Audyty wewnętrzne ISO 9001: Przewodnik

W dzisiejszym konkurencyjnym świecie, firmy dążą do ciągłego doskonalenia swoich procesów i systemów zarządzania. Norma ISO 9001, jako międzynarodowy standard zarządzania jakością, odgrywa kluczową rolę w osiąganiu tego celu. Jednym z fundamentalnych elementów systemu zarządzania jakością (SZJ) zgodnego z ISO 9001 są audyty wewnętrzne. Niniejszy artykuł stanowi przewodnik po audytach wewnętrznych ISO 9001, wyjaśniając ich znaczenie, proces planowania i przeprowadzania, a także korzyści wynikające z ich skutecznego wdrożenia.

Czy norma ISO 9001 wymaga audytu wewnętrznego?

Odpowiedź brzmi: tak. Norma ISO 9001:2015 wyraźnie wymaga od organizacji przeprowadzania audytów wewnętrznych w zaplanowanych odstępach czasu. Punkt 9.2 normy, zatytułowany „Audyt wewnętrzny”, precyzuje, że organizacja musi przeprowadzać audyty wewnętrzne, aby uzyskać informacje, czy system zarządzania jakością:

• Jest zgodny z własnymi wymaganiami organizacji dotyczącymi SZJ oraz z wymaganiami normy ISO 9001.
• Jest skutecznie wdrożony i utrzymywany.

Audyt wewnętrzny nie jest więc opcjonalnym dodatkiem, lecz wymogiem koniecznym do certyfikacji i utrzymania zgodności z normą ISO 9001. Jest to narzędzie, które pozwala organizacji na bieżąco monitorować i doskonalić swój system zarządzania jakością.

Cel i korzyści z audytów wewnętrznych

Celem audytów wewnętrznych wykracza poza samą zgodność z normą ISO 9001. Skutecznie przeprowadzone audyty wewnętrzne przynoszą szereg korzyści, w tym:

• Identyfikacja słabych punktów SZJ: Audyty pomagają w wykrywaniu obszarów, w których system zarządzania jakością nie działa optymalnie lub jest podatny na awarie.
• Identyfikacja możliwości doskonalenia: Audyty nie tylko wskazują problemy, ale także otwierają drzwi do ulepszeń procesów i całego SZJ.
• Rozpowszechnianie najlepszych praktyk: Audyty mogą ujawnić efektywne rozwiązania i praktyki stosowane w różnych częściach organizacji, które można przenieść na inne obszary.
• Ocena skuteczności SZJ: Audyty pomagają ocenić, czy system zarządzania jakością skutecznie wspiera strategię i kierunek rozwoju firmy.
• Wzmocnienie zgodności procesów: Regularne audyty przyczyniają się do utrzymania i wzmocnienia zgodności procesów z wymaganiami normy i wewnętrznymi standardami.
• Redukcja ryzyka: Poprzez identyfikację potencjalnych problemów, audyty pomagają w proaktywnym zarządzaniu ryzykiem i zapobieganiu problemom.
• Poprawa efektywności: Doskonalenie procesów w wyniku audytów prowadzi do zwiększenia efektywności operacyjnej i redukcji kosztów.
• Poprawa wyników biznesowych: Wszystkie powyższe korzyści sumarycznie przekładają się na poprawę ogólnych wyników biznesowych organizacji.

Warto również pamiętać, że norma ISO 9000:2015 (Systemy zarządzania jakością – Podstawy i terminologia) oraz ISO 19011:2018 (Wytyczne dotyczące audytowania systemów zarządzania) stanowią cenne źródła informacji i wytycznych dotyczących audytów.

Planowanie audytów wewnętrznych

Planowanie audytów wewnętrznych to kluczowy etap, który decyduje o ich skuteczności. Planowanie należy rozpatrywać na dwóch poziomach: programu audytu i indywidualnych audytów.

Program audytu

Menedżer programu audytu (często jest to Pełnomocnik ds. Jakości) opracowuje roczny lub dłuższy harmonogram audytów. Program audytu powinien uwzględniać wymagania ISO 9001 dotyczące planowania, ustanawiania, wdrażania i utrzymywania programu audytu. Harmonogram powinien określać, które procesy i obszary systemu zarządzania jakością będą audytowane, w jakich terminach i z jaką częstotliwością.

Audyty indywidualne

Audyty indywidualne mogą obejmować cały system zarządzania jakością (audyt pełny), lub mogą być podzielone na części (audyty częściowe), które razem pokrywają cały system. Najlepszą praktyką jest audytowanie wszystkich procesów SZJ i wszystkich klauzul ISO 9001 przynajmniej raz w roku. Częstotliwość audytów może być dostosowana do ryzyka i dotychczasowych wyników – procesy o wyższym ryzyku lub słabszych wynikach mogą być audytowane częściej.

