Centrum Usług Wspólnych w Księgowości: Efektywność i Skalowalność

W dynamicznie rozwijającym się świecie biznesu, efektywność i optymalizacja procesów stanowią klucz do sukcesu. Jednym z rozwiązań, które zyskuje na popularności wśród przedsiębiorstw, jest model Centrum Usług Wspólnych (CUW). W szczególności, w obszarze księgowości, CUW stają się coraz częściej wybieraną strategią, pozwalającą na centralizację i usprawnienie operacji finansowych. Przykładem firmy, która z powodzeniem wdrożyła ten model, jest Clariant Global Business Services (GBS), o którym więcej opowiemy w tym artykule.

Czym jest Centrum Usług Wspólnych (CUW) w księgowości?

Centrum Usług Wspólnych, w kontekście księgowości, to scentralizowana jednostka organizacyjna w ramach większej korporacji lub grupy firm, która odpowiada za realizację określonych procesów księgowych dla różnych oddziałów lub jednostek biznesowych. Zamiast rozproszonych działów księgowości w każdej filii, CUW gromadzi ekspertów i zasoby w jednym miejscu, co przekłada się na szereg korzyści.

Model CUW opiera się na idei specjalizacji i standaryzacji. Procesy księgowe, takie jak rejestrowanie faktur, rozliczanie płatności, przygotowywanie bilansów czy deklaracji podatkowych, są ujednolicane i wykonywane przez wyspecjalizowany zespół. To podejście pozwala na eliminację redundancji, redukcję kosztów i podniesienie jakości świadczonych usług.

Clariant GBS: Przykład efektywnego CUW w Łodzi

Clariant Global Business Services (GBS) Shared Service Center w Łodzi jest doskonałym przykładem funkcjonującego i rozwijającego się Centrum Usług Wspólnych. Zlokalizowane w Polsce centrum wspiera oddziały Clariant w regionie EMEA (Europa, Bliski Wschód i Afryka) oraz Ameryki Łacińskiej, co świadczy o jego skali i globalnym zasięgu.

GBS Clariant skupia się na procesach Source-to-Pay (StP) i Order-to-Cash (OtC), czyli kompleksowo obsługuje obszary związane z zakupami i sprzedażą. Centrum w Łodzi zatrudnia ponad 13 tysięcy osób w 53 krajach, co podkreśla międzynarodowy charakter zespołu i konieczność posługiwania się językiem angielskim jako podstawowym narzędziem komunikacji.

Zakres usług świadczonych przez Clariant GBS

Działalność Clariant GBS w Łodzi obejmuje szeroki zakres usług księgowych i finansowych, podzielonych na wyspecjalizowane działy:

• Dział Zobowiązań (Accounts Payable): Odpowiada za kompleksową obsługę procesu rozliczania faktur zakupowych, od momentu ich otrzymania, poprzez weryfikację, księgowanie, aż po realizację płatności. To kluczowy element procesu Source-to-Pay, zapewniający terminowe i prawidłowe regulowanie zobowiązań firmy.
• Dział Należności (Accounts Receivable): Zajmuje się procesem rozliczania faktur sprzedażowych, zarządzaniem płatnościami od klientów, wystawianiem faktur oraz zarządzaniem ryzykiem kredytowym. Jest to centralny punkt procesu Order-to-Cash, dbający o terminowe wpływy i minimalizację ryzyka związanego z należnościami.
• Dział Zakupów (Purchasing): Wspiera procesy zakupowe firmy, choć nie jest to stricte dział księgowy, to jego działania mają bezpośredni wpływ na dokumentację księgową i zapisy księgowe związane z nabyciem towarów i usług.
• Dział Logistyki (Logistics): Podobnie jak dział zakupów, dział logistyki, choć nie jest bezpośrednio działem księgowym, to jego operacje generują dokumenty księgowe związane z transportem, magazynowaniem i dystrybucją towarów.

Korzyści z wdrożenia modelu CUW w księgowości

Decyzja o utworzeniu Centrum Usług Wspólnych w obszarze księgowości niesie ze sobą liczne korzyści dla przedsiębiorstwa. Do najważniejszych z nich należą:

• Redukcja kosztów: Centralizacja procesów pozwala na osiągnięcie efektu skali. Dzięki zgromadzeniu specjalistów i zasobów w jednym miejscu, firmy mogą obniżyć koszty operacyjne, związane z zatrudnieniem, infrastrukturą i oprogramowaniem.
• Standaryzacja procesów: CUW umożliwia wdrożenie jednolitych standardów i procedur księgowych w całej organizacji. To przekłada się na większą spójność danych, łatwiejszą konsolidację finansową i lepszą kontrolę nad procesami.
• Wzrost efektywności: Specjalizacja i podział pracy w CUW prowadzą do zwiększenia efektywności operacyjnej. Pracownicy skupiają się na konkretnych zadaniach, stając się w nich ekspertami, co przyspiesza realizację procesów i minimalizuje ryzyko błędów.
• Poprawa jakości danych: Standaryzacja i centralizacja danych księgowych w CUW sprzyjają poprawie jakości i spójności informacji finansowych. To kluczowe dla podejmowania trafnych decyzji biznesowych i rzetelnego sprawozdawczości finansowej.
• Lepsza kontrola i transparentność: CUW zapewnia większą kontrolę nad procesami księgowymi i finansowymi. Centralne zarządzanie umożliwia monitorowanie kluczowych wskaźników, identyfikację potencjalnych ryzyk i zapewnienie zgodności z przepisami prawa.
• Skalowalność: Model CUW jest skalowalny, co oznacza, że centrum może łatwo dostosować się do rosnących potrzeb organizacji. Wraz z rozwojem firmy, CUW może obsługiwać coraz większą liczbę jednostek biznesowych i procesów.
• Koncentracja na kluczowym biznesie: Przekazanie procesów księgowych do CUW pozwala jednostkom biznesowym skoncentrować się na swojej podstawowej działalności i strategicznych celach.

Wyzwania związane z wdrożeniem CUW w księgowości

Wdrożenie Centrum Usług Wspólnych w księgowości, choć przynosi liczne korzyści, wiąże się również z pewnymi wyzwaniami. Należy do nich m.in.:

• Zmiana organizacyjna: Przejście na model CUW wymaga znaczących zmian organizacyjnych i kulturowych w firmie. Może to wiązać się z oporem ze strony pracowników, koniecznością przekwalifikowania kadr i dostosowania struktur organizacyjnych.
• Komunikacja i współpraca: Efektywne funkcjonowanie CUW wymaga sprawnej komunikacji i współpracy między centrum a jednostkami biznesowymi. Należy zadbać o jasne kanały komunikacji, procedury eskalacji problemów i regularne spotkania.
• Utrzymanie jakości usług: Wraz z centralizacją procesów, ważne jest utrzymanie wysokiej jakości świadczonych usług. Należy monitorować kluczowe wskaźniki jakości, zbierać informacje zwrotne od użytkowników i stale doskonalić procesy.
• Bezpieczeństwo danych: Centralizacja danych księgowych w CUW wymaga szczególnej dbałości o bezpieczeństwo informacji. Należy wdrożyć odpowiednie procedury i technologie, aby chronić dane przed nieuprawnionym dostępem i utratą.
• Różnice kulturowe i językowe: W przypadku CUW obsługujących oddziały w różnych krajach, należy uwzględnić różnice kulturowe i językowe. Konieczne może być zatrudnienie pracowników posługujących się różnymi językami i posiadających wiedzę o specyfice lokalnych przepisów księgowych.

Przyszłość księgowości w Centrach Usług Wspólnych

Centra Usług Wspólnych w księgowości będą odgrywać coraz większą rolę w przyszłości. Rozwój technologii, automatyzacja procesów i globalizacja biznesu sprzyjają dalszemu upowszechnianiu się tego modelu. Możemy spodziewać się, że CUW będą coraz bardziej wykorzystywać zaawansowane technologie, takie jak robotyzacja procesów (RPA), sztuczna inteligencja (AI) i analiza danych (Big Data), aby jeszcze bardziej zwiększyć efektywność i jakość świadczonych usług.

Coraz częściej CUW będą również rozszerzać zakres swoich usług, obejmując nie tylko tradycyjne procesy księgowe, ale również bardziej zaawansowane funkcje, takie jak controlling finansowy, audyt wewnętrzny czy planowanie podatkowe. Stają się one strategicznymi partnerami biznesowymi, wspierającymi organizacje w osiąganiu celów finansowych i operacyjnych.

Podsumowanie

Centrum Usług Wspólnych w księgowości to efektywny model organizacyjny, który przynosi liczne korzyści przedsiębiorstwom. Centralizacja procesów, standaryzacja i specjalizacja prowadzą do redukcji kosztów, wzrostu efektywności, poprawy jakości danych i lepszej kontroli. Przykład Clariant GBS w Łodzi pokazuje, jak skutecznie może funkcjonować CUW na skalę globalną. Choć wdrożenie CUW wiąże się z pewnymi wyzwaniami, korzyści płynące z tego modelu sprawiają, że jest on coraz częściej wybierany przez firmy dążące do optymalizacji swoich procesów księgowych i finansowych.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Centrum Usług Wspólnych w Księgowości: Efektywność i Skalowalność, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.