BPMN: Czy naprawdę jest taki trudny?

W dzisiejszym świecie biznesu, efektywne zarządzanie procesami jest kluczowe dla sukcesu każdej organizacji. W tym kontekście, BPMN (Business Process Model and Notation) wyłania się jako specjalistyczne narzędzie do reprezentacji procesów. Chociaż tradycyjne schematy blokowe oferują bardziej ogólny przegląd, BPMN dostarcza szczegółowego i standaryzowanego podejścia. Czy jednak BPMN jest trudne do opanowania? W tym artykule zgłębimy zalety i wady BPMN w porównaniu do tradycyjnych schematów blokowych, zwrócimy uwagę na niuanse wpływające na efektywną dokumentację i analizę procesów. Zrozumienie tych aspektów pozwoli osobom i organizacjom podejmować świadome decyzje, spełniające konkretne potrzeby i cele zarządzania procesami.

Czym jest BPMN?

Notacja Modelowania Procesów Biznesowych (BPMN) to graficzna notacja służąca do opisywania procesów biznesowych w modelu procesu. BPMN jest wykorzystywane do tworzenia diagramów, które przedstawiają przepływ działań od początku do końca procesu biznesowego. Diagram ten wykorzystuje standardowy zestaw symboli do opisywania elementów procesu, takich jak zadania, zdarzenia i bramki. Chociaż mapowanie procesów jest już szeroko stosowane w wielu organizacjach, często bywa złożone i niejasne, a także brakuje standardowej implementacji. Osoby niezaangażowane bezpośrednio w proces mapowania mają trudności ze zrozumieniem mapy, ponieważ nie ma ujednoliconej procedury jej dokumentowania. BPMN zostało wprowadzone, aby wyeliminować to zamieszanie.

Czym są schematy blokowe?

Schemat blokowy sprawia, że kod staje się wizualnie zrozumiały poprzez graficzne wyrażenie danych i algorytmu. Pokazuje krok po kroku rozwiązania problemów, algorytmy lub procesy. Schemat blokowy to metoda obrazowego przedstawiania kroków, którą początkujący programiści preferują w celu zrozumienia algorytmów w informatyce, co przyczynia się do rozwiązywania problemów z algorytmami. Schemat blokowy to obraz pudełka pokazujący sekwencyjny przepływ przetwarzania. Schemat blokowy jest obrazowym przedstawieniem procesu lub algorytmu, dzięki czemu proces jest łatwy do interpretacji i zrozumienia. Aby narysować schemat blokowy, należy przestrzegać określonych zasad, których przestrzegają wszyscy eksperci podczas rysowania schematu blokowego i które są szeroko akceptowane na całym świecie.

Zalety BPMN

• Przyspieszenie standaryzacji procesów biznesowych

Firmy odnoszące sukcesy opierają się na dobrze zaprojektowanych procesach biznesowych i zasadach, które zapewniają spójną implementację. BPMN robi to, standaryzując istniejące procesy za pomocą szczegółowych schematów. Diagramy te pomagają zainteresowanym stronom wyeliminować domysły i zapewnić, że każdy proces jest zgodny z wytycznymi firmy i przepisami prawnymi.

• Ulepszona komunikacja między działami

Komunikacja jest integralną częścią zarządzania procesami biznesowymi. Unikaj nieporozumień i upewnij się, że wszyscy są na tej samej stronie. Dzięki BPMN bardzo łatwo jest wizualnie komunikować swoje myśli i oczekiwania. Jest to również świetny sposób na wcześniejsze zidentyfikowanie potencjalnych problemów. Da to Tobie i Twojemu zespołowi wystarczająco dużo czasu na burzę mózgów, jak skuteczniej wdrożyć proces. Ponieważ BPMN usprawnia interakcje z zainteresowanymi stronami, BPMN jest nieodłączną częścią naszej strategii komunikacji.

