28/01/2023
W dzisiejszych czasach, kiedy cyfryzacja biznesu postępuje w szybkim tempie, wysyłanie faktur drogą elektroniczną, a konkretnie e-mailem, stało się powszechną i wygodną praktyką. Jednak wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy taka forma dostarczania dokumentów jest w pełni legalna i zgodna z obowiązującymi przepisami, w szczególności z ustawą o podatku od towarów i usług (VAT). Ten artykuł ma na celu rozwianie wątpliwości i przedstawienie kompleksowej odpowiedzi na pytanie: czy można wysłać fakturę e-mailem w Polsce?
Faktura e-mailem a przepisy VAT
Aby odpowiedzieć na pytanie o legalność wysyłania faktur e-mailem, kluczowe jest odniesienie się do ustawy o VAT. Polska ustawa o VAT, podobnie jak przepisy unijne, dopuszcza wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Artykuł 2 punkt 32 ustawy o VAT definiuje fakturę elektroniczną jako „fakturę wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym”. Ta definicja jest niezwykle szeroka i obejmuje praktycznie każdy dokument, który spełnia wymogi formalne faktury określone w art. 106e ustawy o VAT i jest zapisany w formie pliku elektronicznego, na przykład w popularnym formacie PDF.
Co istotne, za fakturę elektroniczną uznaje się nie tylko dokumenty wystawione pierwotnie w formie elektronicznej, ale również faktury papierowe, które zostały zeskanowane i przesłane lub udostępnione odbiorcy w formie elektronicznej. W praktyce oznacza to, że zarówno faktura stworzona w programie księgowym i wysłana jako PDF, jak i zeskanowana faktura papierowa przesłana e-mailem, mogą być uznane za faktury elektroniczne.
Warunki wysyłki faktury e-mailem: akceptacja odbiorcy
Mimo szerokiej definicji faktury elektronicznej, ustawa o VAT wprowadza pewne warunki dotyczące ich stosowania. Kluczowym aspektem jest akceptacja odbiorcy na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej. Artykuł 106n ustawy o VAT wyraźnie wskazuje, że „stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury”. Oznacza to, że aby wysyłać faktury e-mailem, konieczne jest uzyskanie zgody klienta.
Forma akceptacji nie jest ściśle określona przez przepisy. Może to być zarówno formalne oświadczenie, podpisanie umowy, akceptacja regulaminu, jak i zgoda dorozumiana. Organy podatkowe, w wydawanych interpretacjach, dopuszczają również dorozumianą zgodę odbiorcy. Przykładem takiej zgody może być dokonanie płatności za fakturę elektroniczną przesłaną e-mailem. W takim przypadku, dokonanie płatności jest traktowane jako akceptacja formy elektronicznej faktury.
Warto podkreślić, że odbiorca ma również prawo do wycofania zgody na otrzymywanie faktur elektronicznych. Podobnie jak w przypadku wyrażenia zgody, forma wycofania również nie jest narzucona przepisami.
Co ważne, w przypadku braku akceptacji odbiorcy na faktury elektroniczne, pierwszeństwo ma faktura papierowa. Przykładowo, jeśli klient nie wyraził zgody na e-faktury, ale otrzymał fakturę e-mailem, a następnie pocztą tradycyjną, to za datę otrzymania faktury uznaje się datę doręczenia faktury papierowej.
Krajowy System e-Faktur (KSEF) a e-fakturowanie
Od 2022 roku w Polsce funkcjonuje Krajowy System e-Faktur (KSEF), który wprowadził możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Na chwilę obecną, korzystanie z KSEF jest dobrowolne, jednak planowane jest wprowadzenie obowiązkowego KSEF od 2025 roku (pierwotnie planowano od 2023, ale termin przesunięto).
Faktura ustrukturyzowana, wystawiona w KSEF, jest uznawana za wystawioną w dniu jej przesłania do systemu, a za otrzymaną w dniu przydzielenia jej numeru identyfikującego w KSEF. Podobnie jak w przypadku tradycyjnych e-faktur, otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w KSEF również wymaga akceptacji odbiorcy.
