26/01/2025
Wraz z rosnącą liczbą zakładów produkujących żywność, które wdrażają i przestrzegają programów audytowych Global Food Safety Initiative (GFSI), wzrasta również zapotrzebowanie na przeprowadzanie audytów wewnętrznych systemów zarządzania bezpieczeństwem żywności. Spełnienie wymagań GFSI wiąże się z opracowaniem solidnego programu audytu wewnętrznego, który wykorzystuje zasoby wewnętrzne i przeszkolonych audytorów do przeprowadzania tych audytów. Jedną z najczęstszych niezgodności GFSI są słabo zaprojektowane lub wdrożone programy audytu wewnętrznego. Dlatego stworzyliśmy szczegółową listę kontrolną audytu wewnętrznego, która pomoże Ci zacząć.
Czym jest Audyt Wewnętrzny?
Audyt wewnętrzny to kompleksowy przegląd systemu bezpieczeństwa żywności w odniesieniu do głównych programów audytowych GFSI, takich jak standardy SQF lub BRCGS, a także HACCP oraz wewnętrznych standardów i polityk firmy. Audyty wewnętrzne powinny być przeprowadzane przez przeszkolony personel firmy lub konsultantów i obejmować więcej niż tylko inspekcję GMP zakładu i weryfikację Krytycznych Punktów Kontroli (CCP).
Audyt wewnętrzny to systematyczny, zaplanowany, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodów w celu przeglądu i oceny w odniesieniu do wcześniej ustalonych wymagań standardu. Istnieje wiele powodów, dla których zakład powinien przeprowadzać audyty wewnętrzne, takich jak przygotowanie do audytów zewnętrznych, spełnienie wymagań programu, tworzenie zapisów należytej staranności, identyfikowanie możliwości usprawnień i weryfikacja zgodności ze standardem.
Różnica Między Audytem Wewnętrznym a Zewnętrznym
Istnieje WIELE rodzajów audytów, co niestety dla nas wszystkich, osób zajmujących się bezpieczeństwem żywności, oznacza, że prawdopodobnie spędzamy sporo czasu na przygotowaniach do czyjejś wizyty. (Nie wchodzimy w tę dziedzinę, ponieważ jest łatwa, prawda?) Ale jaka jest różnica między audytem wewnętrznym a zewnętrznym? Audytorzy zewnętrzni przychodzą, aby ocenić polityki i procedury Twojej firmy podczas audytów zewnętrznych. Jeśli Twoim celem jest uzyskanie certyfikatu HACCP, BRCGS lub SQF, musisz zatrudnić jednostkę certyfikującą, która przyjdzie do Twojego zakładu i oceni Cię w odniesieniu do określonego programu.
Audyty wewnętrzne są jednak prowadzone prywatnie przez Twoją firmę. Najczęściej audyty te są przeprowadzane przez wewnętrzny personel ds. bezpieczeństwa żywności, ale mogą być również kierowane przez stronę trzecią w ramach konsultacji. Chociaż powszechne jest, że personel ds. bezpieczeństwa żywności prowadzi audyty wewnętrzne, zaleca się zaangażowanie kierowników działów z różnych działów, aby spełnić wymóg, aby audytorzy byli niezależni od programu lub działalności, którą audytują.
Jeśli zdecydujesz się skorzystać z usług konsultanta, przeprowadzi on audyt pozorowany i przedstawi konkretne sugestie, które pomogą Ci uporać się z niezgodnościami poprzez odpowiednie działania korygujące. Dla większości zespołów ds. bezpieczeństwa żywności jest to duża korzyść z pracy z zewnętrznym konsultantem. Ponadto raporty z audytów wewnętrznych nie są przesyłane do jednostki certyfikującej ani organizacji programu audytowego. Przejdźmy teraz do listy kontrolnej audytu wewnętrznego!
Lista Kontrolna Audytu Wewnętrznego
Stwórz Swój Zespół ds. Audytu Wewnętrznego
Zespół ds. audytu wewnętrznego powinien być multidyscyplinarny, aby mógł niezależnie i obiektywnie audytować różne działy, funkcje i procesy w organizacji. Zespół ds. audytu wewnętrznego powinien rozumieć plan audytu, harmonogram, procedurę, dokumentację i cel procesu audytu wewnętrznego, w tym listę kontrolną GFSI lub jakikolwiek standard, w odniesieniu do którego sam się audytujesz.
Określ Swój Rodzaj Audytu Wewnętrznego
Po wybraniu zespołu ds. audytu wewnętrznego następnym krokiem jest podjęcie decyzji, jaki rodzaj audytu będziesz przeprowadzać dla tego konkretnego audytu. Wiele firm posiada wiele certyfikatów w oparciu o wymagania klientów. Mówiąc dokładniej, możesz posiadać certyfikat HACCP, ale możesz również sprzedawać swój produkt w znanych sieciach handlowych, takich jak Costco, Target i Whole Foods. Każdy z tych sprzedawców detalicznych ma własny zestaw kryteriów, które muszą zostać spełnione.
