Jak długo trwa audyt sklepu?

Wiedza o tym, co dzieje się w Twoich sklepach, od wyposażenia i wystroju po stan obiektu, pomoże Ci podejmować istotne decyzje, które napędzą sprzedaż i umożliwią zrównoważony rozwój. Ale jak to zrobić? Audyty sklepów są tym, czego potrzebujesz. Aby pomóc Ci w przeprowadzeniu bardziej efektywnego audytu sklepu, zebraliśmy najważniejsze informacje w dzisiejszym artykule. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej!

Dlaczego audyty sklepów są ważne?

Dla właścicieli sklepów dane o ich placówkach często znajdują się w różnych arkuszach kalkulacyjnych. Są one regularnie nieaktualne i nie można ich uznać za wiarygodne i dokładne. Jest to szczególnie ważne, gdy przedsiębiorstwa handlu detalicznego wykorzystują te dane do alokacji odpowiednich ilości materiałów do sklepów. Poprzez audyt detaliczny możesz poznać szczegóły dotyczące swojego sklepu, aby lepiej prowadzić działalność operacyjną. Najlepiej wiedzieć, jakie oznakowanie jest stosowane w sklepach i czy jest ono zgodne z przepisami obowiązującymi w Twoim sklepie.

3 rodzaje audytów sklepów detalicznych i czas trwania każdego z nich

Audyt sklepu możesz przeprowadzić na 3 sposoby:

Fizyczne audyty sklepów

Audytorzy odwiedzają wyznaczone sklepy i oceniają liczbę elementów wyposażenia i wystroju w danym miejscu. Kierownik generuje kwestionariusz dla audytorów do wypełnienia w sklepach, uwzględniając kilka tygodni w zależności od szczegółowości danych, które chcesz zebrać. Gdy kwestionariusz zostanie ustalony, audytorzy są szkoleni w zakresie prawidłowego wykonywania operacji detalicznych, a audyty testowe są przesyłane z kilku sklepów, co zajmuje około tygodnia. Gdy rozpocznie się pełny audyt sklepu detalicznego, audytorzy mogą udać się do około czterech sklepów, więc ramy czasowe będą zależeć od liczby audytorów i sklepów detalicznych. Nie oznacza to, że większa liczba audytorów przeprowadzi szybszy proces audytu i być może doprowadzi do utraty jakości zebranych danych.

Wirtualne audyty sklepów

Audytorzy korzystają z oprogramowania do audytów detalicznych, takiego jak FieldCheck, aby generować ankiety i prosić kierowników regionalnych lub kierowników sklepów o przeprowadzenie audytów wewnętrznych. W przypadku audytów wirtualnych (znanych również jako audyty zdalne), FieldCheck pomaga audytorom tworzyć pytania online w systemie i zapewnia narzędzia komunikacyjne dla zespołu przeprowadzającego audyty. FieldCheck zastępuje papierowe listy kontrolne cyfrowymi, co zapewnia audytorom sprawniejszy sposób przeprowadzania audytu sklepu bez obaw o zgubienie papieru lub kompilowanie danych z arkuszy kalkulacyjnych, ponieważ wszystkie przesłane zadania będą automatycznie analizowane w systemie w celu uzyskania dogłębnych analiz graficznych.

Hybrydowe audyty sklepów

Ostatni rodzaj audytu sklepu detalicznego łączy metody fizyczne i wirtualne. Na przykład FieldCheck może być wykorzystywany do przeprowadzania audytów wirtualnych, ale audytorzy będą wyznaczani do przeprowadzania kontroli sklepów. Alternatywnie, dane zebrane z audytów fizycznych mogą być monitorowane i oceniane przez audyty wirtualne przez zespoły zaplecza. Gdy właściciele sklepów zrozumieją przetworzone dane, łatwiej im będzie dostrzec trendy w sklepie i podejmować lepsze decyzje zarządcze. W związku z tym sklepy detaliczne mogą działać wydajniej i ograniczać potencjalne ryzyko. Mogą również zapisywać i aktualizować dane sklepu centralnie oraz aktualizować zmiany w sklepie w czasie rzeczywistym.

Cztery pułapki, których należy unikać podczas audytu sklepu

Znamy zalety audytów detalicznych, ale warto zauważyć, że audyty detaliczne mogą stać się dużym marnotrawstwem czasu, jeśli nie są prawidłowo strukturyzowane i analizowane. Poznajmy cztery główne pułapki, które torpedują najlepsze intencje, i sposoby ich unikania.

