Audyt restauracji: Dlaczego i jak się przygotować?

Prowadzenie restauracji to nie lada wyzwanie. Zarządzanie zapasami, personelem, popytem klientów i wąskimi marżami zysku pochłania mnóstwo energii. Ostatnią rzeczą, o której chcesz myśleć, jest kontrola skarbowa. Prowadzenie dokumentacji i terminy podatkowe mogą wydawać się mało istotne i można je odłożyć na później. Jednak zaniedbanie tych obowiązków może narazić Twoją restaurację na niebezpieczeństwo, a Ciebie osobiście na odpowiedzialność za niezapłacone podatki.

Dlaczego restauracje podlegają audytowi?

Restauracje, podobnie jak inne firmy o dużym obrocie gotówkowym, są często celem kontroli skarbowych. Dla urzędu skarbowego (IRS w Stanach Zjednoczonych, w Polsce Urząd Skarbowy) łatwo jest zarzucić właścicielowi restauracji zaniżenie dochodów, zawyżenie kosztów sprzedanych towarów lub nieprawidłowe zgłoszenie napiwków pracowników. Prowadząc dokładne i kompletne rejestry księgowe, możesz skrócić czas trwania i uciążliwość audytu.

Zasadniczo urząd skarbowy ma trzy lata na przeprowadzenie audytu zeznania podatkowego, chociaż w przypadkach, gdy dochód brutto został zaniżony o 25 procent lub więcej, urząd skarbowy ma sześć lat na przeprowadzenie audytu. Kiedy już jesteś poddawany audytowi, możesz już nie pamiętać niektórych szczegółów z danego roku, zwłaszcza jeśli miało to miejsce sześć lat temu. Ważne jest, aby przygotować się wcześniej – pamiętaj o akronimie TOAST, który pomoże Ci zapamiętać kluczowe kroki:

• T – Podatki (Taxes): Płać je!
• O – Organizuj Dokumenty Kosztów (Organize Expense Documents)
• A – Dokładne Rejestry (Accurate Records)
• S – Oddzielne Konta (Separate Accounts)
• T – Raportowanie Napiwków (Tip Reporting)

T – Podatki: Płać je!

Jednym z najgorszych błędów, jakie możesz popełnić, jest zaleganie z podatkami. Niektóre rodzaje zaległych podatków mogą prowadzić do osobistej odpowiedzialności właściciela restauracji lub osoby odpowiedzialnej. W zależności od faktów i okoliczności, zaległości podatkowe mogą nawet prowadzić do postępowania karnego wobec właścicieli, dyrektorów i pracowników.

Podatki, które pobierasz od innych w imieniu agencji rządowych, takie jak część podatków od zatrudnienia pracowników i podatek VAT od klientów, są uważane za podatki powiernicze. Restauracja i jej przedstawiciele są w pozycji zaufania, aby pobrać te podatki od stron trzecich i przekazać je odpowiedniemu podmiotowi – zazwyczaj urzędowi skarbowemu, departamentowi skarbowemu stanu i lokalnemu urzędowi gminy, jeśli pobiera je oddzielnie od stanu. Jeśli restauracja nie przekaże tych podatków powierniczych, osoby odpowiedzialne – najczęściej dyrektorzy korporacyjni, osoby podpisujące konta bankowe i każda inna osoba, która ma uprawnienia decyzyjne w zakresie płatności podatków, mogą zostać pociągnięte do odpowiedzialności osobistej. Restauracji w trudnej sytuacji finansowej łatwo jest popaść w zaległości w przekazywaniu podatków, myśląc, że podatki można nadrobić, gdy poprawi się przepływ środków pieniężnych.

Choć może być kuszące żonglowanie gotówką, aby pokryć koszty płac, faktury od dostawców lub inne rachunki, nie używaj podatków powierniczych do załatania niedoborów finansowych. Zbyt wiele restauracji początkowy niedobór przekazywanych podatków przeradza się w większy dług podatkowy i wymyka się spod kontroli. Pomocne może być przelanie podatku VAT i podatków od zatrudnienia na oddzielne konto bankowe po ich pobraniu, zamiast gromadzić je na koncie operacyjnym, aby uniknąć wydawania ich na inne wydatki w okresie między pobraniem a przekazaniem.

O – Organizuj Dokumenty Kosztów

W przypadku audytu urząd skarbowy zażąda oryginalnych paragonów, faktur i innych dokumentów kosztów. Przegląd tych dokumentów pomaga urzędowi skarbowemu zweryfikować kwoty zadeklarowanych kosztów w zeznaniu podatkowym, a także ustalić zaniżenie dochodów. Na przykład, jeśli restauracja typu fast-food kupuje 16 000 piersi z kurczaka miesięcznie na kanapki z kurczakiem, ale zgłasza dochody ze sprzedaży odpowiadające tylko 8 000 sprzedanych kanapek z kurczakiem miesięcznie, będzie to sygnał ostrzegawczy dla urzędu skarbowego, że zaniżenie dochodów może być problemem.

Urząd skarbowy analizuje średnie branżowe, oceniając zasadność kosztów restauracji, w tym kosztów sprzedanych towarów. Przechowywanie kopii faktur pokazujących ilość i rodzaje zamówionych pozycji jest ważne w obronie przed audytem. Należy przechowywać kopie menu i materiałów marketingowych z zapisami z każdego roku. Twoje koszty mogą być wyższe niż średnia branżowa ze względu na rodzaj serwowanego jedzenia, zakres oferty menu lub strategie dyferencjacji rynkowej. Jeśli kupujesz składniki i materiały za gotówkę, upewnij się, że masz kopie rzeczywistych paragonów od dostawców. Pozwala to audytorowi zweryfikować koszty. Poświęcenie czasu na zapisywanie wypływów drobnej gotówki w momencie wydawania gotówki również pomoże w udowodnieniu Twoich kosztów w przypadku audytu.

