22/01/2022
W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, zdolność organizacji do nieprzerwanego działania jest kluczowa. Audyt ciągłości działania (BCM) odgrywa zasadniczą rolę w zapewnieniu, że plany i procesy BCM są skuteczne i aktualne. Aby audyt był efektywny, niezbędne jest jasne zdefiniowanie jego zakresu i kryteriów. Ten artykuł szczegółowo omawia te dwa kluczowe aspekty audytu BCM, pomagając zrozumieć, jak prawidłowo je określić i wykorzystać.
Cele audytu ciągłości działania
Cel audytu BCM to zdefiniowany zamiar lub dążenie procesu lub działania audytowego BCM. Określenie celów audytu jest pierwszym i fundamentalnym krokiem w planowaniu audytu. Działania audytowe BCM mają na celu ocenę, czy plan ciągłości działania (BC Plan) organizacji jest adekwatny i skuteczny. Przeglądając plan BC, audytorzy dążą do ustalenia, czy:
- Strategia ciągłości działania uwzględnia obecne i prawdopodobne przyszłe środowisko biznesowe organizacji. Oznacza to, że audytorzy oceniają, czy plan BC jest dostosowany do aktualnych i przewidywanych wyzwań i zmian w otoczeniu, w którym działa organizacja.
- Plan BC jest regularnie aktualizowany, aby odzwierciedlał zmiany zachodzące w organizacji. Utrzymanie planu BC na bieżąco jest kluczowe dla jego skuteczności. Audytorzy sprawdzają, czy plan był aktualizowany w odpowiedzi na zmiany w:
- Składzie zespołu BC organizacji.
- Konfiguracjach sprzętu i oprogramowania.
- Procesach biznesowych.
- Środowisku ekonomicznym.
- Plan BC jest regularnie testowany i ćwiczony, aby osiągnąć uzgodniony poziom gotowości BCM w organizacji. Testowanie i ćwiczenia planu BC są niezbędne, aby upewnić się, że plan jest praktyczny i skuteczny w sytuacji kryzysowej. Audytorzy oceniają, czy testy są przeprowadzane regularnie i czy ich zakres i intensywność odpowiadają potrzebom organizacji.
Zakres audytu ciągłości działania
Zakres audytu określa zasięg i zakres działań oraz okres (miesięcy lub lat) dokumentacji, które mają zostać poddane badaniu audytowemu BCM. Zakres audytu musi być jasno zdefiniowany, aby audyt był efektywny i skoncentrowany na kluczowych obszarach. Przy określaniu zakresu audytu należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:
- Jaki jest poziom zgodności z wymaganiami? Poziom zgodności może odnosić się do standardów branżowych, przepisów prawnych lub wewnętrznych polityk i procedur organizacji. Audyt może koncentrować się na ocenie stopnia, w jakim organizacja spełnia te wymagania.
- Czy audyt dotyczy całej organizacji, czy konkretnego obszaru w jej ramach? Zakres audytu może być ograniczony do określonego działu, lokalizacji geograficznej, procesu biznesowego lub systemu informatycznego.
- Jakie elementy, lokalizacje fizyczne i działania organizacyjne mają być audytowane w określonym przedziale czasowym? Należy dokładnie określić, co konkretnie będzie audytowane, aby uniknąć nieporozumień i zapewnić, że audyt obejmie wszystkie istotne obszary.
- Jaki zakres i głębokość audytu BCM należy uwzględnić w projekcie, aby zaspokoić specyficzne potrzeby informacyjne klienta? Zakres i głębokość audytu powinny być dostosowane do potrzeb i oczekiwań klienta. Może to obejmować różne poziomy szczegółowości i intensywności badania.
- Które normy lub dokumenty w systemie lub środowisku audytowanego powinny zostać określone? Normy i dokumenty stanowią ramy odniesienia dla audytu. Mogą to być standardy ISO, normy branżowe, wewnętrzne polityki i procedury.
- Co uznaje się za wystarczające obiektywne dowody, które w sposób adekwatny wykazują, że system zarządzania ciągłością działania (BCMS) i operacje audytowanego są skuteczne? Audytorzy muszą określić, jakie dowody będą zbierane i oceniane, aby potwierdzić skuteczność BCMS.
- Jaka ilość zasobów jest wymagana, aby audyt BCM osiągnął zamierzony zakres i głębokość? Zasoby (czas, personel, budżet) potrzebne do przeprowadzenia audytu muszą być realistycznie oszacowane i przydzielone.
Udany audyt BCM to taki, który pozostaje w uzgodnionym zakresie. Klient musi być poinformowany o zakresie przed rozpoczęciem audytu.
