Prosty onboarding i wdrożenie systemu FlexiClosig w chmurze

Problem

Spółka giełdowa przeprowadziła projekt mający na celu poprawę efektywności procesu zamknięcia miesiąca księgowego w ramach Grupy Kapitałowej. Projekt miał na celu z jednej strony standaryzację działań w ramach Grupy (około 14 spółek) oraz takie zsynchronizowanie tych działań, które umożliwiłoby przygotowanie bez opóźnień skonsolidowanego sprawozdania finansowego. Projekt został zakończony przygotowaniem dokumentacji, której częścią były listy kontrolne czynności realizowanych w ramach zamknięcia oraz map procesów.

Wdrożenie zmian w organizacji odzwierciedlającej wypracowane podejście wymagało zmian w dotychczasowej organizacji prac w księgowości oraz nowego rozpisania odpowiedzialności za realizację zadań w obszarze zamknięcia miesiąca. Pojawił się problem w jaki sposób skoordynować realizację poszczególnych zadań w ramach zamknięcia miesiąca we wszystkich spółkach tak, żeby zapewnić z jednej strony kompletność wykonania oraz terminowość. Manualna koordynacja była trudna do zrealizowania biorąc pod uwagę liczbę spółek oraz listę zdefiniowanych zadań przekraczających liczbę 150 czynności.

Wdrożenie

System FlexiClosing wpisał się w wymagania i potrzeby Klienta oraz samo wdrożenie zostało przeprowadzone w krótkim czasie. System FlexiClosing jest rozwiązaniem chmurowym dedykowanym do koordynacji cyklicznych działań księgowych z szczególnym uwzględnieniem procesu zamknięcia miesiąca.

Po podpisaniu umowy z Klientem dedykowana platforma FlexiClosing została uruchomiona w chmurze i udostępniona Klientowi. Na pierwszym warsztacie omówiono podejście do realizacji prac wdrożeniowych oraz plik konfiguracyjny. Pierwsza konfiguracja systemu odbywa się za pomocą pliku konfiguracyjnego Excel, który uzupełnia Klient, a następnie dane wprowadzane są do systemu i testowane. Plik konfiguracyjny budowany był przez Klienta w oparciu o przygotowaną w procesie optymalizacji procesu zamknięcia miesiąca listę kontrolną wraz z odpowiedzialnościami i zakładanymi datami realizacji. Cały proces od otrzymania danych od Klienta do gotowej parametryzacji trwał dwa tygodnie. Po tym czasie spotkaliśmy się na kolejnym warsztacie w ramach, którego potwierdzona została konfiguracja oraz przygotowany plan szkoleń dla administratorów i użytkowników. System FlexiClosing był gotowy do wdrożenia operacyjnego po miesiącu od rozpoczęcia prac wdrożeniowych.

Korzyści

Pełna kontrola nad złożonym procesem zamknięcia miesiąca

FlexiClosing zapewniło Klientowi pełną kontrolę nad realizacją złożonego procesu zamknięcia miesiąca dla 14 spółek. Firma mogła zrezygnować z manualnego monitoringu procesu za pomocą maili i excela. Dzięki zastosowaniu standardowego dla całej Grupy systemowego szablonu procesu zamknięcia miesiąca możliwe jest monitorowanie wszystkich realizowanych zadań księgowych oraz koordynacja tych zadań przez osoby nadzorujące proces z wykorzystaniem FlexiClosing. Klient może na bieżąco przeglądać statusy realizacji zadań dla każdej ze spółek. Opóźnienia mogą być szybko zidentyfikowane, co umożliwia wprowadzenie działań zaradczych tak, żeby minimalizować potencjalne ryzyko przesunięcia terminu zamknięcia ksiąg.

Asystent księgowego

Dodatkową korzyścią dla zespołu księgowego jest wsparcie FlexiClosing dla każdego z uczestników procesu w postaci alertów i automatycznych maili generowanych przez system. Dzięki temu przy tak złożonym procesie księgowi odpowiedzialni za realizację zadań mają pewność, że żadne z przypisanych zadań nie zostało pominięte oraz ich realizacja została przeprowadzona zgodnie z obowiązującym harmonogramem.

Sprawniejsza komunikacja w zespole

Praca zdalna spotęgowała już istniejące problemy w skoordynowaniu prac zespołu księgowego. Brak możliwości bezpośredniej komunikacji spowodowało konieczność upewniania się, że wszystkie prace zostały wykonane zgodnie z listami kontrolnymi. Wzrosła liczba maili oraz kontaktów potwierdzających, że prace są zrealizowane. FlexiClosing szybko rozwiązał tę nieefektywność. Dzięki informacji o statusach zadań oraz możliwości dodawania do nich komentarzy cały zespół posiada wiedzę, na którym etapie procesu się znajduje. Ma wgląd, które zadania powiązane zostały już zrealizowane, ile zadań zostało zakończonych a ile jeszcze jest do wykonania, żeby zamknąć księgi w wyznaczonym czasie.

Zapraszamy do kontaktu, jeżeli chciałbyś dowiedzieć się więcej na temat korzyści dostarczanych przez narzędzie FlexiClosing oraz poznać metodykę naszej pracy w projektach doskonalenia procesu zamknięcia miesiąca!