KSeF wyzwaniem dla banków? Faktury w systemie elektronicznym

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanowi znaczącą zmianę w polskim systemie podatkowym, dotykającą w mniejszym lub większym stopniu wszystkich przedsiębiorców. Sektor bankowy, mimo specyfiki swojej działalności, również nie uniknie wyzwań związanych z nowym systemem. Czy banki wystawiają faktury i jak KSeF wpłynie na ich funkcjonowanie? Przyjrzyjmy się bliżej temu zagadnieniu.

Co to jest KSeF i dlaczego dotyczy banków?

Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSeF, to platforma rządowa służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Jego celem jest cyfryzacja procesu fakturowania, uszczelnienie systemu podatkowego VAT oraz ułatwienie i przyspieszenie obiegu dokumentów. Od 1 lipca 2024 roku, KSeF stanie się obowiązkowy dla większości podatników VAT w Polsce, a od 1 stycznia 2025 roku, system ma być jedyną akceptowalną formą fakturowania.

Choć banki kojarzą się głównie z usługami finansowymi, a nie sprzedażą towarów czy usług udokumentowaną fakturami, to jednak w pewnym zakresie banki wystawiają faktury. Dotyczy to transakcji opodatkowanych VAT, takich jak niektóre usługi bankowe, prowizje czy opłaty. Ponadto, banki, jak każde przedsiębiorstwo, dokonują zakupów i otrzymują faktury kosztowe, które również będą musiały być obsługiwane w systemie KSeF.

Wyzwania KSeF dla banków

Maciej Dybaś, partner w firmie doradczej CRIDO, zwraca uwagę na kilka kluczowych wyzwań, jakie KSeF stawia przed sektorem bankowym:

Obsługa faktur zakupowych

Banki, jako duże instytucje, dokonują ogromnej liczby zakupów. Wraz z wejściem KSeF, tysiące faktur zakupowych będą wpływać bezpośrednio do systemu, a nie, jak dotychczas, trafiać do poszczególnych działów czy pracowników. Problem pojawia się w kontekście rozproszonej struktury banków. Oddziały i placówki rozsiane po całym kraju dokonują lokalnych zakupów, np. papieru do drukarek. Obecnie pracownik oddziału odbiera fakturę i przekazuje ją do księgowości, wskazując, do którego oddziału zakup dotyczy. W KSeF, faktura trafi bezpośrednio do centralnej „skrzynki odbiorczej” banku, a księgowy w centrali może nie mieć informacji, do jakiego oddziału dany zakup przypisać. To może znacząco utrudnić przypisywanie kosztów do odpowiednich jednostek organizacyjnych i prawidłowe rozliczanie VAT.

Rozliczenia pracownicze

Kolejnym wyzwaniem są rozliczenia pracownicze, szczególnie w przypadku pracowników mobilnych, którzy w ramach podróży służbowych dokonują zakupów, np. paliwa na stacjach benzynowych. Faktury za te zakupy również będą wystawiane w KSeF, a ich prawidłowe przypisanie do kosztów konkretnego pracownika i rozliczenie delegacji stanie się bardziej skomplikowane.

Dostosowanie systemów bankowych

KSeF wprowadza również zmiany w sposobie dokonywania płatności za faktury. Komunikat przelewu, za pomocą którego przedsiębiorcy opłacają faktury, będzie musiał zawierać numery faktur KSeF. Systemy transakcyjne banków obecnie nie są przystosowane do obsługi tego typu informacji. Banki będą musiały skorygować architekturę swoich systemów, co wiąże się z dodatkowymi inwestycjami technologicznymi. Ministerstwo Finansów prowadzi rozmowy z bankami w sprawie wdrożenia KSeF, jednak dostosowanie systemów bankowych do nowych wymogów jest znaczącym przedsięwzięciem.