#1. Zbyt szeroki zakres audytu

Istnieje powiedzenie: „Próba robienia zbyt wielu rzeczy skutkuje tym, że żadna z nich nie jest robiona dobrze”. Ta maksyma jest bardzo prawdziwa w przypadku audytów detalicznych, ponieważ próba upychania zbyt wielu rzeczy w jeden audyt sklepu może sprawić, że niezwykle trudno będzie odpowiednio poradzić sobie z poważnymi problemami. Dlatego najlepiej jest dokładnie rozważyć potrzeby swoich sklepów podczas planowania audytów detalicznych w danym czasie. Lepiej jest przeanalizować, które aspekty swoich sklepów chcesz poddać audytowi. Istnieje kilka obszarów, które możesz sprawdzić w swoich sklepach:

Działania operacyjne sklepu

W tej części ocenisz, w jaki sposób Twoje sklepy prowadzą różne działania operacyjne, aby zagwarantować, że spełniają one określone standardy. Na przykład możesz przeprowadzić audyt sposobu, w jaki Twoje sklepy obsługują zwroty, aby sprawdzić, czy przestrzegana jest właściwa procedura. Operacyjny audyt detaliczny często odbywa się w ustalonych terminach w ciągu roku. Z drugiej strony, mogą one być generowane jako mechanizm wsparcia przed/po specjalnych programach sklepowych lub ofertach sezonowych.

Audyt merchandisingowy

Możesz o tym nie wiedzieć, ale audyty merchandisingowe są powszechne. W związku z tym audytorzy sprawdzą inicjatywy merchandisingowe w Twoich sklepach, aby sprawdzić, czy są one obecnie na odpowiednim poziomie. Czy produkty w sklepie są prawidłowo wyeksponowane? I czy Twoje sklepy przestrzegają planogramu centrali? To tylko niektóre pytania, które możesz rozważyć podczas przeprowadzania audytu merchandisingowego. Audyty merchandisingowe mogą być również przeprowadzane sezonowo lub zgodnie z ustalonym harmonogramem.

Zapobieganie stratom inwentarza

Ten rodzaj audytu ma na celu ograniczenie strat, kradzieży, wandalizmu i ryzyka. Audyty te ostatecznie odbywają się w określonych porach roku i pomagają wzmocnić zaangażowanie sklepu w ograniczanie kosztownego odpływu dochodów.

Obsługa klienta

Audyty w zakresie obsługi klienta mają na celu ocenę praktyk obsługi klienta w Twoich sklepach. Ten rodzaj audytu będzie przeprowadzany w z góry określonych terminach. Niemniej jednak, zorganizowanie anonimowego audytu detalicznego może zapewnić szczególnie dokładny przegląd wyników pracy Twojego personelu.

Zdrowie i bezpieczeństwo

Audyty w zakresie zdrowia i bezpieczeństwa mogą być przeprowadzane przez cały rok w celu sprawdzenia zgodności sklepu z przepisami rządowymi i wytycznymi dotyczącymi postępowania z produktami. Regularne audyty mogą pomóc w identyfikacji zagrożeń w miejscu pracy w sklepach.

