Reakcja na Ustalenia Audytu Zewnętrznego

Audyt zewnętrzny jest kluczowym narzędziem oceny i doskonalenia systemów zarządzania w każdej organizacji. Po zakończeniu audytu, przedsiębiorstwa otrzymują raport zawierający różnorodne ustalenia. Zrozumienie i właściwa reakcja na te ustalenia są niezbędne do wykorzystania audytu jako katalizatora pozytywnych zmian. Ignorowanie lub niewłaściwe podejście do zaleceń audytorów zewnętrznych może zniweczyć korzyści płynące z całego procesu audytu i utrudnić ciągłe doskonalenie.

Rodzaje Ustaleń Audytu Zewnętrznego

Ustalenia audytu zewnętrznego można zasadniczo podzielić na kilka kategorii, z których każda wymaga innego podejścia i reakcji. Najczęściej spotykane kategorie to:

• Zgodności
• Niezgodności (mniejsze i większe)
• Obserwacje (pozytywne i negatywne)
• Możliwości Poprawy

Zgodności: Potwierdzenie Dobrych Praktyk

Zgodność jest ustaleniem audytu, które wskazuje, że dany wymóg normy lub standardu został wystarczająco spełniony w ocenianym procesie lub obszarze systemu zarządzania. Mówiąc prościej, zgodność oznacza, że robisz coś dobrze i zgodnie z ustalonymi zasadami. Na przykład, norma ISO 27001:2013 w punkcie 8.2 wymaga przeprowadzenia oceny ryzyka i udokumentowania jej wyników. Jeżeli audytor zewnętrzny stwierdzi, że organizacja przeprowadziła ocenę ryzyka i posiada raport z tej oceny, jest to przykład zgodności. Raport z oceny ryzyka stanowi wiarygodny dowód na spełnienie wymogu normy i uniknięcie niedociągnięć w kontroli wewnętrznej.

Ustalenia dotyczące zgodności są pozytywnym sygnałem. Potwierdzają, że system zarządzania funkcjonuje prawidłowo w danym obszarze. Nie należy ich jednak ignorować. Warto przeanalizować, dlaczego dany proces działa dobrze i czy można te dobre praktyki przenieść na inne obszary organizacji. Zgodności mogą być również punktem wyjścia do dalszego doskonalenia – nawet jeśli coś działa dobrze, zawsze można szukać sposobów na jeszcze lepsze wyniki.

Niezgodności: Identyfikacja Obszarów do Poprawy

Niezgodność, zgodnie z normą ISO 19011:2018, oznacza niespełnienie lub częściowe spełnienie wymagania. Wskazuje na lukę lub słabość w systemie zarządzania. Niezgodności mogą być klasyfikowane w różny sposób, w zależności od kontekstu organizacji i poziomu ryzyka. Klasyfikacja może być ilościowa (np. skala od 1 do 5) lub jakościowa (np. mniejsza lub większa). Poważna niezgodność może wskazywać na istotną słabość w kontroli wewnętrznej nad sprawozdawczością finansową, co może prowadzić do problemów z zgodnością, w tym potencjalnych zakwestionowanych kosztów i niespełnienia standardów rachunkowości.

Wracając do przykładu zgodności, jeśli ocena ryzyka nie została przeprowadzona zgodnie z wymaganiami normy, mamy do czynienia z niezgodnością. Niezgodności dzielimy na:

• Niezgodność mniejsza: Jest to drobna wada lub słabość w systemie zarządzania. Może to być pojedyncze, sporadyczne odstępstwo od procedury lub drobne niedociągnięcie w dokumentacji. Niezgodność mniejsza nie zagraża w istotny sposób celom systemu zarządzania, ale wymaga korekcji, aby zapobiec jej powtórzeniu i potencjalnemu przerodzeniu się w poważniejszy problem. Przykładem może być brak aktualizacji daty przeglądu dokumentu, gdzie treść dokumentu jest aktualna i zgodna z wymaganiami.
• Niezgodność większa: Jest to poważne naruszenie wymagań systemu zarządzania. Wskazuje na całkowite lub znaczące załamanie systemu. Niezgodność większa może mieć istotny wpływ na zdolność organizacji do osiągania celów i spełniania wymagań. Wymaga natychmiastowych działań naprawczych i dogłębnej analizy przyczyn źródłowych. Przykładem może być brak wdrożonej procedury kluczowego procesu operacyjnego, co stwarza ryzyko nieprawidłowego działania i negatywnych konsekwencji dla organizacji.

