Audyt wewnętrzny ISO 9001:2015 - klucz do doskonalenia systemu jakości

W dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu, organizacje dążą do ciągłego doskonalenia swoich procesów i usług, aby sprostać rosnącym wymaganiom klientów i utrzymać konkurencyjność. Norma ISO 9001:2015, dotycząca systemów zarządzania jakością, jest powszechnie uznawanym standardem, który pomaga firmom osiągnąć te cele. Jednym z kluczowych elementów skutecznego systemu zarządzania jakością, zgodnie z ISO 9001:2015, jest audyt wewnętrzny. Ale na czym dokładnie polega audyt wewnętrzny i dlaczego jest tak istotny?

Czym jest audyt wewnętrzny ISO 9001:2015?

Audyt wewnętrzny, zgodnie z punktem 9.2 normy ISO 9001:2015, jest systematycznym, niezależnym i udokumentowanym procesem uzyskiwania dowodów z audytu oraz ich obiektywnej oceny w celu ustalenia stopnia spełnienia kryteriów audytu. Mówiąc prościej, jest to wewnętrzna kontrola systemu zarządzania jakością organizacji, przeprowadzana przez wyznaczonych pracowników, zwanych auditorami wewnętrznymi.

Celem audytu wewnętrznego jest nie tylko sprawdzenie zgodności systemu zarządzania jakością z wymaganiami normy ISO 9001:2015 oraz z ustalonymi wymaganiami samej organizacji, ale przede wszystkim identyfikacja obszarów do doskonalenia. Nie chodzi o szukanie winnych, lecz o konstruktywną ocenę i wsparcie organizacji w ciągłym rozwoju.

Dlaczego audyt wewnętrzny jest tak ważny?

Regularnie przeprowadzane audyty wewnętrzne przynoszą szereg korzyści dla organizacji, przyczyniając się do efektywnego zarządzania jakością i osiągania celów biznesowych. Oto najważniejsze z nich:

• Zgodność z normą ISO 9001:2015: Audyt wewnętrzny pomaga upewnić się, że system zarządzania jakością jest zgodny z wymaganiami normy ISO 9001:2015. Jest to kluczowe dla utrzymania certyfikacji i budowania zaufania klientów.
• Identyfikacja obszarów do doskonalenia: Audyt wewnętrzny ujawnia mocne i słabe strony systemu zarządzania jakością, wskazując obszary, które wymagają poprawy. Pozwala to na wdrożenie działań korygujących i zapobiegawczych, prowadzących do ciągłego doskonalenia.
• Poprawa efektywności procesów: Dzięki audytom wewnętrznym organizacja może zidentyfikować nieefektywne procesy, wąskie gardła i potencjalne ryzyka. Wdrożenie usprawnień w tych obszarach prowadzi do zwiększenia efektywności operacyjnej i obniżenia kosztów.
• Zwiększenie świadomości jakościowej: Audyty wewnętrzne angażują pracowników z różnych działów, podnosząc ich świadomość na temat wymagań jakościowych i ich roli w systemie zarządzania jakością.
• Przygotowanie do audytu zewnętrznego: Audyty wewnętrzne stanowią doskonałe przygotowanie do audytów certyfikacyjnych przeprowadzanych przez jednostki certyfikujące. Pomagają zidentyfikować i usunąć potencjalne niezgodności przed audytem zewnętrznym.

Jak przeprowadzić audyt wewnętrzny ISO 9001:2015?

Przeprowadzenie skutecznego audytu wewnętrznego wymaga starannego planowania i realizacji. Oto kluczowe kroki procesu audytu wewnętrznego:

1. Planowanie audytu:
   • Określenie zakresu audytu: Należy określić, które obszary systemu zarządzania jakością będą objęte audytem. Może to być cały system lub wybrane procesy, działy czy lokalizacje.
   • Ustalenie kryteriów audytu: Kryteria audytu to punkt odniesienia, względem którego oceniana jest zgodność. Najczęściej są to wymagania normy ISO 9001:2015, dokumentacja systemu zarządzania jakością (procedury, instrukcje), wymagania prawne i regulacyjne.
   • Wyznaczenie zespołu auditorów: Auditorzy wewnętrzni powinni być kompetentni, niezależni od auditowanego obszaru i przeszkoleni w zakresie audytowania. Warto zadbać o rotację auditorów, aby zapewnić obiektywność ocen.
   • Opracowanie planu audytu: Plan audytu określa harmonogram audytu, obszary do auditowania, auditorów odpowiedzialnych za poszczególne obszary oraz metody audytu (np. przegląd dokumentacji, wywiady, obserwacje).
2. Przygotowanie do audytu:
   • Powiadomienie auditowanej jednostki: Należy poinformować auditowaną jednostkę o planowanym audycie z odpowiednim wyprzedzeniem, aby umożliwić im przygotowanie się.
   • Przygotowanie dokumentacji audytu: Auditorzy powinni przygotować niezbędną dokumentację, taką jak listy kontrolne, formularze raportów z audytu.
3. Przeprowadzenie audytu:
   • Spotkanie otwierające: Rozpoczyna audyt i ma na celu przedstawienie celu, zakresu i planu audytu auditowanej jednostce.
   • Zbieranie dowodów z audytu: Auditorzy zbierają dowody poprzez przegląd dokumentacji, przeprowadzanie wywiadów z pracownikami, obserwację procesów i działań. Dowody powinny być obiektywne i weryfikowalne.
   • Spotkanie zespołu auditorów: Auditorzy spotykają się w trakcie audytu, aby omówić postępy, wymienić się informacjami i upewnić się, że audyt przebiega zgodnie z planem.
   • Spotkanie zamykające: Na zakończenie audytu odbywa się spotkanie zamykające z przedstawicielami auditowanej jednostki, podczas którego przedstawiane są wstępne ustalenia audytu, w tym zidentyfikowane niezgodności i obserwacje.
4. Raportowanie wyników audytu:
   • Opracowanie raportu z audytu: Raport z audytu dokumentuje ustalenia audytu, w tym zgodności, niezgodności, obserwacje, mocne strony i obszary do doskonalenia. Raport powinien być obiektywny, jasny, zwięzły i oparty na dowodach.
   • Dystrybucja raportu: Raport z audytu powinien być przekazany kierownictwu auditowanej jednostki oraz innym zainteresowanym stronom, zgodnie z ustalonymi procedurami.
5. Działania poaudytowe:
   • Działania korygujące i zapobiegawcze: Na podstawie niezgodności zidentyfikowanych w raporcie z audytu, auditowana jednostka opracowuje i wdraża działania korygujące, mające na celu usunięcie przyczyn niezgodności i zapobieganie ich ponownemu wystąpieniu. W przypadku obserwacji, organizacja może podjąć działania zapobiegawcze, aby uniknąć potencjalnych problemów.
   • Monitorowanie działań: Należy monitorować wdrażanie działań korygujących i zapobiegawczych oraz ich skuteczność. Może to być realizowane poprzez audytyFollow-up lub inne metody weryfikacji.

