Audyt: Kompleksowy przewodnik po procesie audytu

Pojęcie audytu jest szeroko stosowane w różnych dziedzinach, a studia podyplomowe z audytu wewnętrznego cieszą się popularnością, przygotowując specjalistów do tego ważnego zawodu. Ale czym właściwie jest audyt? Czy to tylko kolejna kontrola? W tym artykule kompleksowo omówimy, czym jest audyt, jakie są jego etapy i dlaczego jest tak istotny dla organizacji.

Czym jest Audyt? Definicja i Rozróżnienie od Kontroli

Audyt to niezależna i obiektywna ocena systemu, procesu, produktu, usługi lub organizacji w celu ustalenia stopnia zgodności z określonymi wymaganiami. Kluczowe jest tutaj słowo „ocena”. Audyt nie jest kontrolą, choć oba pojęcia bywają mylone. Różnica polega na podejściu i celu. Kontrola ma często charakter nadzorczy i skupia się na wykrywaniu nieprawidłowości, podczas gdy audyt ma charakter oceniający i doradczy, nastawiony na identyfikację obszarów do doskonalenia i zapewnienie zgodności.

W kontekście systemów zarządzania, takich jak System Zarządzania Jakością zgodny z normą ISO 9001, audyt sprawdza, czy system działa efektywnie i zgodnie z wymaganiami tej normy. Norma ISO 9001 jest regularnie aktualizowana, co wymusza na organizacjach ciągłe dostosowywanie się do najnowszych standardów. Firmy posiadające certyfikaty muszą w określonym czasie przejść na nowe wersje norm, aby utrzymać certyfikację.

Uczestnicy Procesu Audytu: Audytor i Audytowany

W procesie audytu wyróżniamy dwie główne strony: audytującego (audytora) i audytowanego.

• Audytujący (Audytor): To osoba lub zespół osób przeprowadzających audyt. Jeśli audytorów jest więcej, wyznaczany jest audytor wiodący, który koordynuje pracę zespołu. Audytorzy muszą być obiektywni, kompetentni i posiadać odpowiednią wiedzę z zakresu audytowanego obszaru. Często są to specjaliści zewnętrzni lub wewnętrzni pracownicy organizacji, którzy przeszli odpowiednie szkolenie.
• Audytowany: To obszar, proces lub organizacja poddawana audytowi. Pracownicy audytowanego obszaru mają obowiązek współpracować z audytorami, odpowiadać na ich pytania i udostępniać niezbędne dokumenty. Współpraca i otwartość ze strony audytowanego są kluczowe dla skutecznego audytu.

Etapy Przeprowadzania Audytu: Krok po Kroku

Przeprowadzenie audytu to proces składający się z kilku etapów, które zapewniają jego systematyczność i skuteczność.

1. Program Audytów

Każda organizacja powinna posiadać program audytów, który określa harmonogram, zakres i odpowiedzialności związane z audytami. Program audytów jest planem strategicznym, który pomaga zapewnić regularne i systematyczne ocenianie kluczowych obszarów działalności organizacji. Określa on, jakie obszary będą audytowane, kiedy, przez kogo i w jakim celu.

2. Plan Audytu

Przed każdym konkretnym audytem opracowywany jest plan audytu. Jest to szczegółowy harmonogram audytu, który zawiera informacje o:

• Zakresie audytu (które obszary, procedury i dokumenty będą badane).
• Miejscu i czasie spotkań (otwierającego i zamykającego).
• Kolejności i czasie audytowania poszczególnych części badanego obszaru.

Plan audytu jest ustalany przez audytora wiodącego i powinien być skonsultowany z przedstawicielami audytowanego obszaru. Konsultacje te mają na celu zapewnienie dostępności niezbędnych zasobów – dokumentacji i personelu. Na etapie planowania audytu przygotowywana jest również lista pytań audytowych, które pomagają audytorom w systematycznym badaniu zgodności z wymaganiami.

3. Spotkanie Otwierające

Spotkanie otwierające to formalne rozpoczęcie audytu. Biorą w nim udział audytorzy oraz przedstawiciele audytowanego obszaru. Podczas spotkania otwierającego:

• Przedstawiany jest cel i zakres audytu.
• Potwierdzany jest plan audytu.
• Uzgadnianie są kwestie organizacyjne.
• Stwarzana jest atmosfera współpracy i otwartości.