#2. Ręczne audyty sklepów i samoocena

Jest oczywiste, że właściciele sklepów, którzy chcą obniżyć koszty, mogą przeprowadzać ręczne audyty lub polegać na samoocenie. Chociaż ten sposób może pomóc zaoszczędzić zasoby w krótkim okresie, może przynieść więcej wad niż korzyści. Aby lepiej to zrozumieć, oceńmy konkretną ręczną ścieżkę. Jeśli przeprowadzasz audyty detaliczne ręcznie, możesz kręcić się w kółko, korzystając z tej nieskutecznej procedury. Aby rozpocząć tę czasochłonną mękę, lepiej poprosić pracownika sklepu o wypełnienie papierowych formularzy, których możesz potrzebować, aby nie zostały wyrzucone lub zagubione. Następnie pracownik zaplecza może wprowadzić zebrane dane do arkuszy kalkulacyjnych; miejmy nadzieję, że nie popełni żadnych błędów przy wprowadzaniu danych, które zniekształcą wyniki audytu. Następnie ty kompilujesz wszystkie dane i wnioski. Ten proces rzeczywiście zajmuje zbyt dużo czasu, który możesz poświęcić na inny aspekt lepszego funkcjonowania sklepu, zamiast wykonywać taką pracę ręczną. Z drugiej strony, samooceny sklepów mogą powierzyć pracownikom i kierownikom ocenę sklepów zamiast angażowania strony trzeciej lub kierownika okręgowego do wykonania tego zadania. Warto zauważyć, że samooceny sklepów nie przynoszą pozytywnego rezultatu, jeśli chodzi o pociągnięcie pracowników do odpowiedzialności. Ci, którzy oceniają swoją pracę, pozwolą, by uprzedzenia stanęły im na drodze i nie będą wystarczająco krytyczni, aby właściwie ocenić wysiłki. Zatem pytanie brzmi: co powinni zrobić właściciele sklepów? Na początek zaleca się unikanie ręcznych audytów i zamiast tego korzystanie z procesów cyfrowych. Wiele aplikacji do audytów sklepów detalicznych, takich jak FieldCheck, pozwala teraz generować cyfrowe listy kontrolne podczas planowania wizyt w sklepach detalicznych i zapewnia narzędzie komunikacyjne, aby wszyscy członkowie zespołu byli na bieżąco. Możesz pomyśleć, że posiadanie aplikacji, która pomoże Ci przeprowadzać audyty detaliczne, może być dużą inwestycją, ale wydajność i oszczędność czasu praktycznie sprawiają, że jest to więcej niż warte. Jeszcze jedno: najlepiej unikać samooceny sklepów. Zamiast tego możesz potrzebować pomocy kierowników okręgowych w przeprowadzaniu audytów i rozważyć skorzystanie z pomocy zewnętrznych firm audytorskich, które pomogą Ci w tym zadaniu. Możesz chcieć, aby audytorzy sprawdzili, czy Twój sklep działa zgodnie z oczekiwaniami, zidentyfikowali bieżące problemy i pomogli Ci w sformułowaniu odpowiednich zaleceń.

#3. Niedokładne dokumentowanie audytów

Często zdarza się, że wielu właścicieli sklepów nie przygotowuje swoich sklepów do audytów w odpowiedni sposób lub wykonuje połowiczne prace polegające na dokumentowaniu wszystkich ustaleń. W rezultacie mogą oni w pewien sposób zniekształcić wszystkie wyniki audytu i zmniejszyć korzyści, jakie mogą z nich czerpać. Aby uniknąć tej sytuacji, właściciele sklepów mogą zacząć od wyraźnego oznaczenia inwentarza i wyposażenia sklepu przed rozpoczęciem jakichkolwiek audytów. Jeśli określone przedmioty są niedostępne, najlepiej wyraźnie to zaznaczyć, umieszczając na przedmiotach sklepowych etykietę „Nie inwentaryzować”. Te dodatkowe kroki są ważne, szczególnie jeśli audyt jest przeprowadzany przez personel z innego sklepu lub audytora strony trzeciej. Jeśli chodzi o zadanie dokumentowania samych audytów, możesz poprosić audytorów o robienie zdjęć i notatek, aby wszyscy byli na tej samej stronie podczas przeprowadzania analizy wyników. Na przykład, załóżmy, że niektóre ekspozycje merchandisingowe nie są zgodne z wytycznymi planogramu. Wtedy audytorzy odnotowują wszystkie rozbieżności, które mogą skutkować elementami działań. To powiedziawszy, jeśli audytorzy nie udokumentują problemów ze szczegółami, takimi jak jasne opisy i zdjęcia, trudno jest ocenić zgodność z określonymi kryteriami elementów działań. Na przykład posiadanie odpowiedniej dokumentacji, takiej jak szczegółowe zdjęcia i notatki, może zapobiec powstawaniu tych problemów. Dlatego musisz poinstruować audytorów, jak dokumentować ustalenia.

