Składniki wynagrodzenia i ich księgowanie w firmie

Wynagrodzenie jest kluczowym elementem stosunku pracy, a jego prawidłowe naliczanie i księgowanie ma fundamentalne znaczenie dla każdej firmy. Zrozumienie, co wchodzi w skład wynagrodzenia, jakie są jego obowiązkowe i dobrowolne elementy, a także jak je ująć w księgach rachunkowych, jest niezbędne dla sprawnego zarządzania finansami przedsiębiorstwa i uniknięcia problemów prawnych. W tym artykule szczegółowo omówimy składniki wynagrodzenia, ich podział oraz zasady księgowania kosztów wynagrodzeń w polskiej księgowości.

Co składa się na wynagrodzenie pracownika?

Podstawowym aktem prawnym regulującym kwestie wynagrodzeń w Polsce jest Kodeks Pracy. Zgodnie z jego artykułem 13, pracownik ma prawo do godziwego wynagrodzenia za pracę. Na to wynagrodzenie może składać się kilka elementów, które można podzielić na różne kategorie.

Wynagrodzenie zasadnicze – fundament pensji

Wynagrodzenie zasadnicze to podstawowy i obowiązkowy składnik wynagrodzenia. Jest ono bazą do wyliczania innych świadczeń i dodatków. Wysokość wynagrodzenia zasadniczego jest zazwyczaj ustalana w umowie o pracę i może być wyrażona jako stawka miesięczna, tygodniowa lub godzinowa. Najczęściej stosowaną formą jest stawka brutto miesięczna. Kluczowe jest to, że wynagrodzenie zasadnicze jest stałe i nie zależy bezpośrednio od efektywności pracownika czy wyników finansowych firmy (z wyjątkiem sytuacji nieobecności pracownika bez prawa do wynagrodzenia, np. urlopu bezpłatnego).

Obowiązkowe składniki wynagrodzenia – co musi wypłacić pracodawca?

Oprócz wynagrodzenia zasadniczego, istnieją obowiązkowe składniki wynagrodzenia, do których wypłaty pracodawca jest zobowiązany na mocy przepisów prawa. Do tych składników należą:

• Wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy: Pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, szkoleń BHP, czy zwolnienia lekarskiego.
• Diety z tytułu podróży służbowych: Jeżeli pracownik jest wysyłany w podróż służbową, przysługują mu diety na pokrycie kosztów wyżywienia i inne związane z podróżą.
• Dodatki za nadgodziny i pracę w porze nocnej: Praca w godzinach nadliczbowych oraz w porze nocnej (między 21:00 a 7:00) jest dodatkowo wynagradzana.
• Dodatek za pracę w niedziele i święta: Praca w te dni również wiąże się z dodatkowym wynagrodzeniem.
• Dodatki funkcyjne i stażowe: W sektorze budżetowym dodatki te są obowiązkowe, w sektorze prywatnym ich wprowadzenie jest dobrowolne, ale jeśli zostały wprowadzone, stają się obowiązkowe do wypłaty.

Nieobowiązkowe składniki wynagrodzenia – dodatkowe benefity dla pracownika

Poza obowiązkowymi składnikami, pracodawcy mogą oferować nieobowiązkowe składniki wynagrodzenia, które stanowią dodatkową motywację i benefit dla pracowników. Do tych składników zaliczamy:

• Dodatki za pracę w warunkach szkodliwych: Praca w trudnych lub niebezpiecznych warunkach może być rekompensowana dodatkowym wynagrodzeniem.
• Dodatki zmianowe: Praca zmianowa, szczególnie w systemie wielozmianowym, może być premiowana dodatkowym dodatkiem.
• Prowizje: W systemach wynagradzania sprzedawców i osób odpowiedzialnych za wyniki, prowizje od sprzedaży lub zrealizowanych transakcji są częstym elementem wynagrodzenia.
• Premie uznaniowe i regulaminowe: Premie mogą być przyznawane uznaniowo przez pracodawcę lub na podstawie regulaminu premiowania, np. za osiągnięcie określonych celów.
• Nagrody: Nagrody są formą uznania za szczególne osiągnięcia i mogą być przyznawane jednorazowo. Zasady ich przyznawania powinny być określone w regulaminie wynagradzania.

Stałe i zmienne składniki wynagrodzenia – charakter wypłaty

Składniki wynagrodzenia można również podzielić na stałe i zmienne. Stałe składniki to te, których wysokość jest z góry ustalona i wypłacana regularnie w każdym okresie rozliczeniowym (miesiącu), o ile nie wystąpią okoliczności wpływające na ich obniżenie (np. nieobecność niepłatna). Do stałych składników zalicza się:

• Wynagrodzenie zasadnicze
• Stałe dodatki do wynagrodzenia zasadniczego (funkcyjny, stażowy)
• Stałe premie regulaminowe (jeśli ich wysokość jest z góry ustalona)

Zmienne składniki wynagrodzenia to te, których wysokość może się zmieniać w zależności od różnych czynników, takich jak wyniki pracy, efektywność, przepracowane godziny (nadgodziny) czy zrealizowane cele. Do zmiennych składników należą:

• Prowizje
• Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe
• Premie zmienne (uzależnione od wyników)

Gdzie w bilansie umieszcza się wydatki na wynagrodzenia?

Wydatki na wynagrodzenia w księgowości firmy są traktowane jako koszty działalności operacyjnej. Z punktu widzenia bilansu, zobowiązania związane z wynagrodzeniami (wynagrodzenia do wypłaty, składki ZUS, zaliczki na podatek dochodowy) są ujmowane jako zobowiązania krótkoterminowe (bieżące) w pasywach bilansu. Konto księgowe, na którym zazwyczaj rejestruje się te zobowiązania, to konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”. W sekcji zobowiązań krótkoterminowych znajdą się również zobowiązania z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego pracowników, podatków dochodowych (zarówno stanowych, jak i federalnych, w kontekście polskich realiów – podatku dochodowego od osób fizycznych).

Jak księgować wynagrodzenia w Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR)?

Dla przedsiębiorców prowadzących uproszczoną księgowość, czyli Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR), zasady księgowania wynagrodzeń są ściśle określone. Wynagrodzenia pracowników stanowią koszt uzyskania przychodów i są ujmowane w kolumnie 12 KPiR – „Wynagrodzenia w gotówce i naturze”. Istotny jest moment ujęcia kosztu w KPiR, który zależy od terminowości wypłaty wynagrodzenia.

Wynagrodzenia pracowników zatrudnionych na umowę o pracę w KPiR

Zasadą jest, że wynagrodzenie w KPiR ujmuje się w miesiącu, za który jest należne, pod warunkiem, że zostało wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego. Zazwyczaj termin wypłaty wynagrodzenia za dany miesiąc to 10 dzień następnego miesiąca.

• Wypłata terminowa: Jeżeli wynagrodzenie zostało wypłacone do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który jest należne, koszt wynagrodzenia ujmuje się w KPiR w miesiącu, za który wynagrodzenie jest należne.
• Wypłata nieterminowa: W przypadku, gdy wypłata wynagrodzenia nastąpiła po wymaganym terminie, koszt wynagrodzenia (w kwocie brutto) staje się kosztem w dacie faktycznej zapłaty.

Przykład 1 (wypłata terminowa): Wynagrodzenie za kwiecień wypłacono 9 maja. Koszt wynagrodzenia ujmuje się w KPiR w kwietniu.

Przykład 2 (wypłata nieterminowa): Wynagrodzenie za maj wypłacono 15 czerwca. Koszt wynagrodzenia ujmuje się w KPiR w czerwcu.

Przykład 3 (postawienie do dyspozycji w terminie): Wynagrodzenie za kwiecień zostało przygotowane i postawione do dyspozycji pracownika 8 maja, ale pracownik odebrał gotówkę 13 maja. Koszt wynagrodzenia ujmuje się w KPiR w kwietniu, ponieważ istotna jest data postawienia środków do dyspozycji.

Warto pamiętać, że w koszty wynagrodzeń ujmuje się kwotę brutto, czyli łącznie z zaliczkami na podatek dochodowy i składkami ZUS finansowanymi przez pracownika.

Składki ZUS finansowane przez pracodawcę (składki społeczne w części finansowanej przez płatnika, składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych) są ujmowane w kolumnie 13 KPiR – „Pozostałe wydatki”. Zgodnie z przepisami obowiązującymi od 2023 roku, składki te stanowią koszt podatkowy w miesiącu, za który należne jest wynagrodzenie, pod warunkiem, że zostaną opłacone w terminie. Jeśli składki zostaną zapłacone po terminie, konieczna jest korekta kosztów wstecz i ujęcie ich w dacie faktycznej zapłaty.

Wynagrodzenia pracowników zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych (umowy zlecenia, umowy o dzieło) w KPiR

W przypadku umów cywilnoprawnych zasady księgowania wynagrodzeń w KPiR są nieco inne. O momencie ujęcia kosztu decyduje data wypłaty wynagrodzenia lub postawienia go do dyspozycji osoby zatrudnionej. Również składki ZUS w części finansowanej przez zleceniodawcę zalicza się do kosztów w momencie ich opłacenia.

Przykład 4 (umowa zlecenie): Wynagrodzenie za kwiecień dla zleceniobiorcy zostało przelane 13 maja. Koszt wynagrodzenia ujmuje się w KPiR w maju.

Księgowanie wynagrodzeń w systemie wFirma.pl

Systemy księgowe, takie jak wFirma.pl, ułatwiają proces księgowania wynagrodzeń. Moduł „Kadry, płace i ubezpieczenia” pozwala na generowanie list płac i automatyczne księgowanie kosztów wynagrodzeń w KPiR. System uwzględnia terminy wypłat i prawidłowo ujmuje koszty w odpowiednich miesiącach. Przy generowaniu listy płac w systemie wFirma.pl, zaznaczenie opcji automatycznego księgowania powoduje, że w KPiR zostaną zaksięgowane:

• wynagrodzenie pracowników w kwocie brutto (kolumna 12 KPiR)
• składki społeczne z umów o pracę w części finansowanej przez płatnika (kolumna 13 KPiR)
• składki na FP i FGŚP z umów o pracę (kolumna 13 KPiR)

Podsumowanie

Prawidłowe rozliczanie wynagrodzeń i ich księgowanie jest kluczowe dla każdej firmy. Zrozumienie składników wynagrodzenia, zasad ich wypłaty oraz regulacji dotyczących księgowania w KPiR i bilansie, pozwala na uniknięcie błędów i zapewnienie zgodności z przepisami prawa pracy i podatkowymi. Warto regularnie aktualizować swoją wiedzę w tym zakresie, aby efektywnie zarządzać finansami przedsiębiorstwa i dbać o prawidłowe relacje z pracownikami.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Składniki wynagrodzenia i ich księgowanie w firmie, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.