Sprawdź jak wykorzystywane jest nasze rozwiązanie i jakie przyniosło to korzyści.
W listopadzie 2017 Grupa Polpharma wdrożyła system FlexiClosing, rozwiązanie wspierające proces zamknięcia miesiąca, dostępne w ramach platformy FlexiSolutions.
O tym czy nowe rozwiązanie spełniło oczekiwania i w jaki sposób zmieniło pracę zespołu księgowego rozmawiamy z Kamilem Czerwińskim, Dyrektorem Centrum Usług Finansowych Grupy Polpharma, które odpowiada za obsługę finansowo-księgową polskich spółek Grupy.
Naszym głównym celem była poprawa jakości zamknięcia miesiąca dla najważniejszych spółek obsługiwanych przez Centrum Usług Finansowych. Proces zamknięcia w Grupie Polpharma jest o tyle utrudniony, że angażuje osoby pracujące w różnych lokalizacjach – większość księgowych CUF zlokalizowana jest w centrali firmy w Starogardzie Gdańskim, ale w procesie zamknięcia uczestniczą również księgowi, kontrolerzy i specjaliści z innych działów, którzy na co dzień pracują w naszych dwóch biurach w Warszawie oraz fabrykach w Sieradzu, Nowej Dębie i Duchnicach.
Takie rozproszenie geograficzne sprawiało, że znaczna część komunikacji odbywa się telefonicznie bądź mailowo. Nie ukrywam, iż mimo sprawnie funkcjonujących i dobrze zintegrowanych rozwiązań klasy ERP i Workflow wewnętrznie czuliśmy, że istnieje jeszcze pewien potencjał do usprawnień naszego zamknięcia – właśnie w obszarze komunikacji i koordynacji pracy zespołu.
W chwili obecnej z systemu korzysta przeszło 80 osób. Są to w większości pracownicy zespołu księgowego – księgowi i team leaderzy, którzy wykonują przypisane do nich zadania zgodnie z harmonogramem zamknięcia „dyktowanym” przez system. Dużą grupę użytkowników stanowią także przedstawiciele działów biznesowych – menadżerowie i pracownicy operacyjni innych działów, którzy w ten sposób przekazują nam dane i dokumenty niezbędne do wykonania księgowań wymaganych do pełnego rozliczenia kosztów, naliczenia acruali i zamknięcia ksiąg.
Oczywiście nie można zapomnieć o kluczowych osobach z pionu finansowego. Dyrektor Finansowy ds. Konsolidacji i Planowania to jeden z większych entuzjastów nowego rozwiązania – nawet jeżeli nie zagląda do systemu codziennie, to wysoce ceni komfort możliwości kontrolowania przebiegu procesu bez konieczności wymiany dodatkowych maili.
Po wdrożeniu systemu wszyscy – księgowi, team leaderzy i menadżerowie w pionie finansowym – zaczęli przyglądać się zadaniom wykonywanym w trakcie zamknięcia miesiąca. Dla przykładu już sam fakt opisania procesu i podzielenia go na zadania sprawił, że udało nam się zidentyfikować i wyeliminować zadania związane z przygotowaniem raportów, z których od dłuższego czasu nikt nie korzystał.
Po kilku miesiącach pracy zaczęliśmy wdrażać drobne usprawnienia, koncentrując nasze wysiłki na eliminacji „wąskich gardeł” – system pozwolił nam z dużą łatwością wychwycić zadania, które były niedoszacowane przez co systematycznie się opóźniały powodując kaskadowe niedotrzymywanie terminów kolejnych kroków zamknięcia.
Mówiąc krótko system się przyjął i wydaje się, że na stałe dołączył do standardowego zbioru narzędzi wykorzystywanych przez zespół. W trakcie zamknięcia miesiąca nasi pracownicy skrupulatnie rejestrują wykonanie poszczególnych zadań we FlexiClosing.
Po wdrożeniu systemu cały przepływ informacji odbywa się w systemie – spływające dane, kalkulacje przeszacowań, pliki uzgodnieniowe widoczne są jako załączniki do zadań bez konieczności przeszukiwania poczty elektronicznej. To, że wszystkie potrzebne informacje i statusy mamy w jednym miejscu jest naprawdę dużym benefitem dla całego zespołu CUF.
Pewnym zaskoczeniem dla mnie jest bardzo pozytywne przyjęcie systemu przez „biznes” – menadżerowie komórek dostarczającym nam informacji źródłowych dbają o terminowe załączanie odpowiednich danych i na bieżąco informują nas o zmianach osób odpowiedzialnych za współpracę z nami.
Patrząc z perspektywy menadżerskiej można powiedzieć, że wdrożenie systemu pozwoliło nam lepiej zrozumieć i kontrolować pracę wykonywaną w procesie zamknięcia miesiąca. Budująca się wiedza i samoświadomość pozwala nam teraz w sposób ustrukturyzowany poprawiać jakość pracy, przekładając się na większą pewność raportowanych wyników finansowych oraz komfort pracy zespołu, który w każdym momencie wie co ma robić i potrafi elastycznie reagować w przypadku pojawiających się incydentów.
Więcej o FlexiClosing
Więcej o naszych wdrożeniach