Umowa o dzieło w księgowości: Czy to właściwe rozwiązanie?

Wielu przedsiębiorców poszukuje elastycznych form zatrudnienia i zastanawia się, czy umowa o dzieło może być stosowana w przypadku usług księgowych. Kusząca wydaje się możliwość precyzyjnego określenia zakresu prac i uniknięcia typowych obowiązków pracodawcy. Jednak, czy księgowość na umowę o dzieło to dobre i legalne rozwiązanie? Czy taka umowa stanowi poprawny dowód księgowy? W tym artykule rozwiejemy wątpliwości i wyjaśnimy, dlaczego w większości przypadków umowa o dzieło nie jest odpowiednią formą współpracy z księgową lub księgowym.

Dlaczego umowa o dzieło nie pasuje do księgowości?

Księgowość to dziedzina o szczególnym charakterze, wymagająca ciągłości, systematyczności i dużej odpowiedzialności. Nie jest to praca o charakterze jednorazowym, której efektem jest konkretne, zdefiniowane „dzieło”. Usługi księgowe to proces, a nie produkt. Przedsiębiorcy, chcąc zastosować umowę o dzieło, często próbują zdefiniować „dzieło” poprzez określenie ilościowe zadań, np. wprowadzenie określonej liczby faktur, sporządzenie konkretnych bilansów czy wysłanie deklaracji. Takie podejście jest jednak błędne i zaciera granicę między usługami księgowymi a zadaniami, które mogłaby wykonywać np. wirtualna asystentka.

Księgowość jest kluczowym obszarem każdej firmy, niezależnie od jej wielkości. Powierzanie jej osobie zatrudnionej na umowę o dzieło rodzi szereg problemów i wątpliwości. Przede wszystkim, księgowość wiąże się z odpowiedzialnością finansową przed organami państwowymi. Często wymaga również posiadania odpowiednich licencji i uprawnień. Nie jest to praca dorywcza, a stałe wykonywanie powtarzających się czynności.

Charakter pracy księgowej

Typowy zakres obowiązków księgowej lub księgowego obejmuje:

• Księgowanie dokumentów, w tym faktur i wyciągów bankowych.
• Kontrola dokumentów księgowych pod względem formalnym i merytorycznym.
• Uzgodnienia księgowe, w tym sald i rozrachunków.
• Sporządzanie deklaracji ZUS, VAT, PIT i innych.
• Sprawdzanie dokumentów pod kątem zgodności z przepisami podatkowymi.

Czasami zakres obowiązków jest szerszy i obejmuje również zadania związane z administracją kadrową, takie jak:

• Sprawdzanie dokumentacji pracowniczej.
• Sporządzanie list płac.
• Kontrola i uzupełnianie akt osobowych.
• Kompletacja dokumentów związanych z urlopami, zwolnieniami lekarskimi itp.

Praca księgowej to przede wszystkim powtarzalne czynności wykonywane w określonym czasie, z zachowaniem należytej staranności. Nie jest to jednorazowy projekt z konkretnym rezultatem, charakterystyczny dla umowy o dzieło.

Asystentka a księgowa – kluczowa różnica

Przedsiębiorcy, chcąc zastosować umowę o dzieło, argumentują, że precyzyjne określenie liczby faktur, list płac czy deklaracji sprawia, że praca staje się „dziełem”. Niestety, w przypadku stanowiska księgowego takie podejście jest błędne. Takie doraźne zadania mogą być zlecane np. wirtualnej asystentce, czyli osobie bez uprawnień księgowych. Warto podkreślić, że osoba zajmująca się księgowością powinna posiadać wiedzę i często uprawnienia wynikające z Ustawy o rachunkowości.

Nawet szczegółowe określenie zadań, takich jak:

• Wprowadzanie faktur VAT i wyciągów bankowych do systemu księgowego.
• Sporządzanie pism urzędowych.
• Przygotowywanie raportów i zestawień.
• Kontakt mailowy i telefoniczny z klientami biura.

nie zmienia faktu, że księgowość to ciągły proces, oparty na starannym działaniu, a nie na wytworzeniu konkretnego „dzieła”.

Orzecznictwo potwierdza: księgowość to nie dzieło

Wątpliwości dotyczące stosowania umowy o dzieło w księgowości zostały rozwiane przez orzecznictwo sądowe. Sądy jasno stwierdzają, że wykonywanie czynności księgowych i rachunkowych nie prowadzi do powstania rezultatu, który uzasadniałby zawarcie umowy o dzieło. Brak jest tutaj elementu „dzieła” w prawnym rozumieniu tego pojęcia.

Przykładem są wyroki:

• Wyrok Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu – III Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 8 grudnia 2015 r., III AUa 546/15.
• Wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku – III Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 18 maja 2015 r., III AUa 2154/14.

Te i inne orzeczenia podkreślają, że usługi księgowe, ze względu na swój charakter, powinny być realizowane na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenie, a nie umowy o dzieło.

Podsumowanie

Umowa o dzieło nie jest odpowiednią formą zatrudnienia dla księgowej lub księgowego. Księgowość to ciągły proces wymagający systematyczności, odpowiedzialności i wiedzy specjalistycznej. Charakter pracy księgowej nie odpowiada definicji „dzieła” w rozumieniu prawa cywilnego. Próby „obejścia” przepisów poprzez precyzyjne określanie ilościowe zadań w umowie o dzieło są ryzykowne i mogą prowadzić do problemów prawnych oraz zakwestionowania prawidłowości rozliczeń. Dla zapewnienia prawidłowej i bezpiecznej obsługi księgowej, warto rozważyć umowę o pracę lub umowę zlecenie, które lepiej odzwierciedlają charakter usług księgowych i obowiązki stron.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Umowa o dzieło w księgowości: Czy to właściwe rozwiązanie?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.