15/02/2025
Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością zarządzania majątkiem firmy, w tym środkami trwałymi. Maszyny, urządzenia, budynki – to wszystko elementy niezbędne do sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Wraz z upływem czasu i intensywnością użytkowania, środki trwałe naturalnie się zużywają, a niekiedy ulegają awariom. W takich sytuacjach niezbędny staje się zakup części zamiennych. Pojawia się więc kluczowe pytanie: czy zakupione części zamienne należy traktować jako kolejny środek trwały, czy też jako koszt bieżący?
- Czym są środki trwałe według przepisów?
- Czy uszkodzona maszyna może być środkiem trwałym?
- Jak rozliczyć zakup uszkodzonego sprzętu na części zamienne?
- Limit 10 000 zł a części zamienne
- Przykład rozliczenia zakupu uszkodzonej maszyny na części
- Części zamienne jako ulepszenie środka trwałego
- Podsumowanie
- FAQ – Najczęściej zadawane pytania
Czym są środki trwałe według przepisów?
Aby odpowiedzieć na pytanie o części zamienne, musimy najpierw zrozumieć, czym dokładnie są środki trwałe w świetle przepisów podatkowych. Definicję znajdziemy w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT). Zgodnie z art. 22a ust. 1, za środki trwałe podlegające amortyzacji uznaje się składniki majątku, które łącznie spełniają następujące warunki:
- Stanowią własność lub współwłasność podatnika.
- Zostały nabyte lub wytworzone we własnym zakresie.
- Są kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania.
- Ich przewidywany okres użytkowania jest dłuższy niż rok.
- Są wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z działalnością gospodarczą lub oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu.
Kluczowe jest, aby wszystkie wymienione warunki były spełnione łącznie. W kontekście części zamiennych, szczególnie istotne stają się kryteria kompletności i zdatności do użytku oraz przewidywany okres użytkowania.

Czy uszkodzona maszyna może być środkiem trwałym?
Zastanówmy się nad sytuacją, gdy przedsiębiorca nabywa uszkodzoną maszynę z zamiarem wykorzystania jej jako źródła części zamiennych do już posiadanych środków trwałych. Czy taką uszkodzoną maszynę można wprowadzić do ewidencji środków trwałych?
Analizując definicję, szybko dojdziemy do wniosku, że uszkodzona maszyna, nabyta w celu demontażu na części, zazwyczaj nie spełnia kryteriów środka trwałego. Przede wszystkim, nie jest ona kompletna i zdatna do użytku w dniu nabycia, w rozumieniu pierwotnego przeznaczenia. Jak wyjaśnił Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej (sygn. 0114-KDIP2-1.4010.131.2021.1.PD) z 4 czerwca 2021 roku, składnik majątku jest kompletny, gdy posiada wszystkie elementy konstrukcyjne umożliwiające jego funkcjonowanie zgodnie z przeznaczeniem. Zdatność do użytku oznacza natomiast możliwość faktycznego i prawnego użytkowania, po uzyskaniu ewentualnych pozwoleń.
Uszkodzona maszyna, przeznaczona na części zamienne, nie jest nabywana w celu jej użytkowania jako całości w działalności gospodarczej. Jej celem jest pozyskanie podzespołów, a nie eksploatacja w pierwotnej formie. Co więcej, przewidywany okres użytkowania takiego „środka trwałego” w działalności, rozumiany jako maszyny, jest znikomy lub żaden – maszyna ma być rozebrana, a nie używana.
W związku z tym, uszkodzona maszyna zakupiona na części zamienne nie powinna być wprowadzana do ewidencji środków trwałych i amortyzowana. Bez znaczenia jest wartość zakupu – nawet jeśli przekracza 10 000 zł, niespełnienie definicji środka trwałego wyklucza konieczność jej amortyzacji.
Jak rozliczyć zakup uszkodzonego sprzętu na części zamienne?
Skoro uszkodzona maszyna nie jest środkiem trwałym, to jak należy rozliczyć wydatek na jej zakup? Wydatek ten stanowi koszt uzyskania przychodów. Zgodnie z ogólnymi zasadami, koszty podatkowe dzielimy na:
- Koszty bezpośrednio związane z przychodami: ich poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów.
- Koszty pośrednie: nie można ich przypisać do konkretnych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia.
Zakup uszkodzonego sprzętu na części zamienne zalicza się do kosztów pośrednich. Nie jest on bowiem bezpośrednio związany z wytworzeniem konkretnego przychodu, ale jest niezbędny do utrzymania sprawności środków trwałych wykorzystywanych w działalności, co w konsekwencji przyczynia się do generowania przychodów. Wydatek ten należy ująć w kosztach uzyskania przychodów w dacie poniesienia.