#4. Brak działań następczych

Załóżmy, że audytor lub kierownik przeprowadza nieskazitelny audyt sklepu i dostarcza pewne krytyczne działania dotyczące danego sklepu. To dobrze, ale jeśli pracownicy sklepu nie podejmą żadnych kroków w związku z tymi sugestiami, audyt sklepu jest stratą czasu. Aby wyeliminować ten wynik, najlepiej jest niezwłocznie rozwiązywać każdy problem, o ile pozwalają na to zasoby i budżet. Możesz przydzielać zadania, kupować niezbędne przedmioty i wdrażać wszystkie procesy w celu rozwiązania każdego elementu działania. Możesz zastosować rozwiązanie do śledzenia wszystkich elementów działań, aby uzyskać lepsze wyniki. Na przykład, jeśli jakieś zadanie jest wykonywane, możesz ustawić monit o działanie następcze lub alert, jeśli nie zostanie podjęte w danym czasie.

Jak FieldCheck doskonale usprawnia audyty sklepów?

Zaleca się, aby właściciele sklepów szybko i sprawnie analizowali i wykorzystywali dane z audytów detalicznych oraz mogli aktualizować wszystkie działania sklepowe, gdy pojawią się nowe zmiany i audyty w sklepie. Należy również upewnić się, że są one bezpiecznie przechowywane, aby różne funkcjonujące działy miały do nich dostęp. Oprogramowanie do audytów detalicznych FieldCheck umożliwia regularne gromadzenie wszystkich danych sklepowych. To powiedziawszy, jeśli wszystkie dane są wprowadzane na dokumentach papierowych i arkuszach kalkulacyjnych, właściciele sklepów mogą uzyskać mylące wersje i błędy spowodowane błędami ludzkimi. Platforma administracyjna FieldCheck działa jako centralne centrum danych i zarządzania dla wszystkich danych sklepowych udostępnianych między interesariuszami biznesu detalicznego a członkami sklepu. Nasze rozwiązanie cyfrowe dostarcza istotnych informacji o wyposażeniu, przestrzeniach i funkcjach zdalnych lokalizacji sprzedawców detalicznych. Platforma zapewnia łatwy dostęp do krytycznych informacji w czasie rzeczywistym. Ponadto tym, co wyróżnia nasz system spośród innych produktów SaaS, jest możliwość dostarczenia katalogu dokumentów i zdjęć sklepowych w celu natychmiastowej kontroli zgodności i widoczności. Można powiedzieć, że mechanizm systemu został opracowany w celu zapewnienia lepszych działań marketingowych w sklepie, aby zwiększyć sprzedaż. Możesz również skorzystać z zebranych danych i analiz na platformie FieldCheck, aby przeprowadzić ważne kampanie, zamiast tracić czas na kompilowanie informacji i analizowanie ich metodami ręcznymi.

Często zadawane pytania (FAQ)

1. Jak długo trwa fizyczny audyt sklepu? Czas trwania fizycznego audytu sklepu zależy od wielu czynników, takich jak wielkość sklepu, zakres audytu, liczba audytorów i złożoność kwestionariusza. Zazwyczaj może to trwać od kilku dni do kilku tygodni.
2. Czy wirtualne audyty sklepów są wiarygodne? Tak, wirtualne audyty sklepów mogą być bardzo wiarygodne, szczególnie jeśli są przeprowadzane za pomocą odpowiedniego oprogramowania i przez przeszkolony personel. Ważne jest jednak, aby zapewnić odpowiednie przeszkolenie personelu sklepu i monitorować jakość przesyłanych danych.
3. Jak uniknąć błędów podczas audytu sklepu? Aby uniknąć błędów, należy dokładnie zaplanować audyt, określić jego zakres, przeszkolić audytorów, korzystać z cyfrowych narzędzi, dokładnie dokumentować ustalenia i podejmować działania następcze w oparciu o wyniki audytu.
4. Czy warto inwestować w oprogramowanie do audytów sklepów? Tak, inwestycja w oprogramowanie do audytów sklepów, takie jak FieldCheck, może przynieść znaczące korzyści w postaci oszczędności czasu, redukcji kosztów, poprawy dokładności danych i usprawnienia procesu audytu.
5. Jak często należy przeprowadzać audyty sklepów? Częstotliwość audytów sklepów zależy od specyfiki biznesu i celów audytu. Niektóre audyty, np. operacyjne czy merchandisingowe, mogą być przeprowadzane regularnie (np. sezonowo lub kwartalnie), podczas gdy inne, np. audyty bezpieczeństwa, mogą być przeprowadzane częściej lub w razie potrzeby.

Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej o FieldCheck i usprawnić audyty w Twoich sklepach!

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Jak długo trwa audyt sklepu?, możesz odwiedzić kategorię Audyt.