Błąd księgowego - co robić?

Prowadzenie księgowości firmy to zadanie wymagające dużej precyzji i skrupulatności. Nawet najbardziej doświadczeni księgowi mogą czasami popełnić błędy. Co zrobić, gdy biuro rachunkowe, któremu powierzyłeś prowadzenie ksiąg, dopuści się pomyłki? Jakie kroki należy podjąć, aby zminimalizować negatywne konsekwencje i uniknąć problemów z Urzędem Skarbowym? W tym artykule wyjaśnimy, jak postępować w takiej sytuacji i jakie masz prawa.

Rodzaje błędów księgowych

Błędy księgowe mogą przybierać różne formy i dotyczyć różnych aspektów prowadzenia działalności. Do najczęstszych pomyłek należą:

• Błędy w deklaracjach podatkowych: wpisanie nieprawidłowej kwoty podatku, błędne wyliczenie podstawy opodatkowania, pominięcie ulg podatkowych.
• Niezłożenie deklaracji w terminie: przekroczenie ustawowych terminów składania deklaracji VAT, PIT, CIT, co skutkuje naliczeniem odsetek karnych.
• Błędy w fakturach: nieprawidłowe dane kontrahenta, błędne stawki VAT, pomyłki w kwotach.
• Błędy w ewidencji księgowej: nieprawidłowe zaksięgowanie operacji gospodarczych, pominięcie niektórych transakcji.
• Błędy w numerach kont bankowych i identyfikatorach podatkowych (NIP, PESEL).
• Nieprawidłowe przypisanie statusu podatkowego.
• Pominięcie uwzględnienia wszystkich informacji o osobach zależnych.
• Zapomnienie o uwzględnieniu dochodów z odsetek i dywidend.
• Pominięcie dochodów z wcześniejszych wypłat z kont emerytalnych.
• Nieujawnienie transakcji w kryptowalutach lub innych walutach wirtualnych.

Skutki błędów księgowych mogą być różne – od konieczności zapłaty dodatkowego podatku, przez naliczenie odsetek, aż po kontrolę skarbową. Dlatego tak ważne jest, aby wiedzieć, jak reagować w przypadku ich wykrycia.

Co zrobić, gdy biuro rachunkowe popełni błąd?

Wykrycie błędu księgowego, szczególnie jeśli zostało popełnione przez biuro rachunkowe, może wywołać stres i niepewność. Jednak szybka i właściwa reakcja jest kluczowa do minimalizacji negatywnych konsekwencji. Oto kroki, które powinieneś podjąć:

1. Zgłoszenie reklamacji do biura rachunkowego

Pierwszym i najważniejszym krokiem jest natychmiastowe poinformowanie biura rachunkowego o wykrytym błędzie. Najlepiej zrobić to pisemnie, np. poprzez e-mail, aby mieć dowód zgłoszenia. W reklamacji należy dokładnie opisać rodzaj błędu, jego zakres oraz – jeśli to możliwe – wskazać dokumenty, których dotyczy. Szybkie zgłoszenie reklamacji pozwala księgowemu na jak najszybsze podjęcie działań naprawczych.

Profesjonalne biura rachunkowe traktują reklamacje poważnie i zazwyczaj oferują usługę poprawy błędów w ramach standardowej umowy. Oznacza to, że księgowy powinien:

• Dokładnie przeanalizować sytuację i potwierdzić istnienie błędu.
• Naprawić błędnie wprowadzone dane w ewidencji księgowej i deklaracjach.
• Złożyć korektę deklaracji podatkowej, jeśli błąd dotyczy rozliczeń z Urzędem Skarbowym.
• Naprawić wszelkie inne nieprawidłowości wynikłe z błędu.

W większości przypadków, jeśli błąd wynika z winy biura rachunkowego, przedsiębiorca nie powinien ponosić dodatkowych kosztów związanych z jego naprawą.

2. Odpowiedzialność za odsetki i zaległości podatkowe

Niestety, nawet szybka korekta błędu nie zawsze chroni przed konsekwencjami finansowymi. Jeśli błąd księgowego spowodował powstanie zaległości podatkowych, Urząd Skarbowy może naliczyć odsetki za zwłokę. Kto w takim przypadku ponosi odpowiedzialność finansową?

Zgodnie z przepisami prawa podatkowego, odpowiedzialność za prawidłowe i terminowe rozliczenia podatkowe zawsze spoczywa na przedsiębiorcy. To on jest podatnikiem i to on odpowiada przed Urzędem Skarbowym. Jednak w sytuacji, gdy błąd wynika z winy biura rachunkowego, przedsiębiorca ma prawo dochodzić od niego rekompensaty.

Na szczęście, większość biur rachunkowych posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej zawodowej (OC). Polisa OC księgowego chroni przedsiębiorcę przed finansowymi skutkami błędów popełnionych przez biuro. Jeśli błąd księgowego doprowadził do powstania zaległości podatkowych i naliczenia odsetek, odszkodowanie z polisy OC może pokryć te koszty.