Urząd skarbowy jest również zainteresowany potwierdzeniem, że koszty są „zwyczajne i konieczne” dla działalności restauracji. Jeśli Twoja restauracja ma nietypowe koszty w porównaniu z podobnymi kosztami, przechowuj dodatkowe dokumenty potwierdzające biznesowe wykorzystanie kosztów. Na przykład restauracja z prywatną salą jadalną może oferować wynajem sali na przyjęcia weselne. Oprócz zapewnienia jedzenia i napojów, jeśli restauracja zapewnia kwiaty lub inne dekoracje, przechowywanie materiałów marketingowych dla tych usług pomoże udokumentować zasadność kosztów kwiatów i innych dekoracji.

A – Dokładne Rejestry

Codziennie przeprowadzaj uzgodnienia kas fiskalnych i terminali POS. Co miesiąc uzgadniaj swoje konta bankowe i wyciągi z kart kredytowych/serwisów obsługujących płatności. Przechowuj taśmy z kas fiskalnych, wyciągi bankowe i raporty uzgodnień – te rejestry księgowe mogą pomóc udokumentować zgłoszony dochód w zeznaniach podatkowych i zmniejszyć prawdopodobieństwo, że urząd skarbowy zarzuci niezgłoszony dochód. Jeśli masz w zwyczaju używać gotówki z kasy fiskalnej do zakupu składników i materiałów w razie potrzeby, prowadź na bieżąco rejestr drobnej gotówki. Zapisanie przekazania otrzymanej gotówki do kasy drobnej zajmuje tylko kilka sekund. Robienie tego w momencie przekazania zapewni, że Twoje rejestry będą zbilansowane i dokładne. Urząd skarbowy zazwyczaj nie będzie traktował niedoborów gotówki na korzyść podatnika, a niedobory wzbudzą wątpliwości co do dokładności wszystkich Twoich rejestrów.

Powinieneś mieć tylko jeden zestaw ksiąg rachunkowych i powinien być on uzgodniony z zeznaniem podatkowym. Prowadzenie dwóch zestawów ksiąg jest wskaźnikiem oszustwa, nawet jeśli intencją było coś innego niż oszukanie urzędu skarbowego.

S – Oddzielne Konta

Nie mieszaj swoich dochodów biznesowych i osobistych na tych samych kontach. Konta bankowe i karty kredytowe firmy powinny być wykorzystywane do dochodów i wydatków restauracji. Nie używaj firmowego konta debetowego na wydatki osobiste. Nawet prawidłowe skategoryzowanie tych wydatków jako wypłat właściciela lub naliczanie ich jako wynagrodzenia może narazić Cię na rozszerzoną odpowiedzialność osobistą za niezapłacone podatki dochodowe firmy, zwiększyć Twoje zobowiązania z tytułu podatku od wynagrodzeń i sprawić, że Twoje rejestry będą postrzegane jako mniej wiarygodne z powodu mieszania wydatków biznesowych i osobistych.

Jeśli Twoja restauracja jest nowa i nie ma jeszcze odpowiedniego dostępu do karty kredytowej, wszelkie wydatki restauracji obciążone Twoją osobistą kartą kredytową powinny być regularnie uzgadniane. Idealnie byłoby, gdyby firma mogła szybko zwrócić Ci koszty biznesowe. Jeśli nie, lub jeśli wydatki mają być traktowane jako wkłady kapitałowe lub pożyczki, powinieneś skonsultować się z księgowym lub innym specjalistą podatkowym, aby upewnić się, że transakcje są rejestrowane dokładnie, a wszelkie odpowiednie warunki pożyczki są na miejscu i są spełniane, tak jak w przypadku wierzyciela zewnętrznego. Przede wszystkim nie traktuj kont bankowych restauracji jako swojej osobistej skarbonki!

T – Raportowanie Napiwków

Urząd skarbowy wymaga prawidłowego raportowania napiwków, ponieważ zarówno podatek dochodowy, jak i podatki od zatrudnienia muszą być potrącane z dochodu z napiwków pracownika. Pracodawcy powinni upewnić się, że przechowują codzienne raporty napiwków pracowników, prawidłowo rozróżniając obowiązkowe opłaty za obsługę (które nie są napiwkami) i dobrowolne napiwki (które są napiwkami), potrącając odpowiednią kwotę podatków i terminowo składając wszystkie deklaracje informacyjne. Obejmuje to roczny formularz 8027 „Roczne zeznanie informacyjne pracodawcy o dochodach z napiwków i alokowanych napiwkach”, jeśli restauracja spełnia kryteria, aby zostać sklasyfikowana jako „duży zakład gastronomiczny lub napojów”.

Co zrobić, jeśli masz już problem podatkowy?

Zadzwoń do renomowanego specjalisty podatkowego! Adwokaci specjalizujący się w sporach podatkowych mogą pomóc Ci w dokonywaniu dobrowolnych ujawnień niezłożonych zeznań podatkowych, umorzeniach kar, reprezentacji podczas audytu, umowach ratalnych na spłatę zaległych podatków i innych działaniach naprawczych, aby przywrócić Tobie i Twojej restauracji zgodność z przepisami.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Audyt restauracji: Dlaczego i jak się przygotować?, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.