Audyt śledczy: co to jest i kiedy go przeprowadzić?

W dynamicznym świecie biznesu, gdzie przepisy i regulacje stają się coraz bardziej złożone, a ryzyko nadużyć wewnętrznych rośnie, audyt śledczy wyłania się jako kluczowe narzędzie ochrony przedsiębiorstwa. Ale czym dokładnie jest audyt śledczy i kiedy powinniśmy rozważyć jego przeprowadzenie? Ten artykuł ma na celu rozjaśnienie tych kwestii, dostarczając kompleksowego spojrzenia na audyt karny i śledczy, jego cele, procedury i znaczenie w kontekście współczesnego biznesu.

Co to jest audyt karny / śledczy?

Zanim przejdziemy do szczegółów, warto zacząć od definicji. Tradycyjnie, audyt kojarzy się z kontrolą finansową i organizacyjną firmy, mającą na celu ocenę jej kondycji finansowej, perspektyw rozwoju czy efektywności dotychczasowych działań. Audyt karny, znany również jako audyt śledczy lub wewnętrzny, to jednak szczególna forma badania. Jego głównym celem jest wykrycie, analiza i zapobieganie nieprawidłowościom, nadużyciom lub nielegalnym działaniom wewnątrz organizacji, które mogą prowadzić do odpowiedzialności karnej.

Mówiąc prościej, audyt śledczy ma na celu ocenę, czy działalność przedsiębiorstwa, lub konkretny proces w jego strukturach, nie naraża osób odpowiedzialnych na konsekwencje prawne wynikające z przepisów prawa karnego. Jest to zatem badanie o charakterze prewencyjnym, ale również interwencyjnym, przeprowadzane w sytuacjach podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości.

Cele audytu karnego / śledczego

Głównym celem audytu karnego i śledczego jest ochrona przedsiębiorstwa i osób nim zarządzających przed ryzykiem odpowiedzialności karnej. Możemy wyróżnić dwa zasadnicze aspekty tego celu:

• Wykrywanie i zapobieganie zagrożeniom: Audyt śledczy służy identyfikacji potencjalnych obszarów ryzyka, w których mogą wystąpić nieprawidłowości, nadużycia lub działania nielegalne. Poprzez systematyczne badanie procesów i procedur, audyt pomaga w zapobieganiu wystąpieniu tych zagrożeń w przyszłości.
• Reakcja na stwierdzone nieprawidłowości: W sytuacji, gdy nieprawidłowości już wystąpiły, audyt śledczy ma na celu ich dogłębne zbadanie, ustalenie przyczyn i zakresu, a także opracowanie strategii reakcji. Celem jest minimalizacja negatywnych skutków, w tym odpowiedzialności karnej, oraz wprowadzenie działań naprawczych.

Wdrożenie odpowiednich działań po przeprowadzeniu audytu śledczego może znacząco zredukować ryzyko odpowiedzialności karnej i zapobiec powtórzeniu się nieprawidłowości w przyszłości.

Kto powinien przeprowadzić audyt karny / śledczy?

Audyt śledczy jest narzędziem dla każdego, kto podejrzewa wystąpienie nieprawidłowości w strukturach, za które odpowiada, lub chce aktywnie zapobiegać takim sytuacjom. Dotyczy to zarówno dużych korporacji, jak i mniejszych przedsiębiorstw, instytucji publicznych, a nawet osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.

W praktyce, audyt karny i śledczy powinien być rozważany przez:

• Zarządy i kierownictwo przedsiębiorstw: W celu oceny ryzyka karnego związanego z działalnością firmy i zapewnienia zgodności z przepisami prawa.
• Właścicieli i udziałowców: W celu ochrony swoich inwestycji i upewnienia się, że firma działa w sposób etyczny i zgodny z prawem.
• Działy audytu wewnętrznego i compliance: Jako element systemu kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem.
• Instytucje publiczne: W celu zapewnienia transparentności i legalności działań oraz rozliczalności z funduszy publicznych.

Podstawową funkcją audytu karnego i śledczego jest wykrywanie nieprawidłowości, takich jak oszustwa, defraudacje, działania bez uprawnień, oraz wdrażanie działań prewencyjnych.

Czy przeprowadzenie audytu karnego i śledczego należy przeprowadzić w przypadku wykrycia nieprawidłowości?

Odpowiedź brzmi: zdecydowanie tak. Choć formalnie nie jest to obowiązek prawny, przeprowadzenie audytu śledczego po wykryciu nieprawidłowości jest wysoce zalecane i uzasadnione z wielu powodów.