Ryzyko wyłudzeń

W początkowym okresie funkcjonowania KSeF, istnieje ryzyko wyłudzeń płatności. Przestępcy mogą masowo wysyłać fałszywe faktury, licząc na to, że przedsiębiorcy, w tym banki, zapłacą je bez dokładnej weryfikacji. Banki są narażone na to ryzyko zarówno jako przedsiębiorstwa, jak i jako instytucje realizujące przelewy klientów. W przypadku omyłkowej zapłaty fałszywej faktury przez klienta, bank może zostać wciągnięty w spór, choć sam nie ponosi winy za oszustwo.

Inwestycje technologiczne konieczne

Wprowadzenie KSeF wiąże się dla banków z koniecznością inwestycji w infrastrukturę technologiczną. Dostosowanie systemów bankowych do obsługi faktur ustrukturyzowanych, integracja z KSeF, modyfikacja systemów transakcyjnych – to wszystko wymaga nakładów finansowych i zaangażowania zasobów IT. Niektórzy eksperci, jak wspomniany Maciej Dybaś, sugerują, że fiskus, chcąc usprawnić weryfikację rozliczeń podatników, w pewnym sensie zmusza banki do kolejnych inwestycji technologicznych.

Wsparcie klientów banków w KSeF

Oprócz wyzwań związanych z własną działalnością, banki muszą również uwzględnić potrzeby swoich klientów w kontekście KSeF. Przedsiębiorcy, klienci banków, będą musieli sprawnie funkcjonować w nowym systemie. Banki mogą odegrać rolę we wspieraniu klientów w adaptacji do KSeF, np. poprzez:

• Edukację i informowanie klientów o zmianach związanych z KSeF.
• Dostosowanie systemów bankowości elektronicznej do obsługi płatności z numerami faktur KSeF.
• Oferowanie narzędzi ułatwiających zarządzanie płatnościami w kontekście KSeF.

Podsumowanie

Krajowy System e-Faktur to duża zmiana dla całego sektora przedsiębiorstw w Polsce, a banki nie są wyjątkiem. Mimo że większość transakcji bankowych nie jest dokumentowana fakturami, to banki, zarówno jako wystawcy, jak i odbiorcy faktur, muszą przygotować się na obowiązkowy KSeF. Wyzwania związane z rozproszoną strukturą, rozliczeniami pracowniczymi, koniecznością dostosowania systemów i ryzykiem wyłudzeń wymagają od banków zaangażowania i inwestycji. Jednocześnie, banki mogą odegrać istotną rolę we wspieraniu swoich klientów w przejściu na nowy system fakturowania. Wdrożenie KSeF w sektorze bankowym to proces, który będzie wymagał czasu i adaptacji, ale jest nieunikniony w kontekście cyfryzacji polskiej gospodarki.

Pytania i Odpowiedzi (FAQ)

Czy banki będą wystawiać faktury w KSeF?

Tak, banki będą wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF dla transakcji opodatkowanych VAT, takich jak niektóre usługi bankowe, prowizje i opłaty.

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy dla banków?

KSeF stanie się obowiązkowy dla banków, tak jak dla większości przedsiębiorców w Polsce, od 1 lipca 2024 roku (w zakresie kar za brak KSeF) i w pełni od 1 stycznia 2025 roku (jako jedyna forma fakturowania).

Jakie główne wyzwania KSeF stawia przed bankami?

Główne wyzwania to obsługa faktur zakupowych w rozproszonej strukturze banków, rozliczenia pracownicze, konieczność dostosowania systemów bankowych do obsługi KSeF oraz ryzyko wyłudzeń płatności.

Czy banki muszą inwestować w nowe technologie w związku z KSeF?

Tak, banki będą musiały dokonać inwestycji w infrastrukturę technologiczną, aby dostosować swoje systemy do obsługi faktur ustrukturyzowanych w KSeF i zintegrować się z systemem.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do KSeF wyzwaniem dla banków? Faktury w systemie elektronicznym, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.