4. Przeprowadzenie Audytu (Realizacja Audytu)

Po spotkaniu otwierającym następuje przeprowadzenie audytu, czyli faza zbierania dowodów. Audytorzy, korzystając z listy pytań audytowych, badają dokumentację, obserwują procesy i przeprowadzają wywiady z pracownikami audytowanego obszaru. Ich celem jest:

• Potwierdzenie zgodności z wymaganiami.
• Identyfikacja niezgodności, czyli sytuacji, w których wymagania nie są spełnione.
• Poszukiwanie możliwości doskonalenia badanego systemu lub obszaru.

Audytorzy mają prawo prosić o dostęp do dokumentów, zapisów, a także obserwować przebieg procesów. W przypadku stwierdzenia niezgodności, audytor zbiera dowody, które mogą mieć formę zdjęć, notatek, czy zeznań świadków.

5. Spotkanie Zamykające

Spotkanie zamykające to podsumowanie audytu. Uczestniczą w nim audytorzy i przedstawiciele audytowanego obszaru. Podczas spotkania zamykającego:

• Prezentowane są wstępne wyniki audytu, w tym zidentyfikowane niezgodności i mocne strony.
• Uzgadnianie są terminy sporządzenia raportu z audytu.
• Odpowiadane są pytania i wyjaśniane wątpliwości.

6. Raport z Audytu

Po zakończeniu audytu sporządzany jest raport z audytu. Jest to formalny dokument, który podsumowuje cały proces audytu i jego wyniki. Raport z audytu powinien zawierać:

• Datę przeprowadzenia audytu.
• Obszar audytowany.
• Nazwiska audytorów.
• Wnioski z audytu – ogólną ocenę badanego obszaru.
• Wykryte niezgodności wraz z dowodami.
• Propozycje doskonalenia – sugestie dotyczące usprawnień.

Raport z audytu wskazuje, które obszary są zgodne z wymaganiami, a które wymagają podjęcia działań.

7. Działania Poaudytowe

Jeśli w wyniku audytu wykryto niezgodności, konieczne jest podjęcie działań poaudytowych. Dzielą się one na:

• Działania korygujące – mają na celu usunięcie wykrytej niezgodności i zapobieganie jej ponownemu wystąpieniu.
• Działania zapobiegawcze – koncentrują się na eliminowaniu przyczyn potencjalnych niezgodności, aby zapobiec ich wystąpieniu w przyszłości.

Sposoby wdrażania działań korygujących i zapobiegawczych leżą w gestii pracowników audytowanego obszaru, a nie audytorów. Audytorzy mogą jednak monitorować wdrażanie tych działań i sprawdzać ich skuteczność podczas kolejnych audytów.

Studia Podyplomowe z Audytu Wewnętrznego

Studia podyplomowe z audytu wewnętrznego stanowią doskonałą ścieżkę rozwoju dla osób zainteresowanych karierą w tej dynamicznie rozwijającej się dziedzinie. Programy studiów, prowadzone przez doświadczonych praktyków i pracowników naukowych, wyposażają studentów w niezbędną wiedzę i umiejętności do efektywnego przeprowadzania audytów wewnętrznych. Absolwenci studiów podyplomowych są przygotowani do pracy w różnych sektorach gospodarki, zarówno w firmach prywatnych, jak i w sektorze publicznym.

Podsumowanie

Audyt jest procesem o kluczowym znaczeniu dla każdej organizacji, która dąży do doskonalenia swoich procesów, zapewnienia zgodności z wymaganiami i osiągnięcia celów biznesowych. Zrozumienie etapów audytu, ról uczestników i celów tego procesu jest niezbędne dla skutecznego wykorzystania audytu jako narzędzia doskonalenia i rozwoju. Pamiętajmy, że audyt to nie kontrola, lecz szansa na identyfikację obszarów do poprawy i wzmocnienie pozycji organizacji na rynku.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Audyt: Kompleksowy przewodnik po procesie audytu, możesz odwiedzić kategorię Audyt.