Kryteria audytu ciągłości działania
Kryteria audytu to zestaw polityk, procedur i wymagań, z którymi porównuje się dowody audytowe. Kryteria audytu stanowią punkt odniesienia dla oceny systemu BCMS. Przykłady kryteriów audytu:
Kategoryzacja kryteriów audytu
Kryteria audytu mogą być kategoryzowane, aby ułatwić ocenę i klasyfikację wyników audytu. Poniższa tabela przedstawia przykład numerycznej kategoryzacji kryteriów audytu:
| Kategoryzacja numeryczna | Wniosek dotyczący kryteriów audytu | Definicja wniosku |
|---|---|---|
| 1 | Dobrze kontrolowane | Dobrze zarządzane, bez istotnych słabości; i Skuteczne. |
| 2 | Kontrolowane | Dobrze zarządzane, ale wymagane są drobne ulepszenia; i Skuteczne. |
| 3 | Umiarkowane problemy | Umiarkowane problemy wymagające koncentracji kierownictwa na podstawie co najmniej jednego z dwóch kryteriów: Słabości kontroli, ale narażenie jest ograniczone, ponieważ prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka nie jest wysokie; lub Słabości kontroli, ale narażenie jest ograniczone, ponieważ wpływ ryzyka nie jest wysoki. |
Przykładowe kryteria audytu i kluczowe dowody/obserwacje
Poniżej przedstawiono przykłady kryteriów audytu wraz z przykładowymi dowodami i obserwacjami, które mogą być zebrane podczas audytu:
| Kryterium # | Kryteria audytu | Wniosek dotyczący kryteriów audytu | Przykłady kluczowych dowodów/obserwacji |
|---|---|---|---|
| 1.1 | Kluczowe dokumenty właściwie artykułują powiązania między programem a celami i priorytetami jednostki biznesowej. | 1 | Program wyraźnie łączy Program BCM i cele jednostki biznesowej. |
| 1.2 | Opracowano plan okresowej ponownej oceny projektu programu BCM i dostosowano go w razie potrzeby. | 1 | Okresowe oceny Programu są planowane i przeprowadzane. Oceny doprowadziły do zmian w projekcie Programu. |
| 1.3 | Oczekiwane wyniki są jasno zdefiniowane, a plan pomiaru i wykazania wyników jest przestrzegany. | 1 | Oczekiwane wyniki są uwzględnione w Programie BCM. Kierownictwo przeprowadza ankiety wśród odbiorców i wykorzystuje dane do wykazania wyników. |
| 1.4 | Dostępne zasoby (np. zasoby ludzkie, narzędzia) i kompetencje są weryfikowane i odpowiadają wymaganym do realizacji programu BCM. | 1 | Zasoby wymagane do programu BCM są zidentyfikowane i udostępnione. Program BCM ma niski wskaźnik rotacji personelu, odpowiednie szkolenia i skuteczny proces zarządzania wydajnością. |
Pytania i odpowiedzi (FAQ)
- Co to jest zakres audytu BCM?
- Zakres audytu BCM określa granice i obszar działań audytu, w tym jakie elementy organizacji, procesy i dokumenty będą objęte badaniem. Precyzyjne określenie zakresu jest kluczowe dla efektywnego audytu.
- Czym są kryteria audytu BCM?
- Kryteria audytu BCM to zbiór standardów, polityk, procedur i wymagań, w odniesieniu do których oceniana jest zgodność i skuteczność systemu zarządzania ciągłością działania organizacji. Kryteria stanowią punkt odniesienia dla audytorów.
- Dlaczego zakres i kryteria audytu BCM są ważne?
- Określenie zakresu i kryteriów audytu BCM jest kluczowe, ponieważ zapewnia, że audyt jest skoncentrowany, efektywny i mierzalny. Pomaga to audytorom w obiektywnej ocenie systemu BCMS organizacji i dostarcza wartościowych informacji zwrotnych dla doskonalenia.
Podsumowanie
Zdefiniowanie zakresu i kryteriów audytu jest fundamentalnym etapem procesu audytu BCM. Jasno określone cele, zakres i kryteria zapewniają, że audyt jest ukierunkowany na istotne obszary, efektywny i dostarcza organizacji wartościowych wniosków. Regularne audyty BCM, oparte na dobrze zdefiniowanym zakresie i kryteriach, są niezbędne dla budowania odporności organizacji i zapewnienia jej zdolności do przetrwania i rozwoju w obliczu nieprzewidzianych zdarzeń.
Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Zakres i kryteria audytu ciągłości działania, możesz odwiedzić kategorię Audyt.