Limit 10 000 zł a części zamienne
Warto wspomnieć o limicie wartości środków trwałych wynoszącym 10 000 zł. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązuje przepis, który pozwala na jednorazowe zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków na nabycie środków trwałych o wartości początkowej nieprzekraczającej 10 000 zł (netto dla czynnych podatników VAT, brutto dla zwolnionych z VAT).
Jednak w kontekście części zamiennych, limit ten ma nieco inne zastosowanie. Części zamienne, co do zasady, nie są same w sobie środkami trwałymi. Są one przeznaczone do wymiany zużytych lub uszkodzonych elementów środków trwałych. Dlatego też, wydatek na zakup części zamiennych, niezależnie od ich wartości (o ile nie stanowią one ulepszenia środka trwałego – o czym poniżej), jest bezpośrednio zaliczany do kosztów uzyskania przychodów w dacie poniesienia, bez konieczności wprowadzania ich do ewidencji środków trwałych i amortyzacji.

Przykład rozliczenia zakupu uszkodzonej maszyny na części
Przykład 1.
Pani Mariola prowadzi firmę produkcyjną. Zakupiła uszkodzoną maszynę produkcyjną za 20 000 zł z zamiarem przeznaczenia jej na części zamienne do użytkowanej w firmie maszyny, która jest środkiem trwałym. Jak powinna rozliczyć ten wydatek?
Ponieważ zakupiona uszkodzona maszyna nie spełnia definicji środka trwałego, pani Mariola nie wprowadza jej do ewidencji środków trwałych. Wydatek w wysokości 20 000 zł na zakup uszkodzonej maszyny stanowi koszt uzyskania przychodów i powinien zostać ujęty w kosztach w dacie poniesienia.
Części zamienne jako ulepszenie środka trwałego
Warto jednak zaznaczyć, że w pewnych sytuacjach zakup części zamiennych może zostać potraktowany inaczej. Jeśli zakup części zamiennych wiąże się z ulepszeniem środka trwałego, czyli jego modernizacją, rozbudową, rekonstrukcją, adaptacją lub unowocześnieniem, a wartość ulepszenia przekracza 10 000 zł, to wydatek ten zwiększa wartość początkową środka trwałego i podlega amortyzacji.
Ulepszenie ma miejsce wtedy, gdy w wyniku poniesionych nakładów wartość użytkowa środka trwałego uległa istotnemu zwiększeniu w stosunku do wartości z dnia przyjęcia go do używania. Może to nastąpić np. poprzez zastosowanie nowocześniejszych, wydajniejszych części zamiennych, które znacząco podnoszą parametry techniczne maszyny.
W takim przypadku, części zamienne nie są już traktowane jako koszt bieżący, ale stają się elementem inwestycji w środek trwały i wpływają na wysokość odpisów amortyzacyjnych.
Podsumowanie
Podsumowując, części zamienne, nabywane w celu bieżącej konserwacji i naprawy środków trwałych, zazwyczaj nie są same w sobie środkami trwałymi. Wydatek na ich zakup stanowi koszt uzyskania przychodów w dacie poniesienia. Uszkodzona maszyna, zakupiona na części zamienne, również nie jest środkiem trwałym i jej zakup jest kosztem. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy zakup części zamiennych wiąże się z ulepszeniem środka trwałego – wtedy wydatek ten może zwiększyć wartość początkową środka trwałego i podlegać amortyzacji. Kluczowe jest zatem prawidłowe rozróżnienie, czy zakup części zamiennych ma charakter bieżącej naprawy, czy też trwałego ulepszenia środka trwałego.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania
- Czy zakup części zamiennych zawsze jest kosztem?
- Tak, w większości przypadków zakup części zamiennych jest kosztem uzyskania przychodów w dacie poniesienia. Wyjątek stanowią sytuacje, gdy zakup części zamiennych wiąże się z ulepszeniem środka trwałego.
- Czy muszę wprowadzać części zamienne do ewidencji środków trwałych?
- Nie, części zamienne, które nie stanowią ulepszenia środka trwałego, nie są wprowadzane do ewidencji środków trwałych.
- Co zrobić, gdy wartość części zamiennych przekracza 10 000 zł?
- Jeśli części zamienne służą bieżącej naprawie i nie ulepszają środka trwałego, ich wartość (nawet powyżej 10 000 zł) jest kosztem uzyskania przychodów w dacie poniesienia.
- Jak zaksięgować zakup części zamiennych w systemie wFirma.pl?
- W systemie wFirma.pl, zakup części zamiennych księguje się jako wydatek w zakładce WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/ FAKTURA (bez VAT) » INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ.
Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Części zamienne a środki trwałe – jak je księgować?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.