Audyt karny i śledczy po wykryciu nieprawidłowości jest konieczny, aby:

• Uniknąć lub zminimalizować odpowiedzialność karną: Audyt pozwala na dokładne zbadanie sytuacji, ocenę zakresu nieprawidłowości i podjęcie działań naprawczych, co może być kluczowe w przypadku ewentualnego postępowania karnego. Wykazanie staranności i podjęcie kroków w celu wyjaśnienia sytuacji może mieć znaczący wpływ na ocenę sytuacji przez organy ścigania.
• Wykazać najwyższą staranność: Przeprowadzenie audytu świadczy o odpowiedzialnym podejściu kierownictwa i chęci wyjaśnienia sprawy. Jest to ważny sygnał dla organów państwa i innych interesariuszy.
• Zapobiec dalszym nadużyciom: Audyt nie tylko identyfikuje przeszłe nieprawidłowości, ale również pomaga w ustaleniu przyczyn ich powstania i wprowadzeniu zmian, które zapobiegną ich powtórzeniu w przyszłości.
• Oszacować zakres działań i odpowiedzialności: W przypadku obaw o postępowanie organów państwa, audyt śledczy jest jedyną metodą pozwalającą na realną ocenę sytuacji i przygotowanie odpowiedniej strategii działania.

Jednak audyt karny i śledczy ma sens nie tylko po wykryciu problemów. Szczególnie w złożonych strukturach, dynamicznie rozwijających się firmach, czy w organizacjach bez precyzyjnych procedur, regularne audyty śledcze mogą działać prewencyjnie, chroniąc przed odpowiedzialnością i pomagając w utrzymaniu wysokich standardów etycznych i prawnych.

Jaki obszar jest najczęściej objęty zakresem audytu karnego i śledczego?

Zakres audytu karnego i śledczego może być bardzo szeroki i zależy od specyfiki działalności przedsiębiorstwa oraz podejrzeń o nieprawidłowości. Nie sposób wymienić wszystkich możliwych obszarów, ale najczęściej audyt śledczy koncentruje się na:

• Środkach europejskich: Nieprawidłowości w uzyskiwaniu i rozliczaniu dotacji unijnych, odpowiedzialność z art. 297 kodeksu karnego (oszustwo dotacyjne).
• Oszustwach i defraudacjach: Nadużycia finansowe, wyłudzenia, oszustwa inwestycyjne, odpowiedzialność z art. 286 kodeksu karnego (oszustwo).
• Niegospodarności menedżerskiej: Działania na szkodę spółki, nieprawidłowe zarządzanie majątkiem, odpowiedzialność z art. 296 kodeksu karnego (nadużycie zaufania).
• Nierzetelnych fakturach: Wystawianie i posługiwanie się fakturami VAT, które nie odzwierciedlają rzeczywistych transakcji, odpowiedzialność z art. 62 kodeksu karnego skarbowego i art. 271 kodeksu karnego (fałszerstwo faktur).
• Zakupach i zamówieniach: Nieprawidłowości w procesie zakupów, korupcja, konflikty interesów.
• IT i bezpieczeństwie danych: Nadużycia związane z systemami informatycznymi, kradzież danych, cyberprzestępczość.
• Usługach zewnętrznych: Nieprawidłowości związane z usługami marketingowymi, PR, prawnymi, konsultingowymi.

W praktyce, audyty śledcze najczęściej dotyczą obszarów zakupów, IT oraz usług zewnętrznych, gdzie ryzyko nadużyć i nieprawidłowości jest szczególnie wysokie.

Jak wygląda w praktyce przeprowadzanie audytu karnego i śledczego?

Przeprowadzanie audytu karnego i śledczego to proces złożony i wieloetapowy, często przypominający działania służb ścigania. Wykorzystuje się w nim techniki i narzędzia śledcze, takie jak:

• Biały wywiad: Zbieranie informacji z ogólnodostępnych źródeł.
• Wywiad gospodarczy: Pozyskiwanie informacji o firmie i jej otoczeniu.
• Informatyka śledcza: Analiza danych cyfrowych, odzyskiwanie usuniętych danych, badanie nośników danych.
• Rozmowy z pracownikami: Wywiady z osobami odpowiedzialnymi za badane procesy i obszary działalności.

Typowy audyt śledczy rozpoczyna się od:

• Określenia zakresu badania: Ustalenie, jakie obszary i procesy będą objęte audytem.
• Ustalenia harmonogramu: Planowanie etapów i czasu trwania audytu (który może być elastyczny w zależności od odkryć).
• Rozmów z władzami podmiotu: Spotkania z zarządem, radą nadzorczą, właścicielami w celu zrozumienia problemu i uzyskania wstępnych informacji.
• Wstępnego badania dokumentacji: Analiza dostarczonych dokumentów, ksiąg rachunkowych, umów, procedur.

