JPK na żądanie: kompleksowy przewodnik

Jednolity Plik Kontrolny (JPK) to elektroniczny format danych księgowych, który ma na celu ułatwienie kontroli podatkowych i usprawnienie procesów raportowania. W Polsce, obowiązek przekazywania JPK na żądanie organów podatkowych dotyczy szerokiego grona przedsiębiorców. Zrozumienie zasad dotyczących JPK jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania każdej firmy. W niniejszym artykule przybliżymy najważniejsze aspekty związane z JPK na żądanie, odpowiadając na najczęściej zadawane pytania i rozwiewając wątpliwości.

Czym jest Jednolity Plik Kontrolny (JPK)?

JPK to zbiór danych generowany z systemów informatycznych przedsiębiorstwa, zawierający informacje o operacjach gospodarczych za dany okres. Jest to ustrukturyzowany plik w formacie XML, co umożliwia jego łatwe przetwarzanie przez systemy informatyczne organów podatkowych. JPK na żądanie obejmuje różne struktury, w zależności od rodzaju prowadzonej księgowości i specyfiki działalności. Wyróżniamy następujące struktury JPK:

• JPK_KR – księgi rachunkowe,
• JPK_WB – wyciąg bankowy,
• JPK_MAG – magazyn,
• JPK_FA – faktury VAT,
• JPK_FA_RR – faktury VAT rolników ryczałtowych,
• JPK_PKPIR – podatkowa księga przychodów i rozchodów,
• JPK_EWP – ewidencja przychodów.

Kto jest zobowiązany do przekazywania JPK na żądanie?

Obowiązek przekazywania struktur JPK na żądanie organów podatkowych spoczywa na wszystkich podatnikach, którzy prowadzą księgi podatkowe i wytwarzają dowody księgowe w formie elektronicznej. Regulacja ta obowiązuje od 1 lipca 2018 roku. Dotyczy to zarówno dużych korporacji, jak i małych i średnich przedsiębiorstw. Od 1 września 2019 roku, również rolnicy ryczałtowi mogą być zobowiązani do przekazywania danych w strukturze JPK_FA_RR.

Kiedy organ podatkowy może zażądać JPK?

Organ podatkowy ma prawo zażądać przekazania JPK w określonych sytuacjach, takich jak:

• Kontrola podatkowa,
• Czynności sprawdzające,
• Kontrola celno-skarbowa,
• Postępowanie podatkowe.

Żądanie JPK może być skierowane zarówno do podatnika, jak i do jego kontrahenta, jeżeli kontrahent ten prowadzi księgi podatkowe w formie elektronicznej.

Jaki jest termin na przekazanie JPK na żądanie?

W przypadku otrzymania wezwania do przekazania struktur JPK, podatnik ma na to termin nie krótszy niż 3 dni. Dokładny termin jest zawsze określony w wezwaniu. W uzasadnionych przypadkach, takich jak duża ilość danych czy nieobecność osoby odpowiedzialnej, można wystąpić do organu podatkowego z prośbą o wydłużenie terminu. Jest to istotne, aby uniknąć negatywnych konsekwencji związanych z niedotrzymaniem terminu.

Jak przygotować i przekazać JPK na żądanie?

Istnieje kilka sposobów na przygotowanie i przekazanie JPK na żądanie:

• Bezpłatna aplikacja Klient JPK WEB: Aplikacja udostępniana przez Ministerstwo Finansów, umożliwiająca generowanie i wysyłanie JPK.
• Bezpłatna aplikacja e-mikrofirma: Dostępna w e-Urzędzie Skarbowym od 1 lutego 2021 roku. Umożliwia generowanie JPK_FA i JPK_VAT, przeznaczona dla przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.
• Nośniki danych: Przekazanie JPK na pendrive, karcie pamięci, płycie CD/DVD. W takim przypadku, urzędnik sporządza protokół pobrania danych. Nośnik można również wysłać pocztą tradycyjną. Ważne: JPK na żądanie nie należy przekazywać e-mailem ani przez platformę ePUAP.
• Programy księgowe i aplikacje komercyjne: Wiele programów księgowych posiada funkcję generowania i wysyłki JPK. Warto sprawdzić, czy posiadane oprogramowanie oferuje taką możliwość.

Jeżeli księgi podatkowe prowadzone są w formie papierowej, na żądanie przekazuje się je w formie papierowej. Nie ma obowiązku konwertowania ich do formatu JPK, jednak w takim przypadku kontrola może trwać dłużej.

Jak podpisać JPK na żądanie?

JPK przekazywane elektronicznie należy podpisać. Można to zrobić za pomocą:

• Profilu Zaufanego: Bezpłatny podpis elektroniczny, który można założyć online lub w urzędzie. Do podpisu wystarcza kod autoryzacyjny.
• Kwalifikowanego podpisu elektronicznego: Płatny podpis elektroniczny, wymagający podania kodu PIN.

Użycie Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego jest niezbędne przy wysyłce JPK za pomocą aplikacji Klient JPK WEB lub programów księgowych. Po poprawnej weryfikacji, podatnik otrzymuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

JPK_FA w aplikacji e-mikrofirma i Klient JPK WEB

Aplikacja e-mikrofirma umożliwia nie tylko prowadzenie ewidencji VAT i wystawianie faktur, ale również generowanie pliku JPK_FA na żądanie. Aplikacja ta pozwala na generowanie, walidację, szyfrowanie, podpisywanie i przesyłanie plików JPK_FA. Podobnie, aplikacja Klient JPK WEB jest bezpłatnym narzędziem udostępnionym przez Ministerstwo Finansów, przeznaczonym dla podatników, którzy nie korzystają z biur rachunkowych i otrzymali wezwanie do przekazania JPK na żądanie.

Czy JPK na żądanie podlega korektom?

JPK na żądanie nie podlega korektom. Ma on charakter informacji podatkowej, przedstawiającej stan ksiąg i dokumentów na dany moment. W związku z tym, cel złożenia JPK na żądanie jest zawsze określony jako „Złożenie po raz pierwszy” (z wartością „1”).

Konsekwencje nieprzekazania JPK na żądanie

Niedopełnienie obowiązku przekazania JPK na żądanie w wyznaczonym terminie może skutkować poważnymi konsekwencjami. Wyróżniamy dwie główne kategorie sankcji:

Sankcje finansowe

Nieprzekazanie JPK na żądanie jest traktowane jako naruszenie obowiązków podatkowych i może prowadzić do odpowiedzialności karno-skarbowej. W zależności od okoliczności, może to być wykroczenie skarbowe lub przestępstwo skarbowe. Granicą między nimi jest wartość uszczuplenia należności podatkowej – jeżeli przekracza ona 10 000 zł, czyn kwalifikowany jest jako przestępstwo. Kary za wykroczenia skarbowe to grzywny, które mogą wynosić od 1/10 do 20-krotności minimalnego wynagrodzenia. W przypadku przestępstw skarbowych, grzywny mogą być znacznie wyższe, sięgając nawet milionów złotych.

Kara porządkowa

Oprócz sankcji finansowych, za nieudostępnienie JPK w wyznaczonym terminie, organ podatkowy może nałożyć karę porządkową w wysokości do 2800 zł. Kara ta może być nałożona zarówno na podatnika, jak i na osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych, np. biuro rachunkowe.

Kto nie wysyła JPK_V7 comiesięcznie?

Przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT (ze względu na nieprzekroczenie limitu obrotów 200 000 zł) nie są zobowiązani do comiesięcznego przesyłania JPK_V7. Jednak nie są oni całkowicie zwolnieni z obowiązku JPK. Dla podatników zwolnionych z VAT przewidziano struktury JPK na żądanie, które należy przekazać wyłącznie na wezwanie urzędu skarbowego.

JPK dla podatnika zwolnionego z VAT

Podatnicy zwolnieni z VAT, od 1 lipca 2018 roku, mają obowiązek sporządzać i na wezwanie urzędu przekazywać następujące struktury JPK:

• JPK_FA,
• JPK_PKPiR / JPK_EWP,
• JPK_WB,
• JPK_MAG.

Ważne jest, aby w programie księgowym zaznaczyć informację o zwolnieniu z VAT. W systemie wFirma, wystarczy odznaczyć opcję „PŁATNI VAT” i wybrać podstawę prawną zwolnienia.

JPK FA a podatnik zwolniony z VAT

Nawet podatnik zwolniony z VAT ma obowiązek przekazania struktury JPK_FA na żądanie urzędu. Chociaż niektórzy nievatowcy mogą wystawiać rachunki zamiast faktur, istotne jest, że na gruncie ustawy, dokument sprzedaży zawierający wymagane dane, stanowi fakturę (nawet jeśli nazywa się „rachunek”). Podatnik zwolniony z VAT ma obowiązek wystawić fakturę (tzw. fakturę bez VAT) na żądanie nabywcy w terminie 3 miesięcy.

JPK PKPiR a zwolnienie z VAT

Podatnicy zwolnieni z VAT, prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów, są zobowiązani do dostarczenia JPK_PKPiR na wezwanie urzędu. Plik ten można wygenerować w programie księgowym.

JPK WB a zwolnienie z VAT

Obowiązek generowania JPK_WB dotyczy również podatników zwolnionych z VAT. Strukturę tę generuje się w systemie bankowym, a nie w systemie księgowym. Zatem za przygotowanie możliwości pobierania JPK_WB odpowiada bank przedsiębiorcy.

Jak wysłać JPK na żądanie?

Przekazanie JPK na żądanie może nastąpić na kilka sposobów:

• Nośnik danych: Przekazanie pliku na nośniku zewnętrznym (CD, pendrive). Urzędnik sporządza protokół przekazania.
• Poczta tradycyjna: Wysyłka nośnika z plikami pocztą tradycyjną.
• System księgowy: Wysyłka bezpośrednio z systemu księgowego, za pomocą Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

W systemie wfirma.pl, wysyłka JPK jest możliwa bezpośrednio z zakładki „JEDNOLITY PLIK KONTROLNY”.

Jak sprawdzić status wysyłki JPK_V7?

Status wysyłki pliku JPK_V7 można zweryfikować na stronie e-mikrofirma.mf.gov.pl. W celu sprawdzenia statusu, należy wprowadzić numer referencyjny, który można znaleźć w systemie księgowym. Po wprowadzeniu numeru referencyjnego i kliknięciu „Sprawdź”, w przypadku poprawnej wysyłki, wyświetli się Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) do pobrania w formacie PDF lub XML.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania

Pamiętaj, że regularne i rzetelne prowadzenie księgowości oraz znajomość przepisów dotyczących JPK, pozwolą Ci uniknąć problemów i zapewnić prawidłowe funkcjonowanie Twojej firmy w kontekście obowiązków podatkowych.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do JPK na żądanie: kompleksowy przewodnik, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.