Kontrola legalności zatrudnienia cudzoziemców w Polsce

W Polsce, zatrudnianie cudzoziemców podlega szczególnym regulacjom prawnym. Legalność zatrudnienia jest kluczowa zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Nielegalne zatrudnienie może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. Kto zatem ma prawo kontrolować, czy zatrudnienie cudzoziemca odbywa się zgodnie z przepisami? Jakie są procedury kontrolne i czego można się spodziewać? Ten artykuł ma na celu kompleksowe omówienie tych kwestii.

Czym jest nielegalne zatrudnienie cudzoziemca?

Zanim przejdziemy do kwestii kontroli, warto dokładnie zdefiniować, co rozumiemy przez nielegalne zatrudnienie cudzoziemca. Zgodnie z polskim prawem, powierzenie pracy cudzoziemcowi jest nielegalne w następujących sytuacjach:

• Cudzoziemiec nie posiada ważnej wizy lub innego dokumentu uprawniającego go do pobytu w Polsce.
• Cudzoziemiec posiada tytuł pobytowy, który wyklucza możliwość podjęcia pracy (np. wiza turystyczna).
• Pracodawca nie uzyskał odpowiedniego pozwolenia na pracę, jeśli jest ono wymagane.
• Cudzoziemiec jest zatrudniony na podstawie pozwolenia na pracę, ale na innych warunkach niż w nim wskazane (np. inne stanowisko, niższe wynagrodzenie).
• Pracodawca nie zawarł z cudzoziemcem wymaganych umów (np. umowy o pracę, umowy zlecenia).
• Cudzoziemiec jest zatrudniony na innym stanowisku niż wskazane w pozwoleniu na pracę.

Pamiętajmy, że legalny pobyt w Polsce jest podstawą legalnego zatrudnienia. Przed zatrudnieniem cudzoziemca, pracodawca ma obowiązek upewnić się, czy posiada on odpowiedni dokument uprawniający do pobytu. Przykładowo, zatrudnienie cudzoziemca na podstawie wizy turystycznej jest nielegalne, ponieważ wiza turystyczna nie uprawnia do wykonywania pracy.

Kolejnym krokiem, jeśli podstawa pobytu jest legalna, jest uzyskanie pozwolenia na pracę (w przypadkach, gdy jest ono wymagane). Dopiero po uzyskaniu zezwolenia, można podpisać umowę z cudzoziemcem. Umowa powinna być zawarta w formie pisemnej i precyzyjnie określać warunki zatrudnienia, zgodne z tymi zadeklarowanymi w pozwoleniu. Nielegalne jest na przykład obniżenie wynagrodzenia cudzoziemcowi, zmiana stanowiska pracy lub rodzaju umowy bez odpowiednich procedur.

Kto kontroluje legalność zatrudnienia cudzoziemców?

W Polsce, dwiema głównymi instytucjami uprawnionymi do kontroli legalności zatrudnienia cudzoziemców są:

• Straż Graniczna (SG)
• Państwowa Inspekcja Pracy (PIP)

Obie te instytucje mają szerokie uprawnienia kontrolne, jednak zakres ich działania i procedury różnią się. Poniżej skupimy się na kontroli legalności zatrudnienia przeprowadzanej przez Straż Graniczną, jako że jest to instytucja specjalizująca się w kontroli legalności pobytu i pracy cudzoziemców.

Kontrola legalności zatrudnienia przez Straż Graniczną

Zakres kontroli Straży Granicznej

Straż Graniczna prowadzi kontrole w zakresie przestrzegania przepisów prawa dotyczących:

• Legalności wykonywania pracy przez cudzoziemców.
• Prowadzenia działalności gospodarczej przez cudzoziemców.
• Powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcom.

Kontrola SG może dotyczyć firm, przedsiębiorstw, gospodarstw domowych, a nawet osób fizycznych zatrudniających cudzoziemców. Kontroli mogą być poddani również cudzoziemcy prowadzący własną działalność gospodarczą.

Aby funkcjonariusz Straży Granicznej mógł przeprowadzić kontrolę, musi posiadać pisemne upoważnienie wydane przez właściwego komendanta placówki Straży Granicznej.

Rodzaje kontroli Straży Granicznej

Kontrole legalności zatrudnienia cudzoziemców przez Straż Graniczną mogą być:

• Planowane: Pracodawca jest informowany z wyprzedzeniem o planowanej kontroli.
• Niezapowiedziane: Kontrola może odbyć się o dowolnej porze dnia i nocy, bez wcześniejszego powiadomienia.

W praktyce, kontrole planowane są częstsze, jednak kontrole niezapowiedziane również się zdarzają, szczególnie w przypadku podejrzenia nieprawidłowości.

Przebieg kontroli Straży Granicznej

Kontrola powinna być przeprowadzona przez co najmniej dwóch inspektorów Straży Granicznej. Inspektorzy muszą okazać swoje legitymacje służbowe oraz pisemne upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. Upoważnienie zawiera szczegółowe informacje, takie jak:

• Podstawa prawna kontroli.
• Oznaczenie organu kontroli (Straż Graniczna).
• Data i miejsce wystawienia upoważnienia.
• Imię i nazwisko funkcjonariusza SG uprawnionego do kontroli oraz numer jego legitymacji.
• Nazwa i adres kontrolowanego podmiotu.
• Zakres przedmiotowy kontroli (np. legalność zatrudnienia cudzoziemców).
• Data rozpoczęcia i przewidywany termin zakończenia kontroli.
• Podpis osoby udzielającej upoważnienia wraz z zajmowanym stanowiskiem.
• Pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego.

Kontrola dokumentów pracodawcy może odbywać się w różnych miejscach. Zazwyczaj kontrola prowadzona jest w siedzibie firmy. Jednak często kontrole odbywają się również w biurach firm zewnętrznych, które obsługują pracodawcę w zakresie księgowości i kadr, gdzie przechowywana jest dokumentacja. Kontrola może również odbyć się w miejscu wykonywania pracy przez cudzoziemca.

Za zgodą pracodawcy, kontrola SG może odbyć się poza siedzibą firmy, na przykład w placówce Straży Granicznej. W takiej sytuacji, pracodawca jest zobowiązany do okazania i przekazania kopii dokumentów potwierdzonych za zgodność z oryginałem, w terminie 7 dni od dnia żądania.

Dokumenty wymagane podczas kontroli Straży Granicznej

Podczas kontroli legalności zatrudnienia, Straż Graniczna najczęściej wymaga przedstawienia następujących dokumentów:

• Dokumenty uprawniające cudzoziemca do pobytu w Polsce: (np. wiza, karta pobytu, paszport biometryczny, stempel potwierdzający złożenie wniosku o pobyt czasowy).
• Dokumenty uprawniające cudzoziemca do wykonywania pracy w Polsce: (np. oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy, zezwolenie na pracę, zezwolenie na pracę sezonową).
• Umowy o pracę, umowy zlecenia lub inne umowy cywilnoprawne oraz aneksy do umów z cudzoziemcami.
• Potwierdzenie zgłoszenia cudzoziemców do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) oraz potwierdzenia wyrejestrowania w przypadku zakończenia pracy.
• Imienne raporty miesięczne ZUS za okres objęty kontrolą.
• Wnioski o urlop bezpłatny cudzoziemców.
• Dokumenty potwierdzające wypłacone wynagrodzenia (np. listy płac, potwierdzenia przelewów).
• Karty płac cudzoziemców.
• Ewidencje czasu pracy cudzoziemców.
• Listy obecności cudzoziemców.
• Dokumenty potwierdzające rozwiązanie umów oraz świadectwa pracy cudzoziemców (jeśli dotyczy).
• Karty szkoleń w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) cudzoziemców.
• Orzeczenia lekarskie cudzoziemców potwierdzające zdolność do pracy.
• Pisemne informacje przesyłane do Wojewody w związku z wydanymi zezwoleniami na pracę.
• Dokumenty potwierdzające uzyskanie wpisu do Ewidencji Działalności Gospodarczej (w przypadku cudzoziemca prowadzącego własną działalność gospodarczą).

Straż Graniczna sprawdza również, czy pracodawca informował urząd pracy o podjęciu lub niepodjęciu przez cudzoziemca pracy na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy.

W przypadku braku wymaganych dokumentów, pracodawca może zostać wezwany do sporządzenia pisemnych wyjaśnień. Niedostarczenie dokumentów w terminie może być uznane za ich brak.

Kontrola może dotyczyć wszystkich cudzoziemców zatrudnionych u danego pracodawcy, lub konkretnego okresu lub określonej grupy pracowników wskazanej przez funkcjonariuszy SG.

W przypadku agencji pracy tymczasowej, niezbędne jest również okazanie umów z firmami, na podstawie których agencja kieruje cudzoziemców do pracodawców-użytkowników.

Uproszczenia w zatrudnianiu obywateli Ukrainy

W kontekście pomocy obywatelom Ukrainy, warto wspomnieć o uproszczonych procedurach legalizacji ich zatrudnienia. Po 24 lutego 2022 roku, w związku z konfliktem zbrojnym w Ukrainie, wprowadzono możliwość powierzenia pracy obywatelom Ukrainy na podstawie powiadomienia.

Powiadomienie o powierzeniu pracy legalizuje pracę obywatela Ukrainy w okresie jego legalnego pobytu w Polsce, bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę czy oświadczenia. Dotyczy to obywateli Ukrainy, którzy wjechali do Polski po 24 lutego 2022 roku w związku z działaniami wojennymi, a ich pobyt w Polsce został uznany za legalny do 30 września 2025 roku (ochrona czasowa).

W takim przypadku, legalizacja pracy obywatela Ukrainy odbywa się wyłącznie na podstawie powiadomienia, a nie na podstawie oświadczenia lub zezwolenia na pracę. Należy pamiętać, że minimalne wynagrodzenie za pracę w Polsce obowiązuje również w przypadku zatrudniania cudzoziemców, w tym obywateli Ukrainy.

Podsumowanie

Kontrola legalności zatrudnienia cudzoziemców jest istotnym elementem nadzoru nad rynkiem pracy w Polsce. Straż Graniczna i Państwowa Inspekcja Pracy pełnią kluczową rolę w zapobieganiu nielegalnemu zatrudnianiu i ochronie praw pracowników. Pracodawcy zatrudniający cudzoziemców powinni dokładnie zapoznać się z przepisami i dołożyć wszelkich starań, aby zatrudnienie było legalne. W razie wątpliwości, warto skonsultować się z prawnikiem lub skorzystać z pomocy urzędów pracy, aby uniknąć potencjalnych problemów i konsekwencji prawnych nielegalnego zatrudnienia.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Kontrola legalności zatrudnienia cudzoziemców w Polsce, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.