• Wizualna reprezentacja wspomaga zapamiętywanie

Dodając element wizualny do procesu biznesowego, BPMN ułatwia ludziom zapamiętywanie różnych kroków każdej metody. Jedno z badań wykazało, że czytelnicy zapamiętują tylko 10–20% informacji mówionych lub udokumentowanych po trzech dniach. Z drugiej strony, jeśli informacje te są w formacie wizualnym, można zapamiętać do 65%.

• Elastyczność i wydajność

BPMN ma elastyczność dostosowania się do wielu unikalnych procesów biznesowych. W rezultacie BPMN może działać bezproblemowo w ramach procesu biznesowego, bez zmiany ogólnej struktury procesu biznesowego. Ta elastyczność zapewnia różne funkcje, które rzadko można spotkać w innych systemach.

• Powszechnie akceptowany i kompatybilny z większością rozwiązań

BPMN jest szczególnie skuteczny w komunikacji międzyfunkcyjnej i międzykorporacyjnej. Jest to najlepszy sposób na zapewnienie kontekstu przed przejściem do sposobu działania firmy. Dzięki BPMN łatwo jest zapewnić prawidłową komunikację i zrozumienie procesu przez wszystkie zainteresowane strony oraz ich obowiązków. Ułatwia to również przejrzystość i zaufanie między wszystkimi zainteresowanymi stronami.

Wady BPMN

BPMN jest szeroko stosowany do analizy, projektowania, wykonywania i zarządzania procesami. Jednak BPMN ma również pewne wady, takie jak:

• Może być złożony i trudny do odczytania dla osób nieznających notacji. BPMN ma wiele symboli, reguł i elementów, które mogą zaciemniać diagramy.
• Nie nadaje się do wszystkich typów procesów. BPMN jest przeznaczony głównie do uporządkowanych i przewidywalnych operacji, ale może nie oddawać dynamicznego i adaptacyjnego charakteru niektórych procesów, takich jak zarządzanie sprawami.
• Nie pozwala na powtarzanie procesów. BPMN zakłada, że każde wystąpienie procesu ma unikalny punkt początkowy i końcowy oraz że przepływ procesu jest liniowy i sekwencyjny. Jednak w zależności od warunków niektóre procesy mogą wymagać pętli wstecznej lub rozgałęzienia.
• Ma tendencję do ograniczania innowacji ze względu na swoją bardzo sztywną strukturę. BPMN wymusza predefiniowany i standaryzowany sposób modelowania procesów, co może ograniczać kreatywność i elastyczność uczestników i projektantów procesów.

Jak porównać BPMN i schemat blokowy?

BPMN i schemat blokowy można porównać w oparciu o kilka kryteriów, takich jak:

Jak wybrać między BPMN a schematem blokowym?

Wybór między BPMN a schematem blokowym zależy od konkretnego kontekstu i celu modelowania procesu. Niektóre aspekty, które mogą wpłynąć na decyzję, to:

• Cel modelowania procesu: Jeśli celem jest analiza i optymalizacja przepływu danych w systemie, lepszym wyborem może być diagram przepływu danych (rodzaj schematu blokowego). Jeśli celem jest komunikacja i wykonywanie procedur biznesowych w standardowy sposób, lepszym wyborem może być BPMN.
• Odbiorcy modelowania procesu: Jeśli odbiorcy są głównie techniczni i znają notację, lepszym wyborem może być BPMN, ponieważ może on zapewnić więcej informacji i przejrzystości. Jeśli odbiorcy są głównie nietechniczni i nie znają notacji, lepszym wyborem może być schemat blokowy, ponieważ może on zapewnić większą prostotę i intuicyjność.
• Zasoby i narzędzia dostępne do modelowania procesu: Jeśli zasoby i narzędzia są ograniczone, lepszym wyborem może być schemat blokowy, ponieważ można go szybko narysować i zmodyfikować za pomocą podstawowego oprogramowania, a nawet papieru i ołówka. Jeśli zasoby i narzędzia są bogate i zaawansowane, lepszym wyborem może być BPMN, ponieważ może on wykorzystać funkcje i funkcjonalności specjalistycznego oprogramowania i platform.

