Informacja udokumentowana w ISO 9001:2015

W dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu, systemy zarządzania jakością odgrywają kluczową rolę w osiąganiu sukcesu i zadowolenia klienta. Norma ISO 9001:2015, będąca międzynarodowym standardem, dostarcza ram dla ustanawiania, wdrażania, utrzymywania i ciągłego doskonalenia systemu zarządzania jakością. Jednym z fundamentalnych aspektów tej normy jest koncepcja informacji udokumentowanej. Zrozumienie, czym jest informacja udokumentowana i jakie są jej wymagania, jest kluczowe dla skutecznego wdrożenia i certyfikacji ISO 9001:2015.

Czym jest informacja udokumentowana w kontekście ISO 9001:2015?

Norma ISO 9001:2015 zastąpiła wcześniejsze terminy, takie jak „dokumenty” i „zapisy”, terminem „informacja udokumentowana”. Ta zmiana terminologii nie jest jedynie semantyczna; odzwierciedla ona elastyczność i nowoczesne podejście do zarządzania dokumentacją w systemach jakości. Informacja udokumentowana to informacja, która musi być kontrolowana i utrzymywana przez organizację oraz medium, na którym jest zawarta. Może ona przyjmować różne formy, w tym:

• Dokumenty (np. polityki, procedury, instrukcje pracy)
• Zapisy (np. protokoły, formularze, raporty)
• Informacje przechowywane w systemach komputerowych
• Wiedza organizacji

Kluczowe jest zrozumienie, że informacja udokumentowana nie ogranicza się tylko do papierowych dokumentów. Może być przechowywana w formie elektronicznej, na nośnikach danych, a nawet stanowić wiedzę zawartą w umysłach pracowników, jeśli jest odpowiednio udokumentowana i dostępna.

Przykłady informacji udokumentowanej wymaganej przez ISO 9001:2015

Norma ISO 9001:2015 w poszczególnych rozdziałach precyzuje, jakie informacje muszą być udokumentowane. Nie ma jednak sztywnej listy „obowiązkowych procedur”, jak to miało miejsce w starszych wersjach normy. Podejście w ISO 9001:2015 jest bardziej oparte na ryzyku i dostosowane do specyfiki organizacji. Mimo to, istnieje szereg obszarów, w których norma wymaga utrzymywania informacji udokumentowanej. Oto kilka przykładów:

Polityka jakości

Polityka jakości jest fundamentalnym dokumentem w systemie zarządzania jakością. Określa ogólne kierunki i zobowiązania organizacji w zakresie jakości. Powinna być:

• Dostępna jako informacja udokumentowana.
• Komunikowana i zrozumiała w organizacji.
• Dostępna dla zainteresowanych stron, w stosownych przypadkach.

Cele jakościowe i planowanie ich osiągnięcia

Cele jakościowe są konkretnymi, mierzalnymi, osiągalnymi, istotnymi i terminowymi (SMART) celami, które organizacja zamierza osiągnąć w zakresie jakości. Muszą być udokumentowane i planowane, aby zapewnić ich realizację. Informacja udokumentowana w tym zakresie powinna obejmować:

• Same cele jakościowe.
• Metody monitorowania i pomiaru postępów w ich osiąganiu.
• Zasoby potrzebne do ich osiągnięcia.
• Odpowiedzialności za ich osiągnięcie.
• Ramy czasowe.

Zakres systemu zarządzania jakością

Zakres systemu zarządzania jakością określa granice i zastosowanie systemu jakości w organizacji. Musi być udokumentowany i dostępny jako informacja udokumentowana.

Kompetencje

Norma wymaga, aby organizacja określiła niezbędne kompetencje osób wykonujących pracę pod jej kontrolą, która wpływa na jakość. Dowód kompetencji, taki jak zapisy szkoleń, doświadczenia zawodowego, kwalifikacji, również stanowi informację udokumentowaną.

Informacja udokumentowana wymagana do obsługi procesów

Organizacja musi określić i utrzymywać informację udokumentowaną niezbędną do zapewnienia, że procesy są realizowane zgodnie z planem. To może obejmować procedury operacyjne, instrukcje pracy, specyfikacje, rysunki, schematy blokowe procesów i inne dokumenty, które wspierają skuteczne i spójne realizowanie procesów.

Zapisy

Wiele punktów normy ISO 9001:2015 wymaga utrzymywania zapisów jako dowodu na wykonanie działań lub osiągnięcie wyników. Przykłady zapisów obejmują:

• Zapisy z przeglądów zarządzania.
• Zapisy auditów wewnętrznych.
• Zapisy niezgodności i działań korygujących.
• Zapisy z monitorowania i pomiarów.
• Zapisy dotyczące kompetencji.
• Zapisy dotyczące przeglądów wymagań dotyczących wyrobów i usług.