Reakcja na niezgodności powinna być priorytetowa. Należy dokładnie przeanalizować każdą niezgodność, zidentyfikować przyczyny jej powstania i wdrożyć działania naprawcze. Działania naprawcze powinny być ukierunkowane nie tylko na usunięcie samej niezgodności, ale także na zapobieganie jej ponownemu wystąpieniu. Ważne jest również monitorowanie skuteczności podjętych działań i ich weryfikacja podczas kolejnych audytów.

Obserwacje: Sygnały do Uważności

Obserwacje mogą być pozytywne lub negatywne, w zależności od sytuacji. Obserwacje pozytywne to dobre praktyki i mocne strony systemu zarządzania, które audytorzy zauważyli w organizacji. Obserwacje negatywne wskazują na potencjalne niezgodności, czyli słabości, które mogą wystąpić, jeśli nie zostaną podjęte działania zapobiegawcze. Innymi słowy, obserwacja to sygnał ostrzegawczy, że coś może pójść nie tak w przyszłości.

Przykłady obserwacji:

• Obserwacja pozytywna: Wysoki poziom automatyzacji procesów w organizacji. Audytorzy zauważyli, że organizacja efektywnie wykorzystuje technologie informatyczne do usprawnienia procesów, co przekłada się na większą wydajność i mniejsze ryzyko błędów.
• Obserwacja negatywna: Rutynowa konserwacja sprzętu zaplanowana na tydzień po zakończeniu audytu. Audytorzy zwrócili uwagę, że harmonogram konserwacji sprzętu jest napięty i istnieje ryzyko, że w przypadku opóźnienia konserwacji może dojść do awarii i przestojów w produkcji.

Obserwacje, choć nie są niezgodnościami, nie powinny być ignorowane. Obserwacje pozytywne warto docenić i rozpowszechniać w organizacji. Obserwacje negatywne należy traktować jako cenne wskazówki do doskonalenia. Warto przeanalizować obserwacje negatywne, ocenić ryzyko ich wystąpienia i wdrożyć działania prewencyjne, aby zapobiec potencjalnym problemom.

Możliwości Poprawy: Sugestie Doskonalenia

Możliwości poprawy to sugestie audytorów dotyczące usprawnienia systemu zarządzania. W tym przypadku audytorzy stwierdzili zgodność z wymaganiami, ale jednocześnie zauważyli bardziej efektywne podejście do spełnienia tych wymagań. Możliwości poprawy nie są niezgodnościami, ale stanowią cenne wskazówki, jak organizacja może działać lepiej, wydajniej i efektywniej.

Przykład możliwości poprawy: Zalecenie wdrożenia elektronicznego systemu zarządzania gośćmi zamiast ręcznej księgi rejestrów. Audytorzy zauważyli, że organizacja stosuje tradycyjną księgę rejestrów gości, co jest czasochłonne i podatne na błędy. Zaproponowali wdrożenie elektronicznego systemu, który automatyzuje proces rejestracji gości, poprawia bezpieczeństwo i ułatwia zarządzanie danymi.

Możliwości poprawy są cennym źródłem inspiracji do doskonalenia. Warto je dokładnie przeanalizować i ocenić, które z nich są najbardziej wartościowe i realne do wdrożenia w organizacji. Wdrożenie możliwości poprawy może przynieść organizacji znaczące korzyści, takie jak zwiększenie efektywności, obniżenie kosztów, poprawa jakości i bezpieczeństwa.

Jak Reagować na Ustalenia Audytu?

