Księgowanie Faktur: Obowiązek i Konsekwencje

Prowadzenie księgowości w firmie to nie tylko obowiązek, ale i fundament prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Jednym z kluczowych aspektów jest księgowanie faktur. Czy każda faktura musi być zaksięgowana? Jakie są konsekwencje pominięcia tego kroku? I wreszcie, jakie wydatki możemy uznać za koszty firmowe? Na te i inne pytania odpowiemy w niniejszym artykule, bazując na aktualnych przepisach i praktycznych przykładach.

Czy faktury kosztowe zawsze trzeba księgować?

Faktury kosztowe, czyli te dokumentujące wydatki firmy, zasadniczo powinny być księgowane. Kluczowe znaczenie ma tutaj rozróżnienie na faktury za zakup towarów i materiałów oraz pozostałe wydatki. Przepisy jasno wskazują, że faktury za zakup towarów i materiałów, jako bezpośrednio związane z działalnością gospodarczą, muszą być ujęte w księdze przychodów i rozchodów (KPiR) w dacie ich otrzymania lub najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu bądź sprzedaży. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować uznaniem księgi za nierzetelną.

Co jednak z pozostałymi wydatkami? W tym przypadku przepisy są nieco łagodniejsze. Nieujmowanie w kosztach firmowych faktur dokumentujących inne wydatki, które nie są związane z zakupem towarów handlowych i materiałów, a także z robocizną, nie jest automatycznie traktowane jako nierzetelność księgi. Niemniej jednak, warto pamiętać, że księgowanie wszystkich wydatków związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą leży w interesie przedsiębiorcy, ponieważ wpływa na obniżenie podstawy opodatkowania i potencjalnie niższy podatek do zapłaty.

Konsekwencje braku księgowania faktur zakupu towarów i materiałów

Jak już wspomniano, niezaksięgowanie faktur za zakup towarów i materiałów może mieć poważne konsekwencje. Organ podatkowy, w przypadku stwierdzenia nierzetelności ksiąg, może zakwestionować ich wiarygodność. Nierzetelność ksiąg jest definiowana jako prowadzenie ich w sposób nieodzwierciedlający rzeczywistości gospodarczej, natomiast wadliwość jako prowadzenie ksiąg w sposób wysoce odbiegający od obowiązujących zasad. W obu przypadkach księgi podatkowe tracą domniemanie zgodności z prawdą, a organ podatkowy ma prawo do określenia podstawy opodatkowania na podstawie innych dowodów.

Protokół z badania ksiąg, które okazały się nierzetelne lub wadliwe, powinien zawierać szczegółowe wskazanie uchybień formalnych lub przyczyn nierzetelności oraz określenie okresu i zakresu, w jakim księgom odmawia się mocy dowodowej. Kluczowym kryterium oceny rzetelności księgi jest możliwość ustalenia na jej podstawie prawidłowej podstawy opodatkowania.

Jakie wydatki można zaliczyć do kosztów firmowych?

Aby wydatek mógł stanowić koszt firmowy, musi spełniać definicję kosztów uzyskania przychodów zawartą w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem, kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania bądź zabezpieczenia ich źródła, z wyłączeniem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (katalog wydatków wyłączonych z kosztów podatkowych).

W praktyce oznacza to, że do kosztów firmowych możemy zaliczyć wydatki, które są racjonalnie uzasadnione z punktu widzenia prowadzonej działalności gospodarczej i mają potencjalny wpływ na generowanie przychodów. Przykłady takich wydatków to:

• Zakup towarów handlowych i materiałów
• Koszty wynagrodzeń pracowników
• Czynsz za lokal
• Opłaty za media (prąd, woda, gaz, internet)
• Koszty reklamy i marketingu
• Koszty podróży służbowych
• Amortyzacja środków trwałych
• Usługi księgowe i prawne
• Szkolenia pracowników

Należy jednak pamiętać, że każdy wydatek powinien być dokładnie przeanalizowany pod kątem jego związku z działalnością gospodarczą i zgodności z przepisami podatkowymi.

