Instrukcja kancelaryjna: klucz do sprawnej organizacji biura

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym efektywne zarządzanie dokumentacją jest kluczowe dla sprawnego funkcjonowania każdej organizacji. Jednym z fundamentów prawidłowej organizacji pracy biurowej jest instrukcja kancelaryjna. Ten niepozorny dokument stanowi zbiór zasad i procedur, które regulują obieg dokumentów, ich klasyfikację i archiwizację. W tym artykule przyjrzymy się bliżej instrukcji kancelaryjnej, dowiemy się, kto jest odpowiedzialny za jej zatwierdzanie, co dokładnie reguluje i dlaczego jest tak istotna dla każdej jednostki organizacyjnej.

Co to jest Instrukcja Kancelaryjna?

Instrukcja kancelaryjna to dokument, który precyzyjnie określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w danej jednostce organizacyjnej. Mówiąc prościej, jest to zbiór reguł, które krok po kroku opisują, jak powinny być wykonywane wszystkie czynności związane z obiegiem dokumentów w firmie czy urzędzie. Definicję instrukcji kancelaryjnej znajdziemy w § 3 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Instrukcja kancelaryjna jest niezbędna, aby zapewnić porządek i przejrzystość w zarządzaniu dokumentacją. Pomaga uniknąć chaosu, ułatwia odnajdywanie potrzebnych dokumentów i gwarantuje, że wszystkie procedury kancelaryjne są wykonywane w sposób jednolity i zgodny z obowiązującymi przepisami.

Kto zatwierdza Instrukcję Kancelaryjną?

Zgodnie z Ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (art. 6 ust. 2), organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, a także organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne, ustalają instrukcję kancelaryjną w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych.

W praktyce, w imieniu Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, działają dyrektorzy archiwów państwowych. To oni uzgadniają przepisy kancelaryjno-archiwalne z poszczególnymi jednostkami. Warto podkreślić, że obowiązek uzgadniania instrukcji nie dotyczy wszystkich jednostek. Na przykład, organy gminy, powiatu, samorządu województwa oraz organy zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędy obsługujące te organy, podlegają Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r., które określa normatywy kancelaryjne i archiwalne.

Jednakże, jednostki takie jak ośrodki pomocy społecznej, powiatowe centra pomocy rodzinie, szkoły, przedszkola czy szpitale, nie stosują bezpośrednio tego rozporządzenia. W ich przypadku, instrukcja kancelaryjna również wymaga uzgodnienia z dyrektorem właściwego archiwum państwowego.

Zakres Instrukcji Kancelaryjnej

Instrukcja kancelaryjna jest kompleksowym dokumentem, który reguluje wiele aspektów związanych z zarządzaniem dokumentacją. Oprócz szczegółowych zasad i trybu wykonywania czynności kancelaryjnych, instrukcja określa także:

• Sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA). JRWA to kluczowy element instrukcji, który stanowi system klasyfikacji dokumentów powstających i gromadzonych w danej jednostce. Jest to hierarchiczny, dziesiętny system, który grupuje dokumentację według tematów i spraw. Dzięki JRWA, każda sprawa i dokument ma swoje miejsce w systemie, co ułatwia ich wyszukiwanie i zarządzanie.
• Kwalifikację archiwalną dokumentacji. JRWA ustala dla dokumentacji kwalifikację archiwalną, czyli określa, czy dokumentacja ma wartość archiwalną (oznaczana symbolem „A”) i będzie przechowywana wieczyście, czy jest to dokumentacja niearchiwalna (oznaczana symbolem „B”) o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie określonego czasu podlega brakowaniu.
• Instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt. Instrukcja kancelaryjna powinna również zawierać wytyczne dotyczące organizacji i funkcjonowania archiwum zakładowego lub składnicy akt, czyli miejsca, gdzie przechowywana jest dokumentacja po zakończeniu spraw.

Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) jest fundamentem instrukcji kancelaryjnej. Jest to narzędzie, które umożliwia systematyczne i jednolite grupowanie dokumentacji. JRWA jest podstawą do oznaczania, rejestracji i grupowania dokumentacji już w momencie wszczynania sprawy. Może być uzupełniony przez kwalifikator dokumentacji, który szczegółowo określa kwalifikację archiwalną jednorodnego rodzaju lub typu dokumentacji.