Ustal Swój Harmonogram Audytu Wewnętrznego
Harmonogramowanie, dokumentowanie tego harmonogramu i trzymanie się go to duża część audytu wewnętrznego. HACCP, BRCGS i SQF zawierają szczegółowe odniesienia do posiadania harmonogramu audytu wewnętrznego, a co ważniejsze, trzymania się go. Jeśli tego nie zrobisz, bardzo prawdopodobne jest, że negatywnie wpłynie to na Twoją certyfikację. Pomyśl o tym jak o podejściu proaktywnym w porównaniu z reaktywnym.
Przeprowadź Swój Audyt Korzystając z Cyklu PDCA
Kluczowe kroki w przeprowadzaniu audytu wewnętrznego składają się z cyklu Planuj, Wykonaj, Sprawdź i Działaj (PDCA), znanego również jako Koło Deminga. Cykl PDCA to powtarzalny czterostopniowy cykl i jest stosowany do ciągłego doskonalenia wielu procesów biznesowych.
Planuj (Plan)
Ustal cel lub zdefiniuj zakres audytu i stwórz roczny harmonogram. Wybór i szkolenie audytorów wewnętrznych to również kluczowe elementy etapu planowania.
Wykonaj (Do)
Wdróż plan lub wykonaj proces, który obejmuje zbieranie informacji do oceny. Poszukaj odchyleń we wdrożeniu w stosunku do planu i sprawdź odpowiedniość i kompletność. Ten krok obejmuje wykorzystanie Narzędzia Listy Kontrolnej Audytu Wewnętrznego do oceny i obejmuje przeprowadzenie oceny ryzyka niezgodności zgodnie z klasyfikacją standardową Niezgodności Krytycznych, Dużych i Drobnych.
Sprawdź (Check)
Ten krok obejmuje napisanie raportu o niezgodności i przypisanie odpowiedzialności i terminów przeprowadzenia analizy przyczyn źródłowych i działań korygujących.
Działaj (Act)
Podejmij działania następcze w odniesieniu do działań korygujących w kroku „sprawdź” i zweryfikuj, czy działania korygujące są skuteczne i zapobiegną przyszłemu ponownemu wystąpieniu. To świetne miejsce do wykorzystania analizy przyczyn źródłowych! Dzięki temu możesz przekształcić działanie korygujące w działanie zapobiegawcze.
Oceń Swoje Ustalenia
Głównym celem audytora wewnętrznego jest weryfikacja i dostarczenie dowodów potwierdzających, że audytowany program jest zgodny lub niezgodny z ustalonym wymaganiem lub standardem. Audytor wewnętrzny powinien nie tylko przeprowadzać wywiady z personelem, ale także przeglądać polityki, procedury i zapisy; obserwować i oceniać wszystkie zebrane informacje, aby potwierdzić, że spełniają one planowany i ustalony standard.
Po zakończeniu audytu wewnętrznego zespół audytujący powinien przeprowadzić spotkanie zamykające z odpowiednim personelem działu, potwierdzić zakres lub obszar objęty audytem, odczytać niezgodności (w stosownych przypadkach), przypisać odpowiedzialność, uzgodnić działania korygujące z terminami i podziękować wszystkim za ich czas i współpracę.
Wskazówki do Sukcesu
Zakłady napotykają wiele wyzwań podczas przeprowadzania audytów wewnętrznych. W związku z tym mamy kilka zaleceń, które pomogą przezwyciężyć wiele z tych wyzwań.
- Opracuj cele programu audytu wewnętrznego z wyższym kierownictwem, aby obejmowały promowanie ciągłego doskonalenia i silnej kultury bezpieczeństwa żywności, pozytywne przejście audytu oraz spełnienie wymagań klientów i przepisów.
- Zarządzaj audytami wewnętrznymi jako oddzielnym programem, który obejmuje procedury, analizę trendów, formalne szkolenia, reprezentację między działami.
- Upewnij się, że audyt wewnętrzny jest oficjalnym wydarzeniem i nie pozwól, aby inna praca kolidowała z ukończeniem audytu lub raportowaniem. Obejmuje to upewnienie się, że wszyscy traktują to poważnie i sformalizowanie audytu w celu uwzględnienia ustalonego harmonogramu, spotkania otwierającego, spotkania zamykającego, listy kontrolnej audytu i raportu o niezgodności dostarczonego w odpowiednim czasie.
- Upewnij się, że audytorzy wewnętrzni są obiektywni i zbierają tylko weryfikowalne dowody i fakty. Nie próbuj wyrażać swojej opinii ani argumentować. Nie udzielaj porad i nie próbuj naprawiać niezgodności podczas audytu (chyba że występują krytyczne zagrożenia dla bezpieczeństwa żywności). Nie zakłócaj działań produkcyjnych. Rób zdjęcia w celach szkoleniowych i zmniejsz stronniczość audytu, mając międzyfunkcyjny zespół ds. audytu wewnętrznego.