Brak „obowiązkowych procedur” w ISO 9001:2015 – większa elastyczność

Warto podkreślić, że ISO 9001:2015 nie narzuca konkretnych „obowiązkowych procedur”, jak to miało miejsce w poprzedniej wersji ISO 9001:2008 (gdzie wymagano sześciu obowiązkowych procedur). Nowa norma kładzie nacisk na podejście procesowe i oparte na ryzyku. Organizacja ma swobodę w decydowaniu, jakie procesy i jaka informacja udokumentowana są niezbędne, aby skutecznie zarządzać jakością i spełniać wymagania klientów i normy.

Decyzja o tym, jaka informacja udokumentowana jest potrzebna, powinna być oparta na:

• Wielkości organizacji i jej złożoności.
• Kompetencjach personelu.
• Złożoności procesów i ich interakcji.
• Ryzykach i szansach związanych z procesami.

Mimo braku „obowiązkowych procedur”, w praktyce wiele organizacji decyduje się na udokumentowanie pewnych procesów w formie procedur, instrukcji lub podobnych dokumentów, aby zapewnić spójność, powtarzalność i efektywność działań.

Zarządzanie informacją udokumentowaną

Skuteczne zarządzanie informacją udokumentowaną jest kluczowe dla sprawnego funkcjonowania systemu zarządzania jakością. Norma ISO 9001:2015 określa wymagania dotyczące kontroli informacji udokumentowanej, które obejmują:

• Tworzenie i aktualizację: Zapewnienie, że informacja udokumentowana jest odpowiednio tworzona, przeglądana i zatwierdzana przed użyciem.
• Dystrybucję, dostęp, wyszukiwanie i użytkowanie: Zapewnienie, że informacja udokumentowana jest dostępna dla osób, które jej potrzebują, w odpowiednim miejscu i czasie.
• Przechowywanie i ochrona: Zapewnienie, że informacja udokumentowana jest przechowywana w bezpieczny sposób i chroniona przed nieuprawnionym dostępem, zmianami lub utratą.
• Kontrola zmian: Zapewnienie, że zmiany w informacji udokumentowanej są odpowiednio kontrolowane i zatwierdzane.
• Okres przechowywania i usuwanie: Określenie okresu przechowywania informacji udokumentowanej i procedur jej usuwania.

Podsumowanie

Informacja udokumentowana jest fundamentalnym elementem systemu zarządzania jakością opartego na normie ISO 9001:2015. Chociaż norma nie narzuca „obowiązkowych procedur”, wymaga utrzymywania informacji udokumentowanej w wielu obszarach, aby zapewnić skuteczność procesów, zgodność z wymaganiami i ciągłe doskonalenie. Organizacje mają elastyczność w decydowaniu, jaka informacja udokumentowana jest im potrzebna, ale kluczowe jest, aby podejście to było oparte na ryzyku i dostosowane do specyfiki działalności. Skuteczne zarządzanie informacją udokumentowaną przyczynia się do budowania solidnego i efektywnego systemu zarządzania jakością, który wspiera osiąganie celów biznesowych i zadowolenie klientów.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy ISO 9001:2015 wymaga obowiązkowych procedur?

Nie, ISO 9001:2015 nie wymaga „obowiązkowych procedur” w takim sensie, jak to było w ISO 9001:2008. Zamiast tego, norma koncentruje się na „informacji udokumentowanej”, która może przyjmować różne formy, w tym procedury, instrukcje, zapisy i inne dokumenty. Decyzja o tym, co udokumentować, zależy od specyfiki organizacji i jej procesów.

Jakie są przykłady informacji udokumentowanej w ISO 9001:2015?

Przykłady informacji udokumentowanej obejmują politykę jakości, cele jakościowe, zakres systemu zarządzania jakością, informację udokumentowaną potrzebną do obsługi procesów, zapisy auditów wewnętrznych, zapisy niezgodności i działań korygujących, dowody kompetencji i wiele innych. Lista jest zależna od potrzeb organizacji.

Czym różni się informacja udokumentowana od dokumentu?

Termin „informacja udokumentowana” jest szerszy niż „dokument”. Obejmuje nie tylko tradycyjne dokumenty, ale również zapisy, dane elektroniczne, a nawet wiedzę organizacji, jeśli jest odpowiednio udokumentowana. Chodzi o każdą informację, którą organizacja musi kontrolować i utrzymywać, niezależnie od jej formatu.

Jak zarządzać informacją udokumentowaną w systemie ISO 9001:2015?

Zarządzanie informacją udokumentowaną obejmuje kontrolę nad jej tworzeniem, aktualizacją, dystrybucją, dostępem, przechowywaniem, zmianami, okresem przechowywania i usuwaniem. Należy ustanowić procedury lub procesy, które zapewnią, że informacja udokumentowana jest aktualna, dostępna i chroniona.

Czy muszę mieć procedury dla wszystkich procesów w ISO 9001:2015?

Nie, nie musisz mieć procedur dla wszystkich procesów. ISO 9001:2015 daje elastyczność w decydowaniu, które procesy wymagają udokumentowania w formie procedur lub innych dokumentów. Decyzja powinna być oparta na analizie ryzyka, złożoności procesów i potrzebach organizacji.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Informacja udokumentowana w ISO 9001:2015, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.