Skuteczna reakcja na ustalenia audytu zewnętrznego to klucz do wykorzystania audytu jako narzędzia doskonalenia. Oto kilka kroków, które warto podjąć po otrzymaniu raportu z audytu:

1. Analiza Raportu: Dokładnie przeczytaj i przeanalizuj raport z audytu. Zrozum wszystkie ustalenia, zarówno zgodności, niezgodności, obserwacje, jak i możliwości poprawy. Upewnij się, że rozumiesz kontekst i implikacje każdego ustalenia.
2. Ustalenie Priorytetów: Skoncentruj się na niezgodnościach, zwłaszcza większych. Niezgodności wymagają natychmiastowych działań naprawczych. Następnie zajmij się obserwacjami negatywnymi i możliwościami poprawy. Zgodności warto docenić, ale nie wymagają one natychmiastowych działań naprawczych.
3. Działania Naprawcze i Korygujące: Opracuj i wdroż działania naprawcze dla każdej niezgodności. Działania naprawcze powinny być ukierunkowane na usunięcie przyczyny źródłowej niezgodności, a nie tylko na jej objawy. W przypadku obserwacji negatywnych, rozważ działania korygujące, aby zapobiec potencjalnym problemom.
4. Plan Działania: Opracuj szczegółowy plan działania, który obejmuje działania naprawcze, osoby odpowiedzialne, terminy realizacji i wskaźniki monitorowania. Upewnij się, że plan jest realistyczny i wykonalny.
5. Wdrożenie Planu: Wdroż plan działania i monitoruj postępy. Regularnie sprawdzaj, czy działania naprawcze są realizowane zgodnie z planem i czy przynoszą oczekiwane rezultaty.
6. Weryfikacja Skuteczności: Po wdrożeniu działań naprawczych, zweryfikuj ich skuteczność. Sprawdź, czy niezgodności zostały usunięte i czy system zarządzania działa lepiej. Weryfikacja może obejmować audyt wewnętrzny lub ponowny audyt zewnętrzny.
7. Ciągłe Doskonalenie: Wykorzystaj ustalenia audytu jako punkt wyjścia do ciągłego doskonalenia systemu zarządzania. Regularnie analizuj wyniki audytów, identyfikuj obszary do poprawy i wdrażaj zmiany.

Najczęściej Zadawane Pytania (FAQ)

Czy musimy reagować na wszystkie ustalenia audytu zewnętrznego?

Tak, zaleca się reagowanie na wszystkie ustalenia audytu zewnętrznego, choć z różnym poziomem priorytetu. Niezgodności, zwłaszcza większe, wymagają natychmiastowych działań naprawczych. Obserwacje i możliwości poprawy, choć nie są obowiązkowe, stanowią cenne wskazówki do doskonalenia systemu zarządzania.

Co się stanie, jeśli zignorujemy niezgodności?

Ignorowanie niezgodności może mieć poważne konsekwencje dla organizacji. Niezgodności wskazują na słabości w systemie zarządzania, które mogą prowadzić do problemów operacyjnych, finansowych, prawnych i reputacyjnych. Nieleczone niezgodności mogą się pogłębiać i prowadzić do poważniejszych problemów w przyszłości.

Kto jest odpowiedzialny za reakcję na ustalenia audytu?

Odpowiedzialność za reakcję na ustalenia audytu spoczywa na kierownictwie organizacji i właścicielach procesów, których dotyczą ustalenia. Ważne jest, aby reakcja na ustalenia audytu była procesem zespołowym, angażującym różne działy i poziomy organizacji.

Jak długo mamy na reakcję na ustalenia audytu?

Terminy reakcji na ustalenia audytu zależą od rodzaju ustaleń i wymagań normy lub standardu, według którego przeprowadzany jest audyt. W przypadku niezgodności, terminy na wdrożenie działań naprawczych są zazwyczaj krótsze niż w przypadku obserwacji i możliwości poprawy. Warto ustalić realistyczne terminy realizacji działań naprawczych i monitorować ich przestrzeganie.

Podsumowanie

Reakcja na ustalenia audytu zewnętrznego jest kluczowym elementem procesu audytu. Skuteczne podejście do zgodności, niezgodności, obserwacji i możliwości poprawy pozwala organizacji nie tylko na usunięcie niedociągnięć, ale także na ciągłe doskonalenie i osiąganie lepszych wyników. Audyt zewnętrzny powinien być traktowany nie jako kontrola, ale jako szansa na rozwój i wzmocnienie organizacji. Właściwa reakcja na ustalenia audytu to inwestycja w przyszłość firmy i klucz do jej długoterminowego sukcesu.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Reakcja na Ustalenia Audytu Zewnętrznego, możesz odwiedzić kategorię Audyt.