- Szkol audytorów wewnętrznych w zakresie prawidłowej komunikacji poprzez zadawanie pytań otwartych i unikanie sarkazmu, podchwytliwych pytań, pytań naprowadzających, niejednoznacznych pytań i wielu pytań. Audytorzy wewnętrzni muszą być profesjonalni, obiektywni, otwarci i uczciwi podczas przeprowadzania wywiadów z personelem zakładu. Obejmuje to również unikanie złej mowy ciała lub mimiki twarzy oraz używanie odpowiedniego i pełnego szacunku tonu głosu.
- Zawsze pamiętaj, aby audytować system, a nie osobę.
- Twój raport o niezgodności z audytu wewnętrznego musi zostać sporządzony w odpowiednim czasie i zapewniać rutynowe aktualizacje dla wyższego kierownictwa.
Audyty Wewnętrzne dla HACCP
Bez względu na rodzaj certyfikacji, którą próbujesz uzyskać, HACCP jest kręgosłupem każdego solidnego programu bezpieczeństwa żywności. I niezależnie od tego, z którą jednostką certyfikującą zdecydujesz się współpracować, ich standard HACCP prawdopodobnie będzie zawierał sekcję dotyczącą audytu wewnętrznego. Jeśli chodzi o HACCP, prawdopodobnie będziesz musiał przeprowadzić audyt wewnętrzny planu HACCP i dokładnie go udokumentować.
Co Sprawdzić Podczas Audytu Wewnętrznego HACCP
- Plan HACCP - Analiza Zagrożeń i Krytyczne Punkty Kontroli
- Programy Wymagań Wstępnych
- Dobra Praktyka Produkcyjna (GMP)
- Kontrola Allergenów
- Kontrola Procesów
- Procedury Sanitarne
- Teren i Budynki Zakładu
- Identyfikowalność
- Plan Wycofania i Zarządzanie Incydentami
Dobrze jest przeprowadzać audyty wewnętrzne kilka razy w ciągu roku i udokumentować ten harmonogram audytów. Dzięki temu możesz lepiej przygotować swój zakład do rzeczywistego audytu certyfikującego.
Audyty Wewnętrzne dla BRCGS
BRCGS Food Standard 9 w szczególności odnosi się do audytów wewnętrznych dla standardu w Sekcji 3.4. Jedną z uwag dla tego programu jest idea niezależności. Oznacza to, że osoba przeprowadzająca audyt wewnętrzny (wymagane minimum 4 rocznie) nie może być osobą odpowiedzialną za audytowaną pracę, czyli nie możesz sprawdzać swojej własnej pracy.
Z BRCGS Fundamental – Firma musi być w stanie wykazać, że weryfikuje skuteczne stosowanie planu bezpieczeństwa żywności oraz wdrożenie wymagań Globalnego Standardu Bezpieczeństwa Żywności i systemu zarządzania bezpieczeństwem i jakością żywności w zakładzie.
Audyty Wewnętrzne dla SQF
Aktualny kod SQF to Food Safety Code: Food Manufacturing Edition 9. Audyt wewnętrzny jest wymieniany wiele razy w edycji 9 w sposób dobrowolny i niedobrowolny. W przeciwieństwie do BRCGS, SQF wymaga tylko jednego audytu wewnętrznego rocznie, ale absolutnie możesz zrobić więcej niż to. Wspominają również o niezależnym audycie, ale tylko „tam, gdzie jest to praktyczne”.
2.5.4 Audyty i Inspekcje Wewnętrzne – Ten punkt jest sklasyfikowany jako „punkt obowiązkowy” i musi zostać zrealizowany przez wszystkie zakłady dążące do uzyskania certyfikacji SQF.
5 Personel Audytu Wewnętrznego – Ta sekcja odnosi się do wymagań szkoleniowych dla personelu przeprowadzającego audyty wewnętrzne.
Podsumowanie
Teraz, gdy rozumiesz podstawy audytu wewnętrznego, nadszedł czas, aby wykorzystać to, czego się nauczyłeś, w swoim zakładzie. Wdrożenie solidnego programu audytu wewnętrznego jest niezbędne dla zakładów produkujących żywność, które chcą uzyskać i utrzymać certyfikację. Twój audyt wewnętrzny to narzędzie. Narzędzie, które może zapewnić Ci zgodność, zidentyfikować obszary do ulepszeń i proaktywnie przygotować Cię do wszelkich nadchodzących audytów. Dasz radę!
Jeśli potrzebujesz pomocy, nasz zespół jest zawsze gotowy do pomocy. Nasz zespół trenerów, konsultantów i audytorów specjalizujących się w certyfikacji HACCP, SQF i BRCGS jest gotowy współpracować z Tobą i zmniejszyć stres związany z samodzielnym zarządzaniem programem bezpieczeństwa żywności.
Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Wewnętrzny Audyt Bezpieczeństwa Żywności: Kompleksowy Przewodnik, możesz odwiedzić kategorię Audyt.