Obowiązek Stosowania Instrukcji Kancelaryjnej

Obowiązek stosowania instrukcji kancelaryjnej wynika z przepisów prawa, w szczególności z Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. dla określonych jednostek.

Zgodnie z rozporządzeniem, instrukcja kancelaryjna jest obowiązkowa dla:

• Organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki.
• Organów powiatu i starostw powiatowych.
• Organów samorządu województwa oraz urzędów marszałkowskich.
• Organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy.

Jak już wspomniano, również szkoły i przedszkola, prowadzone przez jednostki samorządu terytorialnego, co do zasady są zobowiązane do posiadania i stosowania instrukcji kancelaryjnej, ponieważ prowadzenie jednostek systemu oświaty jest zadaniem własnym gminy lub powiatu.

Postępowanie z Dokumentacją zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną

Instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe postępowanie z dokumentacją na każdym etapie jej życia, od momentu powstania, poprzez obieg, aż po archiwizację lub brakowanie. Do kluczowych aspektów postępowania z dokumentacją regulowanych przez instrukcję należą:

• Rejestracja dokumentacji. Instrukcja określa sposób rejestrowania dokumentów wpływających i wychodzących z jednostki, co pozwala na kontrolę obiegu dokumentów i ich identyfikację.
• Obieg dokumentacji. Instrukcja precyzuje ścieżki obiegu dokumentów wewnątrz jednostki, wskazując, które komórki organizacyjne są odpowiedzialne za poszczególne etapy rozpatrywania spraw.
• Archiwizacja dokumentacji. Instrukcja reguluje zasady archiwizacji dokumentacji, w tym przygotowanie dokumentów do archiwizacji, ich przechowywanie w archiwum zakładowym lub składnicy akt, oraz zasady korzystania z archiwum.
• Brakowanie dokumentacji. Instrukcja określa procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B”, czyli dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie okresu przechowywania traci swoją wartość i może zostać zniszczona.

W instrukcji kancelaryjnej istotną rolę odgrywa znak sprawy. Jest to stała cecha rozpoznawcza całości akt danej sprawy, która ułatwia identyfikację i odszukiwanie dokumentacji. Znak sprawy składa się z:

1. Oznaczenia komórki organizacyjnej.
2. Symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt.
3. Kolejnego numeru sprawy, wynikającego ze spisu spraw.
4. Czterech cyfr roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

Przykładowy znak sprawy może wyglądać tak: ABC.123.77.2011.

Instrukcja Kancelaryjna a System EZD i System Tradycyjny

Instrukcja kancelaryjna musi uwzględniać specyfikę systemu zarządzania dokumentacją stosowanego w danej jednostce. Rozróżniamy dwa podstawowe systemy:

• System EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją). W systemie EZD dokumentacja powstaje, jest przetwarzana i archiwizowana w formie elektronicznej. Instrukcja kancelaryjna dla systemu EZD powinna szczegółowo regulować procedury związane z dokumentem elektronicznym, podpisem elektronicznym, systemem informatycznym oraz bezpieczeństwem danych.
• System Tradycyjny (papierowy). W systemie tradycyjnym dokumentacja powstaje i jest przechowywana w formie papierowej. Instrukcja kancelaryjna dla systemu tradycyjnego koncentruje się na procedurach związanych z obiegiem dokumentów papierowych, ich rejestracją, przechowywaniem i archiwizacją w formie fizycznej.

Współczesne instrukcje kancelaryjne coraz częściej uwzględniają hybrydowe podejście, łączące elementy systemu EZD i systemu tradycyjnego, umożliwiając elastyczne zarządzanie dokumentacją w zależności od potrzeb i możliwości jednostki.