Terminy odliczenia VAT z faktur zakupowych

Przedsiębiorcy mają prawo do odliczenia podatku VAT z faktur zakupowych, pod warunkiem że zakupione towary lub usługi służą do wykonywania czynności opodatkowanych VAT. Istotne są jednak terminy, w jakich można dokonać tego odliczenia. Obecnie obowiązują następujące zasady:

• Dla rozliczeń miesięcznych: trzy kolejne okresy rozliczeniowe od momentu powstania prawa do odliczenia.
• Dla rozliczeń kwartalnych: dwa kolejne okresy rozliczeniowe od momentu powstania prawa do odliczenia.

W przypadku przekroczenia tych terminów, odliczenie VAT jest nadal możliwe, ale wymaga korekty pliku JPK_V7 za miesiąc lub kwartał, w którym podatnik miał jeszcze prawo do odliczenia.

Przykłady terminów odliczenia VAT

PRZYKŁAD 1: Rozliczenia miesięczne

Przedsiębiorca rozlicza VAT miesięcznie. We wrześniu otrzymał fakturę kosztową. Zaksięgował ją dopiero w listopadzie. W tej sytuacji przedsiębiorca ma prawo do odliczenia VAT w miesiącu listopadzie, ponieważ mieści się to w trzech kolejnych okresach rozliczeniowych.

PRZYKŁAD 2: Rozliczenia kwartalne

Przedsiębiorca rozlicza VAT kwartalnie. W lutym otrzymał fakturę kosztową. Termin na odliczenie mija w III kwartale roku (dwa kolejne kwartały po kwartale otrzymania faktury). Chcąc odliczyć VAT od tej faktury po terminie, powinien ująć ją w korekcie JPK_V7 składanej za I, II lub III kwartał.

PRZYKŁAD 3: Ujęcie faktury w kosztach, a termin VAT

Pani Hanna rozlicza podatek VAT miesięcznie. W czerwcu zapomniała zaksięgować fakturę kosztową. Termin na odliczenie VAT upływa w sierpniu. Jeżeli pani Hanna chce ująć fakturę w kosztach firmowych, powinna zaksięgować ją w kwocie netto i jednocześnie ograniczyć ujęcie wydatku do roku podatkowego, w którym powstał koszt. Nawet po upływie terminu na odliczenie VAT, fakturę można ująć w kosztach (w kwocie netto).

Obowiązek księgowania faktur sprzedażowych

Podobnie jak w przypadku faktur kosztowych, przedsiębiorca ma obowiązek księgowania faktur sprzedażowych. Każda sprzedaż powinna być ujęta w dacie dostawy towarów lub wykonania usługi. Jeżeli przedsiębiorca otrzymał całość lub część zapłaty przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi, obowiązek podatkowy w VAT powstaje w chwili otrzymania płatności.

Przykłady księgowania faktur sprzedażowych

PRZYKŁAD 4: Obowiązek podatkowy VAT - dostawa przed zapłatą

Przedsiębiorca sprzedał towary handlowe. Dostarczył je do nabywcy 24 listopada. Zapłatę otrzymał 8 grudnia. Obowiązek podatkowy w VAT powstanie w dniu dostawy, czyli 24 listopada, ponieważ dostawa miała miejsce przed otrzymaniem płatności.

PRZYKŁAD 5: Obowiązek podatkowy VAT - zapłata przed dostawą

Sprzedawca otrzymał zapłatę za towar 30 listopada. Towar dostarczył do nabywcy dopiero 11 grudnia. Obowiązek podatkowy powstanie w dniu otrzymania zapłaty, czyli 30 listopada, ponieważ zapłata była pierwsza przed dostawą.

PRZYKŁAD 6: Data powstania przychodu w podatku dochodowym

W podatku dochodowym za datę powstania przychodu uważa się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi bądź częściowego wykonania usługi, ale nie później niż dzień wystawienia faktury lub uregulowania należności.

Korekta błędów - niezaksięgowane faktury

Co zrobić, gdy zorientujemy się, że faktura z danego okresu nie została zaksięgowana? Należy dokonać korekty. Rodzaj korekty zależy od czasu wykrycia błędu oraz częstotliwości rozliczania podatku VAT i PIT (miesiąc, kwartał).