Wybór auditorów

Wybór auditorów jest kluczowy dla obiektywności i wartości audytu. Auditorzy mogą być pracownikami wewnętrznymi lub auditorami zewnętrznymi. Firma musi określić wymagania kompetencyjne dla auditorów wewnętrznych. Auditorzy zewnętrzni, jako specjaliści, mogą wnieść do audytu profesjonalizm, spójność i obiektywne spojrzenie. Pracownicy wewnętrzni natomiast lepiej znają kulturę i specyfikę firmy.

Kompetencje auditorów

Pożądane cechy osobowe auditora to m.in.: etyka, otwartość umysłu, dyplomacja, obserwacyjność, wszechstronność, wytrwałość, decydyjność, samodzielność i chęć bycia auditorem. Wymagana wiedza i umiejętności obejmują m.in.:

• Dobrą znajomość wymagań normy ISO 9001:2015.
• Znajomość zasad i technik audytowania.
• Znajomość obowiązujących przepisów prawnych i regulacji.
• Znajomość metod i technik związanych z jakością.
• Znajomość operacji, procesów, produktów i usług firmy.

Minimalnym wymogiem jest ukończenie szkolenia auditora wewnętrznego ISO 9001:2015. Dodatkowe kompetencje, takie jak wykształcenie, doświadczenie zawodowe, doświadczenie auditorskie, wiedza techniczna, umiejętności interpersonalne, są ustalane według uznania firmy. Wymagania kompetencyjne dla auditorów wewnętrznych warto udokumentować w procedurze audytów wewnętrznych.

Przeprowadzanie audytów wewnętrznych

Audytowanie to proces zbierania faktów poprzez próbkowanie informacji o wdrożeniu ISO 9001 w firmie. Podejście procesowe jest zalecaną strategią audytu. SZJ to zbiór zintegrowanych procesów. W podejściu procesowym stosuje się technikę śledzenia ścieżek audytu w przód lub w tył od punktu początkowego procesu.

Kroki w przeprowadzaniu audytu

Uproszczone kroki w przeprowadzaniu audytu wewnętrznego to:

1. Rozpoczęcie audytu: Może obejmować spotkanie otwierające z audytowanym działem, aby omówić plan audytu.
2. Zbieranie i analiza danych: Zbieranie dowodów audytowych poprzez przegląd dokumentacji, zapisów, obserwację działań i rozmowy z pracownikami. Analiza zebranych danych i kategoryzacja ustaleń audytowych w odniesieniu do wymagań ISO 9001, klienta i firmy.
3. Spotkanie zamykające: Komunikacja i omówienie ustaleń audytowych, rozwianie wątpliwości i uzgodnienie wniosków z audytu. Ustalenie odpowiedzialności za działania następcze.
4. Raport z audytu: Przygotowanie i dystrybucja raportu z audytu, który zawiera zakres i cele audytu, audytora, datę audytu, kryteria audytu, ustalenia i wnioski. Wprowadzenie działań korygujących dla niezgodności.

Rodzaje ustaleń audytowych

Zaleca się ograniczenie ustaleń audytowych do trzech typów:

• Praktyka wzorcowa/pozytywna: Efektywne i pozytywne wdrożenie procesu lub systemu.
• Możliwość doskonalenia: Obszary z potencjalnym ryzykiem awarii lub słabości.
• Niezgodność: Niespełnienie wymagania.

Działania następcze i zamknięcie audytu

Działania następcze po audycie polegają na weryfikacji działań korygujących podjętych w celu usunięcia przyczyn niezgodności i zapobiegania ich ponownemu wystąpieniu. Zamknięcie audytu następuje po zakończeniu wszystkich planowanych działań audytowych oraz weryfikacji, czy działania korygujące zostały wdrożone i są skuteczne. Menedżer programu audytu jest odpowiedzialny za przekazanie wyników audytu do przeglądu zarządzania.

Podsumowanie i korzyści

Skuteczny proces audytów wewnętrznych przynosi firmie wiele korzyści:

• Poprawa dokładności (i zgodności) w ramach SZJ.
• Pomoc w unikaniu lub eliminowaniu potencjalnych problemów klientów.
• Odkrywanie obszarów niezgodności, redundancji i marnotrawstwa, co dodaje wartości firmie.
• Zapewnienie, że polityki i praktyki firmy są skutecznie wdrażane.
• Zapewnienie zgodności z wymaganiami zainteresowanych stron.

Inwestycja w kompetentnych auditorów wewnętrznych i dobrze zorganizowany proces audytów wewnętrznych to inwestycja, która przynosi realną wartość i pomaga w ciągłym doskonaleniu organizacji.

Przydatne zasoby

• ISO 9001:2015 Systemy zarządzania jakością – Wymagania. Wydanie piąte.
• ISO 9000:2015 Systemy zarządzania jakością – Podstawy i terminologia. Wydanie czwarte.
• ISO 19011:2018 Wytyczne dotyczące audytowania systemów zarządzania. Wydanie trzecie.

Mamy nadzieję, że ten przewodnik okazał się pomocny w zrozumieniu i wdrożeniu skutecznych audytów wewnętrznych ISO 9001 w Państwa organizacji.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Audyty wewnętrzne ISO 9001: Przewodnik, możesz odwiedzić kategorię Audyt.