Na podstawie wstępnych ustaleń, audytorzy przechodzą do szczegółowych badań, analiz i rozmów, w celu dogłębnego zbadania problemu i zebrania dowodów. Wynikiem audytu jest raport, zawierający ustalenia, wnioski i rekomendacje dotyczące dalszych działań.

Wynagrodzenie audytora śledczego

Kwestia wynagrodzenia audytora śledczego jest naturalnie istotna. Zarobki na tym stanowisku są zróżnicowane i zależą od wielu czynników, takich jak:

• Doświadczenie i kwalifikacje: Audytorzy z większym doświadczeniem i specjalistycznymi certyfikatami mogą liczyć na wyższe wynagrodzenie.
• Wielkość i sektor firmy: W dużych korporacjach i sektorze finansowym zarobki są zazwyczaj wyższe niż w mniejszych firmach czy sektorze publicznym.
• Lokalizacja: Wynagrodzenia mogą różnić się w zależności od regionu kraju.

Z dostępnych danych wynika, że mediana miesięcznego wynagrodzenia całkowitego audytora wewnętrznego w Polsce wynosi około 9 760 PLN brutto. Co drugi audytor zarabia w przedziale od 7 590 PLN do 11 910 PLN brutto. Najlepiej opłacani audytorzy mogą liczyć na zarobki powyżej 11 910 PLN brutto.

Warto jednak pamiętać, że dane te są orientacyjne i mogą się różnić w zależności od konkretnej sytuacji i indywidualnych negocjacji.

Jakie są 5 procedur audytu?

W kontekście audytu, zarówno finansowego, jak i śledczego, istnieje szereg procedur, które audytorzy wykorzystują do pozyskiwania dowodów i formułowania opinii. Do podstawowych procedur audytu zalicza się:

1. Inspekcja (ang. Inspection): Polega na badaniu dokumentów i zapisów, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych, w formie papierowej, elektronicznej lub innej. Może to być np. inspekcja faktur, umów, ksiąg rachunkowych, czy też fizyczna inspekcja aktywów.
2. Obserwacja (ang. Observation): Polega na obserwowaniu procesu lub procedury wykonywanej przez inne osoby, np. obserwacja inwentaryzacji, czy działania kontroli wewnętrznej. Obserwacja dostarcza dowodów na temat sposobu wykonywania procesu w danym momencie.
3. Potwierdzenie (ang. Confirmation): Polega na uzyskiwaniu bezpośredniej pisemnej odpowiedzi od strony trzeciej (strony potwierdzającej) w odpowiedzi na zapytanie audytora. Potwierdzenia są często stosowane w odniesieniu do sald rachunków, np. potwierdzenia sald bankowych, należności od kontrahentów.
4. Przeliczenie (ang. Recalculation): Polega na sprawdzaniu poprawności matematycznej dokumentów i zapisów. Może to być ręczne lub elektroniczne przeliczenie, np. sprawdzenie poprawności sumowania faktur, czy obliczeń amortyzacji.
5. Powtórzenie wykonania (ang. Reperformance): Polega na samodzielnym wykonaniu przez audytora procedur lub kontroli, które pierwotnie były wykonywane w ramach kontroli wewnętrznej jednostki. Ma to na celu sprawdzenie, czy kontrole działają zgodnie z założeniami.

Oprócz wymienionych procedur, ważną rolę w audycie odgrywają również procedury analityczne i zapytania. Procedury analityczne polegają na analizie i ocenie informacji finansowych poprzez badanie logicznych powiązań między danymi finansowymi i niefinansowymi. Zapytania polegają na poszukiwaniu informacji od osób posiadających wiedzę, zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz jednostki.

W praktyce, audytorzy często stosują kombinację różnych procedur audytu, aby uzyskać wystarczające i odpowiednie dowody audytowe, niezbędne do wydania rzetelnej opinii.

Masz problem? Potrzebujesz wsparcia w zakresie przeprowadzenia audytu śledczego lub karnego? Nie zwlekaj! Profesjonalne wsparcie w zakresie audytu śledczego może okazać się nieocenione w ochronie Twojej firmy i uniknięciu poważnych konsekwencji prawnych.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Audyt śledczy: co to jest i kiedy go przeprowadzić?, możesz odwiedzić kategorię Audyt.