Zmiany i Aktualizacje Instrukcji Kancelaryjnej

Instrukcja kancelaryjna nie jest dokumentem statycznym. Wraz ze zmianami w przepisach prawa, strukturze organizacyjnej jednostki, czy wprowadzaniem nowych zadań, konieczne może być dokonywanie zmian i aktualizacji instrukcji. Wszelkie zmiany i uzupełnienia instrukcji kancelaryjnej mogą być wprowadzane wyłącznie zarządzeniem kierownika jednostki organizacyjnej w porozumieniu z właściwym miejscowo archiwum państwowym.

Przykładem aktualizacji instrukcji kancelaryjnej jest zmiana okresu przechowywania akt osobowych i płacowych. Od 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania akt pracowniczych uległ skróceniu z 50 do 10 lat. Jednostki, które chcą skorzystać z krótszego okresu przechowywania, muszą wprowadzić odpowiednie zmiany w jednolitym rzeczowym wykazie akt, co wymaga uzgodnienia z archiwum państwowym.

Podsumowanie

Instrukcja kancelaryjna jest fundamentalnym dokumentem dla prawidłowego funkcjonowania każdej jednostki organizacyjnej. Określa zasady i procedury postępowania z dokumentacją, zapewniając porządek, przejrzystość i zgodność z przepisami prawa. Regularne aktualizacje i dostosowywanie instrukcji do zmieniających się potrzeb organizacji jest kluczowe dla utrzymania efektywnego systemu zarządzania dokumentacją i sprawnego działania całej jednostki.

Pytania i Odpowiedzi (FAQ)

Jakie postępowanie z dokumentacją określa instrukcja kancelaryjna?

Instrukcja kancelaryjna określa kompleksowe postępowanie z dokumentacją, obejmujące rejestrację, obieg, archiwizację i brakowanie dokumentów. Precyzuje zasady klasyfikacji dokumentacji za pomocą jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA), sposób oznaczania spraw znakiem sprawy, procedury archiwizacji w archiwum zakładowym lub składnicy akt, a także zasady brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

Co to jest instrukcja kancelaryjna?

Instrukcja kancelaryjna to dokument normatywny, który szczegółowo opisuje zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w danej jednostce organizacyjnej. Reguluje obieg dokumentów, ich rejestrację, klasyfikację, archiwizację i brakowanie, zapewniając spójność i efektywność w zarządzaniu dokumentacją.

Które podmioty zobowiązane są do stosowania instrukcji kancelaryjnej zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji?

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, zobowiązuje do stosowania instrukcji kancelaryjnej organy gminy i związki międzygminne, organy powiatu, organy samorządu województwa oraz organy zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędy obsługujące te organy.

Czy szkoła musi działać według instrukcji kancelaryjnej?

Tak, szkoły publiczne prowadzone przez jednostki samorządu terytorialnego, co do zasady, są zobowiązane do posiadania i stosowania instrukcji kancelaryjnej. Wynika to z faktu, że prowadzenie jednostek systemu oświaty jest zadaniem własnym gminy lub powiatu, które podlegają przepisom o instrukcji kancelaryjnej.

Jakie kwestie określa i reguluje instrukcja kancelaryjna?

Instrukcja kancelaryjna określa i reguluje szeroki zakres kwestii związanych z zarządzaniem dokumentacją, w tym:

• Przepisy ogólne dotyczące obiegu dokumentów w jednostce.
• Zasady nadzoru nad dokumentacją.
• Zasady postępowania z dokumentacją.
• Szczegółowe zasady obiegu dokumentów w systemie EZD (elektronicznym zarządzaniu dokumentacją).
• Szczegółowe zasady obiegu dokumentów w systemie tradycyjnym (papierowym).
• Zasady postępowania z dokumentacją w przypadku ustania działalności podmiotu lub jego reorganizacji.
• Sposób tworzenia znaku sprawy.
• Kategorie archiwalne dokumentacji (np. B5).

Co oznacza B5 w instrukcji kancelaryjnej?

Kategoria archiwalna „B” oznacza kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej. Symbol „B” z dodaną cyfrą arabską (np. B5) oznacza dokumentację o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie określonego okresu przechowywania (w tym przypadku 5 lat) podlega brakowaniu, czyli zniszczeniu.

Źródła:

• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. poz. 14 nr 67)
• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2020 poz. 164)