KSEF to system teleinformatyczny prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, służący do wystawiania, odbierania, przechowywania i przesyłania faktur ustrukturyzowanych. Mimo że KSEF jest systemem elektronicznym, nie zastępuje on całkowicie tradycyjnego e-mailowego przesyłania faktur. Jeśli odbiorca nie wyrazi zgody na otrzymywanie faktur poprzez KSEF, faktura ustrukturyzowana (wystawiona w KSEF) może być przesłana nabywcy w „tradycyjny” sposób, czyli np. e-mailem, w formie uzgodnionej z odbiorcą (np. PDF).
Warto zaznaczyć, że KSEF nie obejmuje wszystkich rodzajów dokumentów. System ten nie obsługuje not korygujących, faktur VAT RR, faktur pro forma czy faktur wystawianych przy użyciu kas rejestrujących.
Praktyczne aspekty wysyłania faktur e-mailem
Wysyłanie faktur e-mailem, choć proste, wymaga przestrzegania pewnych zasad, aby proces był sprawny i profesjonalny. Oto kilka praktycznych wskazówek:
- Faktura jako załącznik PDF: Najlepszą praktyką jest załączanie faktury do e-maila jako plik PDF. Format PDF jest uniwersalny, łatwo otwieralny na różnych urządzeniach i systemach operacyjnych, a także zapewnia integralność dokumentu. Nie należy wklejać treści faktury bezpośrednio w treść e-maila.
- Jasny i informatywny temat wiadomości: Temat e-maila powinien być krótki, zwięzły i jasno informować o zawartości wiadomości. Powinien zawierać kluczowe informacje, takie jak „Faktura nr [numer faktury]” lub „Faktura za [nazwa produktu/usługi]”. Można również dodać datę wystawienia faktury lub termin płatności. Dobrze sformułowany temat ułatwia odbiorcy szybkie zidentyfikowanie i archiwizację faktury.
- Profesjonalna treść e-maila: Treść e-maila powinna być krótka, uprzejma i profesjonalna. Można zacząć od krótkiego powitania, np. „Szanowny Panie/Pani [Nazwisko Klienta]” lub „Dzień dobry [Nazwa Firmy]”. Następnie należy poinformować o załączonej fakturze, podając jej numer i ewentualnie kwotę. Można również przypomnieć o terminie płatności. Na końcu należy podpisać się imieniem i nazwiskiem oraz nazwą firmy.
- Szablony e-maili z fakturami: Jeśli regularnie wystawiasz faktury, warto skorzystać z szablonów e-maili. Szablon pozwala zaoszczędzić czas i zapewnia spójność komunikacji. Wystarczy uzupełnić szablon danymi konkretnej faktury i klienta.
- Sprawdzenie danych przed wysyłką: Przed wysłaniem e-maila z fakturą, zawsze należy dokładnie sprawdzić poprawność danych na fakturze (numer, daty, kwoty, dane klienta) oraz upewnić się, że załączono właściwy plik PDF. Błędy mogą prowadzić do opóźnień w płatnościach lub konieczności wystawiania korekt.
- Archiwizacja wysłanych faktur: Należy pamiętać o archiwizacji wysłanych faktur elektronicznych. Przepisy wymagają przechowywania faktur przez określony czas (obecnie 5 lat, licząc od końca roku, w którym wystawiono fakturę). Archiwizacja może być prowadzona w formie elektronicznej, na przykład na dysku twardym, serwerze lub w chmurze.
Podsumowanie
Wysyłanie faktur e-mailem jest w Polsce legalne i powszechnie akceptowane, pod warunkiem uzyskania akceptacji odbiorcy na taką formę dostarczania dokumentów. Akceptacja może być wyrażona w sposób formalny lub dorozumiany. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSEF) nie wyklucza możliwości przesyłania faktur e-mailem, zwłaszcza w przypadku braku zgody odbiorcy na korzystanie z KSEF. Wraz z postępującą cyfryzacją i planowanym obowiązkowym KSEF, e-fakturowanie staje się standardem, a e-mail pozostaje wygodnym i efektywnym kanałem komunikacji w procesie fakturowania. Pamiętając o przestrzeganiu przepisów i dobrych praktyk, przedsiębiorcy mogą z powodzeniem korzystać z e-maila do wysyłania faktur, oszczędzając czas i koszty, a jednocześnie dbając o terminowe płatności.
Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Faktura e-mailem: Legalność i praktyka, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.