11/09/2021
Audyt jest nieodzownym elementem zapewnienia jakości i zgodności w każdej organizacji. Proces ten, mający na celu weryfikację i ocenę działań, systemów lub procesów, często angażuje różne role, które wspólnie dążą do osiągnięcia obiektywnej i rzetelnej oceny. Wśród tych ról wyróżniają się obserwator audytu i audytor terenowy, których zadania i odpowiedzialności, choć różne, są równie ważne dla powodzenia audytu.
Kim jest Obserwator Audytu?
Obserwator audytu, jak sama nazwa wskazuje, jest osobą obecną podczas audytu w celu obserwacji jego przebiegu. Jego rola jest przede wszystkim bierna – obserwator nie uczestniczy aktywnie w procesie audytu, nie zadaje pytań audytowanym ani nie podejmuje decyzji. Jego obecność ma na celu zapewnienie transparentności procesu audytu, szczególnie gdy jest on delegowany przez klienta lub inną zainteresowaną stronę.
Rola i Odpowiedzialność Obserwatora
- Obserwacja procesu: Głównym zadaniem obserwatora jest monitorowanie przebiegu audytu, sposobu prowadzenia rozmów przez audytorów oraz interakcji z audytowanymi.
- Brak udziału w podejmowaniu decyzji: Obserwator nie ma wpływu na pytania zadawane podczas audytu, ani na ostateczne wnioski i ustalenia.
- Zachowanie poufności: Obserwator jest zobowiązany do zachowania poufności wszelkich informacji, do których uzyska dostęp w trakcie audytu. Naruszenie poufności może mieć poważne konsekwencje.
- Zgłaszanie uwag audytorowi wiodącemu: Wszelkie pytania lub wątpliwości obserwator powinien kierować do audytora wiodącego, który podejmuje decyzję, czy i w jaki sposób uwzględnić je w procesie audytu.
Briefing dla Obserwatora Audytu
Przed rozpoczęciem audytu, audytor wiodący powinien przeprowadzić briefing dla obserwatora, aby jasno określić jego rolę i oczekiwania. Briefing powinien obejmować:
| Element briefingu | Opis |
|---|---|
| Rola | Podkreślenie, że obserwator jest obecny wyłącznie w celu obserwacji, a nie uczestnictwa. |
| Odpowiedzialność | Omówienie specyficznych zadań, np. sporządzanie notatek lub monitorowanie czasu. |
| Proces audytu | Wyjaśnienie przebiegu audytu, aby obserwator rozumiał, czego się spodziewać. |
| Postępowanie | Omówienie oczekiwanego standardu zachowania i etykiety audytu. |
| Komunikacja | Wyjaśnienie, że wszelkie pytania należy kierować do audytora wiodącego. |
| Poufność | Podkreślenie znaczenia poufności i ochrony informacji. |
| Dokumentacja | Przegląd zakresu audytu i pytań, wyjaśnienie struktury audytu i roli obserwatora. |
| Potwierdzenie | Upewnienie się, że obserwator rozumie briefing i odpowiedź na ewentualne pytania. |
Rola Specjalisty Technicznego w Audycie
Oprócz obserwatorów, w audycie mogą uczestniczyć również specjaliści techniczni. W przeciwieństwie do obserwatorów, specjaliści techniczni są zapraszani ze względu na swoją ekspertyzę w konkretnych obszarach technicznych, istotnych dla audytu. Ich zadaniem jest wsparcie zespołu audytowego w ocenie aspektów technicznych i zapewnienie, że ustalenia są dokładne i oparte na rzetelnej wiedzy.
Rola i Odpowiedzialność Specjalisty Technicznego
- Wsparcie techniczne: Specjalista techniczny dostarcza wiedzę i umiejętności w swojej dziedzinie, pomagając audytorom w zrozumieniu i ocenie złożonych aspektów technicznych.
- Ocena dowodów technicznych: Specjalista techniczny analizuje dowody techniczne i dokumentację, aby ocenić ich zgodność z wymaganiami i standardami.
- Konsultacje dla audytora wiodącego: Specjalista techniczny przekazuje swoje ustalenia i wnioski audytorowi wiodącemu, który podejmuje decyzje dotyczące dalszego postępowania w audycie.
- Brak uprawnień decyzyjnych: Podobnie jak obserwator, specjalista techniczny nie podejmuje decyzji w procesie audytu. Jego rola jest doradcza.
Briefing dla Specjalisty Technicznego
Briefing dla specjalisty technicznego jest bardziej ukierunkowany na jego obszar ekspertyzy. Powinien obejmować:
| Element briefingu | Opis |
|---|---|
| Rola | Określenie roli specjalisty technicznego w zespole audytowym. |
| Odpowiedzialność | Ocena dowodów technicznych i wsparcie zespołu wiedzą techniczną. |
| Proces audytu | Wyjaśnienie przebiegu audytu i obszarów, na których specjalista ma się skupić. |
| Postępowanie | Omówienie oczekiwanego standardu zachowania i etykiety audytu. |
| Komunikacja | Wyjaśnienie sposobu przekazywania ustaleń i wniosków zespołowi audytowemu. |
| Dokumentacja | Wyjaśnienie, jakie dokumenty techniczne będą dostarczone do przeglądu. |
| Potwierdzenie | Upewnienie się, że specjalista rozumie briefing i odpowiedź na ewentualne pytania. |
Kim jest Audytor Terenowy?