Przykłady BPMN

Diagramy BPMN są wszechstronne i mogą reprezentować różne procesy biznesowe. Przykładem może być proces zamówienia online, proces rekrutacji pracownika, obsługa klienta, czy śledzenie problemów. Istnieją różne typy diagramów BPMN, w tym diagramy współpracy, choreografii i konwersacji. Diagram współpracy pokazuje interakcje między dwoma lub więcej uczestnikami procesu. Diagram choreografii skupia się na sekwencji interakcji między uczestnikami, a diagram konwersacji przedstawia wymianę komunikatów między nimi.

Przykładowo, diagram BPMN dla procesu zamówienia pizzy online może pokazywać kroki takie jak: klient składa zamówienie, restauracja potwierdza zamówienie, kucharz przygotowuje pizzę, dostawca dostarcza pizzę, a klient płaci. Każdy krok jest reprezentowany przez odpowiedni symbol BPMN, a przepływ procesu jest jasno zdefiniowany.

Czy BPMN jest trudne?

Pytanie o trudność BPMN jest subiektywne i zależy od doświadczenia i predyspozycji danej osoby. BPMN może wydawać się trudne na początku, zwłaszcza dla osób, które nie miały wcześniej styczności z modelowaniem procesów. Notacja BPMN zawiera wiele symboli i reguł, co może początkowo przytłaczać. Jednak, podobnie jak w przypadku nauki każdego nowego języka czy narzędzia, kluczem jest praktyka i systematyczne uczenie się. Istnieje wiele zasobów edukacyjnych, tutoriali online, szkoleń i książek, które mogą pomóc w nauce BPMN. Wiele narzędzi do modelowania BPMN oferuje również intuicyjne interfejsy i funkcje wspomagające proces tworzenia diagramów.

Warto podkreślić, że inwestycja czasu i wysiłku w naukę BPMN przynosi wiele korzyści. BPMN staje się potężnym narzędziem do analizy, optymalizacji i automatyzacji procesów biznesowych. Umożliwia lepszą komunikację i zrozumienie procesów w organizacji, co przekłada się na zwiększenie efektywności i redukcję kosztów. Dla osób z doświadczeniem w schematach blokowych, przejście na BPMN może być naturalnym krokiem naprzód, oferującym większą precyzję i możliwości modelowania.

BPMN a UML

Często pojawia się pytanie o różnice między BPMN a UML (Unified Modeling Language). UML jest notacją stosowaną głównie w inżynierii oprogramowania do modelowania systemów informatycznych. Chociaż UML również posiada diagramy aktywności, które mogą być używane do modelowania procesów, BPMN jest bardziej wyspecjalizowaną i dedykowaną notacją do modelowania procesów biznesowych. BPMN skupia się na procesach biznesowych z perspektywy biznesowej, podczas gdy UML koncentruje się na aspektach technicznych systemów informatycznych. Mimo to, obie notacje mogą być komplementarne i używane razem w projektach, gdzie modelowanie procesów biznesowych i systemów IT jest ze sobą powiązane.

Dlaczego warto rozpoczynać działanie od analizy procesów?

Analiza procesów jest kluczowym krokiem przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian w organizacji. Zrozumienie aktualnych procesów pozwala na identyfikację wąskich gardeł, obszarów do usprawnienia i potencjalnych możliwości automatyzacji. Modelowanie procesów za pomocą BPMN ułatwia wizualizację i komunikację tych procesów, umożliwiając wszystkim zainteresowanym stronom zrozumienie ich przebiegu i identyfikację obszarów do poprawy. Analiza procesów i BPMN pomagają organizacjom w:

• Zwiększeniu efektywności operacyjnej
• Redukcji kosztów
• Poprawie jakości produktów i usług
• Zwiększeniu zadowolenia klientów
• Wspieraniu innowacji i transformacji cyfrowej

Jakie są cztery podstawowe symbole BPMN?