Przykłady korekt niezaksięgowanych faktur

PRZYKŁAD 7: Korekta w rozliczeniach miesięcznych

Przedsiębiorca rozlicza się w okresach miesięcznych. W październiku znalazł niezaksięgowaną fakturę przychodową z sierpnia. Powinien ująć tę fakturę w KPiR w miesiącu sierpniu oraz dokonać przeliczenia zaliczki na podatek dochodowy za sierpień.

PRZYKŁAD 8: Korekta w rozliczeniach kwartalnych

Przedsiębiorca prowadzi rozliczenia kwartalne. W grudniu zauważył, że nie ujął faktury sprzedażowej za listopad. Należy ująć fakturę w formie korekty części ewidencyjnej pliku JPK_V7K. Podatek VAT z tej faktury zostanie rozliczony w deklaracji składanej po zakończeniu kwartału. Samo ujęcie faktury w listopadzie nie będzie miało konsekwencji w podatku dochodowym w tym momencie.

Korekta po zakończeniu roku

Jeżeli błąd zostanie wykryty już po zakończeniu roku podatkowego, korekta jest bardziej skomplikowana. Niezaksięgowane faktury przychodowe można ujmować jedynie w roku, którego dotyczą. W takim przypadku konieczne jest zaksięgowanie zaległych faktur i dopłacenie podatku dochodowego wraz z odsetkami za dany rok. Podobnie postępuje się w przypadku niezaksięgowanych faktur kosztowych – korekta dotyczy roku, którego faktury dotyczą.

Konsekwencje braku korekty

Przedsiębiorca, który nie dokona korekty błędu i nie zaksięguje zaległych faktur, ryzykuje konsekwencje w przypadku kontroli skarbowej. Organ podatkowy może upomnieć się o należny podatek wraz z odsetkami i nałożyć dodatkową karę. W przypadku dopłaty podatku PIT i VAT, najprawdopodobniej konieczna będzie również wpłata odsetek od nieterminowej zapłaty. Odsetek nie płaci się, jeśli ich kwota nie przekracza 8,70 zł.

Pytania i odpowiedzi (FAQ)

Pytanie: Czy muszę księgować faktury za drobne wydatki, np. za kawę dla pracowników?

Odpowiedź: Tak, zasadniczo wszystkie wydatki związane z działalnością gospodarczą powinny być księgowane, jeśli spełniają definicję kosztów uzyskania przychodów. Nawet drobne wydatki, takie jak kawa dla pracowników, mogą być uznane za koszty, jeśli są racjonalnie uzasadnione i mają związek z działalnością firmy.

Pytanie: Co się stanie, jeśli zapomnę zaksięgować fakturę kosztową i minie termin na odliczenie VAT?

Odpowiedź: Nadal możesz ująć taką fakturę w kosztach firmowych (w kwocie netto), ale nie będziesz mógł już odliczyć VAT w standardowym terminie. Odliczenie VAT będzie możliwe tylko poprzez korektę JPK_V7 za wcześniejszy okres.

Pytanie: Czy mogę zaksięgować fakturę kosztową z poprzedniego roku w bieżącym roku?

Odpowiedź: Nie, faktury kosztowe powinny być księgowane w roku, którego dotyczą. Jeśli znajdziesz fakturę z poprzedniego roku, powinieneś dokonać korekty ksiąg za ten rok.

Pytanie: Jak uniknąć problemów z niezaksięgowanymi fakturami?

Odpowiedź: Najlepszym sposobem jest systematyczne i regularne księgowanie faktur. Warto ustalić sobie harmonogram księgowania (np. raz w tygodniu lub raz na dwa tygodnie) i pilnować terminów. Pomocne może być również korzystanie z programów księgowych, które automatyzują wiele procesów i przypominają o terminach.

Pamiętaj, że rzetelne prowadzenie księgowości to klucz do uniknięcia problemów z organami podatkowymi i zapewnienia stabilności finansowej Twojej firmy. Regularne księgowanie faktur i dbałość o terminowość rozliczeń to inwestycja w bezpieczeństwo i spokój prowadzenia działalności gospodarczej.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Księgowanie Faktur: Obowiązek i Konsekwencje, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.