Audytor terenowy, w kontekście ochrony przed szkodnikami, to specjalista przeprowadzający kontrole w zakładach pracy, szczególnie w branży spożywczej. Jego zadaniem jest ocena stanu zabezpieczeń przed szkodnikami, identyfikacja zagrożeń i weryfikacja skuteczności podejmowanych działań.
Obowiązki Audytora Terenowego
- Przeprowadzanie audytów: Audytor terenowy przeprowadza wieloetapowe kontrole, oceniając stan sanitarno-techniczny zakładu, zgodność dokumentacji z przepisami prawa i normami międzynarodowymi (np. BRC).
- Identyfikacja zagrożeń: Audytor identyfikuje potencjalne zagrożenia związane z obecnością szkodników, takie jak myszy, szczury, karaluchy czy mrówki.
- Opracowywanie procedur: W razie potrzeby, audytor terenowy pomaga w opracowaniu procedur ochrony przed szkodnikami i wskazuje metody radzenia sobie z zagrożeniami.
- Ocena działań DDD: Audytor ocenia skuteczność działań podejmowanych przez zewnętrzne firmy DDD (dezynsekcja, deratyzacja, dezynfekcja).
- Weryfikacja dokumentacji: Audytor sprawdza poprawność dokumentacji programu ochrony przed szkodnikami, upewniając się, że jest zgodna z przepisami BHP i normami.
- Inspekcja zakładu: Audytor dokonuje inspekcji zakładu, porównując zapisy dokumentacji ze stanem rzeczywistym, oceniając procesy produkcyjne, magazynowanie i transport.
- Ocena stanu sanitarno-technicznego: Audytor ocenia stan sanitarno-techniczny zakładu i jego otoczenia, identyfikując nieprawidłowości i potencjalne zagrożenia.
- Opracowanie planu działania: Audytor wskazuje znalezione nieprawidłowości i opracowuje plan działania w celu ich eliminacji i zapobiegania w przyszłości.
Jak Zostać Audytorem Terenowym?
Aby zostać audytorem terenowym, należy spełnić określone wymagania:
- Wykształcenie kierunkowe: Posiadanie wykształcenia wyższego związanego z biologią, ochroną zdrowia lub ochroną środowiska.
- Specjalistyczne szkolenie: Ukończenie szkolenia z zakresu przeprowadzania audytów terenowych, potwierdzone certyfikatem.
Różnica między Uwaga Audytora a Obserwacją Audytu
W kontekście audytu, często pojawiają się terminy „uwaga audytora” i „obserwacja audytu”. Choć brzmią podobnie, odnoszą się do różnych aspektów procesu audytu.
- Uwaga audytora (Audit Remark): Jest to indywidualna reakcja audytora na dany punkt kontrolny, zapisywana na poziomie punktu kontrolnego. Jest to szczegółowa notatka lub komentarz dotyczący konkretnego aspektu audytu.
- Obserwacja audytu (Audit Observation/Recommendation): Jest to ogólna opinia audytora na temat całego przeprowadzonego audytu. Jest to podsumowanie i wnioski wynikające z audytu, często zawierające rekomendacje dla audytowanego dotyczące poprawy.
Podsumowując, uwaga audytora jest szczegółowa i dotyczy konkretnego punktu, natomiast obserwacja audytu jest ogólna i podsumowuje cały proces audytu.
Podsumowanie
Zarówno obserwator audytu, jak i audytor terenowy, a także specjalista techniczny, pełnią istotne, choć różne role w procesie audytu. Obserwator zapewnia transparentność, specjalista techniczny wnosi wiedzę ekspercką, a audytor terenowy dba o bezpieczeństwo i zgodność w specyficznych obszarach. Zrozumienie ich funkcji i obowiązków jest kluczowe dla skuteczności i wiarygodności audytów, które są niezbędne dla ciągłego doskonalenia i zapewnienia jakości w organizacjach.
FAQ - Najczęściej Zadawane Pytania
Jakie są korzyści z obecności obserwatora podczas audytu?
Obecność obserwatora zwiększa transparentność procesu audytu i buduje zaufanie między stronami. Może to być szczególnie ważne, gdy audyt jest przeprowadzany na zlecenie klienta lub innej zewnętrznej organizacji.
Czy obserwator audytu może zadawać pytania audytowanemu?
Nie, obserwator nie powinien zadawać pytań bezpośrednio audytowanemu. Wszelkie pytania lub wątpliwości powinien kierować do audytora wiodącego.
Jakie kwalifikacje są wymagane, aby zostać audytorem terenowym?
Wymagane jest wykształcenie kierunkowe (biologia, ochrona zdrowia, ochrona środowiska) oraz ukończenie specjalistycznego szkolenia z zakresu audytów terenowych, potwierdzone certyfikatem.
Czym różni się audyt terenowy od innych form kontroli?
Audyt terenowy wyróżnia się kompleksowym podejściem, obejmującym kontrolę dokumentacji, stanu rzeczywistego zakładu, stanu sanitarno-technicznego otoczenia oraz weryfikację działań firm DDD. Jest to kontrola wewnętrzna, mająca na celu doskonalenie procedur i zapewnienie bezpieczeństwa.
Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Rola Obserwatora i Audytora Terenowego w Audycie, możesz odwiedzić kategorię Audyt.