Diagram BPMN składa się z czterech głównych kategorii symboli:

• Obiekty przepływu (Flow Objects): Są to podstawowe elementy procesu, reprezentujące to, co się dzieje. Dzielą się na:
• Zdarzenia (Events): Reprezentowane przez koła, oznaczają coś, co się dzieje, np. rozpoczęcie procesu, otrzymanie wiadomości, upłynięcie czasu.
• Działania (Activities): Reprezentowane przez zaokrąglone prostokąty, oznaczają zadania lub prace do wykonania.
• Bramki (Gateways): Reprezentowane przez romby, oznaczają punkty decyzyjne w procesie, rozgałęzienia lub łączenia przepływu.
• Obiekty łączące (Connecting Objects): Łączą obiekty przepływu, określając kolejność i przepływ procesu. Dzielą się na:
• Przepływ sekwencji (Sequence Flows): Reprezentowany przez ciągłą linię ze strzałką, określa kolejność wykonywania działań.
• Przepływ wiadomości (Message Flows): Reprezentowany przez linię przerywaną ze strzałką, określa przepływ wiadomości między uczestnikami procesu.
• Asocjacje (Associations): Reprezentowane przez linię kropkowaną, łączą artefakty i dane z obiektami przepływu.
• Tory (Swimlanes): Organizują diagram, dzieląc go na obszary odpowiedzialności. Dzielą się na:
• Pule (Pools): Reprezentują uczestników procesu (np. organizacje, działy).
• Tory (Lanes): Dzielą pule na mniejsze obszary odpowiedzialności w ramach uczestnika (np. role, stanowiska).
• Dane (Data): Reprezentują informacje związane z procesem, np. dane wejściowe, wyjściowe, obiekty danych.

FAQ

Co wpływa na wybór między BPMN a schematem blokowym?

Wybór zależy od celu modelowania procesu, odbiorców i dostępnych zasobów/narzędzi. BPMN może być preferowany do analizy i optymalizacji przepływu danych, natomiast schematy blokowe mogą być bardziej odpowiednie do intuicyjnej komunikacji i wykonywania procedur biznesowych.

Czy BPMN ogranicza innowacje?

Tak, sztywna struktura BPMN może potencjalnie ograniczać innowacje. Wymusza predefiniowany i standaryzowany sposób modelowania procesów, co może ograniczać kreatywność i elastyczność uczestników i projektantów procesów.

Czy schematy blokowe można łatwo rysować i modyfikować?

Tak, schematy blokowe można łatwo rysować i modyfikować za pomocą podstawowego oprogramowania, a nawet papieru i ołówka. Ta prostota czyni je dostępnymi, szczególnie gdy zasoby i narzędzia są ograniczone.

Kiedy BPMN nie jest odpowiednie?

BPMN jest przeznaczone głównie do uporządkowanych i przewidywalnych procesów. Może nie oddawać dynamicznego i adaptacyjnego charakteru niektórych procesów, takich jak zarządzanie sprawami, co czyni go mniej odpowiednim w określonych scenariuszach.

Podsumowanie

BPMN i schematy blokowe to dwie różne metody diagramowania procesów biznesowych i przepływów pracy. Mają różne cechy, zalety i wady, które czynią je odpowiednimi do różnych scenariuszy. Wybór między BPMN a schematem blokowym zależy od konkretnego kontekstu i celu modelowania procesu, a także czynników takich jak cel, odbiorcy oraz dostępne zasoby i narzędzia. Nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania, ale raczej kompromis między złożonością i prostotą, precyzją i ogólnością, przydatnością i elastycznością oraz standaryzacją i dostosowaniem. Dlatego ważne jest, aby zrozumieć mocne i słabe strony każdej metody i wybrać tę, która najlepiej odpowiada potrzebom i wymaganiom modelowania procesu. Chociaż BPMN może wydawać się początkowo trudne, jego potencjał i korzyści w zakresie usprawniania procesów biznesowych są nieocenione, czyniąc go wartościowym narzędziem w arsenale każdego specjalisty ds. zarządzania procesami.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do BPMN: Czy naprawdę jest taki trudny?, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.