Kto powinien być auditorami wewnętrznymi?

Auditorzy wewnętrzni odgrywają kluczową rolę w procesie audytu. Powinni posiadać odpowiednie kompetencje i cechy, aby skutecznie przeprowadzać audyty i dostarczać wartościowych informacji dla organizacji. Kluczowe kompetencje auditora wewnętrznego to:

• Znajomość normy ISO 9001:2015: Auditor powinien dobrze znać wymagania normy ISO 9001:2015 oraz specyfikę systemu zarządzania jakością organizacji.
• Umiejętności audytorskie: Auditor powinien posiadać umiejętności planowania, przeprowadzania audytu, zbierania dowodów, analizowania danych, formułowania wniosków i raportowania wyników.
• Niezależność i obiektywizm: Auditor powinien być niezależny od auditowanego obszaru i działać obiektywnie, bez uprzedzeń.
• Komunikatywność i umiejętności interpersonalne: Auditor powinien być komunikatywny, potrafić nawiązywać kontakt z ludźmi, zadawać pytania i słuchać odpowiedzi.
• Etyka i uczciwość: Auditor powinien działać etycznie, zachowywać poufność informacji i być uczciwym w swoich ocenach.

Organizacje często wybierają na auditorów wewnętrznych pracowników z różnych działów, którzy przeszli odpowiednie szkolenie z zakresu audytowania. Ważne jest, aby auditorzy byli kompetentni i niezależni od obszaru, który auditują.

Audyt wewnętrzny a audyt zewnętrzny - różnice

Warto rozróżnić audyt wewnętrzny od audytu zewnętrznego. Chociaż oba rodzaje audytów mają na celu ocenę systemu zarządzania jakością, różnią się kilkoma istotnymi aspektami:

Najczęściej zadawane pytania (FAQ) dotyczące audytu wewnętrznego ISO 9001:2015

Jak często należy przeprowadzać audyty wewnętrzne?

Norma ISO 9001:2015 nie określa konkretnej częstotliwości audytów wewnętrznych, ale wymaga, aby były one przeprowadzane w zaplanowanych odstępach czasu. Częstotliwość audytów powinna być dostosowana do potrzeb organizacji, ryzyka związanego z procesami i historii wyników audytów. W praktyce, większość organizacji przeprowadza audyty wewnętrzne co najmniej raz w roku, a w niektórych przypadkach częściej (np. kwartalnie).

Czy auditor wewnętrzny może auditować swój własny dział?

Nie, auditor wewnętrzny nie powinien auditować swojego własnego działu. Kluczowa jest niezależność i obiektywizm auditora. Auditor powinien być niezależny od auditowanego obszaru, aby zapewnić obiektywną ocenę.

Co to jest niezgodność w audycie wewnętrznym?

Niezgodność to niespełnienie wymagania. Może to być niespełnienie wymagania normy ISO 9001:2015, wymagań dokumentacji systemu zarządzania jakością, wymagań prawnych lub regulacyjnych, czy wymagań klienta. Niezgodności mogą być podzielone na mniejsze i większe, w zależności od ich wpływu na system zarządzania jakością.

Jakie są korzyści z posiadania certyfikatu ISO 9001:2015?

Certyfikat ISO 9001:2015 przynosi wiele korzyści, w tym poprawę jakości produktów i usług, zwiększenie zadowolenia klientów, wzrost efektywności operacyjnej, obniżenie kosztów, poprawę wizerunku firmy, zwiększenie konkurencyjności i dostęp do nowych rynków.

Podsumowanie

Audyt wewnętrzny jest nieodzownym elementem skutecznego systemu zarządzania jakością zgodnego z normą ISO 9001:2015. Regularne i dobrze przeprowadzone audyty wewnętrzne pozwalają organizacjom na ciągłe doskonalenie, identyfikację obszarów do poprawy, zwiększenie efektywności procesów i zapewnienie zgodności z wymaganiami. Inwestycja w audyty wewnętrzne to inwestycja w przyszłość i sukces organizacji, umożliwiająca budowanie trwałej przewagi konkurencyjnej i zadowolenie klientów.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Audyt wewnętrzny ISO 9001:2015 - klucz do doskonalenia systemu jakości, możesz odwiedzić kategorię Audyt.