3. Polisa OC księgowego – Twoje zabezpieczenie

Polisa ubezpieczeniowa OC księgowego to kluczowe zabezpieczenie dla przedsiębiorców korzystających z usług biur rachunkowych. Jest to obowiązkowe ubezpieczenie dla biur rachunkowych, co oznacza, że każde profesjonalne biuro powinno posiadać taką polisę. Warto jednak upewnić się, czy biuro, z którym współpracujesz, faktycznie posiada aktualną polisę OC i jakie są jej warunki.

Polisa OC księgowego zazwyczaj obejmuje:

• Pokrycie zaległości podatkowych powstałych w wyniku błędu księgowego.
• Pokrycie odsetek naliczonych przez Urząd Skarbowy w związku z zaległościami podatkowymi.
• Pokrycie kosztów postępowania wyjaśniającego lub kontroli skarbowej, jeśli zostały one wszczęte w wyniku błędu księgowego.
• Czasami polisa może obejmować również kary finansowe nałożone przez Urząd Skarbowy, ale to zależy od konkretnych warunków ubezpieczenia.

Dzięki polisie OC księgowego przedsiębiorca ma pewność, że w przypadku błędu biura rachunkowego, nie zostanie sam z problemem i nie będzie musiał ponosić finansowych konsekwencji pomyłek, za które nie jest odpowiedzialny.

Czy ponosisz odpowiedzialność za błędy swojego księgowego?

Jak już wspomniano, formalnie odpowiedzialność za prawidłowe rozliczenia podatkowe spoczywa na przedsiębiorcy. Jednak w praktyce, w przypadku błędów popełnionych przez biuro rachunkowe, odpowiedzialność finansowa może zostać przeniesiona na biuro, jeśli posiada ono polisę OC. Kluczowe jest ustalenie, kto jest winny popełnienia błędu.

Jeśli błąd wynikał z:

• Niedostarczenia przez przedsiębiorcę kompletnych i prawidłowych dokumentów,
• Przekazania nieprawdziwych informacji biuru rachunkowemu,
• Pominięcia ważnych faktów,

wówczas odpowiedzialność za błąd i jego konsekwencje może spoczywać na przedsiębiorcy. Jednak jeśli błąd wynikał z:

• Omyłki księgowego,
• Niedopatrzenia,
• Niekompetencji pracownika biura rachunkowego,

wówczas odpowiedzialność za błąd i jego finansowe skutki (do wysokości polisy OC) powinna ponieść biuro rachunkowe.

Podsumowanie

Błędy księgowe, choć niepożądane, mogą zdarzyć się każdemu, nawet najlepszym specjalistom. Ważne jest, aby wiedzieć, jak postępować w takiej sytuacji. W przypadku popełnienia błędu przez biuro rachunkowe, kluczowe jest szybkie zgłoszenie reklamacji i poinformowanie księgowego o problemie. Profesjonalne biura rachunkowe naprawiają swoje błędy w ramach umowy, a polisa OC księgowego chroni przedsiębiorcę przed finansowymi konsekwencjami pomyłek.

Pamiętaj, że wybierając biuro rachunkowe, warto zwrócić uwagę nie tylko na cenę usług, ale przede wszystkim na profesjonalizm, doświadczenie oraz posiadanie aktualnej polisy OC. To zapewni Ci bezpieczeństwo i spokój w prowadzeniu biznesu.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

1. Czy muszę sam poprawiać błędy księgowego?

Nie, w przypadku błędu popełnionego przez biuro rachunkowe, to biuro powinno podjąć działania naprawcze, w tym sporządzić i złożyć korekty deklaracji podatkowych.

2. Kto zapłaci odsetki, jeśli błąd księgowego spowoduje zaległości podatkowe?

Jeśli błąd jest winą biura rachunkowego, odsetki za zaległości podatkowe powinny zostać pokryte z polisy OC biura rachunkowego.

3. Co zrobić, jeśli biuro rachunkowe nie chce przyznać się do błędu?

W takiej sytuacji warto skontaktować się z ubezpieczycielem biura rachunkowego i zgłosić roszczenie z polisy OC. Można również skorzystać z pomocy prawnika.

4. Jak wybrać dobre biuro rachunkowe, aby uniknąć błędów?

Wybierając biuro rachunkowe, zwróć uwagę na jego doświadczenie, opinie innych klientów, certyfikaty i licencje, a także na to, czy posiada aktualną polisę OC.

5. Czy mogę zmienić biuro rachunkowe, jeśli popełniło błąd?

Tak, masz prawo zmienić biuro rachunkowe w każdej chwili, również po popełnieniu błędu. Warto jednak najpierw spróbować rozwiązać problem z dotychczasowym biurem, dając mu szansę na naprawienie błędu.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Błąd księgowego - co robić?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.