Podpisywanie sprawozdań finansowych w 2024 roku

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, na kierowniku jednostki spoczywa obowiązek zapewnienia sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego. W kontekście roku obrotowego kończącego się 31 grudnia 2023 roku, termin ten upływa 31 marca 2024 roku. Zakończenie procesu sporządzania sprawozdania finansowego wiąże się z jego podpisaniem przez osoby do tego zobowiązane. W niniejszym artykule omówimy kluczowe aspekty związane z podpisywaniem sprawozdań finansowych w 2024 roku, uwzględniając obowiązujące terminy, osoby odpowiedzialne za podpisy, a także procedury w przypadku odmowy podpisu.

Terminy podpisywania sprawozdań finansowych

Ustawa o rachunkowości precyzuje, że roczne sprawozdanie finansowe powinno zostać sporządzone w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Dla większości jednostek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, dzień bilansowy to 31 grudnia. W związku z tym, termin na sporządzenie i podpisanie sprawozdania finansowego za 2023 rok upływa 31 marca 2024 roku.

Warto zwrócić uwagę, że termin ten przypada w niedzielę. Jeżeli jednostka nie pracuje w dniach 30-31 marca 2024 roku, sprawozdanie finansowe powinno zostać podpisane najpóźniej w piątek, 29 marca 2024 roku. Jest to istotne, aby uniknąć naruszenia terminów ustawowych.

W przeszłości zdarzały się przesunięcia terminów dotyczących sprawozdań finansowych, jednak w odniesieniu do sprawozdania za 2023 rok Ministerstwo Finansów potwierdziło brak planów w tym zakresie. Oznacza to, że obowiązują standardowe, ustawowe terminy.

Data sporządzenia vs. data podpisania

W kontekście terminów warto rozróżnić datę sporządzenia sprawozdania finansowego od daty jego podpisania. Data sporządzenia, wpisywana w pliku XML sprawozdania, odnosi się do dnia, w którym jednostka, a konkretnie osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych, uwzględniła wszystkie znane jej na ten dzień zdarzenia gospodarcze mające wpływ na sprawozdanie. Jest to data oświadczenia wiedzy o stanie finansowym i majątkowym jednostki na dzień bilansowy.

Natomiast za datę faktycznego sporządzenia sprawozdania finansowego, z punktu widzenia formalnoprawnego, uznaje się datę złożenia ostatniego wymaganego podpisu. Sprawozdanie staje się kompletne i skutecznie sporządzone dopiero po podpisaniu przez wszystkie zobowiązane osoby.

Korekta sprawozdania po terminie

Mogą wystąpić sytuacje, w których po terminowym sporządzeniu sprawozdania, ale przed jego zatwierdzeniem, konieczna jest jego korekta. Dzieje się tak na przykład w przypadku wykrycia istotnych błędów. W takiej sytuacji jednostka ma obowiązek otworzyć księgi rachunkowe, wprowadzić korekty i sporządzić nowe sprawozdanie finansowe. Data sporządzenia i podpisania skorygowanej wersji sprawozdania może przypadać po 31 marca 2024 roku, co jest dopuszczalne i zgodne z ustawą o rachunkowości. W takim przypadku, pierwotna wersja sprawozdania powinna być przechowywana w celach dowodowych wraz z wersją ostateczną.

Kto jest zobowiązany do podpisania sprawozdania finansowego?

Zgodnie z art. 52 ust. 2b ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe zobowiązani są podpisać:

• Kierownik jednostki – w przypadku organu wieloosobowego, wszyscy członkowie tego organu.
• Osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Podpisują osoby pełniące te funkcje w dniu faktycznego sporządzenia (podpisania) sprawozdania. Sprawozdanie finansowe opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Podpisanie sprawozdania finansowego jest potwierdzeniem, że spełnia ono wymagania określone w ustawie o rachunkowości.

Ułatwienia w podpisywaniu sprawozdań finansowych przez zarząd wieloosobowy

Ustawa o rachunkowości przewiduje pewne ułatwienia w procesie podpisywania sprawozdań finansowych, które dotyczą wyłącznie kierownictwa jednostki będącego organem wieloosobowym. Ułatwienia te nie dotyczą osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, ani jednoosobowego kierownika jednostki.

Zgodnie z art. 52 ust. 2b ustawy, w przypadku organu wieloosobowego, sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu, pod warunkiem, że pozostałe osoby złożą oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania ustawy o rachunkowości.

Kluczowa jest chronologia – najpierw uzyskuje się oświadczenia, a następnie sprawozdanie jest podpisywane przez wyznaczoną osobę z zarządu.

Forma oświadczeń

Oświadczenia o tym, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania ustawowe, dołącza się do sprawozdania finansowego. W oświadczeniach należy wskazać sprawozdanie finansowe, którego dotyczą, poprzez podanie daty i godziny podpisania sprawozdania przez osobę odpowiedzialną za księgi rachunkowe.

Oświadczenia mogą być sporządzone w formie:

• Elektronicznej – opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
• Papierowej – opatrzone własnoręcznym podpisem. W tym przypadku, osoba z zarządu podpisująca sprawozdanie finansowe, jest odpowiedzialna za sporządzenie elektronicznych kopii oświadczeń.

Odmowa podpisu sprawozdania finansowego

Zarówno kierownik jednostki (każdy członek zarządu wieloosobowego), jak i osoba prowadząca księgi rachunkowe, mają prawo odmówić podpisu sprawozdania finansowego. Może to nastąpić w sytuacjach, gdy osoby te mają wątpliwości co do prawidłowości sprawozdania, na przykład w przypadku objęcia stanowiska w trakcie roku obrotowego.

W przypadku odmowy podpisu, sporządzana jest odmowa podpisu sprawozdania finansowego lub odmowa złożenia oświadczenia (w przypadku ułatwień dla zarządu wieloosobowego). Do odmowy podpisu i odmowy złożenia oświadczenia stosuje się analogiczne zasady dotyczące formy, jak w przypadku oświadczeń o spełnieniu wymagań ustawy.

W odmowie podpisu osoby odpowiedzialnej za księgi rachunkowe, konieczne jest wskazanie jednoznacznych kryteriów umożliwiających powiązanie odmowy z konkretnym sprawozdaniem finansowym.

Najczęstsze wątpliwości dotyczące podpisywania sprawozdań finansowych

Mimo że sprawozdania finansowe składane są elektronicznie i podpisywane podpisem elektronicznym od 2018 roku, wciąż pojawiają się wątpliwości dotyczące tych czynności. Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.

Jaką datę należy uznać za datę sporządzenia sprawozdania, jeśli podpisy składane są w różnych dniach?

Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów, za datę sporządzenia sprawozdania finansowego należy uznać datę, w której jednostka, a w praktyce osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych, ujęła zdarzenia mające wpływ na kształt sprawozdania, znane jednostce w tym dniu. Data ta jest traktowana jako oświadczenie wiedzy, obowiązujące wszystkie osoby wchodzące w skład organu zarządzającego, niezależnie od późniejszego terminu złożenia podpisu przez poszczególne osoby.

Kiedy kierownik jednostki podpisuje sprawozdanie finansowe?

Kierownik jednostki powinien podpisać sprawozdanie finansowe w terminie umożliwiającym jego złożenie do 31 marca (lub wcześniej, jeśli 31 marca przypada na dzień wolny od pracy). Podpisywanie sprawozdania może odbywać się w różnych dniach, jednak istotne jest, aby wszystkie wymagane podpisy zostały złożone przed upływem ustawowego terminu.

Podsumowanie

Podpisywanie sprawozdań finansowych jest kluczowym elementem procesu sprawozdawczego. Zrozumienie terminów, osób odpowiedzialnych za podpisy oraz procedur, w tym ułatwień dla zarządów wieloosobowych i możliwości odmowy podpisu, jest niezbędne dla prawidłowego i terminowego wywiązania się z obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości. Pamiętajmy, że termin podpisania sprawozdania finansowego za 2023 rok upływa 31 marca 2024 roku, a w przypadku dni wolnych od pracy – odpowiednio wcześniej.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Podpisywanie sprawozdań finansowych w 2024 roku, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.