do korygowanego dokumentu lub dokumentacji operacji wewnętrznej.

Nota księgowa a inne dokumenty księgowe – różnice i podobieństwa

Często pojawia się pytanie o różnice między notą księgową a innymi dokumentami księgowymi, takimi jak faktury, rachunki czy polecenia księgowania. Kluczowa różnica polega na funkcji, jaką pełni nota księgowa.

Faktura i rachunek dokumentują sprzedaż towarów lub usług na rzecz zewnętrznych kontrahentów. Są to dokumenty pierwotne, stanowiące podstawę do powstania przychodu i kosztu. Nota księgowa nie jest dokumentem pierwotnym w tym sensie – ona koryguje lub uzupełnia już istniejące dokumenty pierwotne lub dokumentuje operacje wewnętrzne.

Polecenie księgowania jest dokumentem wewnętrznym, używanym do wprowadzania zapisów księgowych do systemu księgowego. Może być wystawiane na podstawie różnych dokumentów źródłowych, w tym również not księgowych. Nota księgowa może być więc podstawą do wystawienia polecenia księgowania, szczególnie w przypadku korekt błędów lub operacji wewnętrznych.

Poniższa tabela przedstawia kluczowe różnice i podobieństwa:

Najczęstsze błędy przy wystawianiu not księgowych i jak ich uniknąć

Mimo że nota księgowa wydaje się prostym dokumentem, przy jej wystawianiu można popełnić błędy. Najczęstsze z nich to:

• Brak precyzyjnego opisu korekty: Niejasne wyjaśnienie, czego dotyczy nota, utrudnia zrozumienie i prawidłowe zaksięgowanie korekty. Należy zawsze jasno wskazać, jaki dokument jest korygowany i na czym polega błąd.
• Brak numeracji i daty: Utrudnia identyfikację i chronologiczne uporządkowanie dokumentów. Każda nota powinna mieć unikalny numer i datę wystawienia.
• Brak podpisów osób upoważnionych: Nota bez podpisów jest nieważna. Musi być podpisana przez osoby odpowiedzialne za księgowość i reprezentację stowarzyszenia.
• Stosowanie noty księgowej zamiast faktury korygującej w relacjach z kontrahentami: W relacjach zewnętrznych, z kontrahentami, do korygowania faktur zazwyczaj stosuje się faktury korygujące. Nota księgowa jest bardziej odpowiednia do korekt wewnętrznych lub w specyficznych sytuacjach.
• Nieprawidłowe księgowanie noty księgowej: Błędy w księgowaniu noty mogą prowadzić do nieprawidłowości w sprawozdaniach finansowych. Należy upewnić się, że korekta jest zaksięgowana po właściwych stronach kont księgowych.

Aby uniknąć tych błędów, warto:

• Stosować wzory not księgowych: Wzór noty z gotowymi polami do wypełnienia ułatwi wystawienie poprawnego dokumentu i przypomni o wszystkich niezbędnych elementach.
• Przeszkolić osoby odpowiedzialne za księgowość: Regularne szkolenia z zakresu księgowości i dokumentacji księgowej pomogą uniknąć błędów i podniosą kompetencje pracowników i wolontariuszy.
• Dokładnie sprawdzać noty przed wystawieniem: Przed podpisaniem noty warto dokładnie sprawdzić wszystkie dane i opisy, aby upewnić się, że są poprawne i kompletne.
• W razie wątpliwości – skonsultować się z księgowym: Jeśli pojawią się wątpliwości dotyczące wystawienia noty księgowej, najlepiej skonsultować się z doświadczonym księgowym lub biurem rachunkowym.

Podsumowanie

Nota księgowa jest użytecznym narzędziem w księgowości stowarzyszenia. Pozwala na korygowanie błędów, uzupełnianie braków i dokumentowanie operacji wewnętrznych. Prawidłowo wystawiona i zaksięgowana nota księgowa przyczynia się do rzetelności i przejrzystości księgowości stowarzyszenia. Pamiętajmy, że choć nie jest to dokument tak formalny jak faktura, wymaga staranności i przestrzegania pewnych zasad, aby spełniała swoją funkcję i była zgodna z przepisami.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania o noty księgowe w stowarzyszeniach

Czy każda korekta faktury wymaga wystawienia noty księgowej?

Nie, w relacjach z kontrahentami, do korekty faktur zazwyczaj stosuje się faktury korygujące. Nota księgowa może być stosowana w specyficznych sytuacjach lub do korekt wewnętrznych.

Czy nota księgowa musi być podpisana przez prezesa stowarzyszenia?

Tak, nota księgowa powinna być podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentowania stowarzyszenia, najczęściej prezesa, oraz osobę odpowiedzialną za księgowość (np. skarbnika, księgowego).

Gdzie przechowywać noty księgowe?

Noty księgowe należy przechowywać w dokumentacji księgowej stowarzyszenia, razem z dokumentami, których dotyczą lub dokumentacją operacji wewnętrznych, które dokumentują. Obowiązują ogólne zasady przechowywania dokumentacji księgowej.

Czy można wystawić notę księgową do faktury VAT?

Tak, w pewnych sytuacjach, nota księgowa może być użyta do korekty faktury VAT, szczególnie w kontekście korekt wewnętrznych lub specyficznych przypadków. Jednak w relacjach z kontrahentami, zazwyczaj stosuje się fakturę korygującą VAT.

Czy istnieje wzór noty księgowej dla stowarzyszeń?

Nie ma jednego, obligatoryjnego wzoru. Warto jednak opracować własny wzór, zawierający wszystkie niezbędne elementy, co ułatwi wystawianie prawidłowych not księgowych.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Nota księgowa w stowarzyszeniu